人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用分析

南秀

摘 要：人力資源管理中很重要的一部分內(nèi)容就是人事檔案管理，科學(xué)的人事檔案管理能夠有效的對員工進行優(yōu)化配置，能夠大大提高工作效率。但是目前的人事檔案管理中扔存在一些不足，需要詳細了解問題根本所在，提出合理化建議。本文主要介紹了人事檔案管理對人力資源管理的作用，剖析了人事檔案管理工作中存在的問題，最后提出了對人事檔案管理的對策，對當前人事檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源；管理作用；分析

隨著企業(yè)信息化的發(fā)展，企業(yè)對人事檔案管理的要求也不斷提高，人事檔案管理對人力資源管理有著重大的作用和影響，好的人事檔案管理對人力資源管理有促進作用，反之會影響其發(fā)展。

1 人事檔案管理對人力資源管理的作用

1.1 促進人力資源科學(xué)化管理

人事檔案管理能促進人力資源科學(xué)化管理。人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，將其做好能對人力資源科學(xué)化管理起到推動作用。人事檔案科學(xué)化管理的中心內(nèi)容是對每個員工的信息進行全面了解，根據(jù)不同員工的自身情況對員工進行管理。人力資源部門可以通過人事檔案分析每個員工不同的優(yōu)缺點，找到最適合各員工的工作領(lǐng)域，為其分配最合適的工作崗位。從而將員工的工作效率提高到最大值，充分利用人力資源，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。

1.2 促進人力資源的合理布置

通過對人事檔案信息的了解，能夠全面、準確地了解員工的信息，有利于人力資源的管理。掌握了各員工的信息，可以結(jié)合個人的特長和優(yōu)點為其提供合適的崗位，對于特殊人才也可以通過了解進行管理和工作配置，不至于埋沒其才能。在對各員工的信息已了解的基礎(chǔ)上對員工進行管理，員工能在合適的崗位工作，同時能盡可能地將每個員工的才能發(fā)揮到最大。

1.3 促進人力資源需求預(yù)測的規(guī)范化

企業(yè)各部門人事管理的好壞對人力資源管理的需求有至關(guān)重要的影響作用，要想提高企業(yè)人力資源的管理的質(zhì)量，就要做好人事檔案管理工作，通過人事檔案對各部門各崗位人才的自身情況有全面的了解。在此基礎(chǔ)上，可以對人力資源管理進行統(tǒng)一、全面的規(guī)劃，制定企業(yè)人力資源體系。企業(yè)的人力資源管理離不開人事檔案的科學(xué)化管理，沒有人事檔案管理的企業(yè)人力資源的管理也一定不會很全面、規(guī)范。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理缺乏意識

人事管理部門對人事檔案管理工作的重視度不夠，沒有將人事檔案的作用利用起來。由于人事管理部門對人事檔案的重視度不夠產(chǎn)生的不利影響主要表現(xiàn)在兩個方面：一是人事檔案管理工作缺少資金和人力的支持，許多企業(yè)沒有做好人事檔案管理工作，導(dǎo)致人事檔案信息不完善、內(nèi)容卻是甚至內(nèi)容混亂，從而不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。二是盡管有的用人企業(yè)設(shè)立了人事檔案，但人事檔案的利用度不夠，有的人事檔案管理還出現(xiàn)了重保密、輕利用的問題。對人事檔案的管理缺乏統(tǒng)一的管理計劃，管理人員對于如何管理人事檔案以及如何充分利用利用人事檔案對人力資源進行高效管理的認識度不夠。要提高人事檔案服務(wù)開發(fā)意識，同意對檔案進行收集、整理、保管，將人事檔案科學(xué)化管理對人力資源管理的作用發(fā)揮到最大。

