流動(dòng)人員人事檔案材料收集歸檔探討

文靜　周曉燕

【摘要】人事檔案材料的收集是檔案利用的基本前提，改革開放后人員流動(dòng)性增強(qiáng)，使得傳統(tǒng)的流動(dòng)人員人事檔案收集范圍、方法受到越來越大的挑戰(zhàn)。本文針對當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案收集的困境，提出通過互聯(lián)網(wǎng)手段和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制改進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案收集方法的設(shè)想。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員；人事檔案；材料收集

一、明確流動(dòng)人員人事檔案的概念

人事檔案是指黨和國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在人事管理實(shí)踐中記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)識水平和德才表現(xiàn)，并以個(gè)人為單位，按一定的要求和方法加以整理，由指定部門集中統(tǒng)一保管，以備查閱和利用的歷史記錄。

按照人社部發(fā)﹝2015﹞90號文件規(guī)定，流動(dòng)人員檔案主要包括以下八類：非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員的檔案；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員的檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案；自費(fèi)出國留學(xué)及其他因私出國（境）人員的檔案；外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的檔案；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案；其他實(shí)行社會(huì)管理人員的檔案。

二、流動(dòng)人員檔案材料收集的困境

流動(dòng)人員人事檔案涵蓋面廣、數(shù)量眾多，現(xiàn)行人才服務(wù)機(jī)構(gòu)依然參照干部檔案管理方式進(jìn)行，按十大分類對檔案進(jìn)行收集、排序、整理和裝訂，利用率低、更新率低，維護(hù)困難已成為困擾人事檔案工作者的難題，促使我們更多地思考擴(kuò)充收集檔案材料內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值。

流動(dòng)人員檔案材料收集困境與現(xiàn)有的檔案管理方式、規(guī)范，以及企業(yè)管理人事管理與檔案分離的現(xiàn)狀密不可分：

（一）流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)的分散制約檔案材料收集

人社部發(fā)﹝2015﹞90號文明確規(guī)定流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，跨地區(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。這一規(guī)定使我國現(xiàn)階段流動(dòng)人員人事檔案保管層級機(jī)構(gòu)眾多，各地檔案管理機(jī)構(gòu)制定標(biāo)準(zhǔn)不同，受到管理機(jī)構(gòu)管轄范圍限制導(dǎo)致檔案流動(dòng)頻繁，不利于一定時(shí)間內(nèi)檔案材料的收集整理，尤其在檔案保管取消收費(fèi)并納入基本公共服務(wù)范圍后，跨地區(qū)流動(dòng)人員檔案在戶籍所在地、工作所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)存在多頭管理，相互推諉都現(xiàn)象。

（二）流動(dòng)人員檔案歸檔范圍、收集方式缺乏創(chuàng)新

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對流動(dòng)人員檔案材料的收集、整理均使用干部檔案整理方式，不僅對流動(dòng)人員的個(gè)人信息收集形成限制，也對檔案從業(yè)人員的思維也形成了固化模式，在工作中對疑似屬于十大類的檔案材料缺乏判斷，對材料移交過程中是否需形成單位密封缺乏判斷。

（三）流動(dòng)人員檔案與人事管理分離，材料收集缺乏有力組織者

筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，以個(gè)人名義托管比例遠(yuǎn)高于以單位名義托管，個(gè)人在學(xué)歷深造、培訓(xùn)結(jié)業(yè)、職稱評審以及企業(yè)就職過程中的入職、錄用、考核、晉升及離職都無法通過材料形成單位或就業(yè)企業(yè)及時(shí)反映在人事檔案中，往往在調(diào)檔、用檔過程中才知曉問題，幸運(yùn)者能補(bǔ)之，不幸者甚至因此而錯(cuò)失機(jī)會(huì)。

另外，大量高校畢業(yè)生檔案從高校轉(zhuǎn)遞至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)后，其履歷、技能信息在相當(dāng)長一段時(shí)間內(nèi)因意識的缺乏、宣導(dǎo)的落后等原因往往難以繼續(xù)更新，而未就業(yè)畢業(yè)生則更加容易造成人、檔失聯(lián)。

（四）流動(dòng)人員檔案的復(fù)雜性制約檔案材料的收集

流動(dòng)人員多來自不同行業(yè)、從事不同職業(yè)，使其檔案內(nèi)容各具特點(diǎn)，同時(shí)行業(yè)、職業(yè)對檔案材料形成、轉(zhuǎn)遞有不同的要求，其中如果涉及企業(yè)專利等對信息安全要求較高的情況，那么企業(yè)檔案材料的轉(zhuǎn)遞積極性就會(huì)受影響，收集難度就比較大，工作量也會(huì)增多。

