淺議工程項目竣工資料的歸檔整理

李靜　廖真真

摘 要：近年來，隨著我國國民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，為了加快社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，國家加大了工程建設(shè)力度，工程建設(shè)項目數(shù)目有了明顯增多，并且在規(guī)模上也有了顯著的變化。在工程建設(shè)過程中，將有關(guān)信息詳細(xì)的記錄下來，進(jìn)而為工程項目竣工后的擴(kuò)建和改造等提供有利依據(jù)，所以對工程項目竣工資料的歸檔整理具有重要意義。因此，本文針對工程項目竣工資料的歸檔整理展開了研究，并提出具體的措施，從而為竣工資料的歸檔整理提供參考。

關(guān)鍵詞：工程項目；竣工資料；歸檔整理

通常情況下，工程竣工資料包含了施工圖紙、合同和施工方案等諸多方面內(nèi)容，在工程項目建設(shè)期間，需要將各個環(huán)節(jié)的資料進(jìn)行整編和歸檔，然后對其進(jìn)行整理，為日后工程項目的改造和建設(shè)等提供有利依據(jù)。當(dāng)然，在工程項目竣工資料的歸檔整理期間還存在一些問題，對竣工資料歸檔整理工作的開展產(chǎn)生了不良影響。因此，必須采取有效措施對科學(xué)的開展工程項目竣工資料的歸檔整理，從而充分發(fā)揮工程竣工資料的作用。

1 工程項目竣工資料歸檔整理存在的問題

（一）案卷的豈止日期不精確

當(dāng)前，在對工程竣工資料歸檔整理過程中，還存在一些問題，導(dǎo)致工程竣工資料歸檔整理工作質(zhì)量偏低，對工程項目日后改造和擴(kuò)展等未能提供更加準(zhǔn)確的依據(jù)。由于部分工程項目企業(yè)對竣工資料歸檔整理工作未能有充分的認(rèn)知，并且在項目建設(shè)期間，所形成的資料日期不準(zhǔn)確，所以存在案卷的豈止日期不精確現(xiàn)象，導(dǎo)致工程項目竣工資料歸檔整理工作未能滿足一預(yù)期的目標(biāo)。在案卷提名時，應(yīng)當(dāng)確定工程的類別、施工年份和項目名稱等內(nèi)容，并且這些內(nèi)容一定要與公司計劃下達(dá)的項目名稱保持一致。然而，一些夠工程項目竣工資料的案卷的起止日期不精確，甚至有些工程企業(yè)只是按照首頁和末頁的日期來填補，所以造成了工程項目竣工資料的不準(zhǔn)確性，對工程竣工資料歸檔整理工作的開展產(chǎn)生了不利影響。

（二）檔案整理人員的綜合素質(zhì)有待提升

在工程項目建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)對現(xiàn)場工程資料進(jìn)行整理的工程技術(shù)人員對竣工資料歸檔整理的意識淡薄，并不具備豐富的資料整理和歸檔專業(yè)知識，對工程項目竣工資料的歸檔整理流程未能有清晰的認(rèn)知，從而降低了工程項目竣工資料的歸檔整理質(zhì)量[1]。

但是，從工程項目竣工資料歸檔整理現(xiàn)狀來看，部分工程企業(yè)對竣工資料歸檔整理工作未能有充分的認(rèn)知，并且為了降低人力資源成本，存在著沒有設(shè)置專職檔案整理人員的問題，因而對工程項目竣工資料歸檔整理工作的開展予以專業(yè)指導(dǎo)。

（三）工程項目竣工資料歸檔整理不規(guī)范

在工程項目竣工資料歸檔整理過程中，存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，導(dǎo)致工程項目竣工資料歸檔整理質(zhì)量偏低，歸檔整理的價值未能有效體現(xiàn)，尤其是在對施工文件進(jìn)行整理時，有些施工企業(yè)和監(jiān)理企業(yè)沒有收集到完整的文件，而且相關(guān)文件原件的數(shù)量十分有有限，在對資料進(jìn)行歸檔時，大多數(shù)資料的復(fù)印件，但在資料的復(fù)印件上沒有將原件的存檔處予以注明。雖然竣工資料文件裝訂畢竟漂亮，然而，檔案卷內(nèi)文件的質(zhì)量和內(nèi)容卻難以有所保障。

此外，在對工程項目進(jìn)行驗收過程中，相關(guān)人員沒有嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行書面簽字，甚至是存在資料簽字遺留的現(xiàn)象，造成其與工程施工的具體情況不吻合?？傊捎诠こ添椖靠⒐べY料歸檔整理不規(guī)范，從而對工程項目竣工資料歸檔整理工作的有序開展產(chǎn)生了一定的影響。

