辦公自動(dòng)化與文書(shū)檔案管理

吳艷紅

【摘要】文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分。本文針對(duì)如何應(yīng)對(duì)辦公自動(dòng)化給文書(shū)檔案管理帶來(lái)的不利影響，提出了進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離和提高檔案人員的綜合素質(zhì)等方法，以有效的克服辦公自動(dòng)化給檔案管理帶來(lái)的不利影響，更好的為文書(shū)檔案管理工作服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案；管理

文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分，隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書(shū)檔案工作的新課題，而文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開(kāi)了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文書(shū)檔案管理的主要優(yōu)點(diǎn)

1.使辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源做出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性更強(qiáng)

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、辦公自動(dòng)化給文書(shū)檔案管理帶來(lái)的問(wèn)題

1. 對(duì)檔案綜合管理人員要求更高

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，更不是僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員就能完成的，這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2. 電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

三、如何應(yīng)對(duì)辦公自動(dòng)化給文書(shū)檔案管理帶來(lái)的不利影響

文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，可以運(yùn)用如下應(yīng)對(duì)方法：

1.進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

參考文獻(xiàn)

[1]張文亮.關(guān)于電子檔案文件管理的思考[J].云南檔案，2008，（9）.

[2]唐雪妍.淺談電子檔案的管理 [J].蘭臺(tái)世界，2006，（11）.