新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策

董文革

【摘要】科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，科學(xué)技術(shù)在人們的日常工作和生活過程中廣泛普及，并為人們帶來了大量的便利。在檔案管理工作中，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)也逐漸應(yīng)用于其中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也開始朝著電子信息檔案的方向轉(zhuǎn)變。然而由于科學(xué)技術(shù)中存在著一些弊端，使得現(xiàn)在電子檔案管理工作中存在著許多不容忽視的重要問題，從而影響整個(gè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。因此本文主要通過分析新形勢(shì)下檔案管理工作中面對(duì)的各種問題，進(jìn)而提出一些解決方式，希望能為相關(guān)部門提供一些參考。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；存在的問題；應(yīng)對(duì)的對(duì)策

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，科學(xué)信息技術(shù)水平不斷提高，大量科學(xué)技術(shù)用于人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦?，不僅提高了生活的便利程度，更加提高了工作效率。并且這一新興技術(shù)的運(yùn)用為傳統(tǒng)檔案管理方式中帶來了大量的挑戰(zhàn)，從而推動(dòng)著傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)時(shí)朝著電子化的方向發(fā)展。因此，檔案開始呈現(xiàn)出新的電子信息的新形勢(shì)。然而科學(xué)技術(shù)中的弊端也在電子檔案管理中存在著，并且導(dǎo)致了大量不容忽視的問題。這就要求相關(guān)部門要高度重視這些問題，并且加以改正。

一、現(xiàn)階段電子檔案管理中存在的問題

（一）相關(guān)部門對(duì)檔案管理中作重要性認(rèn)識(shí)存在著偏差。檔案起著十分重要的作用，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案的管理提出了更高的要求?？墒窍嚓P(guān)部門并沒有給予檔案管理工作的重視。他們?cè)谌粘５墓ぷ髦?，認(rèn)為檔案管理工作十分簡(jiǎn)單，并且不是重要的工作，是一項(xiàng)不需要浪費(fèi)大量精力的工作。然而這匯總觀念是絕對(duì)錯(cuò)誤的，我們要深刻地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。在現(xiàn)代社會(huì)中，檔案管理工作與社會(huì)飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)有著密切的關(guān)系，是企業(yè)改進(jìn)自身管理以及提高自身經(jīng)濟(jì)水平的重要內(nèi)容。相關(guān)部門必須要提高自身對(duì)檔案管理工作的重視程度，必須要在檔案管理工作中強(qiáng)調(diào)與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，拋棄傳統(tǒng)錯(cuò)誤的思想觀念，從而實(shí)現(xiàn)檔案真正的價(jià)值。進(jìn)而為我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展提供大量動(dòng)力。

（二）檔案管理工作制度不完善?，F(xiàn)代檔案管理工作能力與傳統(tǒng)管理方式相比有著明顯水平的提高，但檔案管理工作中的存在的隨意性卻仍然管理工作中出現(xiàn)。因此從這一角度來看，我國檔案管理工作在制度方面仍然存在著許多不完善的方面。這就要求相關(guān)部門必須要針對(duì)這一問題進(jìn)一步完善檔案管理工作制度，并且推動(dòng)著管理工作制度朝著規(guī)范化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

（三）檔案規(guī)范化程度低。現(xiàn)代化檔案管理工作遵循著正確的原則，是規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作的必要性條件。我國早在二十世紀(jì)八十年代就開始實(shí)行規(guī)范化檔案管理方式，并且這是有專門的工作部門制定的標(biāo)準(zhǔn)化文件。然而由于檔案管理工作自身所具有的復(fù)雜的特殊性質(zhì)，使得我國檔案管理工作也存在著一些復(fù)雜的特性。尤其是檔案管理中的分散管理是檔案管理的突出性特點(diǎn)。受到我國傳統(tǒng)歷史遺留問題的影響，我國檔案管理走的是單獨(dú)成政的發(fā)展道路，不同單位有著不同的信息系統(tǒng)來開展電子檔案的管理工作。不同檔案管理系統(tǒng)沒有按照一定的標(biāo)準(zhǔn)開進(jìn)行，從而使得我國檔案存在著無主題索引，共享性差等問題。并且國家也沒有始終一致的發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，從而使的檔案在管理過程中存在著大量的盲目的特性，這一定會(huì)給整個(gè)檔案管理發(fā)展帶去了阻礙。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。為了保障檔案管理工作穩(wěn)定高效進(jìn)行，就要對(duì)檔案管理人員提出更嚴(yán)格的要求。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)必須要提高，有些檔案管理人員玩忽職守，在工作中做好自己本職工作，給檔案管理工作帶來了很多的問題。所以培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作十分必要。

二、解決檔案管理現(xiàn)存在問題的相關(guān)舉措

（一）提高大家對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，預(yù)防檔案管理工作的的被邊緣化?，F(xiàn)今世界的發(fā)展速度已經(jīng)打破了人們計(jì)劃性工作的格局，特別是科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，這更要求我們提高對(duì)檔案管理的重視度，預(yù)防檔案管理被邊緣化。所以這就要求檔案管理人員提高對(duì)檔案管理的時(shí)代性認(rèn)識(shí)，努力做好自己的本職工作，轉(zhuǎn)變思想觀念，清除錯(cuò)誤的觀念以及改正不積極的工作態(tài)度，打破檔案管理工作的邊緣化格局，提高檔案管理工作在社會(huì)上的地位。

（二）提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度，這是提高和優(yōu)化檔案管理工作的必要舉措。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要舉措。在當(dāng)前和今后一段時(shí)期，積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)是各級(jí)檔案管理部門的重點(diǎn)工作。對(duì)于國家和省級(jí)檔案管理部門應(yīng)制定和完善各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)可以遵循，并采取措施，積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作。

（三）管理思想的科學(xué)化教育是檔案管理的靈魂所在 。管理思想的科學(xué)化，既是指檔案的基本理論思想的先進(jìn)科學(xué)性，又指檔案利用指導(dǎo)思想的先進(jìn)科學(xué)性，檔案工作的根本目的是通過檔案利用取得最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。如果一味地追求經(jīng)濟(jì)效益或單位的經(jīng)濟(jì)效益，勢(shì)必放松廣泛的社會(huì)利用。這一問題涉及到許多傳統(tǒng)觀念的改變。檔案工作是一門科學(xué)，要掌握檔案的規(guī)律，以科學(xué)的精神辦事，才能使檔案工作較快地向現(xiàn)代化管理發(fā)展。

（四）加快高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，為現(xiàn)代化的檔案管理提供優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)， 還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)， 大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn)，把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。

三、結(jié)論

電子檔案是社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的產(chǎn)物，確保電子檔案管理的安全是新形勢(shì)下應(yīng)該關(guān)注的重大課題。通過不斷地研究、探索這方面的工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的不足，改進(jìn)電子技術(shù)措施，增加電子檔案的安全性，使檔案資源在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

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