信息化助力搭建工程造價企業(yè)新模式

文｜陳登明 陳永斌

信息化浪潮風(fēng)起云涌，各行各業(yè)因為信息化的助力，行業(yè)生態(tài)已經(jīng)發(fā)生了天翻地覆的變化。信息化已經(jīng)不僅僅是一個工具，更是一種模式、一種生態(tài)、一種理念。企業(yè)作為社會的經(jīng)濟組織單元，首要任務(wù)是生存，其次是謀發(fā)展，根基都離不開對經(jīng)濟利益的追逐，對企業(yè)自身資源和外部社會資源的整合利用，離不開高效率的資源優(yōu)化配置，否則談不上競爭力，躋身行業(yè)第一梯隊就是一句空話。企業(yè)要想對資源能力做高效配置，前提之一是要具備對信息資源的開發(fā)和利用，一整套高效便捷的信息管理系統(tǒng)無疑在其中發(fā)揮了舉足輕重的作用。

工程造價行業(yè)信息化建設(shè)在整個建筑行業(yè)內(nèi)走在前列。因為有著對工程投資和成本控制等大量數(shù)據(jù)的計算處理工作，一些IT廠商抓住機遇，研發(fā)并推出了各種各樣造價工具軟件，為工程造價行業(yè)信息化建設(shè)做出了貢獻(xiàn)。工程造價企業(yè)由于中介機構(gòu)的地位和作用，往往對企業(yè)自身的管理信息化不予重視，沒有形成造價企業(yè)自身的管理信息系統(tǒng)。在工程造價行業(yè)，形成了工具軟件多，管理軟件少；別人軟件多，自身軟件少的局面。一些有戰(zhàn)略眼光的工程造價企業(yè)在競爭激烈、跨界打劫的背景下，充滿危機意識，積極探索工程造價行業(yè)管理升級轉(zhuǎn)型的模式和路徑。

以重慶開源工程項目管理有限公司為例，自2005年成立以來，積極拓展業(yè)務(wù)，強化生產(chǎn)管控，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，細(xì)化表單模板，夯實管理基礎(chǔ)，不斷創(chuàng)新經(jīng)營理念，積極引入新的發(fā)展模式，在重慶市范圍內(nèi)，已經(jīng)具備很高的知名度和美譽度。從2012年甚至更早，公司就已經(jīng)意識到信息化、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云技術(shù)、BIM技術(shù)等現(xiàn)代科技對企業(yè)發(fā)展的影響，開始把企業(yè)管理信息化提到議事日程，并加大信息化方面的投入，自身研發(fā)咨詢項目管理系統(tǒng)，取得較為明顯的效果。重慶開源工程項目管理有限公司緊緊圍繞企業(yè)做強做大、秉承平臺發(fā)展的戰(zhàn)略理念，堅持以信息化帶動管理規(guī)范化，以規(guī)范化促進標(biāo)準(zhǔn)化，以標(biāo)準(zhǔn)化融入信息化，積極開發(fā)信息資源，推廣應(yīng)用信息技術(shù)，提升造價咨詢項目管控能力，強化運營風(fēng)險管控，為企業(yè)的快速健康發(fā)展提供強有力的IT平臺支持。

科學(xué)規(guī)劃、務(wù)實推動

有的企業(yè)信息化變革屬于問題倒逼型，是到了非搞不可的地步實施絕地反擊，終獲成功。但重慶開源工程項目管理有限公司的信息化變革則是行業(yè)發(fā)展趨勢和企業(yè)家戰(zhàn)略眼光實現(xiàn)了交集，并主動實施開展。在管理信息化啟動之初，公司對造價行業(yè)未來發(fā)展進行了思考，對包括自身在內(nèi)的造價企業(yè)發(fā)展進行了戰(zhàn)略梳理，以未來的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略為導(dǎo)向，梳理了公司的信息化規(guī)劃，明確了公司信息化建設(shè)的方向、目標(biāo)、途徑、策略和步驟。提出了以信息化為契機，倒逼公司管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過IT平臺管控，實現(xiàn)效率提升、成本降低、風(fēng)險防控、科學(xué)決策，為公司進一步整合社會資源，提升組織能力奠定基礎(chǔ)。

