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    高校內(nèi)部會計控制體系建設(shè)研究

    2016-09-10 12:36:11李雄平毛珮黃梅湯曉倩
    經(jīng)濟(jì)師 2016年1期
    關(guān)鍵詞:預(yù)算控制審計內(nèi)部控制

    李雄平 毛珮 黃梅 湯曉倩

    摘 要:內(nèi)部控制體系建設(shè)是高校財務(wù)制度建設(shè)的重要組成部分。文章通過分析我國高校內(nèi)部會計控制的意義及必要性,針對當(dāng)前一些高校內(nèi)部管理不嚴(yán)、內(nèi)部控制欠缺和財務(wù)管理水平不高的現(xiàn)狀,以云南農(nóng)業(yè)大學(xué)為例進(jìn)行分析,對高校如何構(gòu)建內(nèi)部控制體系進(jìn)行研究,并提出具體高校內(nèi)部控制的方法及措施,完善內(nèi)部控制會計制度,對加快高校內(nèi)部控制體系的建設(shè)、推動高校內(nèi)部控制實踐的發(fā)展均有著重要的意義。

    關(guān)鍵詞:高校 內(nèi)部控制 審計 預(yù)算控制

    中圖分類號:F234 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

    文章編號:1004-4914(2016)01-160-03

    一、我國高校內(nèi)部會計控制意義及必要性

    “科學(xué)發(fā)展觀,第一要義是發(fā)展,核心是以人為本,基本要求是全面協(xié)調(diào)可持續(xù),根本方法是統(tǒng)籌兼顧。”按照財政部《內(nèi)部會計控制規(guī)范──基本規(guī)范(試行)》關(guān)于“內(nèi)部會計控制”的描述,從高校財務(wù)管理工作的實際出發(fā),我們認(rèn)為,高校內(nèi)部會計控制是指高等學(xué)校為了提升會計信息工作質(zhì)量,維護(hù)學(xué)校財產(chǎn)的安全、完整,保證相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章的有效貫徹執(zhí)行,完善法人治理結(jié)構(gòu)、建立現(xiàn)代大學(xué)制度和實現(xiàn)高校持續(xù)發(fā)展等而制定的方法和措施。《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》提出了“加強(qiáng)學(xué)校財務(wù)會計制度建設(shè),完善經(jīng)費使用內(nèi)部稽核和內(nèi)部控制制度”、“防范高校財務(wù)風(fēng)險”的要求。學(xué)校如何從科學(xué)發(fā)展的角度和從源頭上預(yù)防腐敗的高度貫徹好《綱要》,完善財務(wù)制度建設(shè)、防范風(fēng)險、確保資金和財產(chǎn)安全、促進(jìn)學(xué)??沙掷m(xù)發(fā)展,這是新的歷史條件下加強(qiáng)高校內(nèi)部會計控制建設(shè)提出的要求。高校內(nèi)部會計控制的建設(shè)顯得極為迫切,主要表現(xiàn)在以下兩個方面:

    1.高校要持續(xù)發(fā)展必須有完善的內(nèi)部會計控制制度作保障。隨著高等教育體制改革的不斷深化,以前那種僅僅依靠財政撥款維持運(yùn)轉(zhuǎn)已不能適應(yīng)當(dāng)今學(xué)校發(fā)展的需要,高校不得不想辦法多渠道、全方位地籌集資金。隨著高校辦學(xué)自主權(quán)的不斷擴(kuò)大,在正常的教學(xué)科研活動外,學(xué)校還參與投資和興辦企業(yè)等經(jīng)濟(jì)活動,但高校內(nèi)控制度的建設(shè)卻不適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展。

    2.高校要保證財產(chǎn)安全、杜絕營私舞弊,內(nèi)部會計控制建設(shè)是必不可少的。為適應(yīng)高等教育改革不斷深化的需要,近年來,部分高校紛紛向規(guī)模化方向發(fā)展,在辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大的進(jìn)程中,不同程度出現(xiàn)了會計信息失真,財務(wù)收支混亂的情況,一些高校還發(fā)生了一些經(jīng)濟(jì)犯罪問題。這類現(xiàn)象的發(fā)生都是由于單位內(nèi)部會計控制的不健全造成的,因此健全內(nèi)部會計控制制度,對物資的采購、計量、驗收等環(huán)節(jié)進(jìn)行必要的制約,營私舞弊的現(xiàn)象就可能得到有效控制。

