談檔案在銀行管理中的作用

魯國(guó)華

摘要：隨著時(shí)代進(jìn)步，社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制革新，建立良好的檔案制度顯得尤為重要。在銀行管理經(jīng)營(yíng)當(dāng)中，檔案在業(yè)務(wù)咨詢和管理方案更改方面地位逐漸彰顯出來(lái)。在當(dāng)下銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)當(dāng)中不可或缺，是銀行業(yè)務(wù)進(jìn)行的先決條件。

關(guān)鍵詞：檔案 檔案管理 作用

一、檔案管理在銀行工作中的現(xiàn)狀

在銀行體系當(dāng)中，檔案管理體系較為繁瑣復(fù)雜，涉及層次較廣，并且存在很多的隱患。但是目前的檔案管理工作仍然存在很多漏洞，管理制度仍然還在上升階段，很多制度不夠完善，未做出有效的工作成效。所以當(dāng)下解決這些問(wèn)題迫在眉睫，要對(duì)檔案管理體制改革，最終形成三步方針，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是分為分布式保管朝集中管理的走向，進(jìn)而提高檔案電子化進(jìn)程，同時(shí)促進(jìn)檔案多元化發(fā)展。

二、檔案管理工作在銀行工作中的主要問(wèn)題

銀行檔案的保存與實(shí)際檔案應(yīng)用時(shí)間不符，仍有較大差距。在有關(guān)制度的規(guī)定下，相關(guān)部門檢查銀行開(kāi)戶，轉(zhuǎn)入，掛失等業(yè)務(wù)，銀行有關(guān)部門應(yīng)該永久存留相關(guān)數(shù)據(jù)。但是實(shí)際上來(lái)講，相關(guān)機(jī)構(gòu)并沒(méi)有對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行查證，銀行單方面保存這些數(shù)據(jù)，沒(méi)有長(zhǎng)期保存的意義。掛失業(yè)務(wù)和補(bǔ)發(fā)憑條，從根本上來(lái)說(shuō)只是一般的會(huì)計(jì)存留檔，而且實(shí)際保存時(shí)間在十五年，和永久存留的規(guī)定不相符。在存款和開(kāi)戶工作中，對(duì)于這些工作的記錄情況做好之后，應(yīng)該跟隨憑條，這一點(diǎn)也與永久存留的規(guī)定不相符。所以，為對(duì)這一情況進(jìn)行改善，某些銀行管理者制定了電子檔案和紙質(zhì)檔案并行的工作方式，但是這樣無(wú)疑增加了操作難度和保存難度。

三、加強(qiáng)檔案管理對(duì)提高銀行管理的具體作用

1.實(shí)現(xiàn)檔案利用率的最大化

總的來(lái)講，檔案工作管理完善與否全部在于管理階層對(duì)檔案工作的足夠重視，以及檔案管理相關(guān)人員的培養(yǎng)。把檔案管理工作做好的根本原因是要將檔案的利用率實(shí)現(xiàn)最大化，方便進(jìn)行有關(guān)資料檢索工作。

2.有利于檔案管理規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案管理工作中，應(yīng)該始終堅(jiān)持以我為主的工作方案，其本質(zhì)上就是對(duì)問(wèn)題提出針對(duì)性思考，達(dá)到最終工作目的的措施。以我為主的檔案記錄原則，即存留檔案應(yīng)該以本人為基礎(chǔ)進(jìn)行工作的原則。這不單單是在長(zhǎng)期的工作當(dāng)中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并且是當(dāng)下為檔案工作的實(shí)施，規(guī)范化管理的針對(duì)性原則。其本著堅(jiān)持國(guó)家對(duì)相關(guān)檔案管理?xiàng)l例的認(rèn)定時(shí)，增強(qiáng)系統(tǒng)化工作，建立良好的檔案書(shū)寫(xiě)制度模板，嚴(yán)格規(guī)范工作環(huán)節(jié)，為實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理工作實(shí)施有序工作制度的方針。從目前工作現(xiàn)狀來(lái)看，檔案的缺失和重復(fù)是當(dāng)前工作的一大重要難題。為解決好這個(gè)問(wèn)題，要從三個(gè)角度出發(fā)：第一，掌握文件檔案的有效期規(guī)定，對(duì)現(xiàn)階段工作任務(wù)有一個(gè)明確的規(guī)劃，把近期要存檔的檔案提前進(jìn)行整理，沒(méi)有做出要求的先押后處理。不然就會(huì)造成工作結(jié)構(gòu)混亂。第二，掌握檔案內(nèi)容，做出正確分類。始終堅(jiān)持以我為主的工作主題，區(qū)別不同檔案，把類型相同檔案進(jìn)行分類處理，減少檔案繁多帶來(lái)的麻煩，提高檔案利用率。第三，保證檔案存留的完整。在檔案的整理工作中，既要保證檔案之間不會(huì)混亂，還要保證檔案對(duì)完整性。尤其在存檔工作之前，更是要做好檢查工作，保證相同主題的文件分到同一個(gè)檔案當(dāng)中去，文件不會(huì)丟失，從而使得檔案具有高度的還原度，查閱的時(shí)候能夠?qū)n案內(nèi)容一目了然，在整理好檔案的同時(shí)，提高了檔案的利用率，給以后檔案工作降低了難度。

3.有利于銀行的發(fā)展

把銀行規(guī)范化管理需要一個(gè)過(guò)渡階段，無(wú)論是思想、方針政策等方面都必須要經(jīng)過(guò)這個(gè)階段，銀行才能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理。檔案管理是一個(gè)重要的崗位，相關(guān)部門應(yīng)該引起足夠的重視，提升相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)，掌握關(guān)鍵的工作步驟要點(diǎn)，真正把工作內(nèi)容落實(shí)到下面。當(dāng)下檔案管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足時(shí)代的需求，弊端也越來(lái)越嚴(yán)重，仍然需要從以下幾個(gè)角度進(jìn)行改革：

（1）建立檔案管理中心。檔案管理中心有利于幫助銀行做好檔案管理工作，主要對(duì)檔案的整體性綜合分類處理進(jìn)行安排，確保檔案的完整有效，提高檔案利用率。

（2）管理者做出足夠重視。當(dāng)下管理者應(yīng)該切實(shí)做好檔案工作監(jiān)督，加強(qiáng)檔案編譯整理工作，規(guī)范化管理。加強(qiáng)檔案使用效率，準(zhǔn)確落實(shí)檔案工作的定位，提高創(chuàng)造力，結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)進(jìn)行改革，迎合當(dāng)下時(shí)代發(fā)展規(guī)律進(jìn)行檔案電子化管理，抓住機(jī)會(huì)，發(fā)揮檔案管理的作用。

總的來(lái)說(shuō)，為使銀行檔案管理工作進(jìn)一步提高，需要結(jié)合當(dāng)今時(shí)代特點(diǎn)，找到檔案管理工作中面對(duì)的問(wèn)題，認(rèn)真分析，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)做出針對(duì)性方針，切實(shí)提高檔案管理工作，掌握工作特點(diǎn)，落實(shí)檔案管理制度，保持工作連續(xù)性，發(fā)揮記錄功能，給銀行工作提供適當(dāng)材料幫助，為管理決策出具相關(guān)證據(jù)。

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