新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化探討

何義梅

（重慶市特種設(shè)備檢測(cè)研究院 重慶渝北 401121）

新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化探討

何義梅

（重慶市特種設(shè)備檢測(cè)研究院 重慶渝北 401121）

在日常工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值歷史記錄就是檔案，它有很多種形式，可以作為依據(jù)來(lái)為領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行指導(dǎo)，同時(shí)也是設(shè)備建設(shè)和科學(xué)研究方面的可靠資料。檔案管理對(duì)于任何一個(gè)行業(yè)而言都有著重要的作用，本文重點(diǎn)針對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化展開了具體探討。

新形勢(shì)下；檔案管理工作；規(guī)范化

1 引言

企事業(yè)單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的大量檔案，其是重要的資產(chǎn)和信息資源。完整的檔案管理有助于企事業(yè)單位加強(qiáng)技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，有助于增強(qiáng)防范和抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力。但我國(guó)很多企事業(yè)檔案管理尤其是中小企業(yè)檔案管理普遍比較薄弱，不同程度地存在檔案材料收集不齊全、管理不規(guī)范、保管不安全、利用不方便等問(wèn)題，對(duì)此必須加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化工作。

2 檔案管理概述

檔案是記錄社會(huì)、企業(yè)、個(gè)體發(fā)展與成長(zhǎng)歷程的重要方式，是重要的、具有極大保存價(jià)值的歷史材料，隨著我國(guó)檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，優(yōu)化與完善檔案管理，確保新形勢(shì)下檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化顯得尤為重要。能否科學(xué)與合理地管理一個(gè)單位的檔案，是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理能力的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)單位的發(fā)展歷史以及取得的優(yōu)秀成果，都會(huì)在檔案中進(jìn)行記載，而這些重要的檔案記錄，都會(huì)成為研究這一單位發(fā)展歷史以及確定未來(lái)發(fā)展方向的重要資料。

3 檔案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 檔案管理工作發(fā)展遇到瓶頸

一方面，目前我國(guó)大部分的企事業(yè)單位檔案管理工作存在著案卷質(zhì)量差、檢索工具不完整、沒(méi)有計(jì)算機(jī)索引目錄等問(wèn)題，檔案管理工作不能夠達(dá)到國(guó)家要求的操作規(guī)范準(zhǔn)則。同時(shí)因?yàn)槲覈?guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作起步較晚，配置暫時(shí)還無(wú)法完全達(dá)標(biāo)，使得檔案管理工作的推行較為遲緩，管理工作的進(jìn)度緩慢，也無(wú)法達(dá)到規(guī)范統(tǒng)一，是當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作發(fā)展遇到的最大瓶頸。

另一方面，我國(guó)檔案管理工作模式陳舊，缺乏必要的現(xiàn)代化設(shè)備的配合。檔案管理工作需要軟件和硬件的相互配合，硬件是工作的基礎(chǔ)，而我國(guó)企事業(yè)單位普遍硬件設(shè)備落后，設(shè)施不齊全，檔案管理跟不上時(shí)代的變化，沒(méi)有計(jì)算機(jī)索引目錄和檢索工作，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的素質(zhì)不高，檔案管理缺乏專業(yè)的管理人才，是目前檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題的根本原因。在我國(guó)，大部分的企事業(yè)單位的檔案管理人員都是沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)知識(shí)和技能的考核就直接錄取選用的。這些人員的專業(yè)知識(shí)水平和技能水平并沒(méi)有達(dá)到專業(yè)的水準(zhǔn)，有些檔案管理人員大學(xué)所修甚至不是檔案管理相關(guān)專業(yè)，在進(jìn)入公司工作之前也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的業(yè)務(wù)鍛煉和技能培訓(xùn)。有些企事業(yè)單位的檔案管理人員資歷較老，但是由于單位內(nèi)部沒(méi)有適時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的科技管理設(shè)備，或者引入了設(shè)備卻沒(méi)有進(jìn)行操作技術(shù)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案工作者普遍存在專業(yè)知識(shí)缺乏和技能落后的現(xiàn)象，極大的阻礙了檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。3.3檔案管理觀念需轉(zhuǎn)變

一些企事業(yè)單位工作人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)過(guò)于片面，缺乏整體意識(shí)，認(rèn)為檔案管理知識(shí)簡(jiǎn)單的文件管理與保存，與單位的其他建設(shè)并無(wú)任何相關(guān)，缺乏整體意識(shí)，將檔案管理業(yè)務(wù)局限在單一的形式中。同時(shí)，由于檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致許多的檔案工作不到位，浪費(fèi)了大量寶貴的資源，僅僅參與的不健全的檔案資料等根本無(wú)法向社會(huì)提供完整的服務(wù)，影響檔案管理職能的發(fā)揮。

4 新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展途徑

要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，應(yīng)從以下幾方面入手：

4.1 強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視，提高整體認(rèn)識(shí)

