信息化檔案管理的具體做法與安全性研究

王偉娜

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)以及單位針對(duì)內(nèi)部工作管理所展開的一系列整理、保管、收集、統(tǒng)計(jì)、鑒定工作過程的一項(xiàng)活動(dòng)。具有非常重要的參考意義和價(jià)值，同時(shí)也是企業(yè)以及單位中的基礎(chǔ)性工作。建設(shè)信息化檔案管理，能夠確保當(dāng)前基礎(chǔ)性工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。從當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)立場(chǎng)而言，本文首先概述了信息化檔案管理的含義；而后介紹了信息化檔案管理的具體步驟，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念和方法，創(chuàng)建高效網(wǎng)絡(luò)檔案，規(guī)范文檔類型，做好電子文檔的保存工作；最后在安全性管理方面，著重從信息錄入、信息公開、信息準(zhǔn)確方面進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；安全性

1 信息化檔案管理概述

通過相關(guān)信息部門統(tǒng)一計(jì)劃、指導(dǎo)，采用信息化軟件開展一系列相關(guān)活動(dòng)，處理且管理信息檔案以及資源，從而促進(jìn)服務(wù)水平、質(zhì)量的提升。換言之，建設(shè)信息化檔案管理，旨在以保存信息資源為主實(shí)施信息化檔案管理建設(shè)，在此根基之上，從多方面的來(lái)利用信息軟件強(qiáng)化檔案管理。建設(shè)信息化檔案管理，其要求主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，要確保檔案信息的保管、接收、利用的一致性；第二，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息化管理模式和手段，不斷進(jìn)行深化革新；第三，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息檔案管理；第四，實(shí)現(xiàn)信息共享。

2 信息化檔案管理建設(shè)的具體程序

（一）建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案系統(tǒng)

第一，要健全網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息系統(tǒng)，為檔案管理創(chuàng)建良好的技術(shù)平臺(tái)，然后在創(chuàng)建一個(gè)服務(wù)于公眾的平臺(tái)以及服務(wù)于內(nèi)部檔案管理的平臺(tái)；第二，通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在所創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，創(chuàng)建服務(wù)咨詢欄目以及宣傳欄目，使得各種信息數(shù)據(jù)能夠被內(nèi)部檔案服務(wù)系統(tǒng)所接收，各類信息資源共享問題可以通過宣傳欄目來(lái)進(jìn)行，服務(wù)咨詢欄目可以作為信息收集的地方，將所有有利用價(jià)值的信息整理出來(lái)；第三，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性，確保信息資料的準(zhǔn)確性。

（二）結(jié)合部門與檔案部門及計(jì)算機(jī)信息管理部門形成電子文檔形式

在電子文檔形式當(dāng)中，檔案部門以及其他各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)熟悉各自的信息資料，要對(duì)自己上報(bào)的各項(xiàng)信息資料負(fù)責(zé)；檔案部門接收電子文檔形式的信息資源時(shí)，要以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制度為原則，辨別、分析、歸類各項(xiàng)信息資料，最終存儲(chǔ)有參考意義和價(jià)值的信息；之后，通過計(jì)算機(jī)想信息管理部門，使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)處理相關(guān)信息文檔，最終實(shí)現(xiàn)有價(jià)值的信息檔案管理工作。各個(gè)部門及信息部門以及計(jì)算機(jī)信息管理部門，三者的存在都有各自的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也是電子文檔形成、存儲(chǔ)、管理以及使用價(jià)值的整體。

（三）處理歸類的信息檔案

做好文檔信息的歸置工作之后，需要信息檔案管理部門來(lái)甄別、確定信息資料的準(zhǔn)確性以及價(jià)值，等待確定價(jià)值之后，采用計(jì)算機(jī)信息軟件技術(shù)，對(duì)該類文檔進(jìn)行保密設(shè)置，這樣有利于避免被人篡改信息，確保信息資料的完整性和原始性，能夠與初始紙質(zhì)文檔高度一致。

（四）信息檔案的存儲(chǔ)工作

創(chuàng)建信息化檔案管理，最后一步就是要做好信息檔案的存儲(chǔ)工作。使用計(jì)算機(jī)信息軟件，保存信息檔案，其主要優(yōu)勢(shì)在于：具有高度的安全性，不容易被人破壞和篡改，同時(shí)與紙質(zhì)檔案管理相比，電子文檔管理可以節(jié)約紙質(zhì)材料，具有防塵、防潮、防濕等特性。因?yàn)槭褂秒娮蛹夹g(shù)介質(zhì)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)，有利于保障信息的完整性，避免長(zhǎng)時(shí)間存放造成信息丟失。

