淺談全宗內(nèi)檔案的分類

井波

“檔案分類”顧名思義就是對(duì)檔案進(jìn)行類別的劃分。就其分類對(duì)象來(lái)說(shuō)，檔案分類一般有兩種類型，一種是檔案實(shí)體分類，是指對(duì)檔案室所存檔案實(shí)體類別的劃分。通過(guò)分類可使零亂的檔案材料系統(tǒng)化、條理化，并可根據(jù)分類編制各類檔案的檔案號(hào)，確定它們的排放位置。第二種是檔案信息分類，也可叫做檔案檢索分類，主要用于檔案文件的檢索，也可作為檔案文件分類組卷的參考。這兩種分類是不同性質(zhì)的分類，其目的、作用和分類體系各有特點(diǎn)。在檔案分類過(guò)程中應(yīng)加以區(qū)別，使其更好地服務(wù)于檔案工作的需要。

1 檔案實(shí)體分類

檔案實(shí)體分類的對(duì)象是本全宗內(nèi)各類具體的檔案，其主要作用是便于對(duì)全部檔案進(jìn)行檔號(hào)的編制和檔案的上架排列，方便對(duì)檔案的利用，便于及時(shí)發(fā)揮檔案的作用，所以每個(gè)全宗都要編制切合實(shí)際的檔案實(shí)體分類方案，在編制過(guò)程中要做到實(shí)事求是，符合實(shí)際、類目科學(xué)、層次清楚，要符合分類的基本原則和要求。第一，檔案類目的劃分應(yīng)具有客觀性。列寧說(shuō)：“分類應(yīng)當(dāng)是自然的，而不是純粹人為的，即任意的。”檔案是機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的，來(lái)源于實(shí)踐，所以必須遵循檔案自然形成規(guī)律進(jìn)行分類。要科學(xué)地選擇分類方法，合理地設(shè)置類目，能夠系統(tǒng)地、最大限度地反映本單位的歷史面貌。第二，分類體系應(yīng)有邏輯性。一個(gè)全宗內(nèi)的檔案是機(jī)關(guān)在處理各種事務(wù)中形成的，縱橫聯(lián)系十分復(fù)雜，所以分類體系的構(gòu)成要力求嚴(yán)密。首先是分類的標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，在每一層次的分類中不能采用兩個(gè)以上的標(biāo)準(zhǔn)；其次是要注意類屬關(guān)系的明確性，類和屬類的概念要明確，范圍要清楚，同位類之間要相互排斥；再次是要注意分類的相稱性，分類之后子項(xiàng)外延之和等于母項(xiàng)外延。第三，分類要注意實(shí)用性，即分類后更便于保管和利用，更有利發(fā)揮檔案的作用。

由于檔案實(shí)體分類方案主要用于檔案實(shí)體的分類編號(hào)和排架，所以檔案實(shí)體分類方案的編制要根據(jù)本全宗的實(shí)際，分類不要過(guò)細(xì)，類目層次也不要過(guò)多。在一個(gè)全宗內(nèi)一般情況是檔案的種類不會(huì)很多，其數(shù)量也有限。如果分類過(guò)細(xì)，類目層次過(guò)多，就會(huì)給檔案的管理帶來(lái)諸多不便。試想如果每類檔案一年僅有幾個(gè)案卷，那么，就會(huì)出現(xiàn)檔案編號(hào)太零碎的現(xiàn)象，人為地造成管理上的不便。實(shí)踐證明檔案實(shí)體分類方案的類目層次必須根據(jù)全宗檔案的種類和數(shù)量來(lái)確定。我們的做法是：

一級(jí)類目可設(shè)置文書、科技、會(huì)計(jì)、人事四大類。在二級(jí)類目中科技類又可分為綜合、基建、設(shè)備儀器三類；會(huì)計(jì)類可分為報(bào)表、賬薄、憑證、其他四類；人事類可分為固定工、城鎮(zhèn)合同工、農(nóng)民合同工、臨時(shí)工四類。在三級(jí)類目中只有會(huì)計(jì)類中的報(bào)表分為年報(bào)和月季報(bào)；其他大類一般不再設(shè)三級(jí)類目，各級(jí)類目的類號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

在上述分類方案中我們沒(méi)有把音像檔案作為一個(gè)門類列出，把音像檔案分散在各類之中。當(dāng)然這個(gè)分類方案是就一般機(jī)關(guān)而言，而有些機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)較多或檔案門類較多就應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況編制適合本機(jī)關(guān)實(shí)際的分類方案，使之達(dá)到適應(yīng)性強(qiáng)，便于檔案的科學(xué)管理和有效利用之目的。

2 檔案信息分類

全宗內(nèi)檔案信息的分類，其分類對(duì)象不是檔案實(shí)體而是檔案文件反映的內(nèi)容及檔案目錄信息。它的分類體系一般是依據(jù)立檔單位的職能，文件反映的內(nèi)容來(lái)構(gòu)建的。如《中國(guó)檔案分類法》就是指檔案信息的分類，它以國(guó)家機(jī)構(gòu)社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，并緊密結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，采取從總到分，從一般到具體所組成的邏輯體系。如它的主表就是根據(jù)我國(guó)政治生活、社會(huì)生活的實(shí)際和檔案分類的實(shí)踐需要設(shè)了“中國(guó)共產(chǎn)黨黨務(wù)”、

“國(guó)家政務(wù)總類”、“政法”、“軍事”等十九大類。在每一大類之下視其需要又分設(shè)若干類。

檔案信息分類的作用是為了深入開(kāi)發(fā)檔案信息資源，最大限度的滿足利用者系統(tǒng)利用檔案的需求，實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足人們從主題角度檢索檔案的需要。由此看來(lái)，檔案信息分類方案主要用于檔案信息的檢索，其分類越細(xì)，類目層次越多，越有利于檔案信息的檢索，依便于更好地發(fā)揮檔案的作用。我們認(rèn)為其分類層次一般為四至五層為宜。

3 兩種分類的聯(lián)系與區(qū)別。

從以上可看出，檔案實(shí)體分類和檔案信息分類的體系是有較大差異的，但也不能否認(rèn)，檔案實(shí)體分類體系與檔案信息分類體系之間具有部分的重合性，具體表現(xiàn)為兩種分類體系具有某些類目的互相吻合交叉的關(guān)系。如在山東省地方標(biāo)準(zhǔn)《企業(yè)檔案分類編號(hào)規(guī)則》中把一個(gè)企業(yè)的全部檔案劃分為十個(gè)大類，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類，在這十大類之下又進(jìn)一步按照企業(yè)管理職能和檔案形成的特點(diǎn)設(shè)置二級(jí)以下類目，根據(jù)這個(gè)分類編號(hào)規(guī)則，編制出來(lái)的檔案實(shí)體分類方案和檔案信息分類方案之間的某些類目就有明顯的吻合交叉關(guān)系。這就決定了兩種分類可以有一部分互相參用。但我們也必須看到檔案實(shí)體分類和檔案信息分類之間存在著很大的不統(tǒng)一性。它們之間基本上是處于彼此排斥的關(guān)系之中。一般情況下是不宜采用檔案信息分類構(gòu)建的邏輯體系來(lái)對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類的。