按照信息化發(fā)展規(guī)劃，重慶開源工程項目管理有限公司確立了“自身研發(fā)與外部引進兩線作戰(zhàn)，過渡期間逐步取代”的選型策略。公司獨立投資研發(fā)了造價咨詢項目管理信息系統(tǒng)，但囿于統(tǒng)計查詢及報表功能缺陷，決定引進社會成熟的咨詢項目管理系統(tǒng)。為了不影響業(yè)務(wù)的開展，采用了原系統(tǒng)繼續(xù)使用，新系統(tǒng)邊學(xué)邊試用，直至新系統(tǒng)完全成熟后，采取新系統(tǒng)代替原系統(tǒng)的方式。經(jīng)過近三個月的培訓(xùn)試用、考核評價后，覺得新系統(tǒng)完全成熟，員工對新系統(tǒng)使用進入正常狀態(tài)后，全面推行新系統(tǒng)的全員、全項目、全過程的應(yīng)用。

在新系統(tǒng)實施策略方面，公司根據(jù)系統(tǒng)特點和員工信息化的狀況、公司內(nèi)外環(huán)境等因素，采用了“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施；易用先上、急用先上；穩(wěn)妥推進、務(wù)求實效”的策略。

統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施。社會引進的咨詢項目管理系統(tǒng)因具有較高的靈活性和具備較多的業(yè)務(wù)板塊覆蓋功能受到公司的青睞。在多功能排序選擇過程中，公司對整套系統(tǒng)先行測試使用，掌握其操作應(yīng)用和熟悉其功能模塊后，根據(jù)公司實際，實施了切塊三段，邏輯排序、逐步實施、逐步應(yīng)用的方式。在工程造價點項目（預(yù)算編制、預(yù)算審核、結(jié)算審核等）、跟蹤審計項目、互聯(lián)互通項目實施應(yīng)用方面，分階段培訓(xùn)、上線應(yīng)用。同時對整套系統(tǒng)的上線應(yīng)用從組織分工、權(quán)責(zé)梳理、推進程序、實施策略、實施方法、進度安排、培訓(xùn)手段、考核評價、獎懲機制、上線應(yīng)用等方面做了系統(tǒng)梳理，確保大處著眼、細(xì)處著手，取得實效。

易用先上、急用先上。為了在信息化引發(fā)的管理變革過程中迅速見到實效，取得階段性的勝利果實，穩(wěn)固變革成果，推進信息化變革信心，公司把復(fù)雜的單位管理員操作和簡單的操作人員應(yīng)用區(qū)隔開來。把單位管理員操作定向培養(yǎng)一批對信息化感興趣、有計算機基礎(chǔ)知識、知曉造價業(yè)務(wù)的人員；對操作人員只需要學(xué)會發(fā)起流程、填寫表單、上傳附件、提交審核、統(tǒng)計查詢等，整體上減少實施抵觸情緒。對預(yù)算編制、結(jié)算審核等點項目實施較為簡單的第一階段先上，對跟蹤審計項目、互聯(lián)互通項目等較為復(fù)雜的分別放在第二階段、第三階段上線應(yīng)用。從業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)上看，公司的點項目占比較大，產(chǎn)值較高，因此，公司急需的也是點項目管控系統(tǒng)，把點項目上線應(yīng)用放在第一階段實施也符合公司管理要求。

