基于WEB三層架構(gòu)的科研經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

馬　靜，李永革（核工業(yè)西南物理研究院，成都 610225）

基于WEB三層架構(gòu)的科研經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

馬靜，李永革
（核工業(yè)西南物理研究院，成都 610225）

隨著國(guó)家對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)投入力度不斷加大及科研經(jīng)費(fèi)管理要求的不斷提升，“精細(xì)化管理”越來越成為科研經(jīng)費(fèi)管理過程中重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象。該系統(tǒng)基于對(duì)科研單位經(jīng)費(fèi)管理工作需求的分析，圍繞科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用的細(xì)節(jié)與過程，采用三層架構(gòu)，B/S結(jié)構(gòu)，以ASP.NET及ExtJS作為開發(fā)框架，運(yùn)用C#及JavaScript、SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)等WEB技術(shù)，設(shè)計(jì)開發(fā)了一套涉及項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)容、采購(gòu)過程內(nèi)控（計(jì)劃及采購(gòu)審批）、合同及綜合統(tǒng)計(jì)等工作的網(wǎng)上綜合經(jīng)費(fèi)使用過程管理系統(tǒng)。目前，該系統(tǒng)已應(yīng)用于日?？蒲泄芾砉ぷ髦校瑢?shí)現(xiàn)了通過預(yù)算控制采購(gòu)計(jì)劃，并結(jié)合計(jì)劃、采購(gòu)審批以及合同執(zhí)行情況可動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確地反映經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況，達(dá)到了經(jīng)費(fèi)的精細(xì)化管理目的，提升了綜合管理效率。

科研經(jīng)費(fèi)；B/S架構(gòu)；ASP.NET；精細(xì)化管理

0　引言

隨著我國(guó)科技事業(yè)的迅速發(fā)展和綜合國(guó)力的不斷增強(qiáng)，國(guó)家對(duì)科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)投入大幅上升，經(jīng)費(fèi)來源渠道也越來越多元化、層次化。為進(jìn)一步改善和加強(qiáng)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理，國(guó)家出臺(tái)了一系列科研項(xiàng)目管理辦法，對(duì)科研項(xiàng)目管理要求也越來越高，在經(jīng)費(fèi)使用上的要求也越來越規(guī)范細(xì)致。在此形式下，科研單位承研的項(xiàng)目課題的種類、數(shù)量及經(jīng)費(fèi)都大幅增加，傳統(tǒng)的手工記錄或者簡(jiǎn)單借助本地化電子文檔等所進(jìn)行的科研經(jīng)費(fèi)管理方式，在信息的收集、存儲(chǔ)與分析利用上變得愈發(fā)“捉襟見肘”，無法適應(yīng)新的管理要求。本文通過對(duì)本單位科研經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀的分析，提出采用WEB技術(shù)，使用信息化手段來建立一套科研經(jīng)費(fèi)綜合管理系統(tǒng)，強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算實(shí)施過程中的事前、事中事后控制，讓管理人員及課題人員可以準(zhǔn)確實(shí)時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況，以達(dá)到經(jīng)費(fèi)使用管理的精細(xì)化目的，從而提高管理效率，規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的使用，降低管理人員的勞動(dòng)重復(fù)及強(qiáng)度。

1　系統(tǒng)需求分析

本系統(tǒng)主要服務(wù)于科研項(xiàng)目執(zhí)行過程中經(jīng)費(fèi)的控制管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算、計(jì)劃、采購(gòu)審批以及合同的全過程管理，直接面向科研人員、課題負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)管理部門人員等受眾，重點(diǎn)解決在傳統(tǒng)管理手段下經(jīng)費(fèi)使用的管理難題，即：①業(yè)務(wù)管理部門無法有效的管理大量課題的預(yù)算以及計(jì)劃內(nèi)容，無法

基于對(duì)上述問題的分析，系統(tǒng)設(shè)計(jì)的主要功能應(yīng)包括以下重點(diǎn)模塊：

（1）科研項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)容的登記及變更管理；

（2）按照預(yù)算科目、內(nèi)容以及可用預(yù)算金額對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行預(yù)算符合性審查；

（3）按計(jì)劃啟動(dòng)相關(guān)采購(gòu)審批流程，審批通過后啟動(dòng)合同簽署及執(zhí)行的跟蹤管理；

（4）實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì) 4個(gè)階段的經(jīng)費(fèi)情況，并給出可用經(jīng)費(fèi)額度用以指導(dǎo)后續(xù)經(jīng)費(fèi)計(jì)劃的制訂；

