淺談住房公積金檔案的特點(diǎn)及檔案管理

劉建菲

摘 要：隨著人民生活水平的提高和社會(huì)發(fā)展的加快，人們對(duì)于住房的需求也越來(lái)越高無(wú)論是剛性需求房還是改善型住房都受到了人民的熱捧。在這樣的條件下住房公積金貸款買房自然是許多人的首選，其貸款利率低、貸款手續(xù)簡(jiǎn)單且貸款金額也可以滿足大部分人的需求因此公積金貸款成為了許多購(gòu)房者的不二選擇。由于住房公積金貸款量的不斷增加，貸款人數(shù)的不斷上升使得公積金工作變得十分繁忙，而在公積金工作中公積金檔案工作的任務(wù)量十分龐大其檔案管理的難度也可想而知。

關(guān)鍵詞：住房公積金；檔案；特點(diǎn)；檔案管理

住房公積金貸款是國(guó)家的一種福利性貸款，是為了機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位的員工可以以優(yōu)惠的利率進(jìn)行貸款買房或房屋裝修。由于其具有一定的福利性質(zhì)所以其每日申請(qǐng)公積金貸款的人數(shù)和辦理公積金貸款的人數(shù)都一直在不斷攀升。在這樣的情況下住房公積金管理部門需要做許多不同的工作其中對(duì)于住房公積金申請(qǐng)資質(zhì)的審核工作是十分繁重的，并且如果想要做好住房公積金申請(qǐng)資質(zhì)的審核就必須具有相關(guān)的一定申請(qǐng)人的資料及申請(qǐng)人的檔案信息。在這樣的前提下住房公積金檔案的建立及管理就顯得十分必要?？梢哉f(shuō)住房公積金檔案能夠在最大程度上展現(xiàn)出住房公積金申請(qǐng)人的各項(xiàng)資料使得對(duì)于住房公積金的審核可以具有更高的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。當(dāng)然如果想要管理好住房公積金檔案就必須先了解住房公積金檔案的相關(guān)特點(diǎn)。本文將通過(guò)分析住房公積金檔案的特點(diǎn)來(lái)提出可以完善住房公積金檔案管理的方法。

1 住房公積金檔案的管理現(xiàn)狀

住房公積金貸款可以說(shuō)是我國(guó)獨(dú)有的一種具有福利性的貸款，而只要是貸款就必須對(duì)其申請(qǐng)人的各種資質(zhì)進(jìn)行審核，在審核過(guò)程中住房公積金檔案就顯示出了其特有的重要性。我國(guó)目前的住房公積金檔案管理的現(xiàn)狀并不盡如人意，這一方面是因?yàn)槲覈?guó)的檔案管理工作本身還處在從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的過(guò)渡時(shí)期，在這樣的情況下其對(duì)于住房公積金檔案管理的方式和方法都是相對(duì)混亂的并且無(wú)法利用統(tǒng)一載體進(jìn)行檔案管理。另一方面則是因?yàn)槿珖?guó)的住房公積金檔案的管理工作并不是聯(lián)網(wǎng)模式的這直接導(dǎo)致住房公積金檔案信息的不對(duì)稱現(xiàn)象從而導(dǎo)致了許多住房公積金貸款申請(qǐng)人可以在多個(gè)城市分別貸款，導(dǎo)致住房公積金的安全性受到了很大的威脅。

2 住房公積金檔案的特點(diǎn)

住房公積金檔案與其他的人事檔案、文書(shū)檔案等都有著許多相同之處，但不同的地方卻更多一些。住房公積金檔案具有的這些特點(diǎn)直接導(dǎo)致其管理工作要比其他檔案管理工作有著許多不同的地方，下面筆者就先為大家來(lái)分析一下住房公積金檔案的特點(diǎn)。

2.1 形成檔案的機(jī)構(gòu)和人員眾多

住房公積金的管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門以及繳納職工公積金的各類企事業(yè)和機(jī)關(guān)單位還有繳納公積金的職工都屬于住房公積金檔案建立的范圍。為住房公積金的管理機(jī)構(gòu)包括了公積金管理部門、經(jīng)辦部門以及銀行部門和擔(dān)保公司等。如此眾多的住房公積金檔案信息匯集到住房公積金管理機(jī)構(gòu)其管理難度可想而知，并且由于其檔案信息的內(nèi)容也相對(duì)復(fù)雜所以公積金檔案管理人員對(duì)于這些檔案的整理和建立索引是一個(gè)十分龐雜的工作。

2.2 住房公積金檔案的內(nèi)容十分豐富

住房公積金檔案的內(nèi)容大概分為歸集、提取和貸款三個(gè)類型。這些檔案都屬于業(yè)務(wù)檔案而這些業(yè)務(wù)檔案本身也分為許多更加細(xì)膩的層次，例如樓盤信息檔案、貸款申請(qǐng)人檔案和抵押房產(chǎn)或資產(chǎn)類的檔案。

