淺析社保檔案管理現(xiàn)狀與對策

王子奇?李楠

摘 要 社保檔案的管理關(guān)系到我國社會(huì)的整體發(fā)展，具有十分重要的意義。分析社保檔案管理工作的現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)其中存在的若干問題，將這些問題加以研究，并找到解決的措施，能夠使我國檔案管理工作得到更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 社保 檔案管理 現(xiàn)狀

一、序言

社保檔案作為一項(xiàng)專門的檔案，能夠詳細(xì)記錄單位及個(gè)人的參保情況，是一份以備考查的歷史性文件。目前，我國的社保工作已經(jīng)基本得到落實(shí)，并深入社會(huì)的各個(gè)階層，做好社保的管理工作是社會(huì)保障體系得以發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也能夠使檔案工作更好地為大眾服務(wù)。因此，應(yīng)針對檔案管理工作中的不足盡快制定改進(jìn)措施，使社保管理更加合理和完善。

二、我國社保檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)

以我國當(dāng)前的社保檔案管理工作來看，社保工作缺乏國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)的檔案管理工作仍沿用1992年國家檔案局所制定的標(biāo)準(zhǔn)，而這些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代的管理需要，在管理形式和管理范圍上都已經(jīng)落后于現(xiàn)代的管理體系，亟須得到修改。由于社保檔案管理所涉及的數(shù)據(jù)較多，內(nèi)容也相對煩瑣，導(dǎo)致各地管理上的差異使標(biāo)準(zhǔn)很難達(dá)成統(tǒng)一。雖然有些地方制定了針對地方發(fā)展的管理標(biāo)準(zhǔn)，但由于標(biāo)準(zhǔn)缺乏專業(yè)的審核，沒有起到很好的監(jiān)督管理作用。

（二）管理工作存在局限性

目前，我國的社保檔案存在著很大的分散性，相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)也沒有統(tǒng)一的辦公場所。社保檔案的分散性主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：從來源上看，社保的服務(wù)對象既包括各個(gè)企業(yè)單位，也包括個(gè)體商戶，還有很大一部分是農(nóng)村居民。從檔案的管理場所上來看，檔案分散在各個(gè)銀行、郵局以及財(cái)政稅務(wù)單位。在這些因素的影響下，社保檔案難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，造成了業(yè)務(wù)上的交叉和資源上的浪費(fèi)。雖然信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了更多的技術(shù)支持，但由于社保的多個(gè)險(xiǎn)種不是統(tǒng)一管理，導(dǎo)致不同的標(biāo)準(zhǔn)間難以達(dá)成一致。

（三）工作人員缺乏檔案意識(shí)

在我國的一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)，尤其是農(nóng)村地區(qū)，在社保的項(xiàng)目上尚未健全，更無法談及社保檔案的管理。另外，很多地區(qū)檔案管理人員存在檔案意識(shí)淡薄的現(xiàn)象，只注重業(yè)務(wù)的辦理忽視了對檔案的管理，使檔案管理處于混亂狀態(tài)。也有一些檔案管理部門存在內(nèi)部機(jī)構(gòu)缺失的現(xiàn)象，沒有專職的管理人員，檔案管理工作由其他部門人員負(fù)責(zé)使檔案管理缺乏一定的專業(yè)性，對管理的質(zhì)量造成嚴(yán)重的影響。對于檔案管理部門來說有常年累積的習(xí)慣，使其對業(yè)務(wù)部門的檔案沒有足夠的重視，在檔案保管方式上存在著很大的問題。

（四）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

（五）檔案意識(shí)薄弱，檔案工作參與者少

雖然各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，組織了專班，增加了對檔案工作的投入，但由于檔案宣傳力度不大等原因的影像，導(dǎo)致檔案管理整體意識(shí)仍然薄弱，部分領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)務(wù)工作，輕檔案管理工作，社保經(jīng)辦人員對社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理知識(shí)和有關(guān)文件知之甚少。例如，在日常檔案工作中普遍認(rèn)為檔案工作只是檔案員的事情，甚至有些干部不知道檔案基本常識(shí)，對有關(guān)檔案工作了解很少，日常工作中對檔案知識(shí)宣傳還不夠，造成在檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)驗(yàn)收中普遍存在檔案資料殘缺、行文不規(guī)范，紙張大小不同及“三色筆”現(xiàn)象，這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，也嚴(yán)重影響了檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)合格率。

三、提高我國社保檔案管理水平的對策

（一）建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)

