論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

詹秀梅

摘 要：文章將化工設(shè)備檔案管理工作作為重點(diǎn)研究對(duì)象，對(duì)現(xiàn)階段化工設(shè)備檔案管理工作中的問題進(jìn)行了深入地分析，并且提出了具有可行性的解決措施，希望能夠在今后化工設(shè)備檔案的管理工作中受益，充分利用化工設(shè)備檔案。

關(guān)鍵詞：化工設(shè)備；檔案；管理；利用；體會(huì)

目前，在企業(yè)化工設(shè)備的安全運(yùn)行方面、在化工設(shè)備日常維護(hù)檢修及大修理、在設(shè)備的更新改造與報(bào)廢等多個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，化工設(shè)備檔案都發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，是十分重要的技術(shù)資料信息。保證化工設(shè)備檔案的完整性，不僅對(duì)設(shè)備各階段運(yùn)行的狀況予以真實(shí)地記錄，同時(shí)還能夠準(zhǔn)確地記錄設(shè)備故障及原因、所采取的檢修方法和安全控制的措施等等。通過對(duì)化工設(shè)備檔案資料的運(yùn)用，能夠?qū)ぴO(shè)備的現(xiàn)狀予以全面分析和評(píng)價(jià)，進(jìn)而在技術(shù)工作人員開展工作的時(shí)候，為其提供強(qiáng)大的技術(shù)支撐，促進(jìn)生產(chǎn)運(yùn)行及設(shè)備管理活動(dòng)的開展。

1 對(duì)化工設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀的解構(gòu)

（一）檔案漏存問題嚴(yán)重

由于化工裝置本身的工藝十分復(fù)雜，而且設(shè)備種類很多，所以，設(shè)備檔案數(shù)量也同樣很多。但是，受到管理制度、流程和工作人員責(zé)任心等多種因素的影響，使得化工設(shè)備的檔案不完整，所以，有部分設(shè)備并沒有與之相對(duì)應(yīng)的檔案資料。而究其原因主要有以下三點(diǎn)：第一，檔案管理工作未參與到化工設(shè)備的開箱過程中；第二，檔案管理工作人員未對(duì)化工設(shè)備的開箱資料進(jìn)行檔案的及時(shí)建立，所以導(dǎo)致資料的遺失；第三，在借閱的過程中，因?yàn)楣芾聿缓侠矶鴮?dǎo)致資料的遺失，同時(shí)也未補(bǔ)充并建立檔案。

（二）設(shè)備檔案的內(nèi)容不完整

第一，設(shè)備基本資料不完整。對(duì)于化工設(shè)備來說，其基本資料主要包含的內(nèi)容有：設(shè)備采購前期的文件、具體的設(shè)計(jì)圖紙和說明書、制造和檢驗(yàn)資料、使用說明與安裝調(diào)試的資料以及試車考核等其他相關(guān)資料等。而在設(shè)備檔案管理工作中，收集并管理資料是十分重要的內(nèi)容，而且，對(duì)檔案的合理利用也同樣重要。然而，化工設(shè)備檔案很容易出現(xiàn)資料缺失的問題，這樣一來，對(duì)檔案進(jìn)行利用的技術(shù)工作人員所了解的內(nèi)容并不完整，所以，難以真正地發(fā)揮檔案自身的功用。

第二，檢修維護(hù)操作資料不完整?；ぴO(shè)備在生產(chǎn)的過程中，設(shè)備檔案也同樣需要隨具體的服役情況進(jìn)行變化，并對(duì)其真實(shí)的狀況予以反映，確保檔案和設(shè)備本身是一致的，進(jìn)而在利用檔案方面提供更為準(zhǔn)確的信息資料。然而，在化工設(shè)備檔案內(nèi)容中，并不包括企業(yè)本身所編制的操作規(guī)程，也沒有詳細(xì)的檢修維護(hù)和檢驗(yàn)的記錄，甚至缺少改造與總結(jié)的資料內(nèi)容。上述這些資料一般都由技術(shù)工作人員個(gè)人持有，所以，一旦管理制度不成熟，或者是受到工作人員變動(dòng)的影響，就會(huì)使這些內(nèi)容遺失。但是，在利用設(shè)備檔案方面，需要保證原始檔案和設(shè)備使用以后所產(chǎn)生的檔案資料內(nèi)容相互結(jié)合才能夠保證其利用的效果。

（三）設(shè)備檔案管理不到位

第一，文字記錄資料不到位。按照化工設(shè)備檔案管理要求，在進(jìn)行書寫的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)保證使用黑色或者是藍(lán)黑色的墨水，并且不容易褪色，同時(shí)，要求資料的來源是真實(shí)而且可靠。然而，很多設(shè)備檔案都沒有按照具體要求進(jìn)行，而是使用圓珠筆進(jìn)行書寫。另外，還有很多資料是沒有進(jìn)行整理的，僅僅保存草稿形式，所以，資料內(nèi)容的完整性不強(qiáng)。還有很多設(shè)備的資料中沒有記錄詳細(xì)的日期或者是人員姓名，甚至審核人員的簽名也不具備。

