室內(nèi)覆蓋工程設(shè)計項目溝通管理流程分析

文｜廣州集美組室內(nèi)設(shè)計工程有限公司 徐婕媛

引言

項目溝通管理是項目設(shè)計和施工過程中的基礎(chǔ)部分，同時也是最重要的環(huán)節(jié)，溝通管理的質(zhì)量將會直接影響整個項目的進程。高質(zhì)量的項目溝通管理工作能夠保障項目設(shè)計和施工過程中對相關(guān)信息的合理收集和傳輸。溝通是成功的基礎(chǔ)，其貫穿整個項目。在實際工作中，大型室內(nèi)覆蓋工程設(shè)計項目通常具有突出的一致性、獨特性和臨時性特征。其中一致性特征要求所有參與項目設(shè)計和實施的人員在項目開始之前進行有效的溝通，保證項目目標的一致性；獨特性特征主要是項目參與人員通過充分余，分析項目的特點和設(shè)計、實施方案，來保證整個項目設(shè)計和實施的合理性；組織的臨時性則要求參與人員通過溝通了解各自的任務(wù)和實際需求，從而完成對內(nèi)部資源的合理調(diào)配。因此，只有通過科學合理的溝通管理，才能保證整個項目的順利進行。

圖1 項目計劃階段溝通流程

1 大型室內(nèi)覆蓋工程設(shè)計項目特征

在大型室內(nèi)覆蓋工程中，設(shè)計工作通常需要面對大量與以往不同的新問題，這主要是由于大型室內(nèi)覆蓋工程本身的特點導致的，下面對大型室內(nèi)覆蓋工程設(shè)計項目的特征進行了討論：

（1）工程覆蓋面積大，用戶數(shù)量多

大型室內(nèi)覆蓋工程小則數(shù)千平方米，大的能夠達到數(shù)萬平方米，而工程在投入使用之后，無論居住還是商用，必然會容納大量的人員[1]。而大量人員需要系統(tǒng)具有更高的并發(fā)能力，導致系統(tǒng)的設(shè)計更加復雜，考慮的因素也更多。

（2）室內(nèi)結(jié)構(gòu)復雜，覆蓋方式多樣

大型室內(nèi)覆蓋工程不僅具有較大的覆蓋面積，同時由于建筑物本身內(nèi)部結(jié)構(gòu)復雜度較高，同時提供了多種功能。因此，項目設(shè)計過程中，設(shè)計人員應(yīng)該針對區(qū)域各自的特點選擇對應(yīng)的覆蓋方式，以滿足多樣化的服務(wù)需求。

（3）設(shè)計難度大，質(zhì)量要求高

在工程設(shè)計過程中，大型室內(nèi)覆蓋工程由于其本身目標設(shè)定，也需要根據(jù)目標提出相應(yīng)的設(shè)計和施工要求。業(yè)主通常會對部分安裝工藝和施工方式進行明確詳細的規(guī)定，并要求項目設(shè)計人員和施工人員與其它人員相互溝通，以滿足樓宇整體工程建設(shè)的進度?，F(xiàn)代大型樓宇由于本身結(jié)構(gòu)和功能變得更加復雜，通常需要更加復雜的布線方式，進一步提升室內(nèi)覆蓋工程的設(shè)計難度。

（4）項目參與人數(shù)多，溝通協(xié)調(diào)難度較大

大型室內(nèi)覆蓋工程由于總體工作量較大，各個環(huán)節(jié)需要大量人員殘垣，在項目的設(shè)計和實施階段，設(shè)計人員需要與多方人員進行全面的協(xié)調(diào)溝通[2]，導致溝通難度大幅度提升，對工程的快速準確推進產(chǎn)生了較大的限制。

（5）部分區(qū)域結(jié)構(gòu)無法確定

在過去，室內(nèi)覆蓋工程通常按照先設(shè)計，后施工的順序進行，而現(xiàn)代大型室內(nèi)覆蓋工程由于一般需要與建筑整體工程進度一致，因此，通常會面臨非常緊的工期。在這種條件下，傳統(tǒng)的先設(shè)計、后施工必然會對項目的進度產(chǎn)生嚴重影響。對此，應(yīng)該首先由設(shè)計人員完成對室內(nèi)覆蓋系統(tǒng)整體天線布局的布局圖，然后將設(shè)計圖交給現(xiàn)場施工人員完成饋線和公共天線的安裝。在確定整體設(shè)計方案之后，在對主干線路進行安裝和調(diào)試，通過這種邊設(shè)計邊安裝的方式，可以保證工程在短期內(nèi)高質(zhì)量完成。但在實施的過程中，由于設(shè)計人員和施工人員需要保持持續(xù)溝通，導致設(shè)計人員的工作量大幅增加。

2 室內(nèi)覆蓋工程設(shè)計項目溝通管理

（1）項目立項階段的溝通管理

在項目立項階段，設(shè)計人員在接到勘察任務(wù)后，應(yīng)該按照具體的勘察目標與客戶經(jīng)理進行溝通，并執(zhí)行勘察任務(wù)。在大型室內(nèi)覆蓋項目中，設(shè)計人員需要將勘察結(jié)果數(shù)據(jù)詳細的記錄下來，并將記錄表提高給客戶經(jīng)理和業(yè)主簽字確認。勘察記錄表不但能夠為后期發(fā)難設(shè)計工作提供依據(jù)，同時還能用以向設(shè)計人領(lǐng)導匯報現(xiàn)場勘察結(jié)果。

