基于Office 2016的移動(dòng)辦公

張娜娜 聶靜

● 引言

移動(dòng)辦公（3A辦公）是當(dāng)前高科技下全新的辦公模式，可以滿足用戶在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間處理工作和學(xué)習(xí)，打破了時(shí)間和空間的局限，協(xié)助用戶高效快捷的工作和學(xué)習(xí)。特別是Office 2016的云端共享、協(xié)同編輯和智能查找等功能，使用戶移動(dòng)辦公更加智能化和人性化。

● 移動(dòng)微課

微課已經(jīng)加入到現(xiàn)代教育的豪華套餐。下面筆者以實(shí)驗(yàn)中學(xué)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)“童裝市場(chǎng)調(diào)查”，并制作一個(gè)簡(jiǎn)單的微課為例，介紹Office 2016的相關(guān)功能。

1.云端共享

實(shí)驗(yàn)中學(xué)八年級(jí)的學(xué)生要在暑期舉行“童裝市場(chǎng)調(diào)查”社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，學(xué)校要求以微課的形式進(jìn)行匯報(bào)。八年級(jí)一班的學(xué)生每三人分成一個(gè)小組，分別對(duì)五個(gè)區(qū)域的市場(chǎng)展開(kāi)調(diào)查，調(diào)查后把銷售數(shù)據(jù)、品牌故事和品牌簡(jiǎn)介錄入Excel 2016，然后通過(guò)云端共享數(shù)據(jù)，進(jìn)行比較和分析，并選出一家童裝店展開(kāi)剖析，要求用圖表顯示每個(gè)季度、每個(gè)月和每周的銷量。

張小美同學(xué)的學(xué)習(xí)小組通過(guò)投票選出金水區(qū)OK潮童館為代表，組長(zhǎng)張小美把任務(wù)分工表共享到云端，分工制作“OK潮童館市場(chǎng)調(diào)查”微課。

2.Tell me

李一通過(guò)云端共享得知自己的任務(wù)是“制作品牌故事和品牌簡(jiǎn)介頁(yè)面”，具體操作步驟如下：

①通過(guò)云端找到調(diào)查時(shí)共享的文檔，在文檔的“Tell me”搜索框輸入“查找”，在左側(cè)導(dǎo)航窗口分別輸入“品牌簡(jiǎn)介”“品牌故事”，選擇所需的品牌故事和品牌簡(jiǎn)介，并下載OK潮童館的LOGO；

②打開(kāi)PPT 2016，制作品牌簡(jiǎn)介頁(yè)面，添加文字和LOGO后，選中需要添加動(dòng)畫(huà)的文字和圖片，使用PPT 2016的新功能“Tell me”，在搜索框中輸入“動(dòng)畫(huà)”，調(diào)出動(dòng)畫(huà)窗格，然后給文字和圖片添加動(dòng)畫(huà)，使版面多樣化和生動(dòng)化，品牌故事頁(yè)面操作方法同上；

③把做好的PPT 2016共享到云端，如果同時(shí)制作，可以運(yùn)用共同編輯。

3.樹(shù)狀圖表

趙凡同學(xué)負(fù)責(zé)圖表制作版面，圖表要求體現(xiàn)出季度、月份和周銷量，為了清晰地分析每季度、每月和每周的銷售情況，趙凡想到PPT 2016在原有圖表的基礎(chǔ)上新增了可視化圖表（樹(shù)狀圖、旭日?qǐng)D、直方圖、箱形圖、瀑布圖），那么，這些圖表到底是什么呢？又如何使用呢？他想嘗試用在此案例上。

通過(guò)查閱資料，趙凡得知樹(shù)狀圖常用于展示數(shù)據(jù)所占比例和數(shù)據(jù)之間的層級(jí)關(guān)系，數(shù)據(jù)的大小用矩形所占面積表示，以O(shè)K潮童館銷量記錄為例，銷售數(shù)據(jù)如下表所示。

①在“Tell me”搜索框中輸入“圖”或“圖表”，選擇“添加圖表”，選擇“樹(shù)狀圖”，單擊確定；

②單擊新插入的“樹(shù)狀圖”編輯數(shù)據(jù)，即可看到12個(gè)不同色塊的矩形，每一個(gè)矩形代表一個(gè)月銷量；

③根據(jù)需求可以調(diào)整色塊的顏色和美化圖表，并修改圖表標(biāo)題為“OK潮童館銷量記錄”；

④選擇“設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)簽格式”，在“標(biāo)簽選項(xiàng)”下的菜單中勾選“值”，可以實(shí)現(xiàn)把每個(gè)月的銷量數(shù)據(jù)顯示出來(lái)。