第二，資料歸檔不到位。因?yàn)楦鱾€(gè)單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度不同，很多單位在化工設(shè)備新建或者是改建等項(xiàng)目中，特別是在完成項(xiàng)目與設(shè)備檢修工作以后，未及時(shí)地移交檔案的資料內(nèi)容，甚至都沒有移交，并未對(duì)化工設(shè)備歸檔的重要作用予以重視。此外，還存在施工過程修改的情況，但是未詳細(xì)記錄，所以，最終歸檔并不是竣工圖紙內(nèi)容。以上這些問題都會(huì)導(dǎo)致原有的檔案資料失去利用價(jià)值，給企業(yè)的檔案管理工作帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

（四）設(shè)備原始資料和運(yùn)行維護(hù)資料存儲(chǔ)分離

化工設(shè)備的原始檔案資料由檔案管理工作人員負(fù)責(zé)保存，而運(yùn)行維護(hù)資料的檔案則由化工設(shè)備管理工作人員來保存，兩者的分離嚴(yán)重影響了化工設(shè)備檔案完整程度，無法滿足檔案動(dòng)態(tài)管理的要求，同樣影響了檔案工作人員工作的開展，使得化工設(shè)備檔案的實(shí)際利用價(jià)值降低。

2 完善化工設(shè)備檔案管理工作的具體措施

（一）貫徹落實(shí)化工設(shè)備檔案管理體制

因?yàn)榛ぴO(shè)備當(dāng)資料十分復(fù)雜，而且在其整個(gè)壽命周期中貫穿始終，所以，一旦資料的收集不及時(shí)，或者是管理工作不到位，就會(huì)導(dǎo)致資料遺失。同時(shí)，若沒有制度作為保障，具體表現(xiàn)在檔案管理與設(shè)備管理部門和技術(shù)管理工作人員的職責(zé)不清晰，化工設(shè)備各個(gè)環(huán)節(jié)資料的收集與歸檔等缺少明確的規(guī)定，這些都會(huì)增加后期化工設(shè)備檔案收集與歸檔管理工作開展的難度。為此，化工設(shè)備在資料的收集與移交方面，一定要將其滲透于設(shè)備整個(gè)壽命周期的各環(huán)節(jié)當(dāng)中，并且在制度的嚴(yán)格約束之下予以固化并嚴(yán)格執(zhí)行，使得化工設(shè)備的檔案創(chuàng)建完整并準(zhǔn)確。

（二）加大化工設(shè)備檔案管理的宣傳力度

由于檔案管理工作始終未得到人們關(guān)注與重視，所以，一定要加大檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及管理的重要作用和意義的宣傳力度，使得企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門與管理工作人員在檔案管理方面增強(qiáng)意識(shí)，使其了解化工設(shè)備的檔案歸檔工作在日常技術(shù)管理當(dāng)中的重要性，全面掌握檔案資料歸檔的范圍、時(shí)間與內(nèi)容要求，進(jìn)而自覺地履行檔案的管理工作。

（三）化工設(shè)備檔案收集和歸檔作業(yè)流程的有效創(chuàng)建

在化工設(shè)備檔案資料收集和歸檔過程中，有很多部門與管理工作人員會(huì)參與其中，所以，積極構(gòu)建檔案收集和歸檔作業(yè)流程，能夠使得化工設(shè)備的檔案收集與歸檔工作更加全面與完整。與此同時(shí)，在流程約束作用之下，還能夠使設(shè)備檔案管理制度增強(qiáng)執(zhí)行力度，強(qiáng)化該項(xiàng)工作的管理效果。

（四）化工設(shè)備檔案管理績(jī)效考核的全面完善

化工設(shè)備的檔案管理工作是設(shè)備管理中的重中之重，能夠有效地保障設(shè)備檔案管理的質(zhì)量，所以，一定要積極地建立并健全化工設(shè)備檔案管理的績(jī)效考核機(jī)制。其中，應(yīng)當(dāng)重視各個(gè)單位與管理工作人員檔案管理工作的績(jī)效，并且全面保證企業(yè)積極地收集設(shè)備技術(shù)文件資料并展開管理工作，有組織與制度的約束，進(jìn)而推動(dòng)化工設(shè)備檔案管理工作逐漸向著科學(xué)、規(guī)范方向發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜上所述，在化工設(shè)備管理工作中，檔案管理工作始終占據(jù)主要地位，不僅對(duì)設(shè)備管理的整個(gè)過程進(jìn)行了詳細(xì)地記錄，而且還能夠?yàn)樵O(shè)備的管理提供相應(yīng)的服務(wù)。而設(shè)備檔案管理的質(zhì)量與水平還能夠?qū)υO(shè)備管理效果予以真實(shí)地反映，所以，應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化化工設(shè)備的檔案管理工作，并且有效地增強(qiáng)其實(shí)際利用的效果，全面提升化工設(shè)備的管理水平，進(jìn)一步推動(dòng)化工設(shè)備檔案管理工作的發(fā)展。

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