淺析高速公路建設(shè)的檔案管理

摘 要：隨著我省高速公路迅速發(fā)展，對高速公路建設(shè)的管理要求也越來越高，對檔案的管理也日益重視。在高速公路建設(shè)中形成了大量工程項目檔案，各項目檔案都是在高速公路規(guī)劃、籌建、建設(shè)、經(jīng)營、管理中直接形成的有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式、不同載體的原始記錄，是國家檔案的重要組成部分，它們是公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質(zhì)量的重要憑證。搞好工程項目檔案的整理、歸檔工作，對高速公路的工程項目使用、養(yǎng)護、改建、擴建工作提供準(zhǔn)確、真實、可靠的依據(jù)，也是高速公路建設(shè)與管理的重要依據(jù).加強高速公路工程檔案管理，對公路基本建設(shè)和長遠(yuǎn)規(guī)劃都具有重要的意義。

關(guān)鍵字：高速建設(shè)；檔案管理；信息化

1 概述

高速公路項目在籌備、建設(shè)和使用過程中，會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案資料既是高速公路建設(shè)過程的真實反映和記錄，又是高速公路后期管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。公路工程建設(shè)項目檔案是指工程建設(shè)項目從規(guī)劃、立項、勘察設(shè)計、施工到竣工使用全過程形成的具有參考利用價值的應(yīng)歸檔保存的文件材料，是公路工程項目的一項重要內(nèi)容。項目檔案主要依靠建設(shè)、監(jiān)理和施工單位在項目建設(shè)過程中共同編制形成，歸檔文件包括可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件和科研項目文件8大部分。其主要目的，是為項目的建設(shè)和今后的運營管理提供依據(jù)、憑證和參考。因此，在高速公路的項目建設(shè)和管理維護中，檔案管理工作發(fā)揮著重要的保障和促進作用。

2 高速公路檔案管理的工作流程

（一）工作的總體要求。高速公路建設(shè)項目檔案指從高速公路建設(shè)項目的提出、調(diào)研、預(yù)可行性研究、立項、工程可行性研究、環(huán)評、征地拆遷、招投標(biāo)、勘察設(shè)計、施工、竣工到工程管理全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的不同類型載體的檔案資料。檔案文件形成于項目建設(shè)的全過程之中，對文件的產(chǎn)生、收集、整理分類和管理應(yīng)該指任相應(yīng)的管理人員負(fù)責(zé)，并將檔案管理納入項目建設(shè)的計劃中，進行系統(tǒng)詳細(xì)地安排部署。

（二）檔案收集。收集工作是檔案管理工作的起點，是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)。收集檔案，從提出項目建議、可行性研究、規(guī)劃設(shè)計、地點選擇、材料準(zhǔn)備、工程施工、工程竣工等各階段形成的文件，記錄著工程項目的全過程。由于工程項目具有投資大、周期長、參建單位多、材料的形成涉及到政府審批、科研設(shè)計、施工單位建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢部門評定以及原材料供應(yīng)，形成了檔案材料的收集面廣、量大、種類多，造成公檔案資料收集難。

（三）文件整理。在項目建設(shè)一開始就建立建設(shè)項目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)各項目負(fù)責(zé)人對應(yīng)歸檔的項目文件材料收集的完整、準(zhǔn)確程度進行審查，并配備檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔和利用工作。層層建立檔案管理崗位責(zé)任制，保障檔案工作順利開展。要建立文件材料收集歸檔制度并定期進行檢查。按照《省高速公路建設(shè)項目檔案管理實施細(xì)則》執(zhí)行，建立檔案工作的“四列入”和“三參加”制度，“四列入”即將基建工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作列入工程計劃管理工作；列入施工管理及考核范圍；列入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員崗位職責(zé)；列入經(jīng)濟責(zé)任制。“三參加”即建設(shè)項目專職或兼職檔案人員要參加設(shè)備開箱、參加各單驗收和基建項目總驗收、參加項目技改鑒定。對建設(shè)項目檔案進行收集、整理、匯總、編目后，應(yīng)將建設(shè)項目檔案數(shù)字化，除施工日記、日志，監(jiān)理日志外的高速公路項目檔案均應(yīng)進行原文數(shù)字化加工。

（四）驗收與移交。高速公路建設(shè)項目中工程檔案的驗收是工程竣工的前提條件，主要由檔案管理人員完成該合同段所有竣工檔案的收集整理歸檔工作，并形成檔案審查意見。在工程項目檔案通過專項驗收后，應(yīng)在項目竣工90天內(nèi)將相關(guān)的資料文件移交給有關(guān)管理部門，在資料移交過程中應(yīng)做好工作記錄，以免遺漏或文件丟失。