穩(wěn)妥推進、務(wù)求實效。信息系統(tǒng)應(yīng)用不是上線了項目就行，必須把每一個上線項目落到實處，嚴(yán)格按照規(guī)范操作，真正起到過程管控的作用才能算真正上線應(yīng)用。為了保證項目真正上線應(yīng)用，開源咨詢項目實施推進小組組織業(yè)務(wù)骨干編寫了咨詢項目管理系統(tǒng)表單填寫規(guī)范、附件完整性規(guī)范和及時性操作規(guī)范等，并對各個流程環(huán)節(jié)涉及到的表單和文檔編制了表單樣板和文檔模板，方便該環(huán)節(jié)操作人員按統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)上傳附件，同時可供參考借鑒模板內(nèi)容。同時，開源咨詢項目實施推進小組開展了形式多樣的操作培訓(xùn)活動，并對每次培訓(xùn)活動進行了考評，推行積分制度，實行考評結(jié)果與積分掛鉤的獎懲制度。實施推進小組還組織一對一跟蹤輔導(dǎo)上線活動，手把手教、一對一示范如何規(guī)范填寫和上傳附件等。為了強化系統(tǒng)應(yīng)用執(zhí)行力，公司成立了效能督導(dǎo)部，不僅對線下項目進展起到監(jiān)督指導(dǎo)作用，同時效能督導(dǎo)離不開信息系統(tǒng)的支持，通過系統(tǒng)規(guī)范填寫上傳附件等解決效能督導(dǎo)的信息傳遞問題，效能部對系統(tǒng)的規(guī)范進行督促指導(dǎo)，并實行積分打分制度，進一步增強信息系統(tǒng)應(yīng)用的執(zhí)行力。

系統(tǒng)架構(gòu)、功能及特點

開源咨詢項目管理系統(tǒng)總體框架、功能布局及特點可概括為“123456789模式”。

一個平臺。即一個共享的公共技術(shù)及管控IT平臺，包括服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、存儲系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，同時也是重慶開源工程項目管理有限公司及相關(guān)利益者共同的IT管理平臺。

兩種客戶端。一個是桌面客戶端，固定的；另一個是移動客戶端，目前支持安卓系統(tǒng)，可以便捷的使用智能手機進行移動辦公，完成審核審批工作及監(jiān)控查詢工作等。

三類人員。由于開源咨詢項目管理系統(tǒng)屬于互聯(lián)互通的項目管理系統(tǒng)，即包括施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、造價咨詢單位、設(shè)計單位、地勘單位等都可以同時在系統(tǒng)中進行流程流轉(zhuǎn)和其他操作。為了對各單位進行總體配置和各單位內(nèi)部自行配置，系統(tǒng)存在系統(tǒng)管理員、單位管理員和項目操作員三種角色。

四類文檔。工程造價項目很重要的工作底稿、工作臺賬、項目檔案及工作報表在系統(tǒng)中都很便捷的予以體現(xiàn)，每個項目的這些文檔相互獨立，且嚴(yán)格按照流程和對應(yīng)的表單進行編號和排序。臺賬規(guī)則根據(jù)公司實際靈活設(shè)置，檔案目錄根據(jù)公司實際進行體系設(shè)置，工作報表根據(jù)管理需要靈活設(shè)置。

五種配置。系統(tǒng)支持每一個項目的個性化配置，但是配置的模式是相同的，一個項目必須完成五種配置才能發(fā)起流程進行操作。第一是項目的工作事項配置；第二是項目的人員配置；第三是項目的臺賬規(guī)則配置；第四是項目的檔案目錄及歸檔規(guī)則的配置；第五是各種流程的配置。只有這五種基本配置完成后，這個項目的初始化工作才算完成，后續(xù)業(yè)務(wù)活動開展才能得以進行。

六大原則。開源咨詢項目管理系統(tǒng)遵循造價管控為核心，項目進度為主線，項目合同為手段，工作質(zhì)量為保證，工作協(xié)同為支撐，信息通透為底線六大原則。通過體系化的思想理念和實操性的管理方法策略、務(wù)實有效的信息化工具，保證工程造價咨詢項目的順利實施和管控。

七大階段。工程造價咨詢項目涉及到立項、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、實施、結(jié)算、決算等工程項目的全過程，讓不同的參與單位都能在同一個平臺上通透的協(xié)同工作，不同的階段有不同的參與主體，實現(xiàn)項目全生命周期的信息共享和高效協(xié)同。

八方參與。開源咨詢項目管理系統(tǒng)是一種互聯(lián)互通的開放系統(tǒng)，只要是項目參與方，都能在同一個系統(tǒng)圍繞同一個項目進行操作，真正實現(xiàn)了跨組織的協(xié)同。系統(tǒng)參與方涵蓋建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位、咨詢單位、政府機構(gòu)等。

