儀器設(shè)備購置及合同查詢系統(tǒng)應(yīng)用

王　正, 王剛剛, 蔣　瞻, 吳林根

(1. 南京林業(yè)大學 實驗室與基地建設(shè)管理處, 江蘇 南京　210037;2. 南京林業(yè)大學 機械電子工程學院, 江蘇 南京　210037)

?

儀器設(shè)備購置及合同查詢系統(tǒng)應(yīng)用

王正1, 王剛剛2, 蔣瞻1, 吳林根1

(1. 南京林業(yè)大學 實驗室與基地建設(shè)管理處, 江蘇 南京210037;2. 南京林業(yè)大學 機械電子工程學院, 江蘇 南京210037)

為了提高我國高校儀器設(shè)備采購的透明度,提供更便捷、更優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù),以南京林業(yè)大學開發(fā)的“儀器設(shè)備購置及合同查詢系統(tǒng)”為例,介紹其技術(shù)路線、總體設(shè)計及其各模塊的主要功能和操作實現(xiàn)。用戶可通過該系統(tǒng)實時查詢儀器設(shè)備的購置進度、合同維保信息、收到儀器設(shè)備維保截止期的短信提醒,以及實時查看統(tǒng)計數(shù)據(jù)。這為規(guī)范高校的儀器設(shè)備管理工作、提升儀器設(shè)備采購的基礎(chǔ)性信息化水平具有一定的參考價值。

采購信息化系統(tǒng)； 設(shè)備管理； 軟件開發(fā)

儀器設(shè)備管理工作是高校固定資產(chǎn)管理的重中之重,對優(yōu)化資源配置、保障資產(chǎn)安全、提高使用效益、促進整體管理、保障學?？沙掷m(xù)發(fā)展具有重大意義[1-3]?！笆濉币詠?國家對教育事業(yè)投資力度加大,全國各高校購置儀器設(shè)備的數(shù)量大幅度增加。在高校儀器設(shè)備的采購流程中,有申報、審批、采購、簽合同、驗收、維保等一系列環(huán)節(jié),有大量的數(shù)據(jù)需要處理、統(tǒng)計和分析[4]。如果學校設(shè)備管理部門仍沿用傳統(tǒng)的以手工為主的設(shè)備管理方式,將難以承受儀器設(shè)備采購及合同管理工作的巨大壓力。

2013年,南京林業(yè)大學率先在江蘇省高校中開發(fā)了一套“儀器設(shè)備購置及合同查詢系統(tǒng)”,通過兩年多的實際應(yīng)用,收效顯著。該系統(tǒng)的投入使用,增加了學校儀器設(shè)備采購工作的透明度,提高了服務(wù)質(zhì)量。用戶既可根據(jù)其權(quán)限實時查詢儀器設(shè)備的購置進度、合同維保信息,也能收到儀器設(shè)備維保截止期的短信提醒,還能實時查看統(tǒng)計數(shù)據(jù)?！皟x器設(shè)備購置及合同查詢系統(tǒng)”對于規(guī)范設(shè)備管理工作、提升儀器設(shè)備采購的基礎(chǔ)性信息化管理水平具有一定的參考價值[5]。

1　高校儀器設(shè)備購置及合同管理現(xiàn)狀

在管理制度建設(shè)方面,有些高校還缺乏行之有效的儀器設(shè)備管理制度,在儀器設(shè)備管理中存在賬務(wù)不清、移交不清、產(chǎn)權(quán)不清現(xiàn)象；也有的高校管理制度落實不到位。另外,部分高校對儀器設(shè)備的購置缺乏科學性和計劃性,對儀器設(shè)備的購置缺乏有效的監(jiān)管機制,存在重復(fù)購置、儀器設(shè)備利用率低的問題[6]。

為了加強對高校儀器設(shè)備的管理,很多高校自行開發(fā)了儀器設(shè)備管理系統(tǒng)[7],例如上海交通大學、復(fù)旦大學、山東大學和武漢大學等國家重點大學均使用儀器設(shè)備管理系統(tǒng)進行儀器設(shè)備的日常管理工作；而一般高校則較多使用北京化工大學開發(fā)的“高校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)”。由于國內(nèi)大部分高校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)使用的是單機形式,主要以統(tǒng)計功能為主,缺乏對儀器設(shè)備購置實時查詢、統(tǒng)計數(shù)據(jù)查詢、合同維保時間查詢以及維保到期前短信提醒等綜合管理功能。

