探究檔案信息資源管理與檔案管理

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和社會(huì)化程度的不斷加深，檔案管理事業(yè)的發(fā)展成了社會(huì)普遍關(guān)心的重點(diǎn)話題。檔案管理與檔案信息資源管理，在管理的對(duì)象、目的、流程以及技術(shù)等的方面具有一定的相似性，甚至是相通的，但是在管理的層面、深度、范圍以及具體的側(cè)重點(diǎn)方面卻存在著很大的差異性，然而二者之間卻有著很強(qiáng)的相互促進(jìn)作用。本文簡(jiǎn)要介紹了三種常見的檔案管理模式，著重分析探究了檔案信息管理和檔案管理之間存在的關(guān)系。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案信息資源；檔案管理

胡錦濤總書記曾指出： “檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)）借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來，檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)?！苯陙黼S著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高以及信息化發(fā)展戰(zhàn)略的不斷實(shí)施，促使整個(gè)檔案管理范式發(fā)生了巨大的歷史變革。如何有效地利用網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代帶來的巨大便利，真正有效地推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展，成了目前檔案管理事業(yè)所要關(guān)心的重點(diǎn)。

1 常見的檔案管理模式探究

針對(duì)目前我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，可以將整個(gè)檔案管理模式大致分為三種，即以手工為主的管理模式、半手工半自動(dòng)化的管理模式、信息化管理模式。

（一）以手工方式為主的管理模式

這種模式是一種沿用了很長(zhǎng)時(shí)間的傳統(tǒng)的管理模式，所保存信息的主要載體是紙質(zhì)和音像以及實(shí)物等文獻(xiàn)資料。在進(jìn)行實(shí)際的檔案信息資源的收集和整理過程中，包括保管、編碼、統(tǒng)計(jì)以及鑒定等工作都是依靠人工手動(dòng)來完成的。這種方式是最具有憑證性和法律效力的檔案管理方式，但是卻會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，而且工作效率十分低下，在當(dāng)今這個(gè)信息爆炸和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速的時(shí)代，這種仍然依靠人工編制檢索來提供檔案信息資源的方式，已經(jīng)很難適應(yīng)目前我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（二）半手工半自動(dòng)化的管理模式

這是一種通過人工操作計(jì)算機(jī)的方式來進(jìn)行檔案信息服務(wù)的管理模式。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，很多生成的檔案文件都是以電子檔的形式保存的，因此檔案管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案進(jìn)行案卷目錄和卷內(nèi)目錄的編制，使紙質(zhì)文件同電子檔文件進(jìn)行同步歸檔，然后通過建立起來的機(jī)讀數(shù)據(jù)庫(kù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查詢與檢索功能。通過建立電子檔案信息管理系統(tǒng)，大大提升了檔案管理的實(shí)際工作效率，同時(shí)也極大地滿足了人們對(duì)于檔案相關(guān)信息的檢索與查找的要求。

（三）信息化管理模式

這是一種將所有檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化和信息化的管理模式，徹底扭轉(zhuǎn)了以往過分依賴于人工手動(dòng)管理的局面，使檔案管理方式開始由傳統(tǒng)的手動(dòng)管理向現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理方式轉(zhuǎn)變，極大地實(shí)現(xiàn)了基于網(wǎng)絡(luò)手動(dòng)檔案管理，再向現(xiàn)代化信息資源管理的方向發(fā)展的過程，大大提高檔案信息資源的利用率和資源共享程度。通過將紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)換為音像等文件的電子歸檔方式，實(shí)現(xiàn)了智能化信息檢索與跨地域無縫對(duì)接的信息共享狀態(tài)。