2.2 管理人員專業(yè)水平不足

人事檔案管理工作要求工作人員有專業(yè)的的檔案管理經(jīng)驗和人力資源管理專業(yè)知識，由于人事檔案管理工作對專業(yè)要求較高，工作人員的平均專業(yè)水平參差不齊。人事檔案工作人員的主要工作主要是將員工的信息進行收集、分類整理、統(tǒng)計，工作繁瑣任務(wù)量大因而對工作人員的要求較高。當今企業(yè)人力資源管理體系中人事檔案管理專業(yè)人才較少，其原因主要是高校檔案學(xué)專業(yè)對相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)不夠全面，缺乏與社會對檔案管理人員需求的結(jié)合培訓(xùn)，此外，應(yīng)該致力于培養(yǎng)德、智、技術(shù)全方面的檔案管理人才，這樣使管理人員在工作時能保證技術(shù)過關(guān)，工作效率有保證。有一些單位由于人員體制改革，企業(yè)工作較多而在職人員較少，其中有些檔案管理人員身兼數(shù)職，這樣很可能使檔案管理人員缺乏足夠的時間和精力用于檔案管理工作。總之，人事檔案管理人員的整體專業(yè)水平不足，影響人力資源的科學(xué)化管理。

2.3 檔案管理方法落后

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，人事檔案管理的方法也有了很大程度的改進。然而一些小規(guī)?；虿徽?guī)的企業(yè)由于資金不足、管理水平落后，對人事檔案管理方面的資金投入較少，檔案管理的方法也較落后。甚至還有一些企業(yè)的人事檔案管理手段還是傳統(tǒng)的手工管理和經(jīng)驗管理層次，但是國際統(tǒng)一的檔案管理方法標準已有了很大程度的提升。所以，隨著人事檔案的日益增多、檔案管理事項的工序復(fù)雜程度提高，這些落后的檔案管理方法已不能滿足當今社會對企業(yè)人事檔案管理工效率的要求。并且，手工管理和經(jīng)驗管理要耗費大量的時間和精力，不僅工作效率達不到規(guī)定的標準，而且對人力資源和財力資源也是一種浪費。

3 人事檔案管理的對策

3.1 動態(tài)管理人事檔案

要及時更新、不斷充實人事檔案內(nèi)容，實現(xiàn)動態(tài)管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理管理內(nèi)容一成不變，沒有及時根據(jù)相應(yīng)的變動將人事檔案管理更新，落后的人事檔案管理使得人力資源管理工作不能達到預(yù)想的效果。所以，要及時將人事檔案更新，定期對人事檔案中不完善的內(nèi)容進行補充。再經(jīng)過信息核對，更改錯誤信息、剔除多余的內(nèi)容，及時更新、補充人事檔案信息。同時人事檔案不僅要全方位記錄、更新工作人員的個人信息，還要多方面補充員工的現(xiàn)實情況，比如員工的興趣愛好、特長、身體狀況。

3.2 提高管理人員專業(yè)水平

人事檔案管理工作對技術(shù)要求很高，不只是簡單地對信息進行整理、統(tǒng)計。隨著當今社會數(shù)字化的進步，企業(yè)人事單位對檔案管理的需求越來越高，人事檔案管理工作不僅要求工作人員掌握檔案管理和人力資源方面的專業(yè)技術(shù)，還要熟悉計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的知識。所以在選拔該方面崗位的人才時，對應(yīng)聘者的專業(yè)知識、專業(yè)技能的要求較苛刻。只有當人事檔案管理人員的專業(yè)水平較高時，才能保證人事檔案管理工作的質(zhì)量，提高管理效率。

3.3更新檔案管理方法

人事檔案管理的發(fā)展應(yīng)結(jié)合先進的科學(xué)技術(shù)，引進國內(nèi)外優(yōu)秀的檔案管理方法。因為當今社會的發(fā)展方向是信息化、數(shù)字化，所以檔案管理的發(fā)展趨勢必定會朝著那個方向發(fā)展。隨著信息化的建設(shè)，檔案管理要朝著自動化、數(shù)字化發(fā)展，人事檔案管理拜托了之前的人工手工操作而是借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實行快速高效管理，從而提高人事檔案工作的效率。實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立電子人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案查詢的快捷性。

4 結(jié)語

人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理有著很大的影響，完善的人事檔案管理有利于提高人力資源管理效率，不合理的人事檔案管理會阻礙企業(yè)人力資源管理。企業(yè)應(yīng)改善人事檔案管理中存在的問題，建立好的人事檔案管理體制，為人力資源管理奠定基礎(chǔ)。

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