如果在上頁(yè)表的基礎(chǔ)上增加季度，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把季度識(shí)別為母層級(jí)，圖表會(huì)根據(jù)季度分為四種色塊，每一個(gè)大的色塊內(nèi)根據(jù)月份再進(jìn)行細(xì)分，從而可以清晰地看出每個(gè)季度以及每個(gè)月的銷售情況。但是，如果在此基礎(chǔ)上再增加周銷量，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)周數(shù)據(jù)顯示不完全或者根本不顯示，那么樹(shù)狀圖的優(yōu)勢(shì)就凸顯不出來(lái)，而旭日?qǐng)D可以很好地解決此問(wèn)題，旭日?qǐng)D看起來(lái)像南丁格爾玫瑰圖，從環(huán)形的內(nèi)側(cè)向外側(cè)，逐層進(jìn)行細(xì)分，根據(jù)需求可分N層。最后，趙凡同學(xué)完成后共享到云端。

4.墨跡公式

張小美同學(xué)負(fù)責(zé)最后的校驗(yàn)，她通過(guò)PPT 2016提供的新功能“墨跡公式”（可以滿足我們隨時(shí)隨地書(shū)寫(xiě)公式，書(shū)寫(xiě)后PPT 2016會(huì)自動(dòng)識(shí)別公式，并轉(zhuǎn)換成文本，如果書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤，可以擦除和更正），把PPT文檔的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的正確性。最后，排好數(shù)據(jù)分析和結(jié)束版面，整體美化后通過(guò)“Tell me”調(diào)出“屏幕錄制”。

5.屏幕錄制

錄制是微課至關(guān)重要的一步，PPT 2016新增加的屏幕錄制功能更加人性化，具體操作如下：

①開(kāi)始錄制：選擇錄制區(qū)域，單擊“錄制”按鈕，3、2、1后開(kāi)始錄制；

②錄制過(guò)程：錄制的過(guò)程中可以選擇“暫?！被颉巴Ｖ埂?；

③快捷鍵操作：開(kāi)始錄制——微標(biāo)鍵+Shift+R，結(jié)束錄制——徽標(biāo)鍵+Shift+Q。

● 移動(dòng)辦公

Office 2016新功能“跨設(shè)備”結(jié)合云端共享、協(xié)同編輯和Outlook，可以更好地幫我們實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，從個(gè)人PC到平板電腦再到移動(dòng)電話，任何設(shè)備上的用戶都可以實(shí)現(xiàn)編輯、審閱、演示和分析Office文檔，完全不用擔(dān)心設(shè)備不兼容的問(wèn)題。下面筆者以一位教師的移動(dòng)辦公為例，介紹Office 2016的相關(guān)功能。

一天早上，實(shí)驗(yàn)中學(xué)張老師正在準(zhǔn)備專業(yè)剖析，突然接到學(xué)校通知需要外出開(kāi)會(huì)，因?yàn)橄挛缧枰辖粚I(yè)剖析數(shù)據(jù)，于是她通過(guò)云端共享了未完成的文檔。公車上，張老師通過(guò)云端在平板電腦上繼續(xù)未完成的工作，備課過(guò)程中她遇到以下問(wèn)題。

1.尋找菜單

張老師打開(kāi)未完成的專業(yè)剖析，按照下面的方法插入了所使用教材的圖片：

①在“Tell me”搜索框中輸入“圖片”，在下拉菜單中選擇“插入圖片”；

②在“插入圖片”對(duì)話框中，通過(guò)正確的路徑找到所需教材圖片；

③點(diǎn)擊“插入”，放到合適位置。

2.查詢資料

張老師在編輯的過(guò)程中，想查詢?nèi)珖?guó)各地使用的多版本的八年級(jí)英語(yǔ)教材，以用來(lái)與自己使用的英語(yǔ)教材做分析和比較，她記得在“基于Bing的智能查找”中學(xué)到可以直接在Word 2016中直接實(shí)現(xiàn)，不用切換到網(wǎng)頁(yè)查詢，于是她執(zhí)行了如下操作步驟：

①在編輯的Word文檔中選擇“八年級(jí)英語(yǔ)教材”；

②在“Tell me”中輸入“智能查找”，從下拉菜單中選擇“智能查找”；

③可以從右側(cè)的導(dǎo)航窗口得到和“八年級(jí)英語(yǔ)教材”相關(guān)的查找結(jié)果。

3.復(fù)雜圖表

在專業(yè)剖析的過(guò)程中，張老師想剖析八年級(jí)周測(cè)試、月測(cè)試和季度測(cè)試的英語(yǔ)成績(jī)，常規(guī)的圖表無(wú)法清晰地凸顯規(guī)律，她采用了如下操作步驟：

①在Excel 2016或PPT 2016的“Tell me”搜索框中輸入“圖表”，選擇“添加圖表”；

②插入“旭日?qǐng)D”，根據(jù)需求選擇數(shù)據(jù)，即可得到層次分明的八年級(jí)數(shù)據(jù)分析圖。

● 結(jié)語(yǔ)

Office 2016的新增功能實(shí)現(xiàn)了與用戶同行。從辦公室到咖啡廳，從學(xué)校到住所，它可以滿足用戶在任何設(shè)備、任何地方與領(lǐng)導(dǎo)、朋友、同事和家人時(shí)刻保持聯(lián)系，同樣可以滿足用戶與項(xiàng)目、文檔和課件實(shí)現(xiàn)云端共享和協(xié)同工作。