2.3 住房公積金檔案的內(nèi)容大致相同

住房公積金檔案雖然內(nèi)容豐富且數(shù)量巨大但是其業(yè)務(wù)檔案的大體內(nèi)容卻基本是相同的都是在一定規(guī)范程序內(nèi)所記錄的貸款申請(qǐng)人信息、購(gòu)買房屋信息及繳存公積金單位的各類信息，當(dāng)然也包括貸款在審批過(guò)程中的一系列手續(xù)資料。

2.4 公積金檔案的保存時(shí)間長(zhǎng)且內(nèi)容也在不斷變化

公積金檔案除了貸款檔案外企保存期限在15年以上，而貸款檔案由于其貸款期限的不同其保存的時(shí)間更是可能在30年以上，如此長(zhǎng)時(shí)間的資料保存期本身的難度可想而知，并且由于公積金貸款的還款年限雖然被規(guī)定但是卻可以提前還款因此其公積金檔案的內(nèi)容也會(huì)隨之變化。檔案人員必須根據(jù)實(shí)際情況對(duì)于檔案的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和修改。

3 加強(qiáng)住房公積金檔案管理

住房公積金檔案管理起步較晚卻發(fā)展迅速，特別是近年來(lái)，隨著住房公積金制度的日趨完善和住房公積金資金量、業(yè)務(wù)量的快速增長(zhǎng)，其檔案數(shù)量呈現(xiàn)出飛速增加的趨勢(shì)。如何建立安全、規(guī)范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，成為住房公積金事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要課題。

3.1 提高檔案管理認(rèn)識(shí)并落實(shí)相關(guān)責(zé)任歸屬

住房公積金中心管理層要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，須知檔案是住房公積金日常事務(wù)中的有效記錄，檔案管理不僅是一個(gè)單位規(guī)范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障體系、化解防范公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)、構(gòu)建信用社會(huì)和諧社會(huì)的重要保證，因此做好檔案管理工作有助于更好的開(kāi)展住房公積金工作，而只有提高了人的主觀認(rèn)識(shí)，才有利于發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，真正將提高檔案管理工作上升到應(yīng)有的高度。另外，住房公積金檔案管理包括住房公積金繳存、提取，個(gè)人住房公積金貸款，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和公文管理等幾個(gè)方面，因此，要建立以住房公積金管理中心檔案室為首，使形成各種檔案的管理部門能充分相互協(xié)調(diào)的管理體系，落實(shí)責(zé)任人，加強(qiáng)日常工作的監(jiān)督力度，建立科學(xué)的考核、獎(jiǎng)懲和激勵(lì)機(jī)制，一方面對(duì)檔案管理工作做出規(guī)范，使每個(gè)人都能切實(shí)負(fù)起責(zé)任，另一方面充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，鼓勵(lì)提出創(chuàng)造性建議，使檔案管理工作不斷向著科學(xué)化的方向發(fā)展。

3.2 建立健全住房公積金檔案管理規(guī)范

國(guó)家應(yīng)當(dāng)制定一套切實(shí)可行的住房公積金檔案管理規(guī)范，出臺(tái)指導(dǎo)性文件，使各級(jí)住房公積金管理機(jī)構(gòu)能夠在上級(jí)部門制定的管理規(guī)范下結(jié)合自身實(shí)際情況，制定出既符合上級(jí)宏觀協(xié)調(diào)需要，又符合自身工作實(shí)際的管理規(guī)范制度，這樣的制度更具科學(xué)性和合理性，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效舉措。

3.3 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)

針對(duì)當(dāng)前住房公積金檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后的情況，國(guó)家機(jī)關(guān)和地方政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作。首先，要加大在這方面的資金投入，按照《檔案法》的“十一防”的要求建設(shè)檔案室，通過(guò)增加各種設(shè)施來(lái)改善檔案室的環(huán)境，同時(shí)為了建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理體系必須配備足夠的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、防盜系統(tǒng)等一系列的硬件設(shè)施。其次，要加快檔案管理配套的軟件建設(shè)，如先進(jìn)的檔案檢索系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)、檔案監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等等；再次，為順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化管理，并對(duì)特別重要的檔案采取紙質(zhì)和數(shù)字雙保險(xiǎn)的存檔方式，推進(jìn)檔案管理更好地為住房公積金管理服務(wù)。

3.4 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，因此要加強(qiáng)住房公積金檔案管理工作就要配備具備專業(yè)檔案知識(shí)技能的人才。在實(shí)際工作中，首先要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使之可以逐漸適應(yīng)檔案管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，并與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理技能，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。其次，要加強(qiáng)檔案管理方面人才的培養(yǎng)工作，在高校內(nèi)增設(shè)相關(guān)專業(yè)，并可以采用定向培養(yǎng)的模式，為住房公積金檔案管理輸送人才。

4 結(jié)束語(yǔ)

房公積金檔案管理對(duì)于住房公積金事務(wù)來(lái)說(shuō)具有非常重要的作用，雖然當(dāng)前的住房公積金檔案管理工作還存在若干問(wèn)題，但是相信隨著各級(jí)相關(guān)部門對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度加大，檔案管理工作也會(huì)得到不斷的完善，為住房公積金事務(wù)的開(kāi)展提供更好的支持。

參考文獻(xiàn)

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