淺談如何做好文書檔案管理工作

鄧決

摘 要：各個(gè)單位運(yùn)行過程中，每天都會(huì)產(chǎn)生各種管理和經(jīng)營資料和文件，這些信息對(duì)于各個(gè)單位的長期發(fā)展戰(zhàn)略的制定具有重要的指導(dǎo)性作用。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步的背景下，現(xiàn)階段我國各個(gè)單位在積極進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，必須加強(qiáng)自身的文書檔案管理工作，在對(duì)這項(xiàng)工作產(chǎn)生高度重視的基礎(chǔ)上，采取有效措施，為這項(xiàng)工作的有效實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。在這種情況下，本文從加強(qiáng)文書檔案管理工作的重要性入手，對(duì)做好文書檔案管理工作的措施展開了論述。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；重要性；途徑

近年來，在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作措施必須及時(shí)進(jìn)行更新，才能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位的進(jìn)步起到促進(jìn)作用。在將信息技術(shù)融入到文書檔案管理工作當(dāng)中的過程中，工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)提升自身的專業(yè)素質(zhì)，在對(duì)相關(guān)工作管理流程進(jìn)行充分掌握的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行管理制度和方法的創(chuàng)新和完善，通過一個(gè)統(tǒng)一的文書檔案管理體系，提升文書檔案管理工作效率和質(zhì)量，將重要資料和信息的功能進(jìn)行充分的發(fā)揮。

1 加強(qiáng)文書檔案管理工作的重要性

近年來，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步的背景下，事業(yè)單位運(yùn)行過程中，需要面對(duì)更多的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力，在這種情況下，如何提升自身的內(nèi)部管理能力，從而從整體上提升自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力成為人們廣泛關(guān)注的話題。在積極加強(qiáng)自身內(nèi)部管理的過程中，一個(gè)重要的內(nèi)容及時(shí)文書檔案的管理工作。文書檔案是事業(yè)單位在實(shí)踐中積累起來的重要經(jīng)驗(yàn)，能夠?yàn)樽陨淼奈磥戆l(fā)展提供重要的依據(jù)。通常情況下，文書檔案擁有豐富的內(nèi)容，如黨群工作、行政管理等。文書檔案所記錄的內(nèi)容對(duì)于單位的長期發(fā)展具有更強(qiáng)的指導(dǎo)功能，能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門的發(fā)展提供科學(xué)的方向，更能夠?yàn)榭茖W(xué)管理制度的制定奠定良好的基礎(chǔ)[1]。現(xiàn)階段，事業(yè)單位運(yùn)行過程中，要想提升自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，必須從服務(wù)質(zhì)量、經(jīng)營水平以及基礎(chǔ)管理等多個(gè)角度出發(fā)，進(jìn)行科學(xué)的管理。文書檔案在這一過程中，能夠?yàn)楦黜?xiàng)管理制度的制定提供有力依據(jù)，因此積極構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的檔案管理工作具有重要意義。

2 做好文書檔案管理工作的措施

（一）構(gòu)建健全的文書檔案管理制度

新時(shí)期，相關(guān)單位在積極提升自身的文書檔案管理工作質(zhì)量的過程中，應(yīng)努力促使這項(xiàng)工作同時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)相符，而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的基礎(chǔ)就是構(gòu)建健全的文書檔案管理制度。首先，在構(gòu)建文書檔案管理措施的過程中，嚴(yán)格遵守法律，促使各項(xiàng)管理措施形成統(tǒng)一的體系，在實(shí)施管理活動(dòng)的過程中，工作人員的行為應(yīng)當(dāng)受到各項(xiàng)制度的約束。例如，在法律基礎(chǔ)上構(gòu)建各項(xiàng)文書檔案管理方法，為工作人員的工作提供依據(jù)，而各項(xiàng)行為的約束可以對(duì)統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行利用，從而有效提升了工作效率；其次，在健全的管理體制基礎(chǔ)上，可以有效協(xié)調(diào)各項(xiàng)管理措施之間的關(guān)系。相關(guān)單位運(yùn)行過程中實(shí)施的各項(xiàng)管理措施，在一定程度上存在自身的矛盾，要想保證文書檔案管理工作的順利開展，必須建立健全的文書檔案管理制度，從而對(duì)各項(xiàng)沖突和矛盾進(jìn)行有效規(guī)定。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理工作方法

近年來，在信息和科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的過程中，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?yàn)榱酥\取發(fā)展，積極進(jìn)行了技術(shù)和方法的革新，因此，現(xiàn)階段要想有效提升文書檔案管理工作質(zhì)量，必須對(duì)先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)工作方法上的創(chuàng)新，為提升工作效率奠定良好的基礎(chǔ)[2]。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，現(xiàn)階段事業(yè)單位在積極開展文書檔案管理工作的過程中，應(yīng)增加對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，將重要的檔案內(nèi)容通過掃描的方式，向計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行輸入，也可以將重要的文件以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行錄入和保存，在提升文件安全性的過程中，應(yīng)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)。在對(duì)先進(jìn)的文書檔案管理方法進(jìn)行應(yīng)用的過程中，此項(xiàng)工作的管理質(zhì)量得以提升，相關(guān)資源的傳遞速度以及利用率都能夠得到有效提升。

（三）增加對(duì)工作細(xì)節(jié)的重視

新時(shí)期，在積極提升文書檔案管理工作質(zhì)量的過程中，應(yīng)當(dāng)從細(xì)節(jié)入手，提升細(xì)節(jié)共作質(zhì)量，為文書檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。首先，工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)日常工作積累。努力擴(kuò)展資料收集渠道，并堅(jiān)持長期的積累，對(duì)事業(yè)單位運(yùn)行過程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行關(guān)注，為收集健全的資料奠定良好的基礎(chǔ)；其次，注重篩選工作。在對(duì)各項(xiàng)收集而來的資料進(jìn)行記錄的過程中，應(yīng)提升篩選力度，在海量的資料中將有價(jià)值的資料篩選出來，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)而細(xì)致的分類，為相關(guān)決策者的工作提供基礎(chǔ)[3]。值得注意的是，現(xiàn)階段還應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)文書檔案的存檔和備案工作，避免因工作不當(dāng)對(duì)相關(guān)部門造成損失。

3 結(jié)論

現(xiàn)階段，在積極提升這項(xiàng)工作的科學(xué)性和規(guī)范性的過程中，能夠促使文書檔案為單位的長期發(fā)展提供重要的理論依據(jù)和寶貴經(jīng)驗(yàn)，能夠促使單位運(yùn)行過程中各個(gè)部門對(duì)文書檔案的利用率的提升，其自身的價(jià)值也能夠得到充分的發(fā)揮。在這種情況下，新時(shí)期的文書檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)在日常工作中，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的文書檔案管理措施，并增加對(duì)信息技術(shù)等先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用，為提升文書檔案管理工作質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]李劍峰. 新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J]. 赤子（上中旬），2014，17：187.

[2]劉晶. 新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J]. 黑龍江史志，2015，13：179.

[3]張瑋，許辰弘. 與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，做好現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理工作[J]. 黑龍江電力，2003，04：249-250+256.