電子檔案利用的基本原理

陳萌

摘 要：電子檔案利用，從其涵蓋的內(nèi)容上看，有廣義和狹義之分，廣義的電子檔案利用包括用戶憑借電子檔案檢索系統(tǒng)查檢出所需的電子檔案的過程和將查檢出所需電子檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實價值的過程，而狹義的電子檔案利用僅指后一過程。本文對其原理進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案利用；基本原理；分析

1 前言

從廣義電子檔案利用來看，用戶憑借電子檔案檢索系統(tǒng)查檢出所需的電子檔案是電子檔案內(nèi)容價值得以實現(xiàn)的前提，因為用戶只有查檢到所需的檔案才能利用檔案；而電子檔案內(nèi)容價值的實現(xiàn)則是其目的。所以，除了必須建立起高效率的電子檔案管理系統(tǒng)外，還應(yīng)該采取各種手段更有效地利用電子檔案信息資源并且進(jìn)一步對其進(jìn)行有效的開發(fā)。

2 電子檔案利用系統(tǒng)的構(gòu)成

電子檔案利用系統(tǒng)是指由電子檔案利用的各個方面要素所構(gòu)成的一個有機(jī)的整體、構(gòu)成電子檔案利用系統(tǒng)的要素有：法律法規(guī)要素、電子檔案信息要素、電子檔案檢索系統(tǒng)要素、電子檔案用戶及電子檔案利用安全防范要素。

（一）電子檔案利用的法律法規(guī)要素

構(gòu)成電子檔案利用法律法規(guī)要素的主要是以下三個方面：

1.對電子檔案信息而言，并不是所有電子檔案都可以無限制地利用，而是要根據(jù)有關(guān)的法津法規(guī)合法地利用。如根據(jù)《檔案法》的規(guī)定：國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限.可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年。

2.對用戶而言，對電子檔案的利用，是要受到有關(guān)的法律法規(guī)要素的制約的、也就是說并不是任何人都能成為電子檔案的合法用戶。

3.對電子檔案的利用行為而言，也要受到有關(guān)的法律法規(guī)的制約，這里所指的電子檔案利用行為是指對電子檔案的復(fù)制、摘錄、引用及借閱等的處置行為、即狹義上的電子檔案利用。因為電子檔案就其內(nèi)容而言是具有檔案價值和知識產(chǎn)權(quán)的，所以為了合法保護(hù)電子檔案的情報信息和電子檔案責(zé)任者的合法權(quán)益，也需要有法律法規(guī)來制約利用行為。

（二）電子檔案利用的信息要素

構(gòu)成電子檔案利用的信息要素主要體現(xiàn)在質(zhì)和量兩個方面：

1.電子檔案信息的質(zhì)量，是指電子檔案具有一定的憑證價值和情報價值。只有電子檔案中含有這樣的潛在價值，才有可能將其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的可利用的價值。

2.電子檔案信息為數(shù)量，是指兩個方面，第一個方面、對一份電子檔案而言，其信息是完整的，而不是殘缺的，如多媒體電子檔案，其文字、聲音和圖像等有可能是分別存貯在計算機(jī)不同的文檔中，那么，作為一個整體，應(yīng)保持其各部分在整體上的完整性。第二個方面，就是對一份電子檔案所處的一個電子檔案的文件組合（如成套的電子檔案）而言，如確實存在著這樣一個組合，那么就應(yīng)該保持這樣一個文件組合在整體上的完整性。因為，—份電子檔案的價值，作為整體的部分而言，只有處于其所屬的電子檔案的文件組合這一整體中，才能得到真正的確認(rèn)。

（三）電子檔案檢索系統(tǒng)要素

構(gòu)成電子檔案撿索系統(tǒng)要素主要是二個方面：

1.電子檔案的著錄，即建立電子檔案檢索系統(tǒng)的過程。電子檔案著錄是對電子檔案進(jìn)行控制的重要方面，也是建立檔案檢索系統(tǒng)的重要過程，可以說，沒有電子檔案的著錄，就不可能建立起真正意義上的電子檔案檢索系統(tǒng)，也就不可能有電子檔案的利用。