    二、高校內(nèi)部會計控制的特點和存在的問題

    在我國高校內(nèi)部會計與企業(yè)內(nèi)部會計有著明顯的區(qū)別,具有自己獨特的一面,我們在研究與制定高校內(nèi)部會計控制體系的基礎(chǔ)上必須先了解高校的特點,做到因地制宜、具體問題具體分析。

    高校會計核算流程,以云南農(nóng)業(yè)大學(xué)會計核算流程圖為例可以表述為:

    通過上圖可以了解到云南農(nóng)業(yè)大學(xué)會計核算流程,也是大部分高校的會計核算流程最主要的形式,包括預(yù)算管理、資金收支、資產(chǎn)核對以及事后分析。高校會計核算的特點決定了其內(nèi)部控制的主要特點為:

    1.內(nèi)控范圍上的廣泛性。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,學(xué)校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)除了財務(wù)上的具體收支業(yè)務(wù)以外,還涉及到了預(yù)算編制、基本建設(shè)、物資采購、資產(chǎn)管理等方面,高校內(nèi)部控制的范圍在不斷延伸,涉及到“財”的內(nèi)容,全部應(yīng)當(dāng)包括到高校的內(nèi)部控制的內(nèi)容中去。

    2.內(nèi)控內(nèi)容上的復(fù)雜性。首先,高校經(jīng)濟(jì)活動不斷多元化,既有從事教學(xué)、科研活動的單位,又有從事服務(wù)性、經(jīng)營性的實體;其次,高校經(jīng)費來源出現(xiàn)由單一化向多元化方面的發(fā)展,除政府撥款外,還包含提供教育勞務(wù)取得的學(xué)雜費和培訓(xùn)費等教育事業(yè)收入;開展科技服務(wù)、科技咨詢及研發(fā)活動取得的服務(wù)收入;還有的學(xué)校具有經(jīng)營收入、校辦產(chǎn)業(yè)收入、捐贈收入等。高校的經(jīng)濟(jì)活動包括預(yù)算管理、財務(wù)收支、物資采購、后勤保障、籌融資、投資和基建等方面,核算內(nèi)容逐步增多,包含事業(yè)單位會計、基建會計、企業(yè)會計等。因此,高校的內(nèi)部控制有一定的復(fù)雜性。

    3.內(nèi)控目標(biāo)的多元趨勢。隨著學(xué)校各項改革的不斷深化,內(nèi)部控制不僅要維護(hù)資產(chǎn)安全、保證會計信息的真實完整,還與物資釆購、籌融資、基本建設(shè)等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的合法合規(guī)相關(guān),高校作為非盈利的事業(yè)單位,有非營利性的一面,加之高校具有科研、教學(xué)并重的特點,高校內(nèi)部控制的目標(biāo)還應(yīng)當(dāng)包括結(jié)合自身管理和提供服務(wù)的環(huán)境,加強(qiáng)自身管理的能力,通過建立內(nèi)控機(jī)制,努力提高教學(xué)科研以及管理的成效,通過以上分析,可以看出高校內(nèi)部控制目標(biāo)具有多元化的特點。

    結(jié)合現(xiàn)行高校復(fù)雜的會計核算業(yè)務(wù)實際,高校內(nèi)部會計控制的不斷更新變得越來越重要,但現(xiàn)狀卻是不能夠跟上業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,以致出現(xiàn)了很多急待解決的問題:

    第一,部分高校管理人員缺乏風(fēng)險意識。大部分高校沒有設(shè)立專門的風(fēng)險評估機(jī)制。但是隨著高校的不斷發(fā)展,資金來源的途徑增多,由于學(xué)生人數(shù)不斷增加,學(xué)校不得不增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),很多高校出現(xiàn)向銀行貸款的情況。由于高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏風(fēng)險意識,存在依賴政府還款的思想,一旦出現(xiàn)資金鏈斷裂,發(fā)生財務(wù)危機(jī),會對學(xué)校整體發(fā)展產(chǎn)生不同程度的影響。

    第二,領(lǐng)導(dǎo)層缺乏會計控制意識。教育法規(guī)定,高校作為獨立的法人實體,校長應(yīng)當(dāng)對學(xué)校的財務(wù)工作承擔(dān)責(zé)任,對于具備條件的高校,要設(shè)置總會計師,協(xié)助校長管理學(xué)校的財經(jīng)工作。由于大部分高校領(lǐng)導(dǎo)特別是決策層負(fù)責(zé)人,對單位內(nèi)部會計控制的重要性認(rèn)識不夠,雖然建立了校長負(fù)責(zé)財務(wù)的工作機(jī)制,但沒有建立總會計師制度。由于沒有總會計師協(xié)助校長管理財務(wù),學(xué)校內(nèi)部控制在一定程度上存在隱患,不便于高校財務(wù)工作的開展。