3 高速公路建設(shè)項目檔案管理的特點

（一）專業(yè)性強。高速公路建設(shè)項目檔案是公路工程專業(yè)技術(shù)活動的產(chǎn)物，在工程科研、設(shè)計、施工等過程中產(chǎn)生的文件材料，包括工程設(shè)計、施工工程記錄、工程質(zhì)量檢查、驗收記錄和報告、試驗測量等技術(shù)型工作，集中反映了公路工程專業(yè)的技術(shù)內(nèi)容和相關(guān)方法，具有鮮明的專業(yè)特點。

（二）周期長。高速公路的建設(shè)開發(fā)，是個非常龐大的工程項目，完成這樣的工程并非朝夕之事。高速公路工程從考察批復(fù)到竣工，至少需要好幾年的時間，而檔案管理工作一直貫穿工程始末，由此造成了高速公路建設(shè)項目檔案管理工作周期也比其他行業(yè)長。

（三）涉及部門多。高速公路是一個技術(shù)復(fù)雜、涉及學(xué)科多的部門，高速公路建設(shè)項目在建設(shè)過程中，要考察多方面的因素與法律法規(guī)，涉及到國家政府部門、設(shè)計、勘探、施工、監(jiān)察等許多部門，而這些部門下發(fā)或傳遞的文件都由檔案管理員進行整理保存。

（四）載體的多樣性。由于科技的發(fā)展進步，高速公路建設(shè)檔案的表現(xiàn)形式越來越多樣化，包括文件材料、圖紙、圖表、科研試驗、計算材料、聲像材料、電子文件不同形式載體的文件等。

4 高速公路建設(shè)項目檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案資料填寫的真實性、準(zhǔn)確性有待提高。在工程建設(shè)過程中，部分單位只注重工程實體建設(shè)，認(rèn)為工程檔案資料流于形式，或為了應(yīng)付日常的、專項的檢查，臨時補充各類資料、記錄。也有個別施工單位聘請所謂的“專業(yè)檔案編制”人員，對施工現(xiàn)場不了解，閉門造車，形成的檔案資料與工程實際脫節(jié)。

（二）工程檔案與工程建設(shè)不能相對同步。在分項工程完工后一定時間內(nèi)，紙質(zhì)資料不能與工程進度同步。整理歸檔主要存在于資料的形成、收集分類歸檔階段，比如：鉆孔灌注樁施工記錄，樁基施工過程中，部分施工員不是直接用記錄表填寫，而是先記錄在施工日志或其他記事本上，之后再用記錄表格整理，補充相關(guān)的測量放樣、試驗檢測資料數(shù)據(jù)，一系列的過程，其中一個環(huán)節(jié)拖延甚至忘記整理，就會造成歸檔不及時。

（三）重建設(shè)，重進度，輕檔案管理。檔案意識薄弱，忽略檔案管理工作的重要性。很多單位往往只注重工程建設(shè)質(zhì)量、施工的進度，認(rèn)為檔案管理不會影響到經(jīng)濟利益，部分施工單位重視不夠、意識薄弱，忽略檔案的管理工作，沒有真正把檔案管理工作納入工程項目建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。在檔案管理的進行中，都會遇到各類情況，以至檔案管理不能有效、全面的做到收集。也沒有專職的檔案管理人員，由文員兼職，檔案管理配置不到位。辦公地點的局限，管理制度的不斷優(yōu)化，原先建立的檔案室的設(shè)備無法達到要求。

5 問題解決與對策

（一）建立檔案管理責(zé)任制。工程開工之初，建立檔案管理責(zé)任制，配備檔案室和檔案員，嚴(yán)格履行檔案工作各項制度，將文件資料收集、編制、立卷歸檔工作納入項目管理工作之中。要求歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系，便于查找利用。準(zhǔn)確劃分保管期限，分年度、分級別、分類別進行整理，文件排列系統(tǒng)有序，歸檔文件需蓋上歸檔章，準(zhǔn)確填寫歸檔章上的各項內(nèi)容，填寫歸檔文件目錄。存檔的文件去除金屬裝訂物，書寫需規(guī)范，文件裝訂需結(jié)實、整齊、美觀。