2.電子檔案的檢索，即表達(dá)檢索需求的特征信息與電子檔案目錄信息相匹配的查檢過程。電子檔案的檢索與傳統(tǒng)的手工檔案檢索相比，其最大特點是遠(yuǎn)程檢索，即遠(yuǎn)程用戶通過網(wǎng)絡(luò)上的檔案檢索系統(tǒng)對電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫或全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索。

（四）電子檔案用戶要素

構(gòu)成電子檔案用戶要素的前提條件表現(xiàn)在以下二個方面：

1.電子檔案用戶的利用需求、即指電子檔案利用者對獲得電子檔案信息的一種要求和欲望。電子檔案的用戶是具有利用需求的用戶，但是，并不是有了利用需求就能成為電子檔案的事實上的用戶，只有有利用需求與利用行為結(jié)合起來時，才能成為電子檔案的實際用戶。

2.電子檔案的利用行為，指在利用需求驅(qū)動下對獲得電子檔案信息所進(jìn)行的一系列活動。這一系列活動表現(xiàn)為對電子檔案信息的檢索、甄別、選擇、閱讀、復(fù)制與摘錄等。很顯然，只有當(dāng)用戶將利用需求付諸實施于利用行為，檔案的潛在價值才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實價值。

（五）電子檔案利用安全防范要素

構(gòu)成電子檔案利用安全防范要素是：

1計算機(jī)從計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全。由于對電子檔案的利用是建立在不同信息進(jìn)行破壞的安全利用的基礎(chǔ)上的，如只說在利用電子檔案信息資源的同時也破壞了電子檔案信息本身，那就不符合電子檔案利用的原意。所以電子檔案與利用中對計算機(jī)及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全防范是必不可少的。

2.保密安全。隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，在電子檔案利用中各種竊取電子檔案信息的手段也不斷出現(xiàn)，各種竊取電子檔案信息的手段，雖然不構(gòu)成對電子檔案信息本身的破壞，但是卻對可靠地利用電子檔案構(gòu)成了威脅，所以、隨著電子檔案利用的出現(xiàn)也給保密安全提出了新的問題。

3 電子檔案利用系統(tǒng)的功能

以上我們介紹了電子檔案利用系統(tǒng)的構(gòu)成要素，但是這些要素是不是簡單地組合就構(gòu)成了電子檔案利用系統(tǒng)呢？不是的，電子檔案利用系統(tǒng)是由以上這些要素構(gòu)成的，但是決不是這些要素的簡單相加，而是由這些要素有機(jī)構(gòu)成的一個整體系統(tǒng)。電子檔案利用系統(tǒng)的各要素在這個系統(tǒng)中都具有自己明確的職能，它們之間的關(guān)系是：電子檔案用戶是是電子檔案利用系統(tǒng)中的智力要素，因為其承擔(dān)著將電子檔案的潛在價值有效地轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實價值的智力職能；電子檔案利用的法律法規(guī)要素與電子檔案利用的安全防范要素，則是電子檔案利用系統(tǒng)中的保障要素，因為其從不同的側(cè)面承擔(dān)著對電子檔案信息進(jìn)行合法（合理）、安全、可靠地利用的保障職能；而電子檔案檢索系統(tǒng)要素則是電子檔案利用系統(tǒng)中的技術(shù)要素，因為其承擔(dān)著如何從利用手段上保證電子檔案信息資源能被最有效利用的技術(shù)職能。

我們可以看出.檔案利用起始于用戶的利用需求，即系統(tǒng)的輸入，在法律法規(guī)和安全防范要素的全程保障之下，憑借檔案檢索系統(tǒng)檢索出其所需利用的電子檔案，然后通過用戶的利用行為將所需利用的檔案中的潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實價值，即系統(tǒng)的輸出。由此，形成了電子檔案利用系統(tǒng)這一整體具有了使電子檔案潛在價值能得以合法（合理）、安全、可靠地利用并使電子檔案潛在價值得到有效實現(xiàn)的基本功能。

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