電子信息技術在檔案管理中的應用研究

趙梅

摘 要：隨著社會經濟高速發(fā)展，信息技術在各領域內占據(jù)著重要的地位，其已滲透到各個行業(yè)，檔案管理是保障社會進步的基礎產業(yè)之一，信息技術結合檔案管理已是該行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，電子信息技術能夠加強檔案的有效管理，不僅為社會發(fā)展做出突出貢獻，同時為檔案產業(yè)的長遠發(fā)展做出重要保障。本文針對檔案管理工作中電子技術的重要作用進行分析，并闡述其實際應用效果。

關鍵詞：檔案產業(yè)；檔案管理；電子信息技術

隨著科技飛速發(fā)展，信息技術已經成為人類社會不可缺少的一部分，其對于社會生產，人民生活及思維觀念都帶來了深遠的影響，科技是人類賴以生存的重要保障，在當今的社會發(fā)展趨勢下，計算機信息技術的出現(xiàn)，大大改變了人類社會的生活水平，其在各領域內的應用及優(yōu)勢已逐漸突顯出來，信息技術的使用在檔案產業(yè)管理工作中取得了突破性進展，有效的加強了檔案管理工作，使其更具有高效性和科學性，更好的服務于人們群眾。以下是對該技術結合檔案管理工作的相關探討。

1 檔案管理在信息技術下的特點

1.1 信息集成技術

信息技術的集成使檔案管理工作產生了極大的變化，其不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，信息技術主要依靠網絡及計算機技術將檔案信息轉換為數(shù)字化信息，利用相關信息載體進行儲存，使檔案信息數(shù)字化和虛擬化。而傳統(tǒng)檔案管理通常以實物進行保存，極易受到儲存設施及儲存時間的影響，且易增加檔案損壞的幾率。信息集成技術有效的實現(xiàn)計算機對檔案管理工作的操控及檔案信息處理功能，避免傳統(tǒng)的檔案管理受儲存設施及時間的影響問題，實現(xiàn)了檔案以電子信息形式的儲存。

1.2 檔案的分類管理

信息技術使檔案的分類管理工作發(fā)生了本質變化。傳統(tǒng)的關于檔案管理的基建檔案，科技檔案，人事檔案，文書檔案等分類形式發(fā)生了本質變化，逐漸由信息技術的處理流程和模塊化管理功能代替?zhèn)鹘y(tǒng)的分類管理形式。檔案管理工作中以信息技術為主的分類形式主要依靠計算機網絡得以實現(xiàn)，計算機會提前設置自動處理指令、隨時進行調整和管理。各需求檔案儲存的相關單位可根據(jù)自身情況進行分類設置。如對企業(yè)經營、生產、人事等具體情況予以科學的分類管理。

2 信息技術在檔案管理中的必然性及應用

2.1 信息技術應用的必然趨勢

信息時代促進了社會發(fā)展，加強了檔案產業(yè)的管理工作，但同時對該項工作提出更為嚴格的要求，檔案管理工作中應用信息技術已成為社會發(fā)展的必然趨勢。社會發(fā)展對檔案管理相關工作的要求更加細致及規(guī)范化，電子信息技術儼然成為社會進步的重要主題，檔案的傳統(tǒng)管理形式必將被信息技術取代。因此，必須對信息技術在檔案管理工作中的 應用給予高度重視，利用科學技術對檔案管理進行優(yōu)化，使檔案管理更具有科學性和規(guī)范性，實現(xiàn)檔案信息共享及應用。

2.2 信息技術應用的必要條件

人們對信息需求日益多樣，其對當今社會的檔案管理工作提出更高的要求，只有不斷創(chuàng)新才可以適應社會發(fā)展趨勢，實現(xiàn)信息共享。將信息技術應用到檔案管理中，可以有效的打破傳統(tǒng)檔案管理受空間及時間的限制，信息需求者可利用科學技術查詢使用檔案信息，檔案管理者也能夠應用信息技術改進并完善檔案的管理模式，有效提高工作效率，進而為社會提供更好的檔案信息服務，創(chuàng)建新穎的檔案信息服務模式。