三、流動(dòng)人員人事檔案材料收集工作改進(jìn)策略設(shè)想

（一）整合區(qū)域性資源，實(shí)物統(tǒng)一管理，信息多處共享

在流動(dòng)人員人事檔案分級管理中劃分區(qū)域（或互結(jié)聯(lián)盟），由資源相對豐富（或較高層級）組織統(tǒng)一管理中心，對人事檔案實(shí)物、信息管理，提供庫房、人員、場地和信息技術(shù)的建設(shè)，搭建統(tǒng)一的管理平臺(tái)，提供信息查詢和全真電子化檔案。由資源相對缺乏（或較低層級）的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對外提供檔案基本公共窗口服務(wù)，引導(dǎo)所在區(qū)域的流動(dòng)人員或其就業(yè)所在單位就近或自選區(qū)域內(nèi)窗口移送檔案材料，由管理中心統(tǒng)一分配資源，分流分批處理材料審核，歸入人事檔案。

（二）積極開放流動(dòng)人員人事檔案材料收集范圍

在保持現(xiàn)有人事檔案歸檔范圍基礎(chǔ)上，增設(shè)個(gè)人誠信記錄，如銀行貸款、違章罰款、公共業(yè)務(wù)繳費(fèi)、考試違紀(jì)等信息；增設(shè)個(gè)人健康記錄，如就診記錄、體檢記錄等，對歸入人事檔案的各類材料制定分類辦法、使用規(guī)范。

（三）利用互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建與材料形成單位間溝通樞紐設(shè)想

傳統(tǒng)的材料收集方式，以委托代辦為主，由材料形成單位轉(zhuǎn)交個(gè)人或由工作單位統(tǒng)一移交檔案管理機(jī)構(gòu)，部份由形成單位直接轉(zhuǎn)遞而來。如今，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為工作、生活的重要介質(zhì)，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案信息的收集過程必須進(jìn)行改進(jìn)。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代信息知識碎片化的特點(diǎn)以及各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)網(wǎng)站的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，建立數(shù)據(jù)中心，為所有存檔流動(dòng)人員分配專屬ID賬號，賦予每一個(gè)ID賬號專屬的數(shù)據(jù)傳輸接口，方便流動(dòng)人員隨時(shí)將某一時(shí)段形成的檔案信息上傳至流動(dòng)人才公共服務(wù)中心檔案材料數(shù)據(jù)庫。這種網(wǎng)上檔案材料提交收集方式設(shè)想可行性主要是當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案類型中的流動(dòng)人員屬于有技術(shù)有文化的中高層次人才，對互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知和使用能力較強(qiáng)，不存在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用上的障礙。

同時(shí)，以電子數(shù)據(jù)形式儲(chǔ)存的數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案存在巨大的差異，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件載體向電子文件載體轉(zhuǎn)變，不僅需要解決電子文件載體易于損壞、易于修改，真實(shí)性易受懷疑的技術(shù)難點(diǎn)，還需制定檔案材料電子文件為載體的相關(guān)的法律法規(guī)、條文條例規(guī)定，以便使各級流動(dòng)人員人事檔案材料收集工作者能有法可依，有據(jù)可行，開放數(shù)字檔案公共查檔區(qū)域，適當(dāng)向個(gè)人、無管理權(quán)限單位開放閱檔權(quán)限。

（四）積極引導(dǎo)各材料形成單位緊密合作

以人社部發(fā)﹝2015﹞90號文為契機(jī)，人事檔案取消管理收費(fèi)，積極向企業(yè)進(jìn)行宣導(dǎo)，首先需要在全社會(huì)形成及時(shí)補(bǔ)充檔案材料的思想意識，不斷挖掘人事檔案的內(nèi)容，為用人單位、用檔單位提供有效的信息和緊密的服務(wù)，其次由被動(dòng)接收轉(zhuǎn)為主動(dòng)出擊，積極提供上門服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)。

（五）引入獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)材料形成單位將材料及數(shù)據(jù)引入檔案管理機(jī)構(gòu)

在區(qū)域內(nèi)與傳統(tǒng)及擴(kuò)充的檔案材料收集范圍中所涉及的材料形成單位建立長效合作，引導(dǎo)紙質(zhì)材料、數(shù)據(jù)信息的有序收集、利用，對有效移交的材料和數(shù)據(jù)制定獎(jiǎng)勵(lì)辦法，提升人事檔案利用價(jià)值。當(dāng)然，移交的規(guī)范、數(shù)據(jù)的利用、資金的來源依然是一個(gè)重要的問題。