對水利檔案信息化的幾點思考

摘 要：水利檔案工作是水利基礎工作的重要組成部分，隨著信息化的發(fā)展，水利檔案信息化建設也是大勢所趨，將成為水利行業(yè)電子政務建設的重要組成部分。

關鍵詞：水利檔案；信息化

水利檔案信息化建設包括檔案信息資源的整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設、檔案信息網(wǎng)絡的建設、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發(fā)利用的標準、規(guī)章等，而目前，水利檔案信息化建設已經(jīng)遠遠滯后于水利信息化的整體建設。

1 水利檔案信息化建設存在的問題

隨著水利信息化建設的推進，水利檔案也逐步邁入了信息化的階段，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，利用電子化的手段進行檔案信息的存儲、檢索，提高了檔案利用率，并給用戶提供了極大的方便。在水利檔案信息化的過程中，仍然存在很多問題，需要引起足夠的重視。

1、對水利檔案信息化工作重視不夠。首先，有些單位領導對水利檔案工作的認識仍然停留在紙質文件，手工操作，存入庫房，等待借閱的狀態(tài)，認為水利檔案工作在本單位工作中是無足輕重，只需要在正常工作以外，稍加投入即可，在制定本單位水利信息化工作規(guī)劃時，沒有將水利檔案信息化提升到相應的高度，沒有領導重視，沒有規(guī)劃，水利檔案信息化工作就無章可循，不能有的放矢，極大地影響了水利檔案信息化工作的開展。其實，水利檔案工作是一項專業(yè)性、系統(tǒng)性、科學性非常強的工作，需要專業(yè)的檔案工作者投入大量的人力、物力、財力，才可以做好的一項重要工作，因此，水利檔案及水利檔案信息化工作需要引起從本單位各級領導的充分重視，才能較好地開展這項工作；其次，在水利檔案信息化工作中，各部門對防汛抗旱、水文資源管理等業(yè)務系統(tǒng)及文書檔案的信息化建設非常重視，而對工程檔案、聲像檔案管理的信息化建設則不夠重視，從而造成了水利電子檔案種類不齊全，內容不完整，影響了水利檔案的準確性、完整性和可用性，不利于發(fā)揮水利檔案對水利事業(yè)的信息支持作用。

2、缺少統(tǒng)一規(guī)劃和技術支持。首先，水利信息化過程中，在開發(fā)各種專業(yè)應用軟件時，沒有將軟件產(chǎn)生的電子文件的歸檔工作統(tǒng)一考慮進去，而信息化的建設也是各自為政，缺乏頂層設計、統(tǒng)一規(guī)劃，缺少規(guī)范的數(shù)據(jù)格式和標準，也沒有水利檔案信息化的近期規(guī)劃和遠景目標，處于隨意發(fā)展階段，這樣不利于將來水利檔案信息化的長期發(fā)展和整體推進；其次，在水利檔案信息化工作中，各部門往往缺少對水利檔案管理系統(tǒng)的頂層設計和統(tǒng)一規(guī)劃，導致各個系統(tǒng)建設標準不統(tǒng)一，系統(tǒng)之間的對接有障礙，檔案系統(tǒng)和公文系統(tǒng)不能無縫連接等問題，影響了水利檔案系統(tǒng)發(fā)揮其應有的作用。

3、檔案管理人員管理電子檔案技能缺乏。有些檔案管理人員不熟悉計算機網(wǎng)絡技術，對當下流行的各種信息化手段，如高速掃描、電子檔案管理系統(tǒng)等缺少深入了解，許多部門還在使用單一的紙質文件歸檔，僅將文件目錄輸入電腦，制作成檢索目錄以輔助查找檔案，而檔案的全文錄入、室藏檔案統(tǒng)計、利用情況統(tǒng)計等，都沒有實現(xiàn)電子化，因此，不能充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡技術對檔案管理的輔助作用，提高工作效率。水利檔案信息化的發(fā)展對檔案管理人員的要求越來越高，不僅要懂檔案，懂水利，還要懂一定的計算機技術，才能做好水利檔案信息化工作。

2 加強水利檔案信息化工作的對策

在計算機技術高速發(fā)展的今天，不斷推進水利檔案信息化建設是水利檔案工作的大勢所趨，要加強水利檔案信息化工作，可以從以下幾個方面入手：

1、充分重視，制定水利檔案信息化的頂層設計和統(tǒng)一規(guī)劃。各級各部門領導要充分認識到水利檔案信息化工作的重要性，為水利檔案信息化提供必要的人力、物力、財力的保障。水利檔案信息化工作應該由水利檔案行政主管部門根據(jù)本單位當前實際情況和未來一個階段的發(fā)展情況，以利用為目的，制定科學合理的統(tǒng)一規(guī)劃，并將水利檔案信息化規(guī)劃納入本單位水利信息化的總體規(guī)劃中，一并考慮。制定規(guī)劃時，既要切合實際，不好高騖遠，又要用發(fā)展的眼光，有一定的前瞻性，根據(jù)工作情況，分階段推進，確保建成一個，使用一個，避免資源浪費。