2　儀器設(shè)備購置及合同查詢系統(tǒng)的總體設(shè)計

南京林業(yè)大學儀器設(shè)備購置及合同查詢系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮脑O(shè)計方法,在Windows平臺下實現(xiàn)。該系統(tǒng)軟件是運用C#.net網(wǎng)絡(luò)化編程語言,并基于Dreamweaver和面向?qū)ο蟪绦蛟O(shè)計語言Visual studio C#的在線數(shù)據(jù)錄入處理程序。

軟件需求分析是軟件工程中的關(guān)鍵過程。通過需求分析,在建立一個新的系統(tǒng)或者改變一個現(xiàn)有的系統(tǒng)前,分析新系統(tǒng)的目的、范圍、定義和功能,明確用戶的需求,確定軟件設(shè)計的方向。本儀器設(shè)備購置及合同查詢系統(tǒng)主要用于存儲儀器設(shè)備采購合同的詳細信息,并能進行信息的查詢,為領(lǐng)導(dǎo)決策、合同執(zhí)行及數(shù)據(jù)統(tǒng)計提供方便快捷的信息資源。

在系統(tǒng)功能需求上,用戶要能夠提交儀器設(shè)備購置申請并報設(shè)備管理科審核,再上傳購置申請及其參數(shù)附件。審核通過后,由設(shè)備管理科科長安排采購流程,即針對國產(chǎn)和進口儀器設(shè)備和預(yù)算金額,分別選擇省招標采購、校內(nèi)招標和詢價采購等方式。采購?fù)瓿珊?由設(shè)備科負責上傳合同和大型儀器設(shè)備驗收報告。用戶既要通過本系統(tǒng)查詢自己相關(guān)儀器設(shè)備的采購進度和維保信息,還可接收所購置儀器設(shè)備的維保時間的短信提醒等信息。設(shè)備管理科作為全校的設(shè)備管理部門,不僅能查看本校所有購置儀器設(shè)備的合同和購置申請單等信息,而且能按經(jīng)費來源、按年份、按學科實時統(tǒng)計出各單位及各學科經(jīng)費的投入情況。

軟件的總體設(shè)計分為在線和后臺兩部分,其具體功能構(gòu)成如圖1所示,系統(tǒng)實現(xiàn)的流程如下。

首先,創(chuàng)建數(shù)據(jù)保存過程,為用戶提供數(shù)據(jù)錄入的途徑；其次,按照系統(tǒng)模塊創(chuàng)建C#主窗體和子窗體、工具欄和選單欄,添加必要控件以供編寫代碼；再次,編寫功能代碼,編寫各控件數(shù)據(jù)處理功能；最后,在程序編寫完成后,對整個系統(tǒng)進行測試,檢查系統(tǒng)運行中所存在的問題并修正。

圖1　軟件的總體設(shè)計框圖

3　系統(tǒng)的功能和應(yīng)用

按照本系統(tǒng)實現(xiàn)的功能要求,將其劃分為登錄模塊、角色功能選單配置模塊、數(shù)據(jù)錄入和短信發(fā)送模塊、數(shù)據(jù)匯總查詢模塊。

3.1登錄模塊

登錄模塊的功能是供用戶(普通用戶、分管設(shè)備處領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備科長、設(shè)備員、超級管理員、項目總經(jīng)費負責人、學科或子項目負責人、學科辦負責人、財務(wù)處人員)通過輸入賬號和密碼進行系統(tǒng)登錄。

3.2角色功能選單配置模塊

主要是由超級管理員為用戶配置功能選單,根據(jù)用戶角色類型賦予相應(yīng)的權(quán)限。

3.3數(shù)據(jù)錄入、短信發(fā)送及查詢模塊

數(shù)據(jù)錄入功能分為用戶購置申請的錄入、管理員賬號信息的錄入、預(yù)算表的導(dǎo)入以及部分審核意見的錄入。系統(tǒng)有根據(jù)用戶錄入的合同信息進行短信自動發(fā)送功能。系統(tǒng)保存用戶錄入的數(shù)據(jù),將其作為分析處理工作的依據(jù)。用戶錄入購置申請的模塊可為用戶錄入數(shù)據(jù)提供途徑,并定制購置申請表單。

