淺談醫(yī)院現代化建設中的檔案管理

單濤　于天瑩

摘 要：在社會不斷進步，科學技術迅猛發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理工作的手段、方法和內容等都發(fā)生著重要變化。如何適應這一新形勢，使檔案管理工作與時俱進，更好地為醫(yī)院的建設和發(fā)展服務，這對檔案管理工作提出了更高更新的要求。因此，通過結合醫(yī)院的實際情況，了解目前醫(yī)院檔案管理工作的現狀，分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題和不足，并找出應對措施，以促進醫(yī)院檔案管理發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問題

醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它從不同的角度全面客觀地反映各個不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物和重要工作等，是歷史的見證。隨著現代化醫(yī)院信息化建設的不斷發(fā)展，置身于醫(yī)院信息集成系統(tǒng)中，醫(yī)院檔案工作者應該認識到醫(yī)院檔案和檔案工作發(fā)生了深刻的變化。準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實行現代化管理的根本任務。

1 醫(yī)院檔案管理現狀

（一）醫(yī)院檔案管理意識淡薄

思想是行動的向導，認識的不足必然帶來行動的滯后。首先表現為醫(yī)院員工的意識淡薄。醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在醫(yī)院的管理工作中重視醫(yī)療而輕視檔案管理的觀念極為普遍。由于檔案管理工作不能直接創(chuàng)造經濟效益，因此，醫(yī)院的檔案管理工作一直沒有被真正重視起來。認識不到這一點，必然不能充分開發(fā)現有的檔案資料的使用價值，為醫(yī)院建設發(fā)展所用。

（二）醫(yī)院檔案管理制度不健全

在醫(yī)院管理中，大多數醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生部門要求制定了適用于本院的較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責則較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。制度的不完善必然會導致管理工作的不到位甚至漏洞百出。例如，有些醫(yī)院沒有建立嚴格的檔案利用制度，對于檔案的借閱、復制等沒有作出嚴格的規(guī)定，在日常工作中經常出現有些人借用檔案忘記歸還或故意不歸還的現象，從而導致檔案丟失或者泄密，造成檔案管理工作的混亂，甚至給醫(yī)院發(fā)展帶來嚴重的不良影響。

（三）醫(yī)院檔案管理人員素質參差不齊

檔案管理人員素質的高低對檔案管理水平有著至關重要的影響。目前，我國檔案專業(yè)人員在業(yè)務水平、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現為專業(yè)出身的人員少、專業(yè)知識老化、知識結構不合理、學歷低、現代科學知識貧乏，及高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些已不適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。此外，檔案管理人員配備不足，與醫(yī)院的發(fā)展需求不相適應，也是醫(yī)院檔案管理工作中的常見問題。

（四）醫(yī)患關系的變化，對醫(yī)院病案（檔案）管理的新挑戰(zhàn)

隨著我國的法制化建設進程，全社會法律意識逐漸增強，病人也日益重視自己的權益，通過法律手段來解決醫(yī)患糾紛的數量越來越多。這其中，病案往往成為雙方爭奪控制的焦點。提高病案書寫質量，完善病案管理，也就成了迫切的任務。醫(yī)院作為和人民群眾切身利益息息相關的特殊行業(yè)，依法管理已成為行業(yè)發(fā)展的必然要求。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院行政管理的一部分，在醫(yī)療爭議訴訟實行“舉證責任倒置”法律要求的今天，起著舉足輕重的作用。

2 醫(yī)院檔案管理發(fā)展對策

（一）轉變管理理念

我國檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用[1]，但隨著信息時代的到來和科學技術的快速發(fā)展，計算機技術、通訊技術、網絡技術、電子技術等的普遍運用，一些傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已不適應現代檔案管理的需要。在這新形勢下，作為醫(yī)院檔案工作者，既不能硬抱著傳統(tǒng)觀念不變，也不能丟掉傳統(tǒng)而迷失方向[2]。要以積極創(chuàng)新的姿態(tài)和理念，緊跟時代發(fā)展的步伐，主動轉變傳統(tǒng)觀念，以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)。

一方面要樹立創(chuàng)新意識，積極主動采用新技術、新方法，把計算機、多媒體、信息高速公路、網絡等先進技術和軟件大量運用于檔案管理，把新型載體不斷充實到檔案管理領域，諸如磁帶、磁盤、磁鼓、磁卡、光盤、膠片、傳真記錄、復印材料等等，同時又要把紙質載體保管好，作為法律依據。另一方面要在歸檔制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化工作步驟，以適應檔案管理現代化的需要?？傊瑱n案管理人員面對新形勢，必須要用新思想、新方法來指導檔案工作，充分認識在新形勢下檔案管理工作的地位和作用，消除工作中的盲目性，增強預見性和靈活性，使檔案建設能在時代發(fā)展中得到全面和超前發(fā)展。

