學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)失范探討

劉芳

摘要：學(xué)校主要功能是進(jìn)行人才培養(yǎng)，隨著我國(guó)教育行業(yè)的不斷發(fā)展，各院校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，招生數(shù)量逐年增加，這就使得學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中處理更多的信息。學(xué)校傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)難以實(shí)現(xiàn)學(xué)?，F(xiàn)在超大人事信息量的需要，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展為學(xué)校的人事檔案管理工作提供了有效的途徑，學(xué)校人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了一定程度的發(fā)展，但是當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)中還存在部分不足。文章通過(guò)對(duì)檔案管理信息化的含義和主要內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單闡述，分析學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的失范問(wèn)題進(jìn)行深刻剖析并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 人事檔案管理 信息化建設(shè) 失范

隨著我國(guó)教育體制改革的不斷深化，學(xué)校人事檔案信息管理工作已成為學(xué)校人事管理工作的重要組成部分，直接反映學(xué)校管理水平的高低。近幾年來(lái)通過(guò)高校人事管理工作人員的努力，人事檔案管理信息化建設(shè)取得了一定的進(jìn)展，但是依然還存在信息化管理意識(shí)薄弱、現(xiàn)代化信息化管理水平不高以及人事檔案管理制度缺乏系統(tǒng)性等問(wèn)題。

一、人事檔案管理信息化的含義及其重要意義

1.人事檔案管理信息化含義

學(xué)校人事檔案管理信息化主要是指對(duì)學(xué)校檔案信息資源的數(shù)字化、檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)于學(xué)校的各類信息尤其是教職工的科研信息、職位調(diào)動(dòng)等信息的存儲(chǔ)、處理、檢索、傳輸，以實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理工作的高效化，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理。學(xué)校人事檔案管理工作設(shè)計(jì)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、以及網(wǎng)絡(luò)信息的建設(shè)、人事檔案管理工作的信息化人才建設(shè)工作等實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理開發(fā)和利用。

2.人事檔案管理信息化的重要意義

加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義主要表現(xiàn)適應(yīng)教育體制改革和發(fā)展自身的需要、加快學(xué)校的人事檔案管理工作方式的轉(zhuǎn)變、實(shí)現(xiàn)人事信息的高效利用、為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供信息依據(jù)三個(gè)方面。

（1）適應(yīng)教育體制改革和發(fā)展自身的需要。隨著教育體制改革的不斷深化，學(xué)校教學(xué)模式已由傳統(tǒng)的教師為主的學(xué)生參與轉(zhuǎn)化為學(xué)生為主教師參與的自主式學(xué)習(xí)模式，教學(xué)管理工作也要做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變以適應(yīng)教學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，人事檔案的信息化轉(zhuǎn)變正是這一轉(zhuǎn)變下的產(chǎn)物。信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用使得學(xué)校人事檔案管理工作更加高效，信息的收集和記錄更加及時(shí)。學(xué)校在進(jìn)行教師人才招聘時(shí)借助于學(xué)校的建立的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)發(fā)布招聘信息，并將教師的申請(qǐng)信息進(jìn)行自動(dòng)保存，因此人事檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)了將傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的人事檔案的管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)的信息管理，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校檔案管理人員對(duì)教職工信息的全方位的了解，使得管理工作更加及時(shí)、高效。

（2）加快了學(xué)校的人事檔案管理工作方式轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的學(xué)校的人事檔案管理工作的工作重心主要是對(duì)教師職工的約束和管理，屬于行政事務(wù)管理，隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教職工人數(shù)也逐年增加，這就使得管理的工作難度增加。現(xiàn)代化的人事檔案管理工作是將資源的優(yōu)化配置作為重點(diǎn)，對(duì)人力資源有效開發(fā)和利用。這就使得學(xué)校的人事檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化，這就可以實(shí)現(xiàn)繁雜事務(wù)處理的簡(jiǎn)單化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。

（3）實(shí)現(xiàn)了人事信息的有效利用，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供信息依據(jù)。人事檔案的信息化管理將學(xué)校人事信息通過(guò)計(jì)算機(jī)平臺(tái)以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式呈現(xiàn)，其中用于公開化的檔案信息通過(guò)信息化平臺(tái)直接共享，實(shí)現(xiàn)了信息的公開化、學(xué)校管理工作更加透明化。此外通過(guò)共享的信息資源，人事部門可以快速了解教師及學(xué)生的最新信息，為領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供依據(jù)。

二、學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理意識(shí)薄弱

當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理工作中存在發(fā)展不均衡、資金投入不足、人才隊(duì)伍不合理等問(wèn)題，歸根到底是學(xué)校對(duì)于人事檔案管理意識(shí)不足，對(duì)人事檔案管理工作不重視，這一系列問(wèn)題會(huì)嚴(yán)重制約學(xué)校的人事檔案管理信息化建設(shè)的速度，影響學(xué)校管理水平的提高。教育改革過(guò)程中充分強(qiáng)調(diào)檔案信息化管理的重要性，因此在學(xué)校進(jìn)行教育改革過(guò)程中，要高度注意人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，充分合理利用人事檔案的信息資源加強(qiáng)人力資源的優(yōu)化配置，以更好的指導(dǎo)學(xué)校的各項(xiàng)管理工作。