（5）根據(jù)各階段的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及辦理結(jié)果給予相關(guān)人員相應(yīng)的提示消息；

（6）根據(jù)各類人員所管轄的課題預(yù)算范圍的不同，進(jìn)行分級(jí)權(quán)限管理，并在業(yè)務(wù)辦理過程中自動(dòng)產(chǎn)生或電子化歸檔科研項(xiàng)目的文檔。

2　系統(tǒng)架構(gòu)及開發(fā)技術(shù)

根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求，考慮到科研管理中用戶分散的應(yīng)用場(chǎng)景以及系統(tǒng)的可維護(hù)性和擴(kuò)展性，系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)訪問、業(yè)務(wù)邏輯、表示的3層架構(gòu)設(shè)計(jì)，使用B/S工作模式，ASP.NET及ExtJS開發(fā)框架，C#及JavaScript、SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)等WEB技術(shù)進(jìn)行開發(fā)，并按瀏覽器+Web服務(wù)器+數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的三層結(jié)構(gòu)部署應(yīng)用。系統(tǒng)整體架構(gòu)圖見圖1。

圖1　系統(tǒng)整體架構(gòu)圖

系統(tǒng)管理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)象包括課題權(quán)限、項(xiàng)目課題、課題預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃、審批簽單、合同等數(shù)據(jù)，采用數(shù)據(jù)庫(kù)SQL Server存儲(chǔ)；數(shù)據(jù)訪問層封裝了標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)操作及相關(guān)事務(wù)處理。業(yè)務(wù)邏輯層結(jié)合政策和業(yè)務(wù)管理的要求，提供包括預(yù)算符合性審查、業(yè)務(wù)辦理超期檢查、動(dòng)態(tài)經(jīng)費(fèi)控制與統(tǒng)計(jì)，課題管理權(quán)限等業(yè)務(wù)規(guī)則，提供短信及郵件消息通知服務(wù)。同時(shí)利用現(xiàn)有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）菜單管理功能，將經(jīng)費(fèi)管理功能界面集成到OA系統(tǒng)中，由OA系統(tǒng)完成人員身份及功能權(quán)限的驗(yàn)證，實(shí)現(xiàn)對(duì)OA系統(tǒng)用戶經(jīng)費(fèi)管理權(quán)限的控制。

3　系統(tǒng)主要功能

系統(tǒng)針對(duì)科研業(yè)務(wù)過程中經(jīng)費(fèi)的控制管理設(shè)計(jì)，主要功能涵蓋經(jīng)費(fèi)使用過程管理中的4個(gè)步驟，即：預(yù)算管理、計(jì)劃管理、采購(gòu)審批、合同管理以及1個(gè)動(dòng)態(tài)經(jīng)費(fèi)使用情況查詢功能；同時(shí)提供包括分級(jí)權(quán)限管理、課題及預(yù)算科目管理、消息通知和資料掃描歸檔等輔助功能。下面對(duì)主要功能及流程進(jìn)行概要分析，系統(tǒng)主要界面功能結(jié)構(gòu)見圖2。

3.1經(jīng)費(fèi)過程管理

（1）預(yù)算管理：由業(yè)務(wù)管理人員使用，按照課題批復(fù)的預(yù)算內(nèi)容分科目錄入或從Excel導(dǎo)入，并根據(jù)實(shí)際情況和管理規(guī)則對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。

（2）計(jì)劃管理：根據(jù)課題管理權(quán)限，由計(jì)劃管理員在課題相應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)下進(jìn)行填報(bào)或調(diào)整，并交由業(yè)務(wù)管理部門進(jìn)行審批。在此過程中，系統(tǒng)通過預(yù)算符合性檢查業(yè)務(wù)邏輯，對(duì)超預(yù)算金額的計(jì)劃進(jìn)行提示，對(duì)超預(yù)算金額的設(shè)備采購(gòu)給予限制。

（3）采購(gòu)審批：由課題人員根據(jù)通過審批的計(jì)劃一對(duì)一啟動(dòng)采購(gòu)簽單，上傳調(diào)研說明材料，對(duì)超計(jì)劃金額的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行提示；業(yè)務(wù)管理部門對(duì)照預(yù)算、計(jì)劃、調(diào)研材料進(jìn)行采購(gòu)簽單預(yù)審后，進(jìn)入手工的采購(gòu)評(píng)審流程；評(píng)審結(jié)束后，在系統(tǒng)完成評(píng)審結(jié)果記錄，將審核意見、采購(gòu)紀(jì)要等相關(guān)紙質(zhì)材料掃描歸檔。

