企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的分析

林玉曼

摘 要：檔案作為企業(yè)的一種重要資源，在企業(yè)的發(fā)展中起著非常重要的作用。檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案信息服務(wù)水平的前提條件。本文就企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析企業(yè)檔案信息化建設(shè)的構(gòu)想及意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化；構(gòu)想

隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和普遍應(yīng)用，在科學(xué)的管理方法和組織思想的指導(dǎo)下，通過高科技手段的利用與支撐，深入挖掘和有效整合企業(yè)檔案信息資源，以推進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，是現(xiàn)代企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是確保企業(yè)檔案工作科學(xué)性、有效性的重要基礎(chǔ)。

1 企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)社會的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)檔案管理的信息化越來越成為推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要力量。但是，在實踐操作過程中，我國企業(yè)檔案管理工作特別是檔案信息化建設(shè)仍存在著很多的問題。

1.1 缺乏優(yōu)良的人才、技術(shù)和資金條件

當(dāng)前，我國很多的社會企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作的重要性缺乏清晰的認(rèn)識，企業(yè)的檔案管理缺乏必要的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施支撐，信息資源缺乏先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)設(shè)備承載，企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)水平參差不齊，這是國內(nèi)企業(yè)普遍面臨的現(xiàn)狀。怎樣用電子版信息資源取代常規(guī)性的印刷資料，實現(xiàn)信息資源的真正共享，是我國大部分企業(yè)必須面對和思考的問題。企業(yè)檔案管理工作中，高水平、高素質(zhì)信息管理人才的缺乏，信息資源挖掘和開發(fā)的不足是我國企業(yè)推薦信息化建設(shè)所面臨的重大困境之一。對于廣大企業(yè)高層管理人員來說，由于各種條件的限制和自身思想認(rèn)識的原因，他們不愿在檔案信息化建設(shè)中投入過多的資金和精力，致使企業(yè)檔案信息化建設(shè)資金嚴(yán)重缺乏，這也是這些問題產(chǎn)生的重要原因。

1.2 相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的缺乏

缺乏科學(xué)的組織和規(guī)劃是我國企業(yè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中面臨的又一突出問題，部分企業(yè)信息化建設(shè)的失敗會在一定程度上影響企業(yè)企業(yè)信息化建設(shè)的正常開展。因此，為了確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，我們必須重視統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建立和完善工作，用統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范約束企業(yè)檔案信息化的建設(shè)。但是，對于我國絕大部分社會企業(yè)來說，它們在檔案管理中都沒有進(jìn)行過科學(xué)的規(guī)劃，致使企業(yè)檔案管理工作效率十分低下，低水平重復(fù)建設(shè)和各自為政的現(xiàn)象層出不窮，嚴(yán)重制約著企業(yè)信息資源的合理利用。同時，企業(yè)檔案管理和規(guī)范的缺乏，也會在一定程度上影響檔案管理工作人員工作積極性的發(fā)揮，進(jìn)而會對企業(yè)預(yù)定目標(biāo)的達(dá)成造成一定的干擾。

1.3 企業(yè)信息管理缺乏有效的銜接

我國企業(yè)檔案管理工作由于管理機(jī)制的相對落后，其與企業(yè)的各管理、生產(chǎn)環(huán)節(jié)的聯(lián)系相對有限，使得企業(yè)各部門之間缺乏有效的聯(lián)絡(luò)，企業(yè)檔案信息資源管理與企業(yè)其他環(huán)節(jié)的信息管理之間缺乏有效的銜接。

1.4 企業(yè)檔案資源的利用水平不高

盡管信息技術(shù)獲得了非常快速的發(fā)展，但是，在企業(yè)信息資源管理過程中，企業(yè)的文書處理與生產(chǎn)活動和企業(yè)檔案管理工作并為進(jìn)行良好的結(jié)合，使得企業(yè)檔案信息的管理工作效率非常有限，并逐漸成為我國企業(yè)檔案信息資源管理建設(shè)中的一大弊病。在這種背景下，一體化的文檔管理工作更是無從談起。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的構(gòu)想

2.1 提升信息化水平，構(gòu)建信息化模式

為了實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，提升自身的信息化水平，社會廣大企業(yè)必須強(qiáng)化自身設(shè)備設(shè)施的養(yǎng)護(hù)工作，加大對硬件設(shè)備建設(shè)工作的投入。尤其需要明確認(rèn)識到多媒體技術(shù)的重要性，使其在檔案信息化建設(shè)中充分發(fā)揮作用，建立完善的信息化檔案數(shù)據(jù)庫。及時檢查、更新自身的檔案信息操作系統(tǒng)，逐漸改善印刷檔案的弊病，通過信息技術(shù)的充分應(yīng)用來促進(jìn)自身信息資源的高度共享。因此，必須強(qiáng)化多媒體的利用，建立完善的檔案信息化模式，優(yōu)化處理自身的電子信息資源，根據(jù)信息資源的性質(zhì)和具體內(nèi)容分類進(jìn)行處理。