2.3 有利于檔案細致化管理

信息技術有利于檔案的細致化管理，其主要因為信息技術可為檔案管理提供科學性及規(guī)范性的指導，幫助管理人員對檔案進行優(yōu)化配置，實現(xiàn)檔案信息相關數(shù)據(jù)的儲存、更新、維護及共享等，使每一環(huán)節(jié)的檔案管理都有據(jù)可依、有條不紊的進行。

2.4 檔案管理中電子信息技術的應用

當今社會在飛速發(fā)展，信息資源及信息技術涉及到生活中的各個領域，以此來更好地服務于人類社會，為社會進步提供著重要保障。在檔案管理工作中，可以利用信息技術對檔案信息進行收集、處理、加工，使檔案信息的儲存及使用更具有規(guī)范性和安全性，避免了傳統(tǒng)檔案管理模式中因儲存設施和儲存時間帶來的不足。但在具體的檔案相關管理工作中，信息技術的科學應用，仍需進一步的研究探討。在管理中應加強內容管理、系統(tǒng)管理及數(shù)據(jù)備份這三個方面。

信息技術在檔案信息內容管理上的應用應加強，對于檔案信息內容管理而言，信息技術涵蓋了檔案儲存、復制、檢索應用；檔案信息儲存、檢索應用；檔案的文件編號、統(tǒng)計、匯總等應用。在上述的應用中，管理人員必須明確檔案管理的重要性，保證科學、高效的利用，使檔案信息內容管理具備科學性、系統(tǒng)性。

信息技術在檔案的管理系統(tǒng)中的應用應加強，對于檔案的管理系統(tǒng)而言，其管理結構主要分為8個部分：收集整理、檔案分類、檔案編研、借閱管理、檔案統(tǒng)計及打印、資料鑒定及銷毀、網頁查詢和用戶管理。

加強檔案信息數(shù)據(jù)備份及恢復方案，完整的檔案信息數(shù)據(jù)備份及恢復方案包括備份的軟硬件、備份方案及恢復計劃。需備份的管理系統(tǒng)包括應用軟件、系統(tǒng)軟件、驅動程序、工具軟件、芯片軟件。

需備份的硬件包括：光盤、硬盤和磁帶。三者中較為適用的是磁帶，因其具有較強的靈活性及大儲存容量，訪問速度適宜，可長時間儲存信息，且擁有自動化管理功能，相對于磁帶而言，硬盤的儲存量雖然很大但成本較高；光盤的成本盡管較低，但其儲存量很小，對于大量的檔案數(shù)據(jù)備份來說，光盤的所需數(shù)量會很大，缺乏可靠性?？傮w來說，磁帶的適用性更好。

3 信息技術結合檔案管理的應用路徑

3.1 對檔案資料進行搜集整理

先進的信息技術可快速錄入及更新數(shù)據(jù)信息，有效地提高管理工作效率，節(jié)約時間及檔案占用的空間。在搜集整理檔案資料的過程中，信息技術能提高管理工作的效率，主要原因在于其能夠較為便捷地、科學地對資料進行分類，如建檔時間，檔案類別等，都可通過計算機完成。

3.2 優(yōu)化檔案的查閱工作

利用電子信息技術對檔案查閱工作進行優(yōu)化，其主要目的即提高檔案資源利用率，以保證檔案資源能夠為相關部門或單位提供更有價值的信息服務。因此，我們可以將電子信息化技術應用于檔案管理工作過程中，對檔案查閱進行優(yōu)化和完善，分類管理檔案，簡化查閱步驟和程序，提高查閱效率。

3.3 利用電子信息技術對檔案進行備份、保存及恢復

電子信息技術能夠對檔案查閱工作進行優(yōu)化的同時，還能夠對檔案進行備份、保存及恢復。該技術能夠有效保證檔案資料的完整性和安全性，對檔案進行及時備份，以防檔案丟失，同時對已丟失的文件能夠予以及時查找和恢復，進一步確保了檔案信息的安全性。

4 結語

電子信息技術結合檔案管理已成為社會發(fā)展的必然趨勢，其可實現(xiàn)管理工作的高效性和科學性，依靠信息技術可使檔案的搜集、查閱、備份存儲等工作更加規(guī)范，信息技術在檔案產業(yè)管理方面取得了突破性成就，在提高管理工作效率的同時，還加強了檔案信息的使用效率，更好的服務于社會。

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