我院藥品采購管理模塊的改進與應(yīng)用

吳穎坤，張　健，沈　烽，劉　艷

（上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬新華醫(yī)院藥學(xué)部，上海　200092）

我院藥品采購管理模塊的改進與應(yīng)用

吳穎坤＊，張健，沈烽，劉艷

（上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬新華醫(yī)院藥學(xué)部，上海200092）

目的：提高藥品周轉(zhuǎn)率和藥庫工作效率，降低藥品庫存成本。方法：在對我院藥品進行ABC分類法的基礎(chǔ)上，改進原有醫(yī)院信息系統(tǒng)中的藥品采購管理模塊。通過在模塊中增設(shè)采購比例系數(shù)，實現(xiàn)系統(tǒng)自動生成科學(xué)、精確、合理的藥品采購計劃；通過增加分類篩選功能，結(jié)合配送方式以及藥品屬性分類結(jié)果，實現(xiàn)藥品分類采購；通過對改進前、后相關(guān)指標進行比較，評價改進效果。結(jié)果：與改進前比較，改進后我院藥品月平均庫存金額下降6.44%，周轉(zhuǎn)率提高47.13%（由4.18%升至6.15%），每次采購計劃制訂時間下降75.00%（由8 h下降為2 h）。結(jié)論：藥品采購管理模塊經(jīng)改進后，有效減少了藥品庫存量，提高了藥品周轉(zhuǎn)率和藥庫工作效率。

藥品采購管理模塊；藥品采購計劃；信息化管理；藥品分類；周轉(zhuǎn)率；庫存金額

隨著我國醫(yī)療改革逐步的推進和深化，公立醫(yī)院將逐步取消藥品加成，破除“以藥補醫(yī)”機制，并通過調(diào)整醫(yī)療服務(wù)價格、加大政府投入、改革支付方式、降低醫(yī)院運行成本等，建立科學(xué)合理的補償機制［1］。而藥品作為主要儲存物資占據(jù)了醫(yī)院大部分運行資金，如果能夠在保障臨床需要的前提下將藥品庫存降至最低，可有效降低藥品管理成本，同時也會釋放出大量被占用的資金［2］，達到降低醫(yī)院運行成本的目的。為了提高藥品庫存管理的準確性和效率，2014年10月，筆者通過在我院醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital information system，HIS）藥品采購管理模塊中建立合理的藥品分類體系，增加采購比例系數(shù)的相關(guān)功能設(shè)置，成功將我院采購管理模塊升級。升級后由計算機系統(tǒng)自動生成合理的采購計劃，實現(xiàn)了有效降低藥品庫存、提高工作效率的目的。現(xiàn)將我院藥品采購管理模塊的改進與應(yīng)用介紹如下。

圖1　采購管理模塊原有界面圖示Fig 1　Interface of original procurement management module

1　原藥品采購管理模塊的不足

我院原藥品采購管理模塊信息界面見圖1。

在使用過程中，筆者發(fā)現(xiàn)原模塊中存在以下不足：（1）無藥品分類功能。只能通過操作人員的經(jīng)驗去判斷各藥品對采購資金大致的占用情況，再決定藥品采購天數(shù)。（2）無藥品篩選功能。需要人工逐個制訂采購計劃，由于采購目錄品種繁多，存在制訂計劃耗時且易發(fā)生遺漏的缺點。（3）無自動統(tǒng)計采購數(shù)量功能。需要工作人員根據(jù)出庫數(shù)量結(jié)合當(dāng)前庫存量人工統(tǒng)計采購數(shù)量，存在耗時長且人為因素影響較多等缺點，容易導(dǎo)致藥品庫存積壓等問題。故該模塊功能已不符合目前形勢下的藥庫管理需求，需要改進。

2　藥品采購管理模塊的改進

2.1以ABC分類為基礎(chǔ)

藥品ABC分類是將庫存藥品按品種和占用資金的多少分為重要的A類、一般重要的B類和不重要的C類3個等級，針對不同等級進行管理和控制的一種方法［3］。將ABC分類法運用于藥庫管理工作，可以使醫(yī)院藥品采購、存儲、配送逐步走向社會化和專業(yè)化，使各個工作程序高效、有序運行，提高工作質(zhì)量和工作效率［4］。筆者選取我院2014年1-6月采購藥品總數(shù)和金額為樣本進行ABC分類法分析，詳見表1。

表12014　年1-6月藥品采購數(shù)據(jù)分析Tab 1　Analysis of drug procurement data from Jan.to Jun.2014

按藥品采購金額由高到低排序后進行分析，發(fā)現(xiàn)20%的藥品占75.54%的金額，65%的藥品占24.31%的金額，15%的藥品占0.15%的金額。依據(jù)該權(quán)重比例，通過設(shè)置參考月數(shù)（通常設(shè)置為3個月），即選定采購計劃制訂前3個月的數(shù)據(jù)為樣本將我院藥品分為A、B、C 3類。