我國社保檔案管理中雖然存在一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，但并沒有得到落實(shí)，也缺少基本的法律約束。要實(shí)現(xiàn)社保檔案的有效管理，就必須制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)。自2007年我國確立了有關(guān)社保檔案管理的基本法律規(guī)定，我國公民的社會(huì)權(quán)益逐漸得到保障，各地也紛紛出臺(tái)了相關(guān)的規(guī)定。為了建立更加完整的檔案管理制度，我國應(yīng)將這些規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一，出臺(tái)一部針對檔案管理的完整法律法規(guī)，使檔案管理工作得到法律保障。

（二）建立完整的管理體系

在建立統(tǒng)一規(guī)定的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步完善管理體系。對分散的社保檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，加強(qiáng)各個(gè)險(xiǎn)種的管理機(jī)制，避免部門間因工作交叉產(chǎn)生重復(fù)性錯(cuò)誤。逐漸實(shí)現(xiàn)資源上的共享，利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行全國范圍內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)。社保檔案在社會(huì)保障事業(yè)中占據(jù)著重要的位置，加強(qiáng)社保檔案的管理能夠?qū)崿F(xiàn)我國保障事業(yè)的全面發(fā)展，推動(dòng)我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

（三）加強(qiáng)社會(huì)各界的檔案意識(shí)

由于社保工作的特殊性質(zhì)，導(dǎo)致其在實(shí)際工作中容易被忽視。但在完善社保體系的過程中，社保檔案管理變得更加重要。要想加強(qiáng)檔案管理工作，首先要轉(zhuǎn)變思想。利用多種工具和手段進(jìn)行宣傳，并重點(diǎn)宣傳社保檔案管理工作的重要性，提高社會(huì)各界的檔案意識(shí)，尤其是對于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更要做好思想工作，提高其對檔案工作的重視，改變傳統(tǒng)的思想，為檔案工作的進(jìn)行創(chuàng)造有利的條件。在人員的安排上，要安排具備專業(yè)知識(shí)的人員從事檔案工作，不能貪圖一時(shí)的便利而隨意雇傭臨時(shí)工作人員，并加強(qiáng)對工作人員檔案意識(shí)的培養(yǎng)，提髙檔案保管的質(zhì)量，將檔案工作納入日常工作的范圍，為檔案的保管創(chuàng)造良好的氛圍。

（四）強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，建立健全制度

基礎(chǔ)設(shè)施的良好與否是做好業(yè)務(wù)檔案管理工作的基本條件。各縣將著力解決檔案管理必需的場地、人員、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)，努力按照標(biāo)準(zhǔn)要求配置檔案庫房、人員，配置專門人員開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)錄入，建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，爭取兩年內(nèi)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案計(jì)算機(jī)檢索和研究，對1996年前參保數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和錄入，逐步實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息資源的科學(xué)整合和有效利用。

（五）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高宣傳力度

把學(xué)習(xí)貫徹檔案相關(guān)法規(guī)作為一項(xiàng)緊要的工作列入重要議程，做出計(jì)劃安排。一是制定工作計(jì)劃。按照目標(biāo)任務(wù)的工作要求，統(tǒng)籌安排，分解目標(biāo)，制定具體實(shí)施辦法，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)。二是明確工作職責(zé)。建立工作目標(biāo)責(zé)任制，成立業(yè)務(wù)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確業(yè)務(wù)檔案管理的工作職責(zé)和要求，做到主要領(lǐng)導(dǎo)親自過問，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，各科室配合抓，人人都上手，層層抓落實(shí)的良好工作格局，動(dòng)員和組織全體工作人員參與檔案工作。三是加強(qiáng)指導(dǎo)和溝通。加強(qiáng)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，遇到問題及時(shí)向上級(jí)部門報(bào)告。加強(qiáng)與各檔案管理機(jī)構(gòu)的溝通，共同做好社保檔案管理工作。

四、結(jié)語

社保檔案的管理關(guān)系到我國社會(huì)保障制度的整體發(fā)展，完善社保檔案管理，能為國家和個(gè)人創(chuàng)造更大的利益。面對我國社保檔案管理工作存在的局限性以及工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)等問題，要積極展開對社保管理工作的研究，并建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建完整的管理體系，切實(shí)提高社會(huì)各界的檔案意識(shí)，使我國的檔案管理環(huán)境得到改善，從而提髙社保管理工作的質(zhì)量。

（王子奇單位為威?；鹁娓呒夹g(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)就業(yè)和社會(huì)保障處；李楠單位為威海市環(huán)翠區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育監(jiān)督執(zhí)法大隊(duì)）

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