（二）強化法律意識

我國正逐步進入法制社會，法律和法規(guī)是檔案工作法制化建設和向正確方向發(fā)展的有力保證，也是檔案管理人員的工作準繩。因此，醫(yī)院檔案工作者要進一步加強法律法規(guī)的學習，熟練掌握相關法律知識，包括黨和國家有關檔案工作的方針政策和檔案工作法律及工作標準、工作制度等。同時要加強醫(yī)務工作者的法制教育，重點組織學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國母嬰保健法》、《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《醫(yī)療事故處理條例》、《病案書寫基本規(guī)范》等法律法規(guī)，強化法制觀念。尤其是醫(yī)療糾紛現在實行“舉證責任倒置”，病案檔案的法律作用尤為突出。病案檔案是證明醫(yī)院和醫(yī)務人員自己有無過錯的主要和重要的證據材料，所以，醫(yī)務人員要嚴格按照各項法律條例來規(guī)范自己的職業(yè)行為與道德規(guī)范，提高自己遵法的自覺性。明白病案檔案是具有法律效力的文本，必須高度重視，病案內容記載一定要客觀、真實、準確、及時、規(guī)范地進行，不能有絲毫的虛假和馬虎，這不但對他人負責、對醫(yī)院負責，也是對自己負責。做到依法辦事要貫穿醫(yī)院檔案工作的始終，充分保證檔案工作在新時期的法規(guī)化進程。

（三）創(chuàng)新檔案服務

檔案服務創(chuàng)新是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的根本動力。檔案服務是檔案工作的中心，檔案工作通過服務才能發(fā)揮應有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會經濟協調發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機和活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。作為檔案管理部門，在信息技術飛速發(fā)展的今天，這就要求檔案工作者必須牢固樹立服務意識，改進服務方式，強化服務功能，實現檔案服務的創(chuàng)新、創(chuàng)優(yōu)。首先要加強檔案征集工作，整合信息資源，為單位改革發(fā)展提供全面、真實、有效的檔案史料，通過陳列、展覽、出版等形式，寓史料性、教育性、時效性于一體，為創(chuàng)導社會主義先進文化服務，為弘揚時代精神服務。二是改變以往重管理輕服務的管理模式，把工作重點從檔案實體管理轉移到檔案服務管理上來，讓檔案管理在醫(yī)院信息管理、信息服務方面發(fā)揮更大作用?，F在經濟發(fā)展了，人民生活富裕了，人們對檔案工作的要求也越來越高，因此，必須對檔案工作注入新的生機和活力，把檔案工作從“養(yǎng)在深閨，長年無人問津，自我封閉”的模式中走出來，以創(chuàng)新、超前的意識分析研究各類用戶的心理需求和利用目的，明確不同的服務思路，即對用戶需求的可能性、規(guī)律性、針對性做到心中有數，能主動、快捷、全面、準確地提供相關的信息服務。在服務過程中，本著用戶至上的服務理念，把用戶的需求放在第一位，不分用戶的身份地位高低，都要平等對待，文明服務，切莫以貌取人，厚此薄彼；應想用戶所想，急用戶所急，以良好的職業(yè)道德和無私奉獻精神，給用戶以耐心、熱情、優(yōu)質、滿意的服務。同時，檔案管理人員要大力開發(fā)檔案信息資源，通過檔案資源的分類、歸納、匯編、整合，簡化和方便用戶利用。并為用戶配置良好、協調的設施，營造便利、舒適的服務環(huán)境。

（四）掌握現代技能

隨著新時期檔案工作的范圍和工作領域不斷拓展和延伸，檔案的種類、檔案的內容、檔案的形成、檔案的載體不斷豐富和多樣化，檔案的收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用和提供服務手段，以及檔案利用者對檔案利用的需求均發(fā)生了很大的變化。保存的檔案信息也不斷擴充和膨脹。檔案信息的現代化管理、檔案信息的數字化建設，都已經擺上議事日程，已成為當今形勢下勢在必行的檔案工作趨勢。醫(yī)院檔案工作者是否具備該類技術和能力已成為新時期檔案工作嚴峻考驗?，F在推行的歸檔文件立卷改革，紙質文件與電子文件的一體化管理等等，都需要檔案工作者對自身知識結構和文化層次進行不斷總結和提高。因此，現階段檔案管理工作者首先要加強檔案管理專業(yè)知識的學習，包括文書學、檔案學概論、檔案管理學、檔案保護技術學、電子文檔管理等。

熟悉本專業(yè)的各學科的理論知識并能將其運用到實際中去，在實踐中不斷總結和研究檔案理論和技術。特別是檔案信息數字化建設工作的展開，傳統(tǒng)的檔案工作方法和模式也發(fā)生了變革，傳統(tǒng)管理模式將逐步被現代化管理模式取代。這就是檔案工作者面臨的最大、最新的課題。因此，只有認真學習和掌握計算機相關知識和應用技術，才能更好地管好、用好檔案信息資源，才能在檔案工作的現代化進程中具有相應的技術保障能力；才能發(fā)揮檔案工作的更大效能。

參考文獻

[1]尹青云.以創(chuàng)新提升檔案管理工作水平[ J].山東檔案， 2008（6）： 21-22.

[2]蘇紅艷.現代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國病案， 2009，10（4）： 31-32.

[3]張 平.創(chuàng)新是檔案館（室）發(fā)展永恒的主題[ J].工會論壇