2.2 強(qiáng)化規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著社會的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，企業(yè)檔案管理工作的組織建設(shè)也應(yīng)與時俱進(jìn)，跟隨社會的進(jìn)步而不斷發(fā)展，同時，企業(yè)也要不斷加強(qiáng)自身的檔案信息化建設(shè)和制度建設(shè)，以確保自身各項工作的有序進(jìn)行。再者，為實現(xiàn)自身檔案信息資源管理各環(huán)節(jié)中技術(shù)和業(yè)務(wù)的有序銜接，企業(yè)也必須同步進(jìn)行檔案信息化規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)工作，規(guī)范自身的檔案管理流程，為企業(yè)的堅持、持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.3 注重團(tuán)隊素質(zhì)建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我們逐漸步入了信息化時代，在這一時代背景中，綜合性技術(shù)收到企業(yè)越來越多的青睞。特別是在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)更是必須注重自身人員素質(zhì)的建設(shè)和提高的問題，強(qiáng)化信息化人才建設(shè)工作，通過采取各種有效手段，將檔案資源的“管理者”升級為檔案資源的“開發(fā)者”，為檔案信息化建設(shè)奠定堅實的人才基礎(chǔ)。因此，企業(yè)必須注重自身文化氛圍的創(chuàng)設(shè)，為高素質(zhì)、高水平的信息化人才創(chuàng)造更多的施展空間，提升自身的人才創(chuàng)新意識，通過教育培訓(xùn)、專題講座、研究探討等方式對信息化技術(shù)人才進(jìn)行培訓(xùn)，建立一支理論知識豐富、專業(yè)技能過硬、綜合素質(zhì)水平較高、業(yè)務(wù)精良的專業(yè)管理團(tuán)隊，為檔案信息化建設(shè)提供充足的人才資源支撐。

2.4 加強(qiáng)安全體系的信息化

作為檔案管理工作的重要內(nèi)容，信息安全在檔案信息化建設(shè)中的作用理應(yīng)受到充分的關(guān)注。因而，為了保證企業(yè)檔案信息資源的安全，企業(yè)必須充分重視檔案信息的安全防范工作。通常來講，企業(yè)都是通過網(wǎng)絡(luò)防火墻的安裝來確保自身檔案電子信息資料的安全的，但是，這并非是絕對的安全保障。為了提升自身數(shù)據(jù)資料額安全性，企業(yè)必須多措并舉，采用多樣化的安全防范措施。例如，對自身的計算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行定期的防護(hù)和維護(hù)；對數(shù)字化檔案實施加密防護(hù)等都是比較不錯的信息安全體系手段。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

企業(yè)檔案信息化建設(shè)旨在通過現(xiàn)代掃描、通訊、和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對企業(yè)檔案資源管理進(jìn)行完善和優(yōu)化，其實質(zhì)就是由以實體檔案保管的傳統(tǒng)檔案管理模式向以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的現(xiàn)代檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。隨著企業(yè)自動化辦公的持續(xù)推進(jìn)和信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，社會企業(yè)想要實現(xiàn)穩(wěn)定、優(yōu)良的發(fā)展，就必須對自身檔案信息資源的價值進(jìn)行充分的利用。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是我國經(jīng)濟(jì)社會持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求，也是現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的需要，一體化的檔案信息管理模式是企業(yè)發(fā)展的必由之路，也是企業(yè)快速發(fā)展的重要支撐。我們必須對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)形成充分的認(rèn)識，意識到其與企業(yè)發(fā)展之間存在著非常緊密的聯(lián)系。在信息化建設(shè)的大背景下，傳統(tǒng)的企業(yè)實體檔案管理模式以很難滿足企業(yè)檔案管理的需求，為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求，滿足現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展的要求，企業(yè)必須改變自身的檔案管理工作方式和管理模式。企業(yè)檔案信息化建設(shè)必然會隨著企業(yè)信息化的發(fā)展而逐漸發(fā)展，以滿足企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用的客觀需要，在這一過程中，企業(yè)檔案信息化管理體系的構(gòu)建就是一個非常行之有效的措施。同時，企業(yè)還必須意識到檔案信息化建設(shè)也是檔案信息資源整合、檔案資源價值提升的重要途徑，檔案建設(shè)的信息化不但有利于自身工作效率的有效提升，而且，還能為自身的發(fā)展提供更多的信息資源和更好的服務(wù)，進(jìn)而能夠進(jìn)一步促進(jìn)自身的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

4 結(jié)束語

社會企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)性的、長期性的工程，它不但會涉及企業(yè)資金、技術(shù)和人力的投入，而且還會涉及到法律建設(shè)、體制建設(shè)和機(jī)制建設(shè)等方面的問題。為了有效應(yīng)對世界科技的快速發(fā)展，促進(jìn)自身的進(jìn)步，企業(yè)必須不斷強(qiáng)化自身的檔案信息化建設(shè)，以實現(xiàn)企業(yè)自身的信息化。

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