（2）項目計劃階段的溝通管理

當室內(nèi)覆蓋工程設(shè)計任務(wù)書下達給設(shè)計人員之后，設(shè)計人員需要結(jié)合任務(wù)書中的詳細要求，與領(lǐng)導人員進行具體的方案討論[3]。面對設(shè)計過程中遇到的各類問題，如果需要進行設(shè)計方案的修改，則設(shè)計人員還需要協(xié)調(diào)廠家技術(shù)人員，尋求問題解決措施。溝通過程具體如圖1所示：

①在設(shè)計階段，當提新的問題時，首先應(yīng)該由技術(shù)人員1向設(shè)計人員提出設(shè)計方案修改建議，然后由設(shè)計人員將建議提交給領(lǐng)導審議，在通過領(lǐng)導審議后，需要在方案實施之前對方案的可行性進行測試。

②設(shè)計人員分別和技術(shù)人員1和2進行聯(lián)系，希望技術(shù)人員可以協(xié)助開展測試工作，但是由于技術(shù)人員本身沒有決定權(quán)，需要向技術(shù)負責人提出申請。

③設(shè)計人員與廠家技術(shù)負責人進行溝通和協(xié)調(diào)，希望廠家技術(shù)人員可以配合進行測試。

圖2 項目執(zhí)行階段溝通管理流程

④設(shè)計人員在多次與廠家技術(shù)負責人溝通無果的情況下，并向領(lǐng)導匯報溝通結(jié)果。

⑤領(lǐng)導與廠家技術(shù)負責人溝通，并強調(diào)測試的重要性。

⑥廠家負責人在經(jīng)過一定的考慮之后，同意派出技術(shù)人員配合測試，并安排人員殘疾測試工作，最終解決問題。

在整個溝通過程中，設(shè)計人員兩次向領(lǐng)導匯報情況，首先是在與廠家人員溝通之后，將溝通結(jié)果向領(lǐng)導匯報；另外則是在測試工作結(jié)束后，向領(lǐng)導匯報測試結(jié)果。設(shè)計人員在溝通的過程中采取了強制性的方式，通過領(lǐng)導向廠家施壓之后，要求廠家配合方案測試工作，然后在測試完成之后，再感謝廠家的配合，從而進行安撫，以建立良好的長期合作關(guān)系。

（3）項目執(zhí)行階段的溝通管理

為了與業(yè)主提出的施工進度要求進行配合，設(shè)計人員需要與建設(shè)經(jīng)理共同決定施工方式。在工程總體設(shè)計方案只完成一部分的情況下，工程施工人員和監(jiān)理人員需要根據(jù)已設(shè)計的方案提前施工。在交底的過程中，設(shè)計人員需要將工程的詳細施工方案以及需要注意的問題詳細述說給工程施工和監(jiān)理人員。具體溝通流程如圖2所示：

①為了配合業(yè)主提出的施工進度要求，在未完成總體設(shè)計方案的情況下，由經(jīng)理人員提出邊設(shè)計邊施工的方式。

②設(shè)計人員根據(jù)經(jīng)理的要求向領(lǐng)導進行匯報，通過討論確定可行的方案之后，領(lǐng)導提出需要注意的內(nèi)容。

③設(shè)計人員與工程建設(shè)經(jīng)理溝通協(xié)調(diào)方案的具體實施細節(jié)，雙方達成統(tǒng)一。

④項目在現(xiàn)場交底時，首先由經(jīng)理提出實施方式，然后由設(shè)計人員將方案實施的具體步驟和注意事項準確地傳達給施工和監(jiān)理人員。

⑤項目執(zhí)行階段，設(shè)計人員需要持續(xù)與施工現(xiàn)場人員進行溝通和協(xié)調(diào)。同時，設(shè)計人員還需要與客戶經(jīng)理進行持續(xù)溝通，加快設(shè)計方案的進程。

由于大型室內(nèi)覆蓋工程參與人數(shù)較多，工程施工周期較長，在工程中存在大量突發(fā)狀況。對此，需要積極與建設(shè)經(jīng)理進行溝通，詳細分析突發(fā)情況的原因，并討論解決措施。在一些特殊情況下，需要打破傳統(tǒng)的方式，對設(shè)計和施工方式進行一定調(diào)整。同時，還應(yīng)該建立應(yīng)急溝通機制，從而保證溝通工作能夠在任何時候流暢進行。

3 結(jié)語

在現(xiàn)代室內(nèi)覆蓋工程中，逐漸引入了現(xiàn)代項目管理理論，工程的進度和質(zhì)量管理水平進一步提升。但是從當前的現(xiàn)狀來看，工程項目溝通過管理工作存在明顯的缺陷。大型新建樓宇通常會成為地標性建筑物，因此，其通常會提出較高的基礎(chǔ)配套設(shè)施要求，這就對其室內(nèi)覆蓋工程項目提出了更高的設(shè)計和施工要求。然而由于其本身規(guī)模較大、覆蓋面廣、結(jié)構(gòu)復雜等特點，使得溝通管理工作的開展具有較大難度。對此，需要協(xié)調(diào)各方面人員，及時制定溝通計劃，加強溝通協(xié)調(diào)，進而推動工程各個環(huán)節(jié)的高質(zhì)、高效完成，提升工程質(zhì)量。