2、穩(wěn)扎穩(wěn)打，加強水利檔案基礎信息資源建設。水利檔案專業(yè)性、技術性強，涉及管理門類較廣，要做好水利檔案信息化工作，就要做好檔案信息資源建設這項基礎工作。首先，要根據(jù)水利信息化的工作進展制定相應的檔案信息化建設規(guī)劃，制定宏觀的發(fā)展思路和目標，再分階段實施，逐步推進；其次，要強化檔案行政主管機構的檔案業(yè)務監(jiān)督、指導職責，建立健全檔案信息管理制度，將本單位各門類業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案均納入檔案信息化工作范疇，盡量做到應收盡收，實現(xiàn)各門類檔案管理的規(guī)范化、標準化；再者，積極推進檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應用。檔案行政主管部門要將檔案管理系統(tǒng)的建設和推廣應用作為工作的重要一部分來推動，根據(jù)本單位實際情況，結合當前國內外檔案管理系統(tǒng)應用情況，開發(fā)出適合本單位使用的檔案管理系統(tǒng)，盡量覆蓋文書、工程、照片、實物等各種檔案門類，積極推進檔案信息化工作，并建立信息管理制度，確保電子文件的真實完整、安全可用，并嚴格執(zhí)行電子文件和紙質文件同時歸檔的雙套制管理辦法。

3、制度先行，加強水利檔案信息化標準規(guī)范建設。為提高檔案工作效率，提升工作質量，檔案管理需要制定一系列管理制度和各種標準規(guī)范。水利檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術性標準規(guī)范幾部分。其中，管理性標準規(guī)范是對電子文件進行管理的制度規(guī)范，如電子文件管理制度，檔案管理系統(tǒng)管理制度等；業(yè)務標準規(guī)范是指電子文件的元數(shù)據(jù)、技術接口等標準規(guī)范；技術性標準規(guī)范是指電子文件數(shù)據(jù)存儲、壓縮、加密和系統(tǒng)軟硬件設施技術標準規(guī)范等。

4、人才保障，加強檔案管理復合型人才培養(yǎng)。人是水利檔案信息化的關鍵，而信息化的不斷推進又對人才提出了更高的要求，因此，不僅要做好現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，又要做好新招錄人員的管理，為水利檔案信息化做好人才儲備和支持工作。首先，要加強在職檔案管理員的繼續(xù)教育，依托科研院所，有計劃地對在職檔案管理員開展檔案理論知識和操作技能、計算機網(wǎng)絡技術、以及水利專業(yè)培訓，可采用專題講座，專門學習，現(xiàn)場研討交流等方式，使在職檔案管理員學習新知識、新技術，掌握新技能、新方法，了解水利專業(yè)知識，當前水利工作的重點、難點、關注點等，并及時提高信息素養(yǎng)和技能，以適應水利檔案信息化對人才提出的更高要求；同時，也要根據(jù)本單位人才隊伍建設情況，做好人才補充招錄計劃，也可以根據(jù)工作需要，和高校做好溝通，培養(yǎng)具有良好檔案素養(yǎng)，懂計算機網(wǎng)路技術，懂管理的研究型、復合型人才，為水利檔案和水利檔案信息化工作做好人才儲備和支持工作；再者，可以結合實際工作，有計劃地引進信息管理、計算機、網(wǎng)絡技術等方面的專業(yè)人才，優(yōu)化人才結構，以適應檔案信息化工作的需要。

水利信息化有力地推動了水利事業(yè)的發(fā)展，也是當下水利工作的一個重點，水利檔案信息化作為水利信息化的重要組成部分，是全面提升水利檔案工作服務能力的必然選擇，也日益受到各方的重視。在水利檔案信息化的過程中，存在許多問題，要很好地解決這些問題，才能是水利檔案信息化建設不斷向前推進，從而使水利檔案工作更好地為水利工程建設、水文水資源管理等各項水利事業(yè)服務。

參考文獻

[1]胡姍姍 水利檔案管理信息化建設初探[J]科學與財富 2012年06期

[2]張輝，呂廓.淺談如何做好新時期水利檔案工作[J].黑河學刊，2007（1）

作者簡介

賈燕華（1984-），女，天津市海河管理處工作，河南。