強(qiáng)化重視，提升認(rèn)識(shí)是做好檔案管理工作，促進(jìn)管理規(guī)范化的基礎(chǔ)與前提，故我國(guó)企事業(yè)單位，抑或是社會(huì)團(tuán)體機(jī)構(gòu)都應(yīng)認(rèn)識(shí)到規(guī)范化檔案管理的重要性。管理者要樹立科學(xué)全面的檔案管理觀念，消除以往“檔案管理之于企業(yè)發(fā)展無(wú)關(guān)緊要”的思想意識(shí)，明確檔案管理工作意義，積極主動(dòng)地推進(jìn)檔案管理規(guī)范化開展。

促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，領(lǐng)導(dǎo)者主要可做到以下兩點(diǎn)：①領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化與檔案管理工作者的溝通。全面關(guān)注檔案工作開展情況，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)采取解決措施，善于采納與吸取工作人員的建議，并積極鼓勵(lì)工作人員做好檔案管理每一環(huán)節(jié)的工作。②加大資金投入，奠定檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)。將檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)開支納入企事業(yè)發(fā)展的總開支，并根據(jù)檔案管理工作需要加大經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。

4.2 建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

眾所周知，檔案的形式多種多樣，而且種類又非常繁多。比如，文字檔案資料、紙質(zhì)檔案資料、業(yè)務(wù)檔案資料、電子檔案資料等，在實(shí)際管理過(guò)程中，要想真正實(shí)行規(guī)范化的管理，需要提出相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，讓操作人員在具體工作時(shí)有章可循。要建立檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。工作人員在調(diào)取、更新與存儲(chǔ)檔案時(shí)一定要加強(qiáng)規(guī)范性，將錯(cuò)誤降低到最低。在檔案資料收集時(shí)，要勤于觀察，勤于學(xué)習(xí)，有不懂的問(wèn)題要及時(shí)請(qǐng)教，遇到新的資料，要及時(shí)更新，以此來(lái)保證檔案資料的真實(shí)性。

4.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，確保規(guī)范化

建立高素質(zhì)檔案管理工作人員隊(duì)伍，提高管理人員素質(zhì)是確保管理規(guī)范化的關(guān)鍵途徑。企事業(yè)單位應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（1）更新培訓(xùn)理念，堅(jiān)持“以人為本”。以往的檔案管理人員培訓(xùn)中，忽視了培訓(xùn)者的個(gè)人發(fā)展，缺乏有效激勵(lì)措施，培訓(xùn)方式陳舊落后，培訓(xùn)氛圍死氣沉沉，參訓(xùn)人員的積極性低，故要采取帶薪培訓(xùn)、趣味培訓(xùn)等方式調(diào)動(dòng)參訓(xùn)者的積極性，這也是提升培訓(xùn)效率的重要途徑。

（2）抓好培訓(xùn)工作。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、現(xiàn)代管理素質(zhì)等缺一不可，即培訓(xùn)內(nèi)容既要包括檔案專業(yè)知識(shí)、管理技能，思想政治水平、職業(yè)素養(yǎng)等的培訓(xùn)，也要強(qiáng)化多媒體技術(shù)培訓(xùn)，全面提升受訓(xùn)者的綜合素養(yǎng)，使其更高效地投身檔案管理工作，為規(guī)范化的檔案管理工做貢獻(xiàn)一己之力。在培訓(xùn)中，需組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，如：《檔案法》、《保密法》等等，使他們掌握檔案管理必要理論知識(shí)的同時(shí)，也能夠意識(shí)到檔案管理的重要性以及它自身所具有的價(jià)值。

（3）有計(jì)劃地引進(jìn)國(guó)內(nèi)外高素質(zhì)檔案管理人才，不斷充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍，循序漸進(jìn)地提升企事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。

4.4 堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，提升管理的信息化水平

檔案管理信息化水平的高低一定程度上影響著管理的秩序性、規(guī)范性，當(dāng)前一些企事業(yè)單位在規(guī)范檔案管理過(guò)程中，忽視了信息化管理的重要性，缺乏對(duì)信息化管理的重視，故信息管理手段低效，不能推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。因此，以信息化手段規(guī)范檔案管理工作的開展儼然成為一種趨勢(shì)。

檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵，它是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，也是衡量一個(gè)檔案館信息化管理水平的重要標(biāo)志，其主要內(nèi)容包括電子文件的全方位收集和館藏檔案的數(shù)字化兩個(gè)方面。文件的收集過(guò)程中要突出文件的知識(shí)性、實(shí)用性、特色性，利用電子掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等手段，將館藏圖片、紙質(zhì)文件、聲像資料等傳統(tǒng)介質(zhì)和已歸檔保存的電子檔案，形成資源豐富的檔案信息庫(kù)，并開發(fā)完善的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索工具，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱利用開放檔案，不受時(shí)間、空間和文件數(shù)量的限制，查檔人員可在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)瀏覽檔案全文，提高檔案使用效率。如圖1所示即為某企業(yè)的檔案信息化管理模式。

圖1 檔案信息化管理模式

檔案信息化建設(shè)最終將實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化、資源共享化。信息化建成以后，方便利用檔案，但檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要國(guó)家層面的重視、支持。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案資料是記錄各單位發(fā)展的重要性文字性資料，新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作的開展面臨著嚴(yán)峻的壓力與挑戰(zhàn)，檔案管理理念與手段都應(yīng)不斷與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，迎合時(shí)代發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步，不斷完善檔案管理工作，確保規(guī)范化管理。

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