3 提升信息化檔案管理安全性的策略

（一）重視安全化建設(shè)，防止信息篡改、利用

建設(shè)信息化檔案管理，必定會(huì)考慮到信息安全問題，因此要高度重視信息化檔案管理的安全性，進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，設(shè)置監(jiān)控掃描系統(tǒng)，避免信息被利用，設(shè)置防火墻系統(tǒng)，防止信息被篡改。而該網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的用戶，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建實(shí)名制驗(yàn)證方式，才得以允許進(jìn)入，不然拒絕訪問。根據(jù)用戶分類情況，設(shè)置用戶的訪問權(quán)限，對(duì)于一些比較重要的信息檔案而言，比如敏感檔案、機(jī)密檔案等，確保其檔案的高度安全，應(yīng)當(dāng)建議隔離存儲(chǔ)。

（二）提升信息化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

創(chuàng)建信息化檔案管理，需要相關(guān)工作人員具備一定的計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用知識(shí)，要想順利開展、建設(shè)信息化檔案管理工作，就必須要不斷加強(qiáng)管理力度，因此提升信息化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是非常有必要的。任何領(lǐng)域的應(yīng)用以及技術(shù)的研發(fā)工作都需要依靠人來(lái)進(jìn)行，因此，要強(qiáng)化工作人員的相關(guān)技術(shù)教育，宣傳檔案管理知識(shí)，通過獎(jiǎng)懲制度以及考核機(jī)制來(lái)調(diào)動(dòng)工作人員工作的積極性，進(jìn)而提升工作人員的整體素質(zhì)，同時(shí)還需要為員工們提供機(jī)遇，在信息化技術(shù)環(huán)境下，激發(fā)工作人員的創(chuàng)新精神，促進(jìn)信息化檔案管理工作效率的提升。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息管理手段和觀念，實(shí)現(xiàn)資源共享

為了促進(jìn)檔案信息化應(yīng)用效率的提升，就必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息管理手段和觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)以及反應(yīng)能力，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提升。現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，信息技術(shù)得到了進(jìn)一步的發(fā)展，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)革新自己的觀念，不斷整合熱點(diǎn)信息，通過信息軟件、網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，積極主動(dòng)的分享資源，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的信息檔案管理，為人們、為社會(huì)、為領(lǐng)導(dǎo)提供有參考意義和價(jià)值的資源信息。此外，在管理方面，還要不斷加強(qiáng)信息檢索功能的研發(fā)，保證信息檢索的準(zhǔn)確性、有效性、規(guī)范性。

（四）規(guī)范錄入信息，確保檔案信息的真實(shí)性

在錄入電子檔案信息時(shí)，一旦出錯(cuò)，將會(huì)影響到整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)，甚至還會(huì)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供錯(cuò)誤的決策信息，因此，為了避免經(jīng)濟(jì)損失，有必要規(guī)范錄入信息。因此，在錄入電子檔案信息時(shí)，要仔細(xì)校對(duì)所錄入的單子檔案信息內(nèi)容，進(jìn)行嚴(yán)格的審核，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤的電子檔案信息，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。為了順利實(shí)施電子檔案信息的錄入工作以及審核工作，信息檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求，明確信息錄入的標(biāo)準(zhǔn)化以及信息模板格式。

（五）不斷投入，提高認(rèn)識(shí)，確保良好的信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

在建設(shè)信息化檔案管理方面，相關(guān)單位以及企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷加大人力財(cái)力物力的投入，通過宣傳教育讓檔案工作人員清楚明確的認(rèn)識(shí)到建設(shè)信息化檔案管理的重要性以及必要性。為了順利開展建設(shè)工作，單位、企業(yè)決策者應(yīng)當(dāng)要積極轉(zhuǎn)變自己的觀念，從觀念方面提升信息化檔案管理建設(shè)的重要性，將信息化檔案管理任務(wù)作為重中之重，不斷建立健全信息化管理平臺(tái)。在硬件方面，要確保充足資金，主要有信息管理軟件、傳真機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、存儲(chǔ)器等等，如果單位或企業(yè)資金有限，可以按照信息化檔案管理建設(shè)的要求，先采購(gòu)一些必備品，而后剩下所需要的設(shè)備則通過逐年增購(gòu)的方式來(lái)進(jìn)行補(bǔ)缺，不斷完善信息化檔案管理所需要的硬件條件。

4 總結(jié)

信息化檔案管理的創(chuàng)建，有利于提升信息檔案管理的水平。通過現(xiàn)金的計(jì)算機(jī)信息軟件，提升信息收集以及檔案整理的效率，同時(shí)也可以確保檔案信息與紙質(zhì)文檔的高度一致。通過 信息化的建設(shè)，使得檔案管理工作效率得到了大幅度提升，所提供的信息資源也更有價(jià)值和參考意義，為相關(guān)人員的借閱提供了方便。為了更好更快發(fā)展信息化檔案管理工作，必須要不斷提升檔案工作人員的綜合素養(yǎng)；重視安全化建設(shè)，防止信息篡改、利用；規(guī)范錄入信息，確保檔案信息的真實(shí)性；不斷投入，提高認(rèn)識(shí)，確保良好的信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，從而保障檔案信息化快速的發(fā)展。

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