電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)研究

摘 要：21世紀(jì)是信息化、智能化快速發(fā)展的時(shí)代，電子商務(wù)的時(shí)代，信息化、智能化的電子商務(wù)檔案管理將成為商務(wù)檔案管理未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。隨著歷史的進(jìn)程，人工的、紙質(zhì)的檔案管理已經(jīng)很難適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，取而代之的必將是智能化的電子商務(wù)檔案管理。本文中介紹了電子商務(wù)檔案的管理特點(diǎn)，使人們對(duì)電子商務(wù)檔案管理有所認(rèn)知，同時(shí)，在文中詳細(xì)的闡述了電子商務(wù)檔案管理智能化的發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：電子商務(wù)；檔案管理；智能化趨勢(shì)

隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，電子商務(wù)交流成為了時(shí)下最熱門的趨勢(shì)。在過(guò)去的商務(wù)交流中，很多商務(wù)信息都是使用手工的方式記錄在紙上，進(jìn)行保存，形成企業(yè)的檔案。在企業(yè)的檔案中涵蓋了相關(guān)的人事資料、會(huì)議內(nèi)容和一些機(jī)密的文件，這些文件被妥善的安放在檔案室內(nèi)。如果需要查閱檔案，必須去到檔案室中查閱。電子商務(wù)檔案與傳統(tǒng)的檔案有著非常明顯的優(yōu)勢(shì)，不僅涵蓋了各種商務(wù)交流的信息，還包含了很多客戶的具體資料和市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)，更重要的一點(diǎn)是，它能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)的查閱和對(duì)比，提供出參考性的數(shù)據(jù)，方便企業(yè)管理者更好的了解市場(chǎng)。但是，企業(yè)電子商務(wù)的交流越來(lái)越多，所積攢的數(shù)據(jù)越來(lái)越多，單純的依靠人工錄入和實(shí)時(shí)分析，經(jīng)常會(huì)造成結(jié)果出現(xiàn)錯(cuò)誤。針對(duì)這種情況，應(yīng)該及時(shí)的調(diào)整電子檔案管理的模式，利用計(jì)算機(jī)“管理”計(jì)算機(jī)的新型管理模式，能夠使整個(gè)電子檔案管理更加的系統(tǒng)化、合理化。

1 電子商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

隨著電子商務(wù)的不斷壯大，電子商務(wù)檔案的管理越來(lái)越重要。由于在電子商務(wù)的檔案中存儲(chǔ)著大量的信息，這些信息需要嚴(yán)密的保管，因此，這些信息都是用數(shù)字或者代碼的方式被儲(chǔ)存，這種存儲(chǔ)方式方便查找，同時(shí)，在某種程度上保密性能更好。電子商務(wù)檔案管理的主要特點(diǎn)：

1.1 電子商務(wù)檔案具有虛擬性

電子商務(wù)檔案和傳統(tǒng)的檔案相比，有著非常明顯的虛擬性。電子商務(wù)檔案的虛擬性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一方面，電子商務(wù)是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞信息，這些信息自動(dòng)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中。比如：在電子商務(wù)平臺(tái)上，買家購(gòu)買產(chǎn)品，不需要和賣家進(jìn)行見(jiàn)面，只能在網(wǎng)上看到所買產(chǎn)品的照片，在這種情況，他們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)交流就可以達(dá)成共識(shí)，完成交易。他們的交流信息檔案都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞和下載的；第二方面，電子檔案的內(nèi)容存在著一定的虛擬性。由于網(wǎng)絡(luò)軟件是通過(guò)各種代碼進(jìn)行編程的，人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)上通過(guò)軟件進(jìn)行交流，從這方面就可以看出，電子商務(wù)檔案具有虛擬性。第三方面，電子商務(wù)的支付方式具有虛擬性。由于電子商務(wù)的支付方式主要是通過(guò)電子銀行進(jìn)行交易的，沒(méi)有真實(shí)的現(xiàn)金進(jìn)行交易。

1.2 電子商務(wù)檔案具有復(fù)雜性

電子商務(wù)檔案的存儲(chǔ)是依靠網(wǎng)絡(luò)中的符號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)的，我們無(wú)法真實(shí)的看到存儲(chǔ)的過(guò)程，只有計(jì)算機(jī)本身能夠看到具體的信息。由于電子商務(wù)信息越來(lái)越多，檔案存儲(chǔ)的工具越來(lái)越多，存儲(chǔ)的形式也在發(fā)生著變化，因此，電子商務(wù)檔案的存儲(chǔ)具有復(fù)雜性。