（4）合同管理：包括合同審查、登記、付款及驗(yàn)收等功能。采購(gòu)審批通過后，由課題人員啟動(dòng)合同審查會(huì)簽及付款程序；登記合同主要信息（付款計(jì)劃，驗(yàn)收條款、按合同實(shí)際進(jìn)度和付款計(jì)劃啟動(dòng)相應(yīng)階段的付款流程，系統(tǒng)中按合同類別及驗(yàn)收條款形成合同驗(yàn)收單、完成合同驗(yàn)收登記，同時(shí)對(duì)紙質(zhì)合同審查會(huì)簽、合同、支付申請(qǐng)及驗(yàn)收單等文檔掃描歸檔。

圖2　系統(tǒng)主要界面結(jié)構(gòu)圖

3.2系統(tǒng)輔助功能

（1）人員及角色分級(jí)權(quán)限：分為菜單功能權(quán)限管理和課題權(quán)限管理兩個(gè)方面。功能權(quán)限控制可以操作的菜單功能，課題權(quán)限設(shè)定所管轄的課題，并通過角色分級(jí)控制課題組不同類型人員可操作的數(shù)據(jù)范圍，例如，角色是組員的只能查看與自己所填報(bào)采購(gòu)相關(guān)的數(shù)據(jù)，課題組組長(zhǎng)則可查看其所負(fù)責(zé)課題下的所有相關(guān)數(shù)據(jù)。

（2）項(xiàng)目課題及預(yù)算科目：由管理人員使用，在系統(tǒng)中建立各個(gè)項(xiàng)目課題和各類預(yù)算科目。

（3）消息通知：消息通知服務(wù)把調(diào)用模塊的輸出，通過短信和郵件通知到相關(guān)負(fù)責(zé)人，包括步驟辦理結(jié)果、超時(shí)催辦及下一步操作提醒。

（4）資料歸檔管理：各流程中自動(dòng)產(chǎn)生的文檔，都由系統(tǒng)產(chǎn)生唯一標(biāo)識(shí)號(hào)并在文檔上打印對(duì)應(yīng)的條形碼，在完成手工會(huì)簽后，通過條碼識(shí)別和文檔掃描對(duì)該文檔及相關(guān)附件進(jìn)行電子歸檔備查。

3.3動(dòng)態(tài)經(jīng)費(fèi)執(zhí)行狀況查詢

在實(shí)際的經(jīng)費(fèi)管理過程中，預(yù)算、計(jì)劃、采購(gòu)審批以及實(shí)際合同四個(gè)階段所涉及的經(jīng)費(fèi)在金額上存在差異，如果不能同時(shí)動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)，會(huì)造成經(jīng)費(fèi)管理失控。例如，在以財(cái)務(wù)發(fā)生數(shù)據(jù)為準(zhǔn)安排后續(xù)科研采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，易造成科研實(shí)際開支超出預(yù)算；而單純以計(jì)劃數(shù)據(jù)為準(zhǔn)時(shí)，如果實(shí)際采購(gòu)?fù)ㄟ^技術(shù)方案改進(jìn)、招投標(biāo)、比價(jià)等形式降低成本時(shí)，又易造成經(jīng)費(fèi)結(jié)余過多。因此系統(tǒng)需要一個(gè)可以動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確反映當(dāng)前經(jīng)費(fèi)情況的功能。

動(dòng)態(tài)經(jīng)費(fèi)執(zhí)行狀況查詢通過業(yè)務(wù)邏輯層的動(dòng)態(tài)經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)服務(wù)實(shí)現(xiàn)（見圖3）。該服務(wù)可實(shí)時(shí)按課題進(jìn)行總體或預(yù)算科目分類查詢未執(zhí)行的計(jì)劃金額、未簽合同的采購(gòu)單金額、合同金額，計(jì)算出相應(yīng)的已經(jīng)安排的經(jīng)費(fèi)金額，與該課題的預(yù)算金額相比估算出相對(duì)準(zhǔn)確的總體或預(yù)算科目結(jié)余經(jīng)費(fèi) （計(jì)算公式：目前結(jié)余金額=預(yù)算金額-未執(zhí)行計(jì)劃金額-未簽合同的采購(gòu)單金額-合同金額）。

