電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究

趙梅

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息技術(shù)在各領(lǐng)域內(nèi)占據(jù)著重要的地位，其已滲透到各個(gè)行業(yè)，檔案管理是保障社會(huì)進(jìn)步的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)之一，信息技術(shù)結(jié)合檔案管理已是該行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，電子信息技術(shù)能夠加強(qiáng)檔案的有效管理，不僅為社會(huì)發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)，同時(shí)為檔案產(chǎn)業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出重要保障。本文針對(duì)檔案管理工作中電子技術(shù)的重要作用進(jìn)行分析，并闡述其實(shí)際應(yīng)用效果。

關(guān)鍵詞：檔案產(chǎn)業(yè)；檔案管理；電子信息技術(shù)

隨著科技飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為人類社會(huì)不可缺少的一部分，其對(duì)于社會(huì)生產(chǎn)，人民生活及思維觀念都帶來了深遠(yuǎn)的影響，科技是人類賴以生存的重要保障，在當(dāng)今的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的出現(xiàn)，大大改變了人類社會(huì)的生活水平，其在各領(lǐng)域內(nèi)的應(yīng)用及優(yōu)勢(shì)已逐漸突顯出來，信息技術(shù)的使用在檔案產(chǎn)業(yè)管理工作中取得了突破性進(jìn)展，有效的加強(qiáng)了檔案管理工作，使其更具有高效性和科學(xué)性，更好的服務(wù)于人們?nèi)罕?。以下是?duì)該技術(shù)結(jié)合檔案管理工作的相關(guān)探討。

1 檔案管理在信息技術(shù)下的特點(diǎn)

1.1 信息集成技術(shù)

信息技術(shù)的集成使檔案管理工作產(chǎn)生了極大的變化，其不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，信息技術(shù)主要依靠網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息，利用相關(guān)信息載體進(jìn)行儲(chǔ)存，使檔案信息數(shù)字化和虛擬化。而傳統(tǒng)檔案管理通常以實(shí)物進(jìn)行保存，極易受到儲(chǔ)存設(shè)施及儲(chǔ)存時(shí)間的影響，且易增加檔案損壞的幾率。信息集成技術(shù)有效的實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理工作的操控及檔案信息處理功能，避免傳統(tǒng)的檔案管理受儲(chǔ)存設(shè)施及時(shí)間的影響問題，實(shí)現(xiàn)了檔案以電子信息形式的儲(chǔ)存。

1.2 檔案的分類管理

信息技術(shù)使檔案的分類管理工作發(fā)生了本質(zhì)變化。傳統(tǒng)的關(guān)于檔案管理的基建檔案，科技檔案，人事檔案，文書檔案等分類形式發(fā)生了本質(zhì)變化，逐漸由信息技術(shù)的處理流程和模塊化管理功能代替?zhèn)鹘y(tǒng)的分類管理形式。檔案管理工作中以信息技術(shù)為主的分類形式主要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)得以實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)會(huì)提前設(shè)置自動(dòng)處理指令、隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整和管理。各需求檔案儲(chǔ)存的相關(guān)單位可根據(jù)自身情況進(jìn)行分類設(shè)置。如對(duì)企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、人事等具體情況予以科學(xué)的分類管理。

2 信息技術(shù)在檔案管理中的必然性及應(yīng)用

2.1 信息技術(shù)應(yīng)用的必然趨勢(shì)

信息時(shí)代促進(jìn)了社會(huì)發(fā)展，加強(qiáng)了檔案產(chǎn)業(yè)的管理工作，但同時(shí)對(duì)該項(xiàng)工作提出更為嚴(yán)格的要求，檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理相關(guān)工作的要求更加細(xì)致及規(guī)范化，電子信息技術(shù)儼然成為社會(huì)進(jìn)步的重要主題，檔案的傳統(tǒng)管理形式必將被信息技術(shù)取代。因此，必須對(duì)信息技術(shù)在檔案管理工作中的 應(yīng)用給予高度重視，利用科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，使檔案管理更具有科學(xué)性和規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享及應(yīng)用。

2.2 信息技術(shù)應(yīng)用的必要條件

人們對(duì)信息需求日益多樣，其對(duì)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作提出更高的要求，只有不斷創(chuàng)新才可以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息共享。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可以有效的打破傳統(tǒng)檔案管理受空間及時(shí)間的限制，信息需求者可利用科學(xué)技術(shù)查詢使用檔案信息，檔案管理者也能夠應(yīng)用信息技術(shù)改進(jìn)并完善檔案的管理模式，有效提高工作效率，進(jìn)而為社會(huì)提供更好的檔案信息服務(wù)，創(chuàng)建新穎的檔案信息服務(wù)模式。

2.3 有利于檔案細(xì)致化管理

信息技術(shù)有利于檔案的細(xì)致化管理，其主要因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)可為檔案管理提供科學(xué)性及規(guī)范性的指導(dǎo)，幫助管理人員對(duì)檔案進(jìn)行優(yōu)化配置，實(shí)現(xiàn)檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、更新、維護(hù)及共享等，使每一環(huán)節(jié)的檔案管理都有據(jù)可依、有條不紊的進(jìn)行。

