新時期人事檔案管理淺談

陶俊秀

隨著我國政治和經(jīng)濟體制改革的推進，尤其是人事制度改革的深化，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)很難適應(yīng)新時期的客觀要求，新時期人事檔案管理也要更新觀念、與時俱進，開拓創(chuàng)新，將自身資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢，促進和推動市場經(jīng)濟不斷發(fā)展。

一、當前人事檔案管理工作中存在的不足

1.人事檔案的內(nèi)容缺乏真實性和實用性。人事檔案中的材料如“三齡一歷”等，一般都是由本人填寫的，由于缺乏嚴格的鑒定審查，個別人事檔案不實不準，給組織人事工作帶來了很多麻煩。有些基層單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時補充，導致部分檔案材料內(nèi)容不完整，不能跟上個人經(jīng)歷的變化，給工作帶來諸多不便?，F(xiàn)存檔案存放內(nèi)容十幾年不變，千人一面，無法反映一個人具體的能力、素質(zhì)及信用等，而這些恰恰是用人單位最需要了解的。

2.檔案管理分散多頭。一是保管分散。人事檔案有的保存在當前的用人單位，有的保存在過去的單位，還有的保存在人才交流中心，甚至保存在私人手中，使得一個單位的人事檔案處于一種分散狀態(tài)。二是隸屬混亂。參加主管人事檔案的有組織部門、人事部門、勞動部門等，甚至一些無權(quán)保存或管理人事檔案的科室、部門和單位也來保存和管理人事檔案，出現(xiàn)多頭管理狀態(tài)。

3.人事檔案信息資源的開發(fā)利用滯后，未能發(fā)揮應(yīng)有作用。傳統(tǒng)人事檔案實行封閉管理、保密終身制，人事檔案利用工作大多是被動服務(wù)，只是等待領(lǐng)導及有關(guān)人員來查閱，缺乏主動精神，而且利用材料主要是黨團材料和調(diào)資等方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。且人事檔案檢索工具單一，查找方式落后，案卷質(zhì)量不高，嚴重限制了其信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮。

4.對人事檔案管理的重要性普遍認識不夠。長期以來， 相當一部分領(lǐng)導未能充分認識到人事檔案潛在的人才信息價值，認為人事檔案工作就是保管性的事務(wù)工作， 只要不丟失， 不泄密， 能夠應(yīng)付外調(diào)、查檔就行，對檔案工作不重視、不研究， 存在的檔案問題長期得不到解決；而人事檔案管理人員“看堆守攤”，被動服務(wù)也很普遍，隊伍穩(wěn)定性不強。

5.社會主義市場經(jīng)濟進程中呈現(xiàn)“棄檔族”。伴隨社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，市場機制成了調(diào)節(jié)人才流動的指揮棒，加之人事制度改革的深入，企事業(yè)單位的優(yōu)勝劣汰，畢業(yè)生的自主擇業(yè)和出國熱潮的沖擊及人們就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，人員流動愈加頻繁，這些人員大多認為檔案在求職及職業(yè)發(fā)展中作用不大，越是年輕人，越不重視檔案。根據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心代管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。越來越多被遺棄的人事檔案沉睡在人才中心無人問津，己成為檔案代管機構(gòu)必須面對的問題。

6.在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案。與部分人自動棄檔相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。目前，眾多非公企業(yè)越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式：有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”；然而這些都處于各自為政的狀況，不具備集人才信息與信用的現(xiàn)行人事檔案管理制度的社會公信力。

二、新時期人事檔案管理的對策

1.人事檔案管理走向社會化管理。在計劃經(jīng)濟體制下，我國的人事檔案由用人單位管理，干部檔案工作由組織、人事部門管理，工人檔案由勞動部門管理。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，各單位用人制度改革的深入，打破了傳統(tǒng)干部、工人的身份界限，傳統(tǒng)的干部檔案、工人檔案正逐漸被以職業(yè)特點為標志的國家公務(wù)員檔案、教師檔案、醫(yī)生檔案、職工檔案等所替代，且人員流動越來越頻繁，各行業(yè)的人事檔案也都處于不斷轉(zhuǎn)換變化之中。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)迅速轉(zhuǎn)化的人員角色的需要，可以按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的模式，將政府人事部門所屬人才流動機構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)機構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導機構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機構(gòu)承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理，逐步建立成社會公信力強的人事檔案管理的專業(yè)機構(gòu)，讓人事檔案在不損害國家、單位機密和利益及不侵犯他人隱私權(quán)的基礎(chǔ)上走出單位，走向社會，實行社會化管理，使人事工作從粗放型服務(wù)向集約型服務(wù)轉(zhuǎn)變。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案管理的好壞，很大程度上取決于檔案工作人員素質(zhì)。作為人事檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強責任感，努力掌握科學管理的原則和方法，減少工作中的失誤和差錯，提高檔案質(zhì)量；積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用。

3.完善人事檔案管理制度。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，要建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，保障人事檔案的安全；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，保證人事檔案的安全性和真實性。人事檔案要以制度來維護管理，以管理來保證質(zhì)量，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

4.人事檔案管理內(nèi)容要與時俱進。為了使人事檔案具有最新的信息內(nèi)容，應(yīng)盡快建立和完善人事檔案身份追蹤系統(tǒng)，定期對現(xiàn)管人事檔案進行檢查核對，隨時收集和補充新的人事檔案材料，加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉(zhuǎn)的速度相協(xié)調(diào)。對人事檔案的收集和補充要注意增加反映人員綜合素質(zhì)的材料，比如個人業(yè)績、信用記錄、素質(zhì)能力、職業(yè)生涯、個性特點和社會責任等內(nèi)容，同時要做好登記、核對、鑒定審查工作，確保檔案材料真實有效，更好地為人事工作服務(wù)。

5.利用信息化管理手段，強化主動服務(wù)功能。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是將信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理中，將原有的紙質(zhì)型檔案進行電子型檔案轉(zhuǎn)化，依托信息技術(shù)構(gòu)建個人信息系統(tǒng)，建立更加完備的人事信息數(shù)據(jù)庫。在遵循檔案保密規(guī)定的前提下，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)人事檔案信息資源的異地共享，實現(xiàn)人事檔案更加高效的管理。同時還應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，強化服務(wù)功能，主動了解各單位對人才信息的需求狀況，積極做好人事檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為人事決策提供全面準確而且有一定深度的服務(wù)項目，變被動為主動，更好地為社會主義人才市場服務(wù)。

新時期人事檔案管理工作應(yīng)以創(chuàng)新為核心，提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平為標準，以適應(yīng)新形勢的發(fā)展為目標。實現(xiàn)新時期人事檔案管理的新發(fā)展，不會一蹴而就，需要我們在實踐中共同探索和努力。