淺談職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案工作的管理及應(yīng)用

呂杰

摘 要：科學管理職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案是提高職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)水平的重要內(nèi)容，培訓檔案可作為重要的參考資料，準確掌握職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)人員的情況，為制定培訓教育工作提供指導(dǎo)。職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案分為學員檔案、管理檔案和教學檔案三類，對于不同檔案需采取不同的檔案管理方法。

關(guān)鍵詞：職業(yè)衛(wèi)生 技術(shù)培訓檔案 檔案管理 檔案應(yīng)用

職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案管理工作是技術(shù)培訓工作的重要內(nèi)容，有效的檔案管理工作可以為促進職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓工作提供指導(dǎo)，提高職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓工作的質(zhì)量和效率。因此，本文就職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案管理工作及檔案管理工作的應(yīng)用進行分析。

一、職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案管理分類及管理措施分析

1.檔案分類。職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案大致可分為三類，一類為學員檔案。接受職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓的學員都需要建立個人檔案，學員檔案記錄了學員的基本信息，包括學員身份信息、文化程度、受訓情況。例如學員的姓名、性別、年齡、學歷水平、培訓起止時間、聯(lián)系方式等。二是管理檔案。管理檔案屬于記錄性材料，內(nèi)容主要為培訓適宜，如培訓計劃、學員考勤、培訓調(diào)查、考試安排及成績、培訓管理等。三是教學檔案。教學檔案是培訓內(nèi)容的文件，例如培訓教學大綱、教材、教學計劃等，文件形式不僅包括文字資料，也包括教師制作的電子教案以及其它影響資料。

2.培訓檔案管理存在的問題。

2.1檔案形成周期短。職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓的周期較短，培訓周期通常在1周以內(nèi)，培訓周期通常不超過2周。培訓周期較短造成檔案形成周期短，影響檔案整理和建檔工作質(zhì)量，也對整理檔案和建檔工作提出了較高的要求。

2.2檔案材料分散。從檔案分類可以看出，檔案包含了培訓學員的眾多信息。而且學員來自不同地區(qū)，檔案管理工作涉及多個部門，造成檔案管理工作極為分散。例如教學檔案中的教學資料、教學大綱由多個不同分管培訓工作的只能部分負責，而培訓通知、學員信息和課程設(shè)計等檔案信息則有各個業(yè)務(wù)部門負責。從整體看，職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案管理工作分散，并形成了多部門共同管理局面。同時檔案管理工作還受人和資金的制約，許多只能部門未設(shè)置檔案管理機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，而職能部門缺少檔案管理知識，容易出現(xiàn)資料收集不全、檔案利用率不高、材料歸檔無序等問題。培訓檔案管理存在的問題容易導(dǎo)致檔案遺漏、查閱困難，也造重復(fù)勞動，浪費人力、物力和財力，影響培訓工作順利開展。由于檔案材料分散，且管理不集中，培訓檔案管理工作也缺少統(tǒng)一的管理標準，培訓檔案日常管理工作中沒有標準可以參照。

2.3檔案管理水平不高。檔案管理水平不高體現(xiàn)在管理資金投入低、專業(yè)管理知識欠缺以及檔案信息利用率不高三個方面。首先，檔案管理仍采用傳統(tǒng)管理方式，傳統(tǒng)管理方式的工作量大、效率低，且容易出現(xiàn)重復(fù)管理，大大影響檔案管理質(zhì)量。雖然現(xiàn)代檔案管理技術(shù)可降低檔案管理工作難度，培訓機構(gòu)用于檔案管理的資金投入較少，未使用現(xiàn)代化管理設(shè)備管理培訓檔案。在人員方面，負責培訓檔案管理的工作人員多為兼職人員，未接受專業(yè)的檔案管理培訓或教育，無法根據(jù)檔案管理要求整理、歸納、立卷，日常培訓檔案管理工作雜亂無章，容易造成培訓檔案遺失。培訓檔案的利用率不高是指檔案資源開發(fā)有效，包括二次利用差，培訓檔案信息資源共享程度低。檔案管理水平不高問題的關(guān)鍵在于缺少統(tǒng)一的檔案管理制度，

3.加強職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案管理的對策。

3.1明確檔案管理工作職責。檔案管理工作不僅是檔案管理工作人員的責任，也是全體負責培訓管理人員的責任，因而需要將檔案管理工作與培訓管理工作相結(jié)合，從培訓管理工作階段開始做好檔案整理、收集和歸檔工作，再統(tǒng)一集中管理所有檔案。檔案管理工作人員也需要深入培訓管理部門，主動跟蹤了解培訓工作情況，根據(jù)培訓周期采用不同的檔案管理方式。例如培訓周期較短，檔案管理工作人員可主動深入培訓部門收集資料，保證培訓結(jié)束后檔案資料收集完畢。職能管理部門也需要對培訓全過程進行評價，評價內(nèi)容不僅包括培訓教學情況，還應(yīng)包括文件歸檔工作，保證培訓文件材料的完整性和系統(tǒng)性。鑒于檔案收集周期短，因而檔案管理工作職責并非只針對檔案管理工作人員，還需要將所有參與職業(yè)衛(wèi)生培訓人員都納入檔案管理范圍內(nèi)，其他部門工作日人員做好本部門的檔案管理工作，配合檔案管理部門收集檔案工作，才能保證短期內(nèi)全面收集培訓人員的檔案。