（二）加大檔案編制日常檢查、管理力度。在項目施工期間實施全過程的動態(tài)管理，定期和不定期地檢查各單位的原始記錄情況、資料初步整理情況、電子文件的編制情況，及時檢查竣工文件的收集編制情況，包括資料的時效性、準(zhǔn)確性、真實性、完整性、規(guī)范性、美觀性等。

（三）培訓(xùn)與經(jīng)驗交流。檔案人員要多進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流學(xué)習(xí)，加強指導(dǎo)，對疑難問題進行解決，并逐步完善竣工文件收集、編制體系。培訓(xùn)的主要形式有，參加上級單位或檔案部門舉行的專業(yè)培訓(xùn)和檔案業(yè)務(wù)貫宣班；項目現(xiàn)場由業(yè)主、檔案編制指導(dǎo)部門定期舉辦培訓(xùn)會。同時組織項目各單位檔案員到其他項目參觀學(xué)習(xí)、經(jīng)驗交流。

6 檔案信息化是高速公路建設(shè)項目檔案的管理方向

（一）檔案查閱效率提高。檔案信息化建設(shè)可以進一步提高高速公路建設(shè)項目檔案管理水平，實現(xiàn)高速公路建設(shè)項目檔案管理事業(yè)的跨越式發(fā)展。高速公路建設(shè)項目檔案信息量龐大，通過原有的紙質(zhì)檔案對相關(guān)的信息在查閱檔案上顯得不夠快速。然而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，利用信息化建設(shè)可以極大地克服各種傳統(tǒng)檔案帶來的不便。通過信息化建設(shè)可以通過特殊的載體來承載檔案信息，節(jié)省大量的存儲空間與維護費用，同時通過相關(guān)的檔案信息系統(tǒng)的建立，可以方便檔案信息的查閱，提高檔案信息的利用率。因此，應(yīng)該大力推動高速公路建設(shè)項目檔案的信息化進程，提高高速公路建設(shè)項目檔案的管理效率與利用效率。

（二）檔案材料載體轉(zhuǎn)換。在工程建設(shè)的過程中產(chǎn)生的文件資料有很大的一部分都是紙質(zhì)載體，檔案信息化可以將在進行轉(zhuǎn)化的過程中可以采取掃描、拍攝、播放輸出、直接轉(zhuǎn)化等各種方法，將這些材料直接數(shù)字化成為PDF格式。南平高速公路有限責(zé)任公司2009年底創(chuàng)建的文件管理軟件OA系統(tǒng)，就具有生成、編輯WORD格式文件，同時還具有轉(zhuǎn)換成PDF格式文件的功能， 在軟件平臺創(chuàng)建之初，也考慮到其他的一些非PDF格式的數(shù)字文件， 而不是僅僅限于其常用的電子文檔格式。

（三）檢索方式。高速公路建設(shè)項目檔案管理信息化還涉及到檔案的檢索問題。數(shù)字化檔案的檢索方式主要有以下幾種：（1）通過對應(yīng)的案卷目錄和卷內(nèi)目錄進行檢索；（2）通過樹型曰錄進行檢索，這是一種比較復(fù)雜的檢索利用方式，比較適合那些專業(yè)的技術(shù)人員進行檢索；（3）全文檢索，這種方式適合進行精確的檢索。這三種檢索方式的應(yīng)用，可以使得檔案信息的檢索更加方便快捷，從而大大地提高檔案的利用效率，實現(xiàn)檔案的真正價值。

7 結(jié)語

高速公路建設(shè)項目檔案作為高速公路工程建設(shè)項目的重要組成部分，必須在項目建立前期就做好檔案工作的部署安排，提高檔案管理的意識，培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人員，并要求其積極認(rèn)真地落實各項檔案的管理工作，檔案的管理，要緊密聯(lián)系實際，實現(xiàn)工程檔案的利用價值，為工程建設(shè)、養(yǎng)護管理服務(wù)，使工程檔案這個寶貴的信息庫創(chuàng)造出更大的社會價值和經(jīng)濟效益。實現(xiàn)整個管理的完整化和系統(tǒng)化，保障并促進一線建設(shè)的正常進程。隨著時代的發(fā)展，未來的高速公路檔案管理還會遇到許多未遇見過的問題，這些問題仍然需要更多的管理人員一起努力來解決。只有與時俱進，才能不斷提高高速公路檔案管理水平。

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作者簡介

黃丹珊（1983年—），女，福建建甌人，南平高速建設(shè)有限公司，助理館員，大學(xué)本科，研究方向，檔案管理。