淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

唐文悅

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展、社會的進步，人們對信息的需求量越來越多，為了順應(yīng)信息化的趨勢和潮流，我國在不斷地改革檔案管理制度，然而隨著新技術(shù)的引進和應(yīng)用，事業(yè)單位面臨的檔案管理方面的挑戰(zhàn)和問題也越來越多。對此事業(yè)單位需要花費耐心和毅力進行專業(yè)的檔案管理，從而對檔案中存在的問題進行及時的發(fā)現(xiàn)，并隨之進行解決。本文圍繞著事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策這一主題進行了討論。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀及對策

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）管理設(shè)備和模式過于陳舊

目前很多檔案管理部門采用的管理方法還是書本記載、賬目記錄的方式，這種管理模式具有效率低，效果差的特點。隨著時代的發(fā)展、科技的進步，以往的檔案管理模式已經(jīng)無法在數(shù)據(jù)庫中有效、快捷地存入巨大的信息量。與此同時，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，也使得檔案管理設(shè)備無法得到及時的更換，這對查閱檔案的效率和記錄檔案數(shù)據(jù)的速度會產(chǎn)生很大的限制[1]。

（二）不夠重視檔案管理工作

大量重要的信息都儲存在事業(yè)單位的檔案中，因此檔案管理直接關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展和安全。檔案內(nèi)容包括詳細記錄的工作流程、單位員工的資料背景等重要信息，一旦泄露檔案管理工作，就會導(dǎo)致侵犯個人隱私、泄露數(shù)據(jù)等嚴重的后果。因此對于事業(yè)單位來說，檔案管理非常重要，需要管理人員和事業(yè)單位予以重視。在事業(yè)單位檔案工作的開展過程中卻往往不是如此。

事業(yè)單位需要的是實際利益，而檔案管理卻無法創(chuàng)造出經(jīng)濟利益，因此許多事業(yè)單位會對檔案管理工作進行抱有輕視的態(tài)度，這種態(tài)度會對檔案管理人員等下屬員工產(chǎn)生消極的影響。原本很多檔案管理人員由于沒有對檔案管理工作的意義進行正確的認識，就會對這份工作不夠重視。在實際工作中，檔案管理人員也只是簡單的保管、整理檔案文件。在這種情況下，上級領(lǐng)導(dǎo)再抱有消極態(tài)度，就會使得檔案管理人員對待工作態(tài)度隨意，甚至連記錄工作也不能按時完成，導(dǎo)致最后敷衍了事，造成檔案內(nèi)容不完整，對他人進行檔案查閱的效果產(chǎn)生負面的影響[2]。

（三）檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

檔案管理工作的高效需要以豐富的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)的管理知識為前提，工作過內(nèi)容較為復(fù)雜。然而在現(xiàn)實情況中，許多檔案管理部門都對這份工作具有不正確的認識，認為這項工作的完成只需要較高的工作過效率和端正的工作態(tài)度，導(dǎo)致許多員工在職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識基礎(chǔ)方面都與標(biāo)準有著很大的差距。在實際工作中由于員工專業(yè)知識的缺乏，沒有對管理技術(shù)進行很好的掌握，導(dǎo)致許多基礎(chǔ)工作項目沒有得到很好的完成，造成工作業(yè)績差，工作效率低。

2 事業(yè)單位檔案管理的對策

（一）對管理模式進行更新

由于信息化時代的到來，以往的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的需要，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)被時代所淘汰，需要新型的管理模式進行替代。在信息化社會，計算機是人們記錄工作的主要工具，在檔案管理工作中也是如此。記錄軟件進行合理的運用，能夠?qū)n案管理人員的工作起到很好的輔助作用，使其在電腦檔案庫中完整、有序、快捷地錄入檔案數(shù)據(jù)[3]。

檔案管理人員在進行檔案管理工作的過程，可以建立一個檔案查閱網(wǎng)，在該網(wǎng)站上上傳數(shù)據(jù)，方便其他人進行信息查閱，這種方法對于查閱人員和檔案管理人員來說，都能對其時間和精力進行節(jié)省。除此之外，檔案管理人員還需要對網(wǎng)絡(luò)安全多加注意，對計算機病毒進行有效的防范，防止非法人員盜取檔案信息。

新型檔案管理模式的實行需要建立在引進大連夠先進設(shè)備和辦公環(huán)境優(yōu)化的基礎(chǔ)上，這就需要事業(yè)單位進行大量資金的投入，但是許多事業(yè)單位經(jīng)濟條件并不優(yōu)渥。因此，檔案管理部門可以采取其他措施獲得資金，例如進行資金補助的申請，向地方政府尋求幫助，將資金補助利用起來，進行辦公環(huán)境的優(yōu)化和新型檔案設(shè)備的購買，從而促進新型檔案管理模式的實施，完善檔案管理工作。

（二）對員工的認識和素養(yǎng)進行提高

《檔案管理法》、《檔案法》等法律法規(guī)的頒布就是為了各事業(yè)單位樹立正確的意識，重視檔案管理工作，但實際情況卻往往不是如此。為了對現(xiàn)狀進行改善，個事業(yè)單位需要采取措施，對于檔案管理人員，事業(yè)單位要予以鼓勵，鼓勵其進行相關(guān)專業(yè)知識和法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使得檔案管理人員的能力得到提升，能夠?qū)n案管理工作順利完成[4]。

其次，需要加大力度宣傳檔案管理工作，為對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進行提升，需要通過宣傳教育的方式來實現(xiàn)，對檔案管理工作進行保障，保障其能夠穩(wěn)定、安全的運行。除此之外，檔案管理人員在對職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識進行加強的過程中，會對檔案管理工作有新的認識，并隨之重視起來，從而更加深入的認識、理解檔案管理工作的必要性和意義。

（三）將檔案信息資源進行全面開發(fā)

優(yōu)化管理方法是檔案管理資源開發(fā)的首要工作，其關(guān)鍵就在于對檔案管理理念進行端正，在檔案管理工作中重視開發(fā)檔案信息資源，在對檔案管理價值進行保證的基礎(chǔ)上，將檔案信息資源的作用充分發(fā)揮。除此之外，在對檔案管理進行優(yōu)化的過程中，需要將事業(yè)單位的自覺性和主動性體現(xiàn)出來，以事業(yè)單位的實際情況為參照，從而方便管理層進行決策。

3 結(jié)語

在事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理工作是其中的關(guān)鍵，目前事業(yè)單位工作人員最關(guān)注的問題就是對檔案管理的不足和缺點進行改善的對策[5]。本文就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策進行了探討，首先介紹了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，隨后分析研究了事業(yè)單位檔案管理的對策。事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展，需要單位領(lǐng)導(dǎo)改變態(tài)度，對其予以重視，管理人員需要對檔案法律法規(guī)進行貫徹，從而做好檔案管理工作，促進事業(yè)單位更好的發(fā)展。

參考文獻

[1]王林，閆春梅，李鳳鳴.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2011，16：240-241.

[2]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，13：116+119.

[3]劉曄，顏維安.淺談事業(yè)單位檔案信息化管理的問題及對策[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2013，03：100.

[4]蔣成禹.淺談事業(yè)單位人事檔案管理存在的不足及對策[J].科協(xié)論壇（下半月），2012，11：165-166.

[5]王澤蓓.淺談新形勢下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2014，17：156-157.