1.3 電子商務(wù)檔案具有集成性

在過(guò)去的商務(wù)檔案管理中，只能儲(chǔ)存一些文字信息，比較單一，但是電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的形式更加多樣，不僅僅包括了文字信息，還包括了聲音、視頻和照片等等信息。如果要將這些信息放在同一文件夾中，這些信息必須進(jìn)行集成，才能進(jìn)行存儲(chǔ)。

2 電子商務(wù)檔案管理的智能化發(fā)展趨勢(shì)

伴隨著電子商務(wù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)檔案管理的智能化技術(shù)也在不斷完善。同時(shí)，電子商務(wù)檔案信息量越來(lái)越多，檔案信息的管理工作任務(wù)越來(lái)越重，電子商務(wù)檔案管理的智能化發(fā)展必將成為時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。電子商務(wù)檔案管理的智能化發(fā)展趨勢(shì)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 電子商務(wù)檔案信息檢索的智能化趨勢(shì)

隨著電子商務(wù)平臺(tái)的快速發(fā)展，電子商務(wù)檔案的數(shù)量越來(lái)越多，信息量非常大，并且很多類似的信息很難識(shí)別。這些電子商務(wù)信息的編號(hào)、儲(chǔ)存的位置、類別相對(duì)比較復(fù)雜，如果要依靠管理員準(zhǔn)確的查詢這些信息非常的困難。電子商務(wù)檔案信息檢索的智能化模式，能夠加快管理員查詢到相關(guān)資料，并且對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的分析，得出準(zhǔn)確的結(jié)果。使用智能化的信息檢索模式能夠加快搜索的速度，找到匹配的信息，提高工作的效率。這種快速檢索信息的管理模式加快了工作的效率，提升了工作的精準(zhǔn)度，有助于企業(yè)快速發(fā)展。

2.2 電子商務(wù)檔案信息存儲(chǔ)的智能化趨勢(shì)

當(dāng)今社會(huì)，電子檔案信息的存儲(chǔ)位置都在計(jì)算機(jī)的硬盤上或者個(gè)人的移動(dòng)硬盤，如果要想查詢這些信息，需要依靠相應(yīng)的電子工具才能完成檢索。雖然這種存儲(chǔ)方式能夠很好的保證電子商務(wù)檔案信息的安全性，但查閱過(guò)程非常的復(fù)雜，極易降低電子商務(wù)的工作效率。如果電子商務(wù)檔案信息存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)智能化，就可以隨時(shí)的查詢檔案信息，查詢的方式非常方便，提高了整個(gè)工作的效率。同時(shí)，這種存儲(chǔ)的方式，不僅提高了電子商務(wù)檔案的安全性，還能將檔案信息的存儲(chǔ)和管理進(jìn)行融洽的整合，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)。

2.3 電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化趨勢(shì)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在電子商務(wù)發(fā)展的里程中，電子商務(wù)檔案的管理占據(jù)著非常重要的地位。準(zhǔn)確的記錄電子商務(wù)的數(shù)據(jù)、信息和資料，為電子商務(wù)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化將有助于理清企業(yè)中復(fù)雜的關(guān)系。電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化使記錄的電子商務(wù)的信息更加準(zhǔn)確化，通過(guò)對(duì)這些信息的分析有助于評(píng)估和規(guī)劃企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向。在電子商務(wù)交流中，電子商務(wù)檔案信息實(shí)現(xiàn)智能化應(yīng)用可以幫助企業(yè)快速的尋找潛在的客戶和適合的合作伙伴，依據(jù)電子商務(wù)檔案信息的資料，找到最佳的營(yíng)銷模式，同時(shí)，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，對(duì)企業(yè)的商業(yè)行為做出合理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。因此，電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化可以有效的對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的整理，為企業(yè)提供戰(zhàn)略性的參考資料，奠定企業(yè)實(shí)現(xiàn)宏偉的戰(zhàn)略目標(biāo)，從而使企業(yè)立足于競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中。

3 結(jié)論

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的商務(wù)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)的發(fā)展，電子商務(wù)檔案管理的智能化必將成為未來(lái)電子商務(wù)管理的趨勢(shì)。電子商務(wù)檔案是電子商務(wù)能夠運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，電子商務(wù)檔案管理的智能化為電子商務(wù)的快速發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

[1]楊吉慧.分析電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（05）

[2]李齊英.電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)探究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015（06）

作者簡(jiǎn)介

王敏（1978-），女，河南商丘人，本科，館員，研究方向：檔案管理。