2.2設(shè)定A、B、C類藥品采購天數(shù)

依據(jù)《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則（2011年版）》［5］中對庫存管理的規(guī)定：“定期評估藥品儲備情況，85%以上藥品庫存周轉(zhuǎn)率少于10～15 d，定期評估，有分析報告和提出改進措施”。為了減少對資金的占用、提高周轉(zhuǎn)率，A類藥品嚴格按10 d采購量采購，增加采購頻次，加速該類藥品的周轉(zhuǎn)；B類藥品用量穩(wěn)定，對采購金額影響小，通常按10～15 d采購量采購，增加采購數(shù)量，減少采購頻次；C類藥品臨床消耗量很小，貯備較長時間的消耗量對資金的占用也不會太多［6］，且C類藥品包含搶救藥品，通常按15～30 d的采購量采購。在采購計劃中直接填寫采購天數(shù)，操作簡便、直觀。

2.3藥品采購計劃的確定

2.3.1計算藥品預(yù)采購數(shù)量根據(jù)公式P1=Ni×Dj/D，計算出每種藥品采購天數(shù)內(nèi)的預(yù)采購數(shù)量。其中，P1為預(yù)采購計劃數(shù)量，Ni為上月或本月藥品出庫數(shù)量，Dj為各類別藥品的采購天數(shù)，D為當(dāng)月天數(shù)。每月前2周采購計劃中可將上月出庫數(shù)量作為參考標準，后幾周則以本月出庫數(shù)量作為參考標準，可以避免上月出庫量大、本月出庫量驟減造成的庫存積壓問題。2.3.2藥品采購計劃數(shù)量的確定①采購比例系數(shù)的設(shè)定。“2.3.1”項下生成的采購計劃單中部分藥品是不需要采購的，如現(xiàn)有庫存量已滿足預(yù)采購數(shù)量的95%時，可以不采購。這樣的設(shè)置可以在保證藥品供應(yīng)的前提下減少藥品的驗收、發(fā)票錄入以及養(yǎng)護成本。其計算程序如下：“If（P1＞S×X1）P1=0 else P2=P1-S”。其中，S為庫存量，X1為采購比例系數(shù)。X1通常設(shè)置為0.95～1，該系數(shù)值越大，藥品采購量越小。②將預(yù)采購數(shù)量除余數(shù)后判斷中大包裝的取整。其計算程序如下：“T1=（P2%B）%M，P3=P2-T1，If（T1＞M×X2）P4=P3+M；T2= P4%B，If（T2＞B×X3）P=P4+B-T2”，其中，T1～T2為中間變量，B為大包裝量，M為中包裝量；X2為中包裝取整系數(shù)，通常設(shè)置為0.7～1；X3為大包裝取整系數(shù)，通常設(shè)置為0.8～1；P為采購計劃數(shù)量，P2～P4為預(yù)采購計劃數(shù)量的中間變量。通過相關(guān)藥品采購比例系數(shù)的設(shè)置可以使系統(tǒng)自動生成的計劃數(shù)量更科學(xué)、合理。

2.4增加分類篩選功能

模塊中增加“全選”和各分類選項。在勾選“全選”條件下，勾選相應(yīng)分類選項，可以使分類選項對應(yīng)的品種從采購計劃訂單中濾除；單獨勾選分類選項，則可直接生成該分類品種的采購計劃訂單。如采購目錄中的化學(xué)試劑、特批藥品及原料藥等在采購中無需生成計劃，操作人員勾選“全選”的同時再選擇相應(yīng)分類選項即可濾除，使采購計劃更精準。

3　實現(xiàn)藥品分類采購

3.1可按配送方式分類采購

本系統(tǒng)可細分直送和直銷模式。對于供應(yīng)情況較穩(wěn)定、配送藥房較集中的藥品，可以按直送模式采購。采購管理模塊中顯示為“直送”，操作人員只需每周1次在采購計劃模塊中勾選“直送”，可以由計算機生成直送藥品采購計劃，快捷準確。該模塊功能界面見圖2。