3.2集中統(tǒng)一管理檔案。一是建立統(tǒng)一的檔案管理工作制度。檔案管理部門需要根據(jù)檔案管理工作的特點，建立健全檔案管理規(guī)章制度。建立檔案管理制度的作用不僅在于規(guī)范管理人員的行為，還可為檔案管理培訓工作提供保障，促使管理人員參與培訓，提高檔案管理工作能力[4]。同時，檔案管理部門還需要適當完善配套制度建設(shè)，例如工作考核和激勵制度，通過獎勵激發(fā)工作人員的積極性，調(diào)動管理人員參與培訓的積極性。二是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)建立檔案資料庫，提高檔案管理效率。管理部門需要加大檔案管理工作投入，引進現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，整合培訓檔案資料庫，方便檔案管理和使用，提高檔案管理工作效率，減少檔案管理問題，充分發(fā)揮培訓檔案為制定培訓決策提供參考的作用。

3.3提高檔案管理人員的水平。由于多數(shù)檔案管理人員的本職工作為培訓，檔案管理僅為兼職，管理人員不僅需要負責檔案管理工作，還需要兼顧其他工作，檔案管理人員不僅缺少檔案管理知識，也缺少檔案管理工作時間，導(dǎo)致檔案資料未經(jīng)分類就放入檔案盒內(nèi)。針對該問題，檔案管理部門需要加強檔案管理工作宣傳，提高檔案管理人員對科學管理檔案的認識。同時，針對檔案管理人員開設(shè)專業(yè)培訓，提高檔案管理人員科學管理檔案的能力，指導(dǎo)管理人員做好檔案收集、整理、建檔和保存工作。

二、職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案的應(yīng)用

培訓檔案可以幫助決策人員掌握職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓人員的培訓情況，深入分析培訓工作效果，總結(jié)培訓工作中存在的問題，例如培訓模式結(jié)構(gòu)是否達到預(yù)期要求、培訓模式是否合理、培訓教材和大綱編制是否科學、教學安排是否正確等[5]。通過對培訓檔案分析總結(jié)有益經(jīng)驗，為制定科學的培訓計劃提供參考。例如培訓結(jié)束后，培訓機構(gòu)可以制定學員調(diào)查問卷，或者通過訪談方式收集學員對培訓工作的看法，根據(jù)調(diào)查結(jié)果反映的問題進行針對性整改。培訓效果評估對象分為以下兩點：一是對學員的評估。包括學員的知識和技能水平提高情況的評估，主要根據(jù)培訓后學員的理論和實踐考試成績進行分析，為分析培訓內(nèi)容和培訓計劃的合理性提供參考。二是對教師的評估。對教師的教學水平、業(yè)務(wù)能力進行評估，為繼續(xù)聘任教師提供依據(jù)。

三、結(jié)語

檔案管理的目的并非在于管理檔案，而是通過科學的檔案管理收集有益信息和資源，為主管部門分析培訓工作效果提供參考，為完善技術(shù)培訓計劃提供指導(dǎo)。因而培訓機構(gòu)需要從思想上重視檔案管理工作的作用，將檔案管理工作作為培訓工作的重要組成部分，并通過提高檔案管理工人員的業(yè)務(wù)水平、加大檔案管理工作投入、建立統(tǒng)一的檔案管理工作標準和制度入手，規(guī)范檔案管理工作，提高檔案的利用率。

參考文獻：

[1]宋艷麗，秦占霞，衛(wèi)海燕，等. 淺談職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案工作的管理及應(yīng)用[J]. 中國工業(yè)醫(yī)學雜志，2014，27（1）：74-75.

[2] 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理規(guī)范[J]. 林業(yè)勞動安全，2016，29；（1）：3-4.

[3]何珍，秦占霞，宋艷麗. 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)培訓檔案的科學管理及利用[J]. 中國輻射衛(wèi)生，2015，24（5）：552-554.

[4]張敏，王丹，杜燮祎. 職業(yè)衛(wèi)生管理檔案指南[J]. 中國衛(wèi)生監(jiān)督雜志，2009，16（5）：436-441.

[5]袁靜. 醫(yī)療機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理存在的問題與對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013，（15）：178-179.

[6]秦占霞，宋艷麗. 利用檔案資源編寫職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)培訓教材[J]. 中國輻射衛(wèi)生，2013，22（4）：495-496.