    第三,會計基礎(chǔ)工作薄弱。由于各方面的原因,部分高校經(jīng)常更換財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、會計主管人員,造成會計主管人員對本單位業(yè)務(wù)不熟悉,尤其是,整體會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,必然導(dǎo)致會計基礎(chǔ)工作的弱化。有的高校人員分工及設(shè)置,沒有按照有行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范的原則進(jìn)行,導(dǎo)致監(jiān)督工作和制約機(jī)制不到位,如:有的高校會計人員既擔(dān)任會計職務(wù)又兼任稽核職務(wù),不符合會計人員崗位設(shè)置的不相容原則,違背了會計工作的要求,財務(wù)監(jiān)督形同虛設(shè),進(jìn)而造成會計信息不實。

    第四,單位內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理,職能發(fā)揮受限。目前,大部分高校都設(shè)置了內(nèi)審部門,但是由于它是屬于輔助高校內(nèi)部管理的機(jī)構(gòu),不能很好地發(fā)揮監(jiān)督、保障高校安全運(yùn)行特別是內(nèi)部會計安全運(yùn)行的作用。在行政級別上,高校的審計部門與財務(wù)部門處于平級;部分高校的審計部門隸屬于紀(jì)委管理;也有的高校的審計部門隸屬于財務(wù)部門。審計部門不能獨立開展工作,受到各方因素的制約和影響,而且工作的獨立性不夠,一定程度上不能正常發(fā)揮其審計職能作用。

    第五,資金籌集渠道不多,投資意識不強(qiáng),不重視資產(chǎn)的管理。當(dāng)前,我國高校大部分依靠國家財政撥款的支持,籌資渠道不多,高校擴(kuò)招則要求高校在基本建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施投入、教學(xué)設(shè)備、引進(jìn)人才等方面有雄厚的資金作為保障,因此加大籌集資金力度,吸收社會資金尤為迫切。一些高校僅重視學(xué)生學(xué)費、住宿費的收取問題,但對于基建投資、創(chuàng)辦企業(yè)等考慮不夠。對資金實際需要量的預(yù)計和控制、不同貨幣資金存放形態(tài)及轉(zhuǎn)換以降低資金成本等方面的管理重視不夠;與此同時,對教科設(shè)備、行政后勤設(shè)備以及購入的辦公家具等管理不到位,損失浪費現(xiàn)象不同程度的存在。

    最后,管理手段的信息化程度不高。與大中型企業(yè)相比,高校信息化建設(shè)滯后,特別在與其他部門相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)上不能很好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享,各部門僅能用自己的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析使用,使用效率不高,數(shù)據(jù)有誤等情況會時有發(fā)生。根據(jù)會計制度的要求以及提取數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面的考慮,高校會計信息化的建設(shè)顯得十分必要。

    三、高校內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀

    根據(jù)云南農(nóng)業(yè)大學(xué)會計核算流程圖可以得出會計控制是圍繞著這個業(yè)務(wù)流程來操作,目前云南農(nóng)業(yè)大學(xué)的財務(wù)處的職責(zé)是根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃,統(tǒng)一編制學(xué)校綜合財務(wù)收支預(yù)算和決算,對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行控制與管理,并制定全校的財務(wù)、會計工作制度,對學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督,完成會計核算工作,記錄財務(wù)信息、編制并報送財務(wù)報表。財務(wù)處配備1名處長,2名副處長,同時設(shè)有學(xué)生收費辦公室(4人)、計劃管理科(4人)、會計核算科(10人)和財務(wù)管理科(2人)四個職能科室,主要承擔(dān)著學(xué)校預(yù)算、會計核算、工資、公積金、學(xué)費、個人所得稅、收費項目申報、基建會計、工會會計和投融資等財務(wù)管理工作。現(xiàn)以收支、預(yù)算、籌資與投資三個方面進(jìn)行內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析:

    1.收支內(nèi)部控制方面。

    首先,云南農(nóng)業(yè)大學(xué)(以下簡稱“農(nóng)大”)實行了庫存現(xiàn)金流入及流出的控制,每天現(xiàn)金支出業(yè)務(wù)量平均不超過10筆,庫存現(xiàn)金上10萬及時存入銀行,同時在會計核算科科長的監(jiān)督下安排固定人員每天盤點庫存現(xiàn)金,定期核實學(xué)校的銀行存款余額,將其與銀行存款日記賬核對,并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。學(xué)生收費辦公室主要管理學(xué)生學(xué)費、住宿費等收取方式及收繳情況。對校內(nèi)學(xué)費、住宿費等的收取采用銀行卡繳納、網(wǎng)上銀行繳納和現(xiàn)金繳納三種方式,銀行卡繳納及網(wǎng)上銀行繳納以取到銀行對賬單后由會計核算科出賬,而現(xiàn)金繳納則當(dāng)日出賬進(jìn)行結(jié)算,直接控制現(xiàn)金支出情況。

    其次,各部門創(chuàng)收、辦班等收費制度及執(zhí)行情況。對于以學(xué)校名義舉辦的培訓(xùn)班、短訓(xùn)班等,一般由舉辦培訓(xùn)的部門進(jìn)行操作,但缺乏相應(yīng)的管理制度進(jìn)行規(guī)范。對收費項目和收費標(biāo)準(zhǔn)是否合規(guī)、票據(jù)的開具是否規(guī)范,培訓(xùn)費是否及時上繳缺乏統(tǒng)一管理,不利于學(xué)校管理以及財務(wù)處對其進(jìn)行賬務(wù)核對。

    第三,資金支付的授權(quán)審批控制:

    部門預(yù)算經(jīng)費:

    科研經(jīng)費:

    其他專項經(jīng)費:

    以上各類經(jīng)費一次性金額在10萬元以上(含10萬元)的須報分管校領(lǐng)導(dǎo)審批,一次性金額在50萬元以上(含50萬元)的,先報分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后,再報校長或分管財務(wù)工作的校領(lǐng)導(dǎo)審批。

    2.預(yù)算內(nèi)部控制方面。財務(wù)處計劃管理科按照“量入為出、收支平衡”的原則編制校級預(yù)算、嚴(yán)格實行預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整的內(nèi)部控制制度。每年年終由計劃管理科對學(xué)校的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析,將實際執(zhí)行數(shù)與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較,查找原因,形成書面的報告,報送學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

    學(xué)校未對預(yù)算制定、執(zhí)行等進(jìn)行考核,部分學(xué)院(部門)從本部門的利益出發(fā),不能根據(jù)實際情況來編制本部門的預(yù)算,預(yù)算編制不準(zhǔn)確,尤其是建設(shè)項目中維修支出預(yù)算的編制,沒有嚴(yán)格按照工程定額來編制,沒有認(rèn)真細(xì)致的實地考察,在編制預(yù)算前缺乏實際的調(diào)查研究,導(dǎo)致資金使用效率不高。

    四、籌資與投資控制方面

    1.目前高?;I資主要是通過銀行貸款,用于建設(shè)項目,舉借債務(wù)的流程是:會計核算科把目前舉債情況核實,并通過與預(yù)算經(jīng)費核對后分析計算所需舉借金額,上報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意后,聯(lián)系多家銀行洽談,簽訂借款合同。由會計科進(jìn)行貸款的核算和日常的管理(詳見下表):

    由上表可以看出會計核算科對農(nóng)大的整體資金做出了詳細(xì)的計劃并且計劃好銀行貸款余額以及還貸計劃,但僅僅是把學(xué)校發(fā)生數(shù)列在表上,每個季度或者年終未對整個籌資及投資作投資回報率的計算,并進(jìn)一步對項目進(jìn)行評估以及資金使用率的計算。同時,學(xué)校因為設(shè)立的監(jiān)察審計處未能對資金需求計劃、審批程序、籌資的合同及資金使用情況等進(jìn)行審計,由于依靠政府還款,因而學(xué)校在籌資方面沒有制定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。

    2.隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模的不斷發(fā)展,其投資主要是學(xué)校的建設(shè)項目,投資的流程是:基建項目由基建處提出建設(shè)方案,其他項目分別由相應(yīng)的職能部門提出,學(xué)校黨委會研究決定后,實施投資建設(shè)項目,財務(wù)處負(fù)責(zé)資金籌措。由于沒有相關(guān)機(jī)制反映投資后的收益,在投資后的風(fēng)險以及收益未能及時評估。

    五、提出操作性強(qiáng)的控制方法,完善內(nèi)控會計制度

    通過對云南農(nóng)業(yè)大學(xué)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析,我們發(fā)現(xiàn)單位在內(nèi)部控制中存在問題,經(jīng)濟(jì)活動存在一定程度的風(fēng)險,由于學(xué)校屬于事業(yè)單位,應(yīng)根據(jù)2012年財政部頒布的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》對經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險進(jìn)行防范,完善單位內(nèi)部控制制度,構(gòu)建學(xué)校內(nèi)部控制框架體系。規(guī)范中明確提出了事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)從風(fēng)險評估、單位層面內(nèi)部控制、業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制以及監(jiān)督與評價四個方面著手:

    1.該規(guī)范中有關(guān)單位層面內(nèi)部控制的規(guī)定,對組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和保障措施的完善提出具體的要求。第十三條“單位應(yīng)當(dāng)單獨設(shè)置內(nèi)部控制職能部門或者確定內(nèi)部控制牽頭部門,負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)部控制工作?!逼浜诵木褪菍C(jī)構(gòu)設(shè)置提出要求,要求單位獨立設(shè)立內(nèi)部控制部門,在現(xiàn)階段,學(xué)校內(nèi)部設(shè)立的紀(jì)委、監(jiān)察審計處是合署辦公,僅僅有4名工作人員,審計部門由于人員編制較緊和工作人員不夠,對學(xué)校各部門監(jiān)督做的不夠,因此應(yīng)該增加審計工作人員,強(qiáng)化審計部門的獨立性及執(zhí)行力度。

    2.按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》中的規(guī)定“單位應(yīng)當(dāng)建立經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險評估機(jī)制”,“開展風(fēng)險評估應(yīng)當(dāng)成立風(fēng)險評估工作小組”,還提出了風(fēng)險評估分為單位層面和業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險評估。因此農(nóng)大在風(fēng)險評估方面也應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定,成立學(xué)校的風(fēng)險評估工作領(lǐng)導(dǎo)小組,分別對學(xué)校組織機(jī)構(gòu)與保障措施、控制活動進(jìn)行定期或不定期的風(fēng)險評估。

    3.農(nóng)大應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范要求,建立健全內(nèi)部控制監(jiān)督與評價制度,明確各相關(guān)部門或崗位在內(nèi)部控制監(jiān)督中的職責(zé)權(quán)限,規(guī)定內(nèi)部控制監(jiān)督的程序和要求,對內(nèi)部控制建立與實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查和評價。根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》和農(nóng)大內(nèi)部控制的實際情況,加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險防范,應(yīng)當(dāng)從風(fēng)險評估、組織機(jī)構(gòu)與保障措施、控制活動、監(jiān)督與評價四個方面構(gòu)建學(xué)校的內(nèi)部控制的框架體系。

    4.必須提高各級領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)部會計控制意識。《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范》規(guī)定:“本單位內(nèi)部會計控制的建立健全及有效實施由本單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)”。因此,我們可以得出結(jié)論:校長是學(xué)校內(nèi)部會計控制的責(zé)任主體。校長必須落實好這一責(zé)任,就需要各級領(lǐng)導(dǎo)同心協(xié)力、共同遵守。因此,提高高校領(lǐng)導(dǎo)人員,包括各中層部門負(fù)責(zé)人對內(nèi)部會計控制重要性的認(rèn)識,顯得非常重要。學(xué)校要對各級干部開展法律法規(guī)、財經(jīng)制度等方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn),加強(qiáng)對個人道德觀、價值觀、人生觀或世界觀等方面的教育,讓他們體會到加強(qiáng)內(nèi)部會計控制工作的好處,從而自覺貫徹落實好內(nèi)部會計控制制度。

    5.強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行控制,在制定出合理的經(jīng)費預(yù)算后,要重點監(jiān)控財務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況。各部門應(yīng)在下達(dá)預(yù)算指標(biāo)的基礎(chǔ)上,積極組織收入、合理安排支出,在預(yù)算規(guī)定的范圍內(nèi)開展業(yè)務(wù)活動。財務(wù)人員辦理業(yè)務(wù)時,要及時了解預(yù)算執(zhí)行情況,對于不按預(yù)算支出進(jìn)度花錢的行為,要及時提醒;發(fā)現(xiàn)超預(yù)算執(zhí)行的事項,要拒絕辦理。追加部門經(jīng)費時,必須嚴(yán)格按照有關(guān)程序進(jìn)行報批。此外,高校還應(yīng)該賦予各個部門的負(fù)責(zé)人相應(yīng)的權(quán)利和義務(wù),保證對他們各自應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)的經(jīng)濟(jì)活動能夠按照合理的程序進(jìn)行辦理。

    參考文獻(xiàn):

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    (作者單位:云南農(nóng)業(yè)大學(xué) 云南昆明 650201)

    (責(zé)編:呂尚)

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