圖3　經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)執(zhí)行狀況功能圖

管理部門和課題負(fù)責(zé)人均可通過此功能可以全面掌握所管轄的課題的經(jīng)費(fèi)執(zhí)行的動(dòng)態(tài)情況，便于及時(shí)進(jìn)行下一步采購(gòu)計(jì)劃的安排；同時(shí)該功能還可以按業(yè)務(wù)管理要求對(duì)于逾期業(yè)務(wù)進(jìn)行提醒，包括未按時(shí)啟動(dòng)采購(gòu)審批的計(jì)劃、未及時(shí)簽署合同的審批簽單、未按合同付款計(jì)劃及時(shí)支付款項(xiàng)的合同等，系統(tǒng)通過超期未執(zhí)行檢查及消息通知服務(wù)給相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)短信和郵件進(jìn)行提醒。

4　系統(tǒng)界面實(shí)例及實(shí)施效果

本系統(tǒng)投入使用后，已經(jīng)對(duì)我院在研的43個(gè)項(xiàng)目，155個(gè)課題進(jìn)行了管理，系統(tǒng)中建立了所有課題基本信息和預(yù)算信息，并在日常業(yè)務(wù)辦理過程中記錄了課題每一筆經(jīng)費(fèi)過程，能夠準(zhǔn)確及時(shí)地統(tǒng)計(jì)出各個(gè)課題的經(jīng)費(fèi)使用情況。下面對(duì)系統(tǒng)的兩個(gè)典型工作界面進(jìn)行概要介紹：圖4是一個(gè)典型的經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況的查詢界面，右欄反映了該課題不同預(yù)算類別和具體的預(yù)算內(nèi)容，以及預(yù)算金額和目前已經(jīng)使用的經(jīng)費(fèi)，左欄可查看具體的計(jì)劃、采購(gòu)簽單和合同支付金額等明細(xì)信息，其中紅色反映了未按付款計(jì)劃進(jìn)行付款的合同。此界面能夠直觀反映出課題經(jīng)費(fèi)使用情況，用于監(jiān)督和查詢課題經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行情況。圖5是個(gè)典型業(yè)務(wù)辦理流程，反映在采購(gòu)簽單審批過程中各步驟的辦理時(shí)間和結(jié)果，并實(shí)時(shí)提示簽單對(duì)應(yīng)預(yù)算計(jì)劃的信息，提高了辦事效率。

圖4　課題經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況查詢界面

圖5　采購(gòu)簽單審批管理界面

同時(shí)，系統(tǒng)完整記錄了經(jīng)費(fèi)執(zhí)行過程每一步驟發(fā)生的時(shí)間，我們使用這些數(shù)據(jù)完成了對(duì)課題的預(yù)算外、計(jì)劃外采購(gòu)率，計(jì)劃按時(shí)啟動(dòng)率，合同按時(shí)推進(jìn)率，以及預(yù)算經(jīng)費(fèi)完成率等信息的統(tǒng)計(jì)分析，為課題的績(jī)效考核提供了客觀的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，強(qiáng)化了課題經(jīng)費(fèi)的控制管理。

5　結(jié)語(yǔ)

本套系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)管理和推動(dòng)科研任務(wù)的順利推進(jìn)提供了有效幫助，通過經(jīng)費(fèi)使用過程的四個(gè)階段的控制管理，強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算實(shí)施過程中的事前、事中、事后控制。提升了單位科研管理的信息化水平，在科研精細(xì)化管理上邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。接下來還將繼續(xù)完善各個(gè)功能模塊和按照需求繼續(xù)開發(fā)新模塊，比如將經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行對(duì)接，更加實(shí)時(shí)掌握使用經(jīng)費(fèi)情況；實(shí)現(xiàn)把招投標(biāo)的信息自動(dòng)地對(duì)外公布，以及系統(tǒng)中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的行為分析等方面。用信息化的手段將科研精細(xì)化管理做到實(shí)處，并且提高工作效率，使科研任務(wù)更好地推進(jìn)。

注：馬靜，通訊作者

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2016-05-16清晰地進(jìn)行計(jì)劃的預(yù)算符合性審查；②業(yè)務(wù)管理部門和科研人員無法準(zhǔn)確掌握經(jīng)費(fèi)使用情況的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，易造成經(jīng)費(fèi)的不合理超支或結(jié)余。