企業(yè)檔案管理信息化建設的分析

林玉曼

摘 要：檔案作為企業(yè)的一種重要資源，在企業(yè)的發(fā)展中起著非常重要的作用。檔案信息化建設是檔案事業(yè)適應社會發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案信息服務水平的前提條件。本文就企業(yè)檔案管理工作的現狀，分析企業(yè)檔案信息化建設的構想及意義。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化；構想

隨著信息技術的持續(xù)發(fā)展和普遍應用，在科學的管理方法和組織思想的指導下，通過高科技手段的利用與支撐，深入挖掘和有效整合企業(yè)檔案信息資源，以推進企業(yè)檔案的信息化建設，是現代企業(yè)實現持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是確保企業(yè)檔案工作科學性、有效性的重要基礎。

1 企業(yè)檔案管理工作的現狀

隨著經濟社會的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)檔案管理的信息化越來越成為推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要力量。但是，在實踐操作過程中，我國企業(yè)檔案管理工作特別是檔案信息化建設仍存在著很多的問題。

1.1 缺乏優(yōu)良的人才、技術和資金條件

當前，我國很多的社會企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作的重要性缺乏清晰的認識，企業(yè)的檔案管理缺乏必要的技術和設備設施支撐，信息資源缺乏先進的數字技術設備承載，企業(yè)檔案網站建設水平參差不齊，這是國內企業(yè)普遍面臨的現狀。怎樣用電子版信息資源取代常規(guī)性的印刷資料，實現信息資源的真正共享，是我國大部分企業(yè)必須面對和思考的問題。企業(yè)檔案管理工作中，高水平、高素質信息管理人才的缺乏，信息資源挖掘和開發(fā)的不足是我國企業(yè)推薦信息化建設所面臨的重大困境之一。對于廣大企業(yè)高層管理人員來說，由于各種條件的限制和自身思想認識的原因，他們不愿在檔案信息化建設中投入過多的資金和精力，致使企業(yè)檔案信息化建設資金嚴重缺乏，這也是這些問題產生的重要原因。

1.2 相關規(guī)范和標準的缺乏

缺乏科學的組織和規(guī)劃是我國企業(yè)推進檔案信息化建設過程中面臨的又一突出問題，部分企業(yè)信息化建設的失敗會在一定程度上影響企業(yè)企業(yè)信息化建設的正常開展。因此，為了確保企業(yè)檔案信息化建設的標準性和規(guī)范性，我們必須重視統(tǒng)一標準和規(guī)范的建立和完善工作，用統(tǒng)一的建設標準和規(guī)范約束企業(yè)檔案信息化的建設。但是，對于我國絕大部分社會企業(yè)來說，它們在檔案管理中都沒有進行過科學的規(guī)劃，致使企業(yè)檔案管理工作效率十分低下，低水平重復建設和各自為政的現象層出不窮，嚴重制約著企業(yè)信息資源的合理利用。同時，企業(yè)檔案管理和規(guī)范的缺乏，也會在一定程度上影響檔案管理工作人員工作積極性的發(fā)揮，進而會對企業(yè)預定目標的達成造成一定的干擾。

1.3 企業(yè)信息管理缺乏有效的銜接

我國企業(yè)檔案管理工作由于管理機制的相對落后，其與企業(yè)的各管理、生產環(huán)節(jié)的聯系相對有限，使得企業(yè)各部門之間缺乏有效的聯絡，企業(yè)檔案信息資源管理與企業(yè)其他環(huán)節(jié)的信息管理之間缺乏有效的銜接。

1.4 企業(yè)檔案資源的利用水平不高

盡管信息技術獲得了非?？焖俚陌l(fā)展，但是，在企業(yè)信息資源管理過程中，企業(yè)的文書處理與生產活動和企業(yè)檔案管理工作并為進行良好的結合，使得企業(yè)檔案信息的管理工作效率非常有限，并逐漸成為我國企業(yè)檔案信息資源管理建設中的一大弊病。在這種背景下，一體化的文檔管理工作更是無從談起。

2 企業(yè)檔案信息化建設的構想

2.1 提升信息化水平，構建信息化模式

為了實現檔案管理工作的數據化和網絡化，提升自身的信息化水平，社會廣大企業(yè)必須強化自身設備設施的養(yǎng)護工作，加大對硬件設備建設工作的投入。尤其需要明確認識到多媒體技術的重要性，使其在檔案信息化建設中充分發(fā)揮作用，建立完善的信息化檔案數據庫。及時檢查、更新自身的檔案信息操作系統(tǒng)，逐漸改善印刷檔案的弊病，通過信息技術的充分應用來促進自身信息資源的高度共享。因此，必須強化多媒體的利用，建立完善的檔案信息化模式，優(yōu)化處理自身的電子信息資源，根據信息資源的性質和具體內容分類進行處理。