九大模塊。開源咨詢項目管理系統(tǒng)包括項目計劃、項目實施、項目合同、項目進度、項目采購、項目風(fēng)險、知識管理、信息交流、統(tǒng)計分析等九大核心模塊。系統(tǒng)很好的把通用的項目管理體系和開源公司造價咨詢項目管理體系有機融合，即體現(xiàn)了行業(yè)常規(guī)的項目管理體系思想，又融合實際、求真務(wù)實、突出重點、簡化管理。

信息化建設(shè)成效

自開源咨詢項目管理系統(tǒng)全面推廣應(yīng)用以來，已有大量項目全程上線且規(guī)范運行。通過系統(tǒng)，項目利益相關(guān)者均可以在系統(tǒng)中進行實時動態(tài)的全程監(jiān)控，可以不受時空限制進行工作協(xié)同，大大提升了項目管控能力，也推動了公司整體管理水平的提升。

增效降本控風(fēng)險。提升效率是信息化的基本功能，開源咨詢項目管理系統(tǒng)同樣不例外?，F(xiàn)在流程各環(huán)節(jié)的表單流轉(zhuǎn)、附件上傳及審核審批等工作通過系統(tǒng)主動推送的方式精準(zhǔn)到責(zé)任人，桌面客戶端的自動提醒功能及手機客戶端的實時審批功能等大大提升了工作效率。由于對項目的進展有了過程管控和實時跟蹤監(jiān)控的工具，系統(tǒng)能夠配合公司效能督導(dǎo)有的放矢，一個項目組可同時操作更多的項目，項目總成本得到有效控制。線下梳理優(yōu)化流程，設(shè)置風(fēng)險環(huán)節(jié)點，通過線上的實時動態(tài)的查看監(jiān)控，及時進行風(fēng)險預(yù)警和風(fēng)險應(yīng)對。公司通過質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的建立、培訓(xùn)、督導(dǎo)和成果復(fù)核，根據(jù)工作任務(wù)的重要性分別建立多層級質(zhì)量復(fù)核機制，建立表單模板填寫規(guī)范、附件上傳規(guī)范、業(yè)務(wù)操作和系統(tǒng)上線及時性規(guī)范等，通過標(biāo)準(zhǔn)化管理及流程復(fù)核機制、IT平臺的融合，建立了公司的風(fēng)險防控體系。

模式優(yōu)化促升級。開源咨詢項目管理系統(tǒng)的引入，不僅僅是引進了一套管理工具，更是引進了整套管理模式和思想。在啟動信息系統(tǒng)伊始，公司同步進行了線下管理的優(yōu)化，通過對業(yè)務(wù)發(fā)展方向和目標(biāo)的定位，理清業(yè)務(wù)發(fā)展策略，梳理匹配和支撐業(yè)務(wù)發(fā)展的管理模式，通過細(xì)化項目工作，優(yōu)化項目流程，細(xì)化表單、規(guī)范模板等基礎(chǔ)工作夯實管理。通過IT系統(tǒng)靈活配置功能固化梳理后的管理模式，信息系統(tǒng)的剛性執(zhí)行減少了人治管理中的人為干擾，為法治管理、規(guī)則管理奠定了基礎(chǔ)。系統(tǒng)的運行實質(zhì)是新管理模式的運行，新管理模式的運行則是公司全方位管理的整體升級。

平臺搭建促轉(zhuǎn)型。公司項目管理系統(tǒng)的建成，為公司構(gòu)筑了一個產(chǎn)能釋放的平臺，一個風(fēng)險管控的平臺，一個效能督導(dǎo)的平臺，一個協(xié)同工作的平臺以及一個整合資源的平臺?；谄脚_的模式復(fù)制讓重慶開源工程項目管理有限公司的市場拓展得以充分挖掘。以前以項目組進行成本核算，現(xiàn)在已經(jīng)開始劃小核算單元，細(xì)化核算科目，推行以單個人員的收入成本核算模式。精細(xì)成本管控體系、可復(fù)用的生產(chǎn)模式、IT管控平臺使得公司總部直管項目模式在重慶市其他區(qū)縣和外部省市輕易復(fù)制，項目管控能力的強力突破和過剩讓公司的管理信息化成了聚集社會資源的平臺。