2 檔案信息資源管理與檔案管理的關(guān)系探究

（一）二者相近相通

檔案管理與檔案信息資源管理，二者之間具有很強(qiáng)的相似性。首先，目的相似。二者的最終目的都是為了提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，以更好地滿足用戶的檔案需求，都是希望能夠?qū)崿F(xiàn)檔案或信息本身的價(jià)值，尤其是就企業(yè)而言，更是想通過對(duì)二者的有效管理來提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。其次，管理流程相似。傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)大致可以被分成六個(gè)環(huán)節(jié)，即檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的一體化與集成化歸檔。而檔案信息資源管理同樣可以分為這樣幾個(gè)部分，即知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、

評(píng)價(jià)、利用等。最后，二者的管理技術(shù)相似。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的大環(huán)境背景下，對(duì)于文件和檔案資源的產(chǎn)生和在各個(gè)信息系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)，都是要進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理的，二者都需要利用網(wǎng)絡(luò)搜索引擎、數(shù)據(jù)資源挖掘等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來進(jìn)行。

（二）二者相差相異

檔案信息資源管理與檔案管理，二者之間具有明顯的差異。第一，從管理層面上看，檔案管理是專門的管理活動(dòng)，實(shí)在利用多種管理方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，而檔案信息資源管理在此基礎(chǔ)上更是管理理念、范式以及價(jià)值觀方面的管理。第二，從管理的深度上看，檔案管理主要是對(duì)文件和一些具有內(nèi)容的實(shí)體材料進(jìn)行管理，而信息資源管理除了對(duì)文件和文件保存載體進(jìn)行保存外，更加關(guān)注于檔案的實(shí)際內(nèi)容，具體的信息質(zhì)量。第三，從管理的側(cè)重點(diǎn)來看，檔案管理更加側(cè)重于對(duì)文檔的保存，要求確保文檔的完整、真實(shí)可靠，確保檔案的憑證性價(jià)值和保存價(jià)值，而檔案信息資源管理則更關(guān)注于檔案內(nèi)容的有用性，更在注重它的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。第四，從管理的特點(diǎn)上看，檔案管理的整個(gè)過程要嚴(yán)格規(guī)劃、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，而檔案信息資源管理則相對(duì)而言比較寬松，相對(duì)更加自由而不受太多拘束。

（三）二者相輔相成

檔案信息資源管理可以提升檔案管理的實(shí)際質(zhì)量，同時(shí)檔案管理又可以促進(jìn)檔案信息資源的管理，二者是相輔相成共同促進(jìn)的關(guān)系。首先，檔案信息資源管理可以提升檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理管理一般會(huì)嚴(yán)格區(qū)分文件和圖書情報(bào)，更加局限于歷史信息的收集和保管范圍內(nèi)，而不夠注重具體的信息服務(wù)。而信息資源管理要求將包含文件和檔案等一切內(nèi)容的載體都納入到管理的范疇之中，在很大程度上擴(kuò)大了檔案管理的信息服務(wù)范圍。通過對(duì)信息資源的管理，依靠先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和人性化、智能化的服務(wù)手段，可以為廣大用戶提供高速度、深層次、寬領(lǐng)域的知識(shí)信息服務(wù)，從而極大地促進(jìn)了對(duì)檔案管理價(jià)值的開放和利用。其次，檔案管理可以促進(jìn)檔案信息資源管理。檔案的有效管理可以使大量的服務(wù)信息被積累起來，在使用的過程中可以不斷集中產(chǎn)生新的文件，而檔案管理尤其強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案文件的歸檔，因此可以為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理提供堅(jiān)實(shí)的知識(shí)資源基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展水平的不斷提高，以及實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，大大推動(dòng)了我國(guó)檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展，同時(shí)也給我國(guó)的檔案管理領(lǐng)域的價(jià)值取向、管理模式帶來了巨大的變革。相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言，信息化的檔案資源管理方式具有的明顯的特點(diǎn)。二者之間既是相近相通，同時(shí)也是相差相異，并且二者也是相輔相成和共同促進(jìn)的關(guān)系，對(duì)于檔案資源的有效管理，大大促進(jìn)了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

郝芳（1983-），女，甘肅武威人，漢，學(xué)本科，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)第一師高級(jí)中學(xué)。