會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案管理問題探究

董靜

【摘 要】21世紀(jì)科技發(fā)展迅猛，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)之中得到了全面的應(yīng)用?，F(xiàn)如今，會計(jì)電算化已經(jīng)成為落實(shí)企業(yè)會計(jì)管理的一個(gè)潮流，并已經(jīng)逐漸滲透進(jìn)會計(jì)檔案管理的過程。由于會計(jì)電算化條件下的會計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理有著較大的差異性，因此在執(zhí)行的過程中也不可避免地遭遇了一些問題，采取措施解決問題、提高會計(jì)電算化條件下的會計(jì)檔案管理質(zhì)量已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。本文就此展開討論，希望能夠?yàn)闀?jì)檔案管理者提供幫助。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)電算化；會計(jì)檔案管理；規(guī)范化

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國會計(jì)制度改革不斷深入、計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展，現(xiàn)如今，會計(jì)電算化對很多企業(yè)單位而言都已經(jīng)不再陌生。會計(jì)電算化的實(shí)施大幅度地降低了財(cái)會人員的工作強(qiáng)度，提高了他們的工作效率，為事企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了良好的條件。會計(jì)電算化的優(yōu)勢勿庸贅述，但是會計(jì)電算化的會計(jì)檔案管理在實(shí)施的過程中也還存在一定的問題，如何優(yōu)化會計(jì)電算化條件下的會計(jì)檔案管理已經(jīng)成為新時(shí)代下一個(gè)急需解決的問題。

一、會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案管理的問題分析

（一）思想意識不達(dá)標(biāo)

首先，受客觀條件影響，我國人民的思想意識普遍較差，在思想意識普遍較差的社會環(huán)境影響下，很多財(cái)務(wù)人員完全沒有電算化會計(jì)檔案管理意識，致使“重核算、輕管理”現(xiàn)象成為一種社會現(xiàn)狀，企業(yè)內(nèi)部所謂的“歸檔”僅僅指的是紙質(zhì)檔案的歸檔，電算化會計(jì)檔案被保存在財(cái)務(wù)部門，而這無疑給規(guī)范化電算化會計(jì)檔案管理埋下了隱患。其次，現(xiàn)階段我國很多企業(yè)缺乏完善的電算化會計(jì)檔案管理制度，檔案管理工作處在一種相對無序的狀態(tài)里，電算化會計(jì)檔案的收集、整理、利用、銷毀等仍然沿襲著傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理辦法，檔案管理要求、檔案管理人員素質(zhì)要求、檔案管理保障條例等等仍處于空白范疇。最后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱服務(wù)方式仍然是很多單位落實(shí)會計(jì)檔案管理的最主要形式，這種慣例在一定程度上制約了電算化會計(jì)檔案管理的發(fā)展，使得電算化會計(jì)檔案難以被高效利用。

（二）檔案缺乏完整性

會計(jì)檔案管理的完整性是指能夠進(jìn)行獨(dú)立核算的單位需要將其全部的會計(jì)資料進(jìn)行整理、歸檔和保存。因此，完整性的會計(jì)檔案應(yīng)該包括兩個(gè)方面：第一，企業(yè)所保管的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)方面所實(shí)際發(fā)生的真實(shí)的會計(jì)數(shù)據(jù)；第二，企業(yè)內(nèi)部全部的會計(jì)核算資料。然而現(xiàn)階段，在企業(yè)會計(jì)檔案管理過程中，會計(jì)信息的真實(shí)性難以保障，由于信息數(shù)據(jù)在磁盤或者光盤等磁性介質(zhì)中存儲，電子數(shù)據(jù)的修改問題難以被有效控制。另外，會計(jì)信息的完整性難以保證，因?yàn)榇判越橘|(zhì)中所存儲的重要的會計(jì)數(shù)據(jù)很容易被非法人員復(fù)制、偽造、銷毀，進(jìn)而導(dǎo)致信息失真以及信息不完整問題發(fā)生。

（三）會計(jì)職業(yè)能力差

在傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理工作模式下，檔案管理工作依靠財(cái)務(wù)人員手工記賬對賬，檔案管理工作對財(cái)務(wù)人員的能力要求并不很高。然而會計(jì)電算化以后，檔案管理工作對人才能力的要求越來越高。一般的會計(jì)人員雖然具備豐富的會計(jì)經(jīng)驗(yàn)，但在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面經(jīng)驗(yàn)不足，因此極容易因操作不當(dāng)?shù)鹊葐栴}影響會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的管理效果。一般的計(jì)算機(jī)人員雖然較為熟悉計(jì)算機(jī)的操作流程，也能夠解決計(jì)算機(jī)經(jīng)常出現(xiàn)的一些小問題，但是他們未必了解會計(jì)知識，這也就給會計(jì)數(shù)據(jù)的處理以及會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的保存埋下了隱患。