2.4 檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用

當(dāng)今社會(huì)在飛速發(fā)展，信息資源及信息技術(shù)涉及到生活中的各個(gè)領(lǐng)域，以此來更好地服務(wù)于人類社會(huì)，為社會(huì)進(jìn)步提供著重要保障。在檔案管理工作中，可以利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、處理、加工，使檔案信息的儲(chǔ)存及使用更具有規(guī)范性和安全性，避免了傳統(tǒng)檔案管理模式中因儲(chǔ)存設(shè)施和儲(chǔ)存時(shí)間帶來的不足。但在具體的檔案相關(guān)管理工作中，信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，仍需進(jìn)一步的研究探討。在管理中應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)容管理、系統(tǒng)管理及數(shù)據(jù)備份這三個(gè)方面。

信息技術(shù)在檔案信息內(nèi)容管理上的應(yīng)用應(yīng)加強(qiáng)，對(duì)于檔案信息內(nèi)容管理而言，信息技術(shù)涵蓋了檔案儲(chǔ)存、復(fù)制、檢索應(yīng)用；檔案信息儲(chǔ)存、檢索應(yīng)用；檔案的文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、匯總等應(yīng)用。在上述的應(yīng)用中，管理人員必須明確檔案管理的重要性，保證科學(xué)、高效的利用，使檔案信息內(nèi)容管理具備科學(xué)性、系統(tǒng)性。

信息技術(shù)在檔案的管理系統(tǒng)中的應(yīng)用應(yīng)加強(qiáng)，對(duì)于檔案的管理系統(tǒng)而言，其管理結(jié)構(gòu)主要分為8個(gè)部分：收集整理、檔案分類、檔案編研、借閱管理、檔案統(tǒng)計(jì)及打印、資料鑒定及銷毀、網(wǎng)頁查詢和用戶管理。

加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)方案，完整的檔案信息數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)方案包括備份的軟硬件、備份方案及恢復(fù)計(jì)劃。需備份的管理系統(tǒng)包括應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件、驅(qū)動(dòng)程序、工具軟件、芯片軟件。

需備份的硬件包括：光盤、硬盤和磁帶。三者中較為適用的是磁帶，因其具有較強(qiáng)的靈活性及大儲(chǔ)存容量，訪問速度適宜，可長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存信息，且擁有自動(dòng)化管理功能，相對(duì)于磁帶而言，硬盤的儲(chǔ)存量雖然很大但成本較高；光盤的成本盡管較低，但其儲(chǔ)存量很小，對(duì)于大量的檔案數(shù)據(jù)備份來說，光盤的所需數(shù)量會(huì)很大，缺乏可靠性。總體來說，磁帶的適用性更好。

3 信息技術(shù)結(jié)合檔案管理的應(yīng)用路徑

3.1 對(duì)檔案資料進(jìn)行搜集整理

先進(jìn)的信息技術(shù)可快速錄入及更新數(shù)據(jù)信息，有效地提高管理工作效率，節(jié)約時(shí)間及檔案占用的空間。在搜集整理檔案資料的過程中，信息技術(shù)能提高管理工作的效率，主要原因在于其能夠較為便捷地、科學(xué)地對(duì)資料進(jìn)行分類，如建檔時(shí)間，檔案類別等，都可通過計(jì)算機(jī)完成。

3.2 優(yōu)化檔案的查閱工作

利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案查閱工作進(jìn)行優(yōu)化，其主要目的即提高檔案資源利用率，以保證檔案資源能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門或單位提供更有價(jià)值的信息服務(wù)。因此，我們可以將電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作過程中，對(duì)檔案查閱進(jìn)行優(yōu)化和完善，分類管理檔案，簡(jiǎn)化查閱步驟和程序，提高查閱效率。

3.3 利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行備份、保存及恢復(fù)

電子信息技術(shù)能夠?qū)n案查閱工作進(jìn)行優(yōu)化的同時(shí)，還能夠?qū)n案進(jìn)行備份、保存及恢復(fù)。該技術(shù)能夠有效保證檔案資料的完整性和安全性，對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)備份，以防檔案丟失，同時(shí)對(duì)已丟失的文件能夠予以及時(shí)查找和恢復(fù)，進(jìn)一步確保了檔案信息的安全性。

4 結(jié)語

電子信息技術(shù)結(jié)合檔案管理已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，其可實(shí)現(xiàn)管理工作的高效性和科學(xué)性，依靠信息技術(shù)可使檔案的搜集、查閱、備份存儲(chǔ)等工作更加規(guī)范，信息技術(shù)在檔案產(chǎn)業(yè)管理方面取得了突破性成就，在提高管理工作效率的同時(shí)，還加強(qiáng)了檔案信息的使用效率，更好的服務(wù)于社會(huì)。

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