淺談中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策研究

郭麗兵

摘 要：學(xué)校檔案是記錄學(xué)校教師、學(xué)生德才表現(xiàn)、學(xué)校發(fā)展歷程、教學(xué)成果、文獻(xiàn)記載等各方面表現(xiàn)信息的一個(gè)重要載體，是學(xué)校后勤管理資料的重要組成部分。校園檔案管理工作是否合理，關(guān)系著學(xué)校的正常運(yùn)行和學(xué)生將來的求學(xué)、工作以及社會(huì)的認(rèn)知度。本文通過分析當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，結(jié)合日常工作中的一些經(jīng)驗(yàn)和看法，提出了一些建議和意見，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理；對(duì)策

學(xué)校檔案管理工作的重點(diǎn)在于為本校、高校和教育行政部門提供準(zhǔn)確的教師、學(xué)生和文獻(xiàn)資料信息，隨著電腦技術(shù)的快速發(fā)展，催生了文件、圖表、簿冊(cè)、光盤、人員信息庫等多種檔案管理載體。學(xué)校檔案記錄著教師、學(xué)生個(gè)人檔案、教學(xué)案例、名人事跡、科研成果、論文資料等，是進(jìn)行教學(xué)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等重要依據(jù)。

1 當(dāng)前中學(xué)檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)

1、觀念落后。很大一部分中學(xué)只注重學(xué)生成績的高低以及學(xué)校有形建筑建設(shè)，忽略了對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視，決策者對(duì)檔案管理意識(shí)不高，時(shí)常是為了應(yīng)付上級(jí)檢查。檔案管理模式還只停留在傳統(tǒng)的表格匯總上，沒有專門的檔案管理部門，只有臨時(shí)科任教師或者行政教師兼任。學(xué)校行政主官存在重視成績，輕檔案建設(shè)的思想，認(rèn)為只要抓好了學(xué)生成績，一切都是次要的，導(dǎo)致了學(xué)校檔案管理的意識(shí)普遍不高。這些人為意識(shí)都制約了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施差。目前，一些中學(xué)的檔案管理室只簡單的掛個(gè)牌子，沒有專業(yè)的檔案儲(chǔ)存柜，缺少防火防盜系統(tǒng)，有的甚至把檔案室設(shè)在潮濕的一樓。只停留在紙質(zhì)化，沒有電子化檔案管理系統(tǒng)。有些學(xué)校雖有電腦，也只是淘汰下來的二手電腦，純屬擺設(shè)。這些基礎(chǔ)設(shè)施的缺失，容易導(dǎo)致檔案資料發(fā)霉、秩序混亂、蟲咬、泄密等嚴(yán)重后果，給教師、學(xué)生以及查檔工作帶來諸多麻煩。

3、檔案管理人員素質(zhì)不高。部分中學(xué)行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案不夠重視，認(rèn)為管理工作不重要，無需花費(fèi)太多精力、人力、財(cái)力。有些學(xué)校認(rèn)為，檔案管理人員只要能打字便可，檔案管理工作崗位大多數(shù)交給了臨時(shí)聘用人員，且有些聘用人員是“開后門”入職，不具備基本的檔案管理知識(shí)和基本的專業(yè)涵養(yǎng)，不能勝任崗位。活到老，學(xué)到老。然而，部分中學(xué)檔案管理人員沒有參加相關(guān)部門舉辦的繼續(xù)教育，工作能力越來越落后。也有些中學(xué)檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)，隨意泄露學(xué)校和師生檔案。

4、檔案管理制度還不完善。檔案管理制度不完善，沒有建立清晰的檔案管理工作獎(jiǎng)懲機(jī)制。也無檔案管理電子信息化操作規(guī)程以及檔案防火、防盜、防泄制度。這些制度的不健全，必然造成日常維護(hù)不及時(shí)、檔案管理不科學(xué)、檔案維護(hù)不當(dāng)、檔案信息數(shù)據(jù)無備份、電腦病毒入侵等風(fēng)險(xiǎn)，或者檔案被借用了未還返或被篡改。

2 解決檔案管理問題的有效對(duì)策

1、提高中學(xué)行政領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作意識(shí)。教育行政部門應(yīng)應(yīng)該專業(yè)召開中學(xué)檔案管理工作會(huì)議，由教育行政部門主要領(lǐng)導(dǎo)做詳細(xì)工作布置，政府分管領(lǐng)導(dǎo)作強(qiáng)調(diào)講話。闡明檔案管理工作對(duì)教學(xué)和學(xué)校發(fā)展的重要性，并將檔案管理工作列入年終考核內(nèi)容。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的日常督查，營造重視檔案管理工作的良好氛圍。

2、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。按照檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。裝修檔案管理用房，購置專業(yè)檔案儲(chǔ)存柜，加裝防火門以及通風(fēng)、防蟲系統(tǒng)，配備電腦以及專業(yè)軟件。

3、做好檔案管理服務(wù)工作。檔案管理是為了更好地服務(wù)師生和學(xué)校的教學(xué)工作。要積極為全校師生提供檔案利用，幫助解決簡歷、德才表現(xiàn)等認(rèn)定，對(duì)維護(hù)師生的合法權(quán)益，起到了積極的作用。并為教學(xué)提供詳實(shí)的第一手資料，增強(qiáng)了社會(huì)檔案意識(shí)，擴(kuò)大了檔案工作的知名度。

4、做好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。邀請(qǐng)檔案局專業(yè)人才為學(xué)校檔案管理人員舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，詳細(xì)講解立卷規(guī)范，提高檔案人員整檔技能。另外，組織檔案人員參加省、市級(jí)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作技術(shù)、英語表達(dá)能力，還有與學(xué)校核心工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)的熟練，須同時(shí)注意提升管理人員思想覺悟，培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞臋n案管理專業(yè)人才。支持檔案管理工作人員積極參與檔案管理專業(yè)職稱評(píng)定，通過培訓(xùn)，提高學(xué)校檔案管理工作人員的素質(zhì)涵養(yǎng)和業(yè)務(wù)理論水平。

5、建章立制。要完善《中學(xué)檔案管理制度》、《檔案管理工作保密制度》、《中學(xué)檔案利用制度》、《檔案材料歸檔制度》以及《檔案借用管理制度》等，明確檔案工作職責(zé)、任務(wù)以及歸檔范圍和整理要求，使檔案材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時(shí)，制定《檔案管理人員崗位責(zé)任制》和獎(jiǎng)懲考核制度，使檔案管理工作有章可循，有制度可約，促進(jìn)檔案工作服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于師生、服務(wù)于社會(huì)。

3 結(jié)論

總之，中學(xué)必須不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，做到從思想上重視、從技術(shù)上支持，以制度建設(shè)為前提，以專業(yè)管理人才為后盾。及時(shí)分析檔案管理中存在的不足和薄弱環(huán)節(jié)，歸納總結(jié)，積極有效探索新的有效對(duì)策，努力實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案管理的科學(xué)、有序發(fā)展。