2 強化對工程項目竣工資料歸檔整理的有效措施

（一）對工程竣工驗收予以嚴(yán)格把關(guān)

在工程項目建設(shè)過程中，工程竣工資料中包含了與工程相關(guān)的信息，所以工程竣工資料具有重要的價值，尤其是在工程項目后期擴(kuò)建和改造期間，工程竣工資料對項目的開展提供了有利依據(jù)。因此，必須強化對工程項目竣工資料歸檔的有效整理，從而最大程度的提升工程項目竣工資料歸檔整理質(zhì)量。

為了提高程項目竣工資料歸檔整理效率，發(fā)揮竣工資料歸檔整理的作用，應(yīng)當(dāng)對工程竣工驗收予以嚴(yán)格把關(guān)，進(jìn)而為工程項目竣工資料歸檔整理工作的有序開展奠定良好基礎(chǔ)[2]。通過對竣工驗收進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，對增強工程資料信息的真實性提供有利保障。

對于工程竣工驗收基礎(chǔ)工作而言，完善、正確的工程竣工資料是前提，所以監(jiān)理單位和工程資料整理人員應(yīng)當(dāng)加強對工程竣工資料的驗收，并明確各項工作分工職責(zé)，對文字資料和竣工圖等予以認(rèn)真檢查，重點檢查資料文化是否完整，隱蔽工程驗收的記錄的真實性加以判斷。同時，工程變更單的變更信息能否落實到位。另外，在對工程項目竣工資料進(jìn)行歸檔整理時，一定要審查資料的完整性，資料分類和組卷要具有科學(xué)性，從而保證竣工資料歸檔整理的合理性。

（二）提升檔案整理人員的綜合素質(zhì)

在對工程項目竣工資料進(jìn)行歸檔整理過程中，必須對竣工資料歸檔整理時存在的問題加以解決，進(jìn)而確保工程項目竣工資料歸檔工作能夠取得良好的效果[3]。在開展竣工資料歸檔工作時，檔案整理人員是確保工作開展的關(guān)鍵。因此，必須提升檔案整理人員的綜合素質(zhì)，從而提高歸檔質(zhì)量。工程企業(yè)要加強檔案資料整理機構(gòu)的建設(shè)，聘請具有豐富經(jīng)驗的檔案整理人員，然后對整理人員進(jìn)行專業(yè)知識和業(yè)務(wù)等的培訓(xùn)，當(dāng)檔案整理人員的綜合素質(zhì)得到提高時，能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和流程整理資料和歸檔，從而保證工程項目竣工資料的歸檔工作更加規(guī)范。

（三）對工程項目竣工資料進(jìn)行嚴(yán)格整理

對于工程項目而言，由于規(guī)模較大，所以建設(shè)周期較長，所以在工程項目建設(shè)過程中，會形成大量的工程資料，因而增加了工程竣工資料歸檔和整理的難度。在工程項目施工過程中，在各個環(huán)節(jié)中需要將相關(guān)信息予以真實記錄，所以對施工資料進(jìn)行整理具有重要意義。在對工程項目竣工資料進(jìn)行嚴(yán)格整理時，需要對竣工圖、施工整理文件和施工記錄等予以整理，并派專業(yè)人員對技術(shù)資料和工程變更信息等方面資料加以嚴(yán)格歸檔和整理[4]。同時，檔案整理人員按照標(biāo)準(zhǔn)開展歸檔工作，從而為工程項目竣工資料的歸檔工作開展打下堅實基礎(chǔ)。

因此，在工程項目竣工資料歸檔期間，為了使得工程竣工資料的價值能夠突顯出來，應(yīng)當(dāng)對竣工資料進(jìn)行嚴(yán)格整理，進(jìn)而保證工程竣工資料歸檔整理工作質(zhì)量有所保障。

3 結(jié)束語

對于工程項目竣工資料歸檔整理而言，其是一項系統(tǒng)性和復(fù)雜性的工程，所以為了提高工程項目竣工資料歸檔整理工作質(zhì)量，首先對檔案整理人員提出了更高的要求，檔案整理人員必須具備豐富的工程技術(shù)資料整編歸檔業(yè)務(wù)知識，并具有檔案整理能力。其次施工方對施工過程中原始資料的積累、收集和組卷也很關(guān)鍵，須嚴(yán)格執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)。再者還需通過監(jiān)理方嚴(yán)格把關(guān)，確保資料內(nèi)容的完整性和可靠性?？傊?，各方通力協(xié)作，按照規(guī)范開展工作，才能為工程項目竣工資料歸檔整理工作提供有利保障。

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