管理員預(yù)算表導(dǎo)入模塊可為管理員(數(shù)據(jù)管理員,負責數(shù)據(jù)維護)導(dǎo)入年度預(yù)算表。管理員使用其賬號登錄系統(tǒng)后,選擇“流程管理”“預(yù)算表導(dǎo)入”“Excel導(dǎo)入”,選擇相應(yīng)的Excel數(shù)據(jù)文件,點擊“打開”,然后再點擊“導(dǎo)入”。如完成預(yù)算表的導(dǎo)入,系統(tǒng)提示“保存成功”。預(yù)算表導(dǎo)入頁面見圖2。

圖2　預(yù)算表導(dǎo)入頁面

短信發(fā)送及查詢模塊主要為設(shè)備管理員提供發(fā)送短信功能,其發(fā)送短信的對象是用戶經(jīng)辦人和用戶負責人。發(fā)送短信分為管理員手動發(fā)送和系統(tǒng)根據(jù)管理員設(shè)置的條件自動發(fā)送兩種方式。本模塊還提供短信發(fā)送記錄查詢功能,短信發(fā)送不論成功與否,均生成短信發(fā)送記錄,供管理員、用戶經(jīng)辦人及用戶負責人進行查詢。

3.4數(shù)據(jù)匯總查詢模塊

該模塊為系統(tǒng)用戶提供匯總查詢服務(wù)。數(shù)據(jù)查詢功能為用戶錄入的數(shù)據(jù)進行有效的統(tǒng)計和提醒。用戶可以通過導(dǎo)出功能,將查詢的結(jié)果保存為Excel文件。該模塊主要提供9種統(tǒng)計和查詢功能,分別是采購進度查詢、學科經(jīng)費統(tǒng)計、學科設(shè)備預(yù)算統(tǒng)計、合同統(tǒng)計、采購工作底單統(tǒng)計表、短信發(fā)送統(tǒng)計、質(zhì)保期到期情況統(tǒng)計、短信接收人合同統(tǒng)計和合同金額查詢。

圖3為用戶采購進度查詢頁面。頁面提供了多個條件的檢索字段,包括購置申請編號、項目名稱、申請單位、經(jīng)費來源、子項目來源、進口、當前流程狀態(tài)、經(jīng)辦人、設(shè)備員、進度反饋狀態(tài)等。

圖3　用戶采購進度查詢頁面

圖4為學科儀器設(shè)備預(yù)算統(tǒng)計頁面,該頁面可將預(yù)算經(jīng)費的具體使用項目(包括學科名稱、儀器設(shè)備名稱、型號規(guī)格、建議生產(chǎn)廠家、數(shù)量和預(yù)算經(jīng)費)統(tǒng)計列出。

在合同統(tǒng)計頁面,將經(jīng)費項目所有的合同以合同號為標志,列出所有的合同數(shù)據(jù)詳細內(nèi)容。點擊合同號,可以查看合同的具體內(nèi)容(合同號、合同名稱、使用單位、簽約日期、合同簽約單位、合同金額和經(jīng)費項目)和下載具體的合同文件。

在系統(tǒng)的采購工作底單統(tǒng)計表頁面,列出了預(yù)算金額和實際合同金額的對比。當設(shè)備科長審核設(shè)備購置合同后,用戶可以接收到自己購置設(shè)備的短信息。

合同金額統(tǒng)計查詢分為按所屬學院查詢和按經(jīng)費來源查詢兩種查詢方式,其中按經(jīng)費來源查詢方式如圖5所示。

圖4　學科設(shè)備預(yù)算統(tǒng)計頁面

圖5　按經(jīng)費來源統(tǒng)計頁面

4　結(jié)語

南京林業(yè)大學儀器設(shè)備購置和合同查詢系統(tǒng)極大地方便了設(shè)備采購管理工作[8-9]。該系統(tǒng)具有界面友好、清晰明了、使用簡單便捷、功能強大、權(quán)限配置靈活、數(shù)據(jù)安全性高等特點[10-11],實現(xiàn)了設(shè)備購置申請、采購、簽訂合同、驗收、維保時間提醒等全過程的網(wǎng)絡(luò)化管理,運行效果很好。該系統(tǒng)在實際運行中還需進一步完善[12-13],通過進一步加強與本校其他管理信息系統(tǒng)的結(jié)合,加大實現(xiàn)全校資源共享的力度,推動數(shù)字化校園建設(shè),為學校信息化建設(shè)工作提供更多基礎(chǔ)數(shù)據(jù),為用戶提供更便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[14-15]。

References)

[1] 賴蕓.高校儀器設(shè)備信息化管理體系的構(gòu)建[J].中國科技信息,2008(23):169-170.

