基于開展“兩學一做”檔案工作的管理研究

張欣玉

摘 要：檔案管理是一項復雜且較細致的工作，隨著計算機技術的進步，網(wǎng)絡、多媒體的普及，檔案管理工作取得了極大的進步，在內(nèi)容和模式上也發(fā)生了極大的改變。本文對當今檔案管理工作的內(nèi)容和模式做了細致的分析，并針對檔案管理中內(nèi)容和模式的變化提出了相應的措施，以期對現(xiàn)代檔案管理工作的開展提供理論和實踐支持。

關鍵詞：檔案管理工作；內(nèi)容與模式轉(zhuǎn)變

隨著計算機和多媒體技術的不斷發(fā)展和進步，檔案管理工作的內(nèi)容和模式也發(fā)生了巨大的變化，其信息化程度、數(shù)字化程度大為提高。由此看來，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給檔案管理工作的進步帶來了發(fā)展機遇與契機。能夠高效合理的應用互聯(lián)網(wǎng)技術能夠使檔案管理工作高效且有效的完成。在互聯(lián)網(wǎng)時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式也不再適應新時期的要求。本研究對數(shù)字化形式下的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變做出的了分析并針對各個轉(zhuǎn)變提出了相應的應對措施。

1 對當今檔案管理工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變的分析

在檔案管理工作的內(nèi)容方面，隨著信息化時代的到來，在檔案的收集、保存等方面都發(fā)生了顯著地變化。

1.在檔案的收集方面，傳統(tǒng)的檔案為紙質(zhì)的，因此檔案管理人員只需收集最終的檔案，并進行歸檔整理。對于整個檔案收集過程，檔案管理人員對檔案的內(nèi)容無從了解。而電子檔案的使用，其創(chuàng)建過程都會記錄下來，檔案管理人員也會對檔案的內(nèi)容有所了解。

2.在檔案的保存方面，對傳統(tǒng)檔案的保存往往要耗費大量的人力和物力，由于檔案的數(shù)量多又相當?shù)膹碗s，因此對于檔案管理工作，不僅需要投入大量的人力物力，其保存過程也相當?shù)膹碗s。但是，在目前的檔案管理工作中，對于數(shù)量龐大的檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應其特點，只有使用現(xiàn)代化的技術如計算機技術、多媒體技術等，才能解決傳統(tǒng)的檔案管理方法不能解決的問題。如，現(xiàn)代化的檔案管理方法的使用，可以有效的解決檔案丟失的問題，并且對檔案的保存也相對的高效和有秩序。

3.現(xiàn)代的檔案管理方法存在的風險。雖然現(xiàn)代的檔案管理方法相較于傳統(tǒng)的檔案管理方法有很大的進步，但是也存在一些問題。在傳統(tǒng)的檔案管理中，多為實體管理，因此導致大數(shù)量的檔案丟失的可能性不大。但當使用電子檔案時，對存儲檔案的設備有了更高的要求，設備一旦出現(xiàn)問題和故障，就會使大量的檔案丟失。這就需要檔案管理人員對設備及時的進行更新，并對檔案進行備份，以防檔案的丟失出現(xiàn)不可逆的后果。另外，使用電子檔案的過程中存在的另一個風險是對檔案數(shù)據(jù)庫的非法訪問會對數(shù)據(jù)庫進行的惡意的修改。因此，對檔案的訪問要設置好相關的權限，并做好防病毒入侵的情況，避免對整個檔案管理系統(tǒng)的安全造成威脅。

2 對當今檔案管理工作的模式轉(zhuǎn)變的分析

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對檔案的管理一般是依據(jù)其秘密等級，秘密等級不同，管理也有所不同。但相同的是，對于實體檔案，只要有效的進行管理，都能保證檔案的安全。而在當今信息化程度較高的背景下，檔案的形式也發(fā)生了變化，電子檔案的普遍使用使檔案管理工作更為高效。例如，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，如若借閱相關的檔案，首先要做的是辦理一定的手續(xù)，如果借閱人需要資料，就會將資料帶走，因此出現(xiàn)檔案和檔案管理分離的情況。但是當使用電子檔案時就不會有這種情況的發(fā)生。此外，現(xiàn)代的檔案管理工作由于計算機和多媒體技術的使用，不僅提高了工作效率，也極大地減少了人力物力，對檔案的利用程度也大為提高，由此整個檔案管理工作向前邁出了一大步。

3 針對檔案管理工作內(nèi)容和模式的變化提出的措施

在目前的檔案管理工作中，不僅要改變檔案的管理內(nèi)容和模式做出相應的轉(zhuǎn)變，更為重要的是要提高對檔案的利用效率，這也是現(xiàn)階段對檔案管理工作提出的要求。因此，在檔案管理的過程中，要完善相應的管理體系，如簡化檔案管理系統(tǒng)，使之只輸入關鍵詞或相關的詞就能夠完成對檔案的檢索。另外，提高檢索的效率，減少檢索需要的時間?？傊?，為完善檔案管理工作，使檔案發(fā)揮其價值，本研究提出以下幾點具體的措施。

1.充分利用計算機、多媒體技術，使檔案管理工作電子化

在計算機、多媒體普及的時代背景下，各企業(yè)單位要抓住此次發(fā)展契機，順應電子檔案發(fā)展的趨勢和要求，促進檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向電子化的現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)型，將檔案的管理與信息化、電子化緊密聯(lián)系，將信息化和電子化貫穿到檔案管理的全過程。

2.轉(zhuǎn)變檔案管理理念，開拓新的檔案管理思路

檔案管理工作自身具有復雜且單調(diào)的特點，所以常常引發(fā)相關工作人員的抵觸情緒，由此導致工作倦怠，并在工作中處于被動的狀態(tài)。以上所述會影響工作的順利開展，因此要想提高檔案管理工作的效率和水平，必須從思想上做出轉(zhuǎn)變，樹立正確的工作理念和管理意識。

3.建立健全檔案管理制度

在現(xiàn)階段，檔案的數(shù)量激增，因此對檔案的管理工作提出了新的要求。相關的企事業(yè)單位應將檔案管理制度建立健全，用制度保證檔案管理工作的有序進行。此外，也應創(chuàng)新管理的形式，豐富管理內(nèi)容，使之與現(xiàn)今檔案的特點相適應。最后，對檔案管理人員的工作水平也應給予一定的重視，定期的做管理培訓，以提高其工作技能。

4 結論

要適應檔案管理的要求，提高檔案管理的管理水平、提高工作效率和檔案的利用率，就需要恰當?shù)姆治霈F(xiàn)今檔案管理的特點和要求，根據(jù)分析的結果制定相關的制度并在相關工作人員的培養(yǎng)上多下功夫。以促進檔案管理工作由傳統(tǒng)的工作模式向現(xiàn)代電子化的工作模式轉(zhuǎn)化。

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作者簡介

詹秀梅（1976-），女，漢，大本，初級館員，天津塘沽505信箱裝備技術有限公司。