圖2　直送藥品采購計劃界面Fig 2　Procurement plan interface of direct delivering drugs

根據(jù)預(yù)先經(jīng)接口導(dǎo)入ePS（Electronic pharmaceutical supplies）［7］的信息進行核銷出庫，由藥庫藥輔人員陪同供應(yīng)商配送人員直接運送至各領(lǐng)用藥房，可有效緩解藥庫物流配送的壓力；對于供應(yīng)情況穩(wěn)定、配送藥房分散、質(zhì)量重、用量大的藥品如輸液等，按直銷模式采購。該類藥品由二級藥房賬務(wù)管理員按約定時間制訂計劃，供應(yīng)商直接配送至藥房。直銷到部門的采購模式具有每周多次采購的優(yōu)勢，可以有效節(jié)約各藥房倉庫面積，減少輸液在養(yǎng)護、配送等環(huán)節(jié)的人力成本［8］。在藥庫采購計劃制訂過程中，操作人員勾選“全選”的同時再選擇“直銷”可濾除該部分藥品，不生成計劃。由此，通過直銷直送采購模式的應(yīng)用進一步減少了藥庫的庫存。

3.2可按屬性分類采購

將特殊藥品實行分類采購是確保該類藥品可在單獨時間配送、到貨即驗的必要條件，而本系統(tǒng)可實現(xiàn)對特殊藥品的分類采購。將麻醉藥品、Ⅰ類精神藥品、Ⅱ類精神藥品以及毒性藥品分類并顯示，操作人員勾選相應(yīng)分類選項即可生成采購計劃。該模塊功能界面見圖3。

圖3　特殊藥品采購計劃界面Fig 3　Procurement plan interface of special drugs

4　改進藥品采購管理模塊后的效果與評價

4.1庫存管理評價指標比較

改進后的采購管理模塊于2014年10月上線使用，每周制訂1次采購計劃。為了保證數(shù)據(jù)完整性，筆者選取了2013年與2015年的全年數(shù)據(jù)進行分析比較。通過周轉(zhuǎn)率［本月出庫金額數(shù)/（上月結(jié)存金額數(shù)+本月結(jié)存金額數(shù)）/2］計算得出2013年和2015年的月平均周轉(zhuǎn)率。改進模塊后，各項指標都有明顯改善，2015年在采購品種數(shù)增加11.14%的情況下，月平均庫存金額較2013年減少了6.44%；平均周轉(zhuǎn)率提高了47.13%；每次采購計劃制訂所需時間下降了75.00%；庫存值明顯降低，有效降低了醫(yī)院藥品運行成本，詳見表2。

表2　改進前、后庫存管理評價指標比較Tab 2　Comparison of inventory management evaluation indexes before and after the improvement

4.2優(yōu)化了藥庫物流配送結(jié)構(gòu)

通過對藥品實施特定的物流配送分類進行采購，使我院藥庫局部“零庫存”［9］的管理得以實現(xiàn)。我院2015年通過直送、直銷出庫藥品已達到全院藥品出庫總箱數(shù)的54%，且由供應(yīng)商物流直接配送至二級藥房，很大程度上減少了藥庫物流配送的壓力，優(yōu)化了我院物流配送結(jié)構(gòu)。

5　結(jié)語

建立合理的藥品分類體系，并借助計算機信息技術(shù)將其引入到采購計劃模塊中，再通過采購系數(shù)的設(shè)置由信息系統(tǒng)自動制訂采購計劃的方法突破了傳統(tǒng)ABC分類制訂計劃的局限性，是一種動態(tài)性的管理方式。我院2015年采用了該采購模塊后，有效地提高了藥庫工作效率，減少了人為差錯，優(yōu)化了藥品庫存，使醫(yī)院有限資金使用最大化；同時，也將藥學(xué)技術(shù)人員從大量的事務(wù)性工作中解脫出來，從而投入到醫(yī)保、價格、招標等政策的執(zhí)行工作中去。

當(dāng)然，目前的采購模塊也存在不足：（1）前期缺貨藥品、新進藥品以及部分隨季節(jié)性變化增減較大的藥品，由于無充分的支出數(shù)據(jù)參考依據(jù)，還需要通過人工判斷來制訂計劃。（2）由于直送、直銷藥品采購天數(shù)的縮短和庫存量的減少，供應(yīng)商若缺貨則容易出現(xiàn)藥品缺貨的情況。（3）藥品用量驟減和驟增時容易造成庫存積壓和缺貨情況。（4）由于藥品采購天數(shù)的縮短以及部分藥品大包裝數(shù)量的增加，入庫時藥品非整箱情況增多，增加了驗收的難度。針對以上不足，我科人員努力優(yōu)化、完善方法，包括：（1）通過對前期缺貨藥品、新進藥品以及部分隨季節(jié)性變化增減量較大的藥品進行標記，方便操作人員識別，由操作人員進行該類藥品采購計劃數(shù)量的調(diào)整。（2）做好缺貨藥品信息的溝通工作，及時通過院內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)（Office automation system）將藥品供應(yīng)信息提供給全院人員知曉，使臨床使用部門了解藥品的缺貨情況以及可替代使用藥品的信息。（3）加強藥品監(jiān)控管理，每月將用量異常波動的品種提交臨床藥師，由臨床藥師對這類品種的處方用藥合理性進行點評分析，判別用量驟增原因，對于不合理用藥情況及時給予干預(yù)措施，促進合理用藥。（4）加強專業(yè)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高職業(yè)素養(yǎng)。通過精細化的過程管理，持續(xù)改進。