2.人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化水平有待提高

由于學(xué)校的人事檔案管理方法的單一性致使學(xué)校人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化管理水平受到嚴(yán)重制約。其中主要表現(xiàn)在：首先，管理方式受傳統(tǒng)管理方式的局限。傳統(tǒng)學(xué)校人事檔案管理工作主要是以紙質(zhì)檔案的利用和管理為主，雖然在利用范圍上具有一定的優(yōu)越性，但是紙質(zhì)檔案的收集和記錄以及管理工作都由人工操作完成，大大加大了管理在工作人員的工作量，未能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代的信息化技術(shù)與管理工作的有效連接，管理效率較低。其次認(rèn)識(shí)檔案管理缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才。人事檔案管理工作的信息化，實(shí)現(xiàn)了信息的更新的迅速性，同時(shí)教職工數(shù)量的增加，使得工作量大大增加，工作人員的開展難度增大，當(dāng)前學(xué)校的人事檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不足，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的了解較少，為了加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的速度，應(yīng)加快人才隊(duì)伍建設(shè)。

3.人事檔案管理制度缺乏系統(tǒng)性

目前大部分學(xué)校沒有形成完善的認(rèn)識(shí)檔案管理規(guī)章制度，管理責(zé)任制未得到有效落實(shí)，管理工作的規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)，部分高校具有檔案管理制度，但是缺乏一定的系統(tǒng)性，當(dāng)對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱、借閱時(shí)人事檔案存在雜亂無(wú)章的問(wèn)題。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的意義，然而當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理信息工作中還還存在部分不足，針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行深刻剖析，筆者根據(jù)自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，提出以下三種有效應(yīng)對(duì)措施，旨在推動(dòng)學(xué)校人事檔案管理的信息化建設(shè)。

1.轉(zhuǎn)化人事檔案管理工作理念，提高管理工作的重視度

工作理念的轉(zhuǎn)變是加快人事檔案管理工作信息化重要推動(dòng)力量。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視是學(xué)校人事檔案信息建設(shè)工作開展的重要保障。因此在人事檔案管理信息建設(shè)過(guò)程中，一方面要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大對(duì)管理工作的扶持力度、加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合，調(diào)動(dòng)學(xué)校師生全體為人事檔案管理信息建設(shè)工作貢獻(xiàn)力量。另一方面，人事管理部門加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性的宣傳力度，提高教職工全體對(duì)人事檔案管理意識(shí)，從思想角度加強(qiáng)教職工對(duì)于人事檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，在工作開展中使得大家積極參與，同時(shí)檔案管理人員 需要進(jìn)一步強(qiáng)化自身服務(wù)意識(shí)，推動(dòng)信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)過(guò)程。

2.加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理工作的投入

人事檔案管理的信息化建設(shè)還需要學(xué)校加大資金投入，為工作順利開展提供物質(zhì)保障。信息化建設(shè)的推進(jìn)需要學(xué)校配備專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等以提高檔案信息的搜集、存儲(chǔ)、管理、維護(hù)的速度，學(xué)?？梢圆捎枚喾N方式進(jìn)行籌資，推動(dòng)學(xué)校的信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)人事管理信息的科技化呈現(xiàn)。學(xué)?？梢詫⒆陨斫虒W(xué)科研成果作為推進(jìn)人事檔案管理信息領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)，充分利用學(xué)校的高能力高素質(zhì)科技人才，樹立學(xué)校良好教育形象，并推動(dòng)學(xué)校的人事檔案管理信息化建設(shè)。

3.加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)

人事檔案管理工作人員為了推動(dòng)工作的信息化，需要不斷加強(qiáng)自身能力。首先管理工作不僅要掌握基本的管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、還需要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理技術(shù)，以滿足提升工作效率的需要。其次，不斷加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。信息化的管理工作與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、管理理念結(jié)合緊密，因此學(xué)校要通過(guò)培訓(xùn)，對(duì)管理工作人員進(jìn)行技術(shù)的提升和管理理念的更新，以推動(dòng)學(xué)?，F(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的需要。最后強(qiáng)化人事檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作最終是為學(xué)校提供專業(yè)化的服務(wù)，管理工作中養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)、實(shí)事求是的工作態(tài)度，不斷提升自身的政治覺悟和管理意識(shí)，推動(dòng)人事檔案信息的高效利用，對(duì)學(xué)校經(jīng)營(yíng)和管理水平提升的有效推動(dòng)作用。

綜上所述，學(xué)校推行人事檔案管理信息化建設(shè)既是實(shí)現(xiàn)教育體制改革的需要，也是實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展目標(biāo)的需要，合理利用人事檔案信息為學(xué)校決策的制定提供依據(jù)，要針對(duì)學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題深刻分析，研究產(chǎn)生問(wèn)題的根源，從源頭入手，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，不斷推動(dòng)學(xué)校的信息化建設(shè)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]李捷，劉迎春.高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策思路[J].中國(guó)出版，2010（8）：69-70

[2]王希元.中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2011（7）：72-73

[3]曲云峰.中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策[J].黑龍江檔案，2013（4）：55-55

[4]陳航.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)“失范”與相關(guān)對(duì)策分析[J].檔案管理，2014（5）44-46

[5]周穎潔，陳堅(jiān).當(dāng)前高校檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策[J].無(wú)錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（3）：108-109

[6]馬美玲.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江史志，2013（23）：176-176