[2] 杜守旭,劉繼亮,張大富,等.高校儀器設(shè)備效益考核導(dǎo)向的探討[J].實驗技術(shù)與管理,2007,24(3):145-147.

[3] 王正,郭秀清,吳林根,等.高校儀器設(shè)備采購進度查詢系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用[J].實驗室研究與探索,2014,33(10):283-287.

[4] 洪霞,韋須祥,周俊,等.提高高校大型儀器設(shè)備使用效率的對策研究[J].實驗技術(shù)與管理,2013,30(7):232-235.

[5] Westwick PJ， Hoddeson L. The national Labs:science in an American system(1947-1974)[M].Harvard University Press,2003,76-82.

[6] 張宇波,張媛,黃凱,等.高校儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)探索[J].實驗技術(shù)與管理,2013,30(3):224-226.

[7] 霍紅,賈建芳.實驗室儀器設(shè)備數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的開發(fā)[J].中國技術(shù)教育裝備,2004(4):3-5.

[8] 李愛華.高校儀器設(shè)備網(wǎng)絡(luò)化管理的現(xiàn)實性及實施[J].中國現(xiàn)代醫(yī)學雜志,2006,16(10):1598-1600.

[9] 熊憲.探索提高專業(yè)實驗儀器設(shè)備利用率的途徑[J].實驗技術(shù)與管理,2013,30(3):224-226.

[10] 王承明.基于軟件體系結(jié)構(gòu)的高校儀器設(shè)備采購管理系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息,2008(5):42-44.

[11] 寧萍,朱兆武,蔡敏.高校儀器設(shè)備管理的實踐與探索[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2009(4):167-168.

[12] 孫紹芳.高校校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的儀器設(shè)備與實驗室管理系統(tǒng)[J].中山大學學報:自然科學版,2001,40(3):50-55.

[13] 余泰,張玉霞,朱熙,等.現(xiàn)代信息處理視角下高校儀器設(shè)備管理信息化初探[J].中國教育信息化,2011(13):25-28.

[14] 崔德鳳,張永紅.高校儀器設(shè)備系統(tǒng)化管理的探索[J].中國電力教育,2011(14):23-24.

[15] 劉春林,張翔宇.新形勢下高校儀器設(shè)備科學管理探討[J].實驗室科學,2006,9(5):88-90.

Application of instruments & equipment purchasing and contract inquiring information system

Wang Zheng1, Wang Ganggang2, Jiang Zhan1, Wu Lingen1

(1. Management Office of Lab and Base construction, Nanjing Forestry University, Nanjing 210037,China;2. College of Mechanical and Electronical Engineering, Nanjing Forestry University, Nanjing 210037,China)

To improve overall transparency of the universities’ purchase of instruments and equipment,make sure to supply the convenient and high-quality service for universities users,this article takes a system called the purchase of instruments and equipment and the inquire of contract system developed by Nanjing Forestry University as an example, and introduces its technology path,overall design,main function and realization of each module.Users can inquire the purchasing progress of instruments and equipment,contact maintenance information,receive SMS alert on maintenance deadline at regular time and review relevant statistical data at real time finally.In conclusion,there are some reference values provided by the system to regulate the instruments and equipment management work of universities and improve the fundamental informationization level of instruments and equipment purchasing.

purchasing informationization system; equipment management; development of software

10.16791/j.cnki.sjg.2016.03.035

計算機技術(shù)應(yīng)用

2015- 10- 04修改日期:2015- 10- 09

南京林業(yè)大學2014年高等教育研究課題(2014C47)；南京林業(yè)大學實驗室與基地建設(shè)管理處基金資助

王正(1963—),男,江蘇南通,博士,高級工程師,碩士生導(dǎo)師,主要從事實驗室儀器設(shè)備的智能化管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用等實驗室管理工作.

E-mail:wangzheng63258@163.com

G647

A

1002-4956(2016)3- 0138- 04