在公立性醫(yī)院藥品去利潤化的趨勢下，筆者認為該采購管理模塊亦可引入到二級藥房的采購管理中去，通過對各藥房藥品目錄進行分類，設(shè)置相關(guān)采購系數(shù)，由計算機系統(tǒng)測算出合理的采購上限和下限數(shù)量，采取以銷代進模式制訂采購計劃，使藥品最大限度地處于周轉(zhuǎn)而非存儲狀態(tài)［10］，從而實現(xiàn)藥庫的“零庫存”管理，實現(xiàn)藥庫由藥品存儲中心向藥品政策、賬務(wù)數(shù)據(jù)處理中心的轉(zhuǎn)型。當(dāng)然，對于有特殊要求的藥品如需冷鏈配送的藥品，其配送模式必須建立在有全程溫濕度監(jiān)控的物流條件下實施，以保證藥品質(zhì)量和安全。

［1］國務(wù)院辦公廳.國務(wù)院辦公廳關(guān)于城市公立醫(yī)院綜合改革試點的指導(dǎo)意見［S］.2015-05-17.

［2］曹吉龍.醫(yī)院HIS藥品采購過程管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)［D］.沈陽：東北大學(xué)，2012.

［3］張亞芳，閆素英，王育琴，等.關(guān)于三級綜合醫(yī)院評審標準中藥品庫存周轉(zhuǎn)率定義的解讀與計算方法探討［J］.中國藥房，2014，25（37）：3 545.

［4］羅創(chuàng)軍.基于不同分類法對醫(yī)院藥庫管理應(yīng)用效果的應(yīng)用研究［J］.北方藥學(xué)，2015，12（12）：139.

［5］衛(wèi)生部醫(yī)療服務(wù)監(jiān)管司.衛(wèi)生部醫(yī)院評審評價工作文件匯編［M］.北京：人民衛(wèi)生出版社，2012：137.

［6］王詩華，范開華，林芝蘭，等.我院藥品自動補貨流程的改進及供應(yīng)鏈管理平臺的建立與應(yīng)用［J］.中國藥房，2014，25（29）：2 722.

［7］沈烽，張健，黃源，等.ePS供應(yīng)商評分系統(tǒng)在醫(yī)院藥品采購管理體系中的應(yīng)用［J］.中國藥房，2014，25（1）：31.

［8］沈烽，張健，黃源，等.電子化藥品物流在醫(yī)院藥房管理中的應(yīng)用［J］.中國藥房，2012，23（41）：3 894.

［9］彭必新，張玉星，黃芳.對醫(yī)院藥品采購上實施零庫存的探討［J］.中國醫(yī)藥指南，2012，10（12）：382.

［10］宋毅斐，鹿巖，孫世光.基于庫存模型法的藥品采購與庫存控制策略［J］.中國藥房，2016，27（1）：70.

（編輯：劉萍）

Improvement and Application of Drug Procurement Management Module in Our Hospital

WU Yingkun，ZHANG Jian，SHEN Feng，LIU Yan
（Dept.of Pharmacy，Xinhua Hospital Affiliated to School of Medicine，Shanghai Jiaotong University，Shanghai 200092，China）

OBJECTIVE：To improve the drug turnover rate and the work efficiency of drug storehouse，and to reduce the cost of drug storage.METHODS：Based on ABC dynamic classification，original drug procurement management module in HIS was improved.Scientific，accurate and reasonable drug procurement plan was generated by the system automatically through setting procurement proportion coefficient.Drug procurement by type was achieved through adding classification scanning function，based on distribution mode and drug property classification.Related index were compared before and after improvement to evaluate the effects of the improvement.RESULTS：Compared with before improvement，average monthly inventory amount of drugs in our hospital reduced by 6.44%，turnover rate increased by 47.13%（increasing from 4.18%to 6.15%），and the time for developing procurement plan decreased by 75.00%（decreasing from 8 h to 2 h）.CONCLUSIONS：The improvement of drug procurement management module effectively reduce drug inventory and improve turnover rate of drugs and work efficiency.

Drug procurement management module；Drug procurement plan；Information management；Drug classification；Turnover rate；Inventory amount

R95

A

1001-0408（2016）22-3099-03

10.6039/j.issn.1001-0408.2016.22.22

＊主管藥師。研究方向：醫(yī)院藥事管理。電話：021-25077186。E-mail：wyk_6161@126.com

2016-02-18

2016-04-15）