二、解決會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案管理問題的策略分析

（一）提高思想意識

由于會計(jì)電算化條件下的會計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理有著較大的差異性，因此在執(zhí)行的過程中也不可避免地遭遇了一些問題，采取措施解決問題、提高會計(jì)電算化條件下的會計(jì)檔案管理質(zhì)量已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。 首先，幫助人們更新思想觀念，利用可利用的教育、宣傳手段，強(qiáng)化人們的信息化意識，幫助人們在思想意識上形成要與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代思維方式，并以此來強(qiáng)化人們依靠科技來規(guī)范會計(jì)檔案管理思想的意識。其次，最大程度地爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)的帶頭羊，是企業(yè)發(fā)展方向的決策者，因此只有幫助領(lǐng)導(dǎo)正確的認(rèn)識到電算化會計(jì)檔案管理的重要性、必要性以及實(shí)際價(jià)值，這樣才能夠使他們重視電算化會計(jì)檔案管理，愿意為電算化會計(jì)檔案管理提供必需的經(jīng)費(fèi)以及必要的人力投入，如此才能夠?yàn)殡娝慊瘯?jì)檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造條件。最后，加速與電算化會計(jì)檔案管理相關(guān)制度的建立速度。充分考慮事企業(yè)單位的實(shí)際情況，在結(jié)合其他單位工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，大膽創(chuàng)新，研發(fā)出更具科學(xué)性的會計(jì)檔案管理辦法，設(shè)計(jì)與立卷、歸檔、保管、借閱、移交、備份、維護(hù)、銷毀各環(huán)節(jié)相關(guān)的管理制度，確保管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠密切配合，以實(shí)現(xiàn)提升會計(jì)電算化條件下的會計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)法制觀念

會計(jì)檔案管理缺乏完整性的最根本原因在于檔案管理者法律意識淡漠，因此想要有效地解決這一問題，必須幫助會計(jì)人員真正地重視會計(jì)檔案管理工作，了解會計(jì)檔案管理完整性與自身之間的關(guān)系，如此才能夠保證他們有意識地避免道德風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶Υ龣n案管理工作。在具體落實(shí)的時(shí)候可以從如下3個(gè)方面出發(fā)：第一，充分地考慮國家的政策規(guī)定以及企業(yè)自身的實(shí)際情況，制定科學(xué)、完整的檔案管理、保存、借閱、移交、銷毀制度，確保制度能夠與法律有效銜接，并擁有一定的法律強(qiáng)制約束力。第二，加大法律宣傳力度，組織企業(yè)內(nèi)部會計(jì)人員參與宣傳教育活動(dòng)，提高會計(jì)人員的法律意識，使他們能夠重視自身的工作，有意識地避免篡改、盜取會計(jì)檔案資料等等行為。第三，加大企業(yè)高層與企業(yè)基層人員的聯(lián)系力度，確保企業(yè)高層人員能夠充分發(fā)揮引導(dǎo)作用，能夠?yàn)榛鶎尤藛T解決特殊問題，能夠與基層人員打成一片，緊密聯(lián)系、共同配合完成檔案管理工作。

（三）提高會計(jì)職業(yè)能力

人力資源是事企業(yè)單位內(nèi)部一筆隱形的財(cái)富，如果能夠充分利用，對企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升都會發(fā)揮出巨大的幫助。事企業(yè)單位應(yīng)該有意識的為會計(jì)電算化部門引進(jìn)綜合性人才，讓綜合性人才來負(fù)責(zé)會計(jì)電子檔案管理工作。在引進(jìn)人才的時(shí)候不僅重視人才的會計(jì)知識能力，也要重視會計(jì)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)知識能力，充分的考慮企業(yè)自身的經(jīng)營特點(diǎn)，定期對引進(jìn)的人才進(jìn)行再次培養(yǎng)，確保人才能夠與時(shí)俱進(jìn)，能夠脫離單一的“核算人才”向著“智能人才”不斷發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，電算化的會計(jì)檔案管理是會計(jì)檔案管理中的一個(gè)重點(diǎn)，與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理關(guān)系密切。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理可以被認(rèn)為是電算化的會計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)，電算化的會計(jì)檔案管理可以被認(rèn)為是傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理的一種創(chuàng)新模式，是會計(jì)檔案管理向著規(guī)范化、現(xiàn)代化、優(yōu)質(zhì)化、高效化方向不斷發(fā)展的標(biāo)志。因此相關(guān)人士必須采取有效措施不斷的提高電算化會計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量，只有如此才能夠保證會計(jì)數(shù)據(jù)資料的安全性與完整性，也才能夠充分地發(fā)揮會計(jì)信息的作用，繼而為經(jīng)濟(jì)社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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