2.2 強化規(guī)范化和標準化建設

隨著社會的持續(xù)發(fā)展和進步，企業(yè)檔案管理工作的組織建設也應與時俱進，跟隨社會的進步而不斷發(fā)展，同時，企業(yè)也要不斷加強自身的檔案信息化建設和制度建設，以確保自身各項工作的有序進行。再者，為實現自身檔案信息資源管理各環(huán)節(jié)中技術和業(yè)務的有序銜接，企業(yè)也必須同步進行檔案信息化規(guī)范和標準的建設工作，規(guī)范自身的檔案管理流程，為企業(yè)的堅持、持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

2.3 注重團隊素質建設

隨著信息技術的快速發(fā)展，我們逐漸步入了信息化時代，在這一時代背景中，綜合性技術收到企業(yè)越來越多的青睞。特別是在企業(yè)檔案信息化建設的過程中，企業(yè)更是必須注重自身人員素質的建設和提高的問題，強化信息化人才建設工作，通過采取各種有效手段，將檔案資源的“管理者”升級為檔案資源的“開發(fā)者”，為檔案信息化建設奠定堅實的人才基礎。因此，企業(yè)必須注重自身文化氛圍的創(chuàng)設，為高素質、高水平的信息化人才創(chuàng)造更多的施展空間，提升自身的人才創(chuàng)新意識，通過教育培訓、專題講座、研究探討等方式對信息化技術人才進行培訓，建立一支理論知識豐富、專業(yè)技能過硬、綜合素質水平較高、業(yè)務精良的專業(yè)管理團隊，為檔案信息化建設提供充足的人才資源支撐。

2.4 加強安全體系的信息化

作為檔案管理工作的重要內容，信息安全在檔案信息化建設中的作用理應受到充分的關注。因而，為了保證企業(yè)檔案信息資源的安全，企業(yè)必須充分重視檔案信息的安全防范工作。通常來講，企業(yè)都是通過網絡防火墻的安裝來確保自身檔案電子信息資料的安全的，但是，這并非是絕對的安全保障。為了提升自身數據資料額安全性，企業(yè)必須多措并舉，采用多樣化的安全防范措施。例如，對自身的計算機數據系統(tǒng)進行定期的防護和維護；對數字化檔案實施加密防護等都是比較不錯的信息安全體系手段。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設的意義

企業(yè)檔案信息化建設旨在通過現代掃描、通訊、和網絡技術的應用對企業(yè)檔案資源管理進行完善和優(yōu)化，其實質就是由以實體檔案保管的傳統(tǒng)檔案管理模式向以網絡化、數字化的現代檔案管理模式的轉變。隨著企業(yè)自動化辦公的持續(xù)推進和信息化建設的不斷發(fā)展，社會企業(yè)想要實現穩(wěn)定、優(yōu)良的發(fā)展，就必須對自身檔案信息資源的價值進行充分的利用。企業(yè)檔案信息化建設是我國經濟社會持續(xù)發(fā)展的內在要求，也是現代企業(yè)信息化管理的需要，一體化的檔案信息管理模式是企業(yè)發(fā)展的必由之路，也是企業(yè)快速發(fā)展的重要支撐。我們必須對企業(yè)檔案信息化建設的優(yōu)點和缺點形成充分的認識，意識到其與企業(yè)發(fā)展之間存在著非常緊密的聯系。在信息化建設的大背景下，傳統(tǒng)的企業(yè)實體檔案管理模式以很難滿足企業(yè)檔案管理的需求，為了適應企業(yè)發(fā)展的要求，滿足現代企業(yè)管理發(fā)展的要求，企業(yè)必須改變自身的檔案管理工作方式和管理模式。企業(yè)檔案信息化建設必然會隨著企業(yè)信息化的發(fā)展而逐漸發(fā)展，以滿足企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用的客觀需要，在這一過程中，企業(yè)檔案信息化管理體系的構建就是一個非常行之有效的措施。同時，企業(yè)還必須意識到檔案信息化建設也是檔案信息資源整合、檔案資源價值提升的重要途徑，檔案建設的信息化不但有利于自身工作效率的有效提升，而且，還能為自身的發(fā)展提供更多的信息資源和更好的服務，進而能夠進一步促進自身的信息化和網絡化。

4 結束語

社會企業(yè)檔案信息化建設是一個系統(tǒng)性的、長期性的工程，它不但會涉及企業(yè)資金、技術和人力的投入，而且還會涉及到法律建設、體制建設和機制建設等方面的問題。為了有效應對世界科技的快速發(fā)展，促進自身的進步，企業(yè)必須不斷強化自身的檔案信息化建設，以實現企業(yè)自身的信息化。

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