正確理解檔案的開(kāi)放與保密

王秀媛

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，各行各業(yè)都在不對(duì)地要求呼吁檔案的進(jìn)一步開(kāi)放和利用，檔案的保密與開(kāi)放工作成為日常工作中不可缺少的一部分，對(duì)于檔案這種信息之源來(lái)說(shuō)，我們要重視對(duì)其信息載體的保護(hù)，也要重視對(duì)檔案內(nèi)容的開(kāi)發(fā)、利用以及信息資源的共享，更應(yīng)當(dāng)重視檔案工作的所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。圍繞企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，如何提高檔案的利用率，提高檔案的利用價(jià)值，提高檔案服務(wù)的實(shí)效性，成為檔案管理中的一個(gè)新課題。本文從實(shí)際工作出發(fā)，提出檔案管理工作的原則性，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。

開(kāi)放與保密，是矛盾的統(tǒng)一體。檔案開(kāi)放后，使檔案有更有機(jī)會(huì)服務(wù)于社會(huì)，為檔案工作生存發(fā)展開(kāi)辟了更加廣闊的領(lǐng)域，而檔案保密是為了維護(hù)國(guó)家利益，讓檔案的效益充分發(fā)揮，同樣也為檔案工作生存發(fā)展提供了條件。兩者之間相輔相成，辯證統(tǒng)一。如何正確認(rèn)識(shí)檔案的開(kāi)放與保密，做到既大膽，又慎重，這是放在每一個(gè)檔案工作者面前的新課題。

?一、隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)信息和對(duì)外擴(kuò)大開(kāi)放，檔案管理工作隨著形勢(shì)的發(fā)展已從封閉型、倉(cāng)庫(kù)保管型逐步走向開(kāi)放型、信息提供型；檔案的信息也從間接為社會(huì)服務(wù)轉(zhuǎn)到了直接作為商品出現(xiàn)在市場(chǎng)中。檔案管理也從以黨政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案，以階段斗爭(zhēng)為主體內(nèi)容管理方式逐漸轉(zhuǎn)移到以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的全方位的檔案管理上來(lái)。同時(shí)隨著進(jìn)一步的對(duì)外開(kāi)放，大量外資的投入，股份制企業(yè)的出現(xiàn)等，檔案工作在新的形勢(shì)下，從思想觀念到管理方式都有了新的變化，如何搞好檔案的收集、保管、利用，如何合理、合法適度的搞好檔案保密工作，需要廣大檔案工作者認(rèn)真研究探討。

1、《檔案法》地19條規(guī)定“……中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案”。檔案、向全社會(huì)開(kāi)放，公民可以利用檔案，這是對(duì)幾千年來(lái)的 傳統(tǒng)觀念的否定和沖擊，是對(duì)官府管理檔案方法一種改革。開(kāi)放后的檔案可以讓中華人民共和國(guó)各階層公民從分利用，從過(guò)去習(xí)慣上領(lǐng)導(dǎo)干部利用檔案發(fā)展到最基層、最普通的工農(nóng)兵學(xué)商利用檔案。利用范圍擴(kuò)大了，針對(duì)這一點(diǎn)，檔案人員就要嚴(yán)格把好開(kāi)放前的控密關(guān)，嚴(yán)防流失并做到及時(shí)解密，將保密原則貫穿于檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研等環(huán)節(jié)的全過(guò)程。做到保、放兩不誤。

2、《檔案法》第20條規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開(kāi)放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。……”改革開(kāi)放，檔案的利用重心發(fā)生了變化，從以政治為中心轉(zhuǎn)變到以提高經(jīng)濟(jì)效益，提高服務(wù)質(zhì)量為中心上來(lái)。開(kāi)展以檔案信息有效利用為目的，提高工作效益，擴(kuò)大開(kāi)放的新思路上來(lái)。企業(yè)的檔案保密工作也將隨著工作重心的轉(zhuǎn)移而作相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，從偏重紅頭文件的保密轉(zhuǎn)向到包括經(jīng)濟(jì)資料、圖紙、報(bào)表、錄音、錄像等各種載體的全方位的保密。由關(guān)起門(mén)搞保密轉(zhuǎn)變?yōu)榇蜷_(kāi)大門(mén)搞保密。

3、《實(shí)施辦法》第22條規(guī)定，“外國(guó)人或者外國(guó)組織利用我國(guó)已開(kāi)放的檔案，須經(jīng)我國(guó)有關(guān)主管部門(mén)介紹以及其前往檔案館的同意，……?！?/p>

4、《保密法》第26條規(guī)定，“未經(jīng)有關(guān)主管部門(mén)批準(zhǔn)，禁止將屬于國(guó)家秘密的文件、資料和其他物品攜帶，傳遞，寄運(yùn)至境外?！彼詸n案管理涉及外經(jīng)、外貿(mào)、外事等的更應(yīng)該配備責(zé)任心強(qiáng)，善于與外方打交道，并能較好掌管好資料收集、保存的同志，讓檔案保密工作處于主動(dòng)地位。否則便會(huì)出現(xiàn)檔案收集不完整，殘缺不全，復(fù)印件增多等現(xiàn)象，迫使我方的檔案管理處于被動(dòng)位置。涉外以后，檔案就不可能是我方獨(dú)家所有。因此，涉外部門(mén)應(yīng)從立項(xiàng)一開(kāi)始，檔案人員就參與并依據(jù)《檔案法》、《保密法》兩個(gè)法規(guī)，牢牢抓住資料收集、保存的中心線，管好、用好檔案。在涉外項(xiàng)目協(xié)議簽定時(shí)，就明確檔案材料的使用權(quán)和所有權(quán)，爭(zhēng)取積極主動(dòng)控制管理檔案。在協(xié)作終止時(shí)或外方人員更換時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案的清理歸檔交接手續(xù)。在參與與外方談判過(guò)程中，既要不卑不亢，誠(chéng)心誠(chéng)意提供資料，又要注意保密并及時(shí)提醒我方談判人員要增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)、科技檔案保密意識(shí)，使中外合作成功率高一些。

二、目前檔案管理已逐漸采用現(xiàn)代化設(shè)施裝備，如：微機(jī)管理、磁盤(pán)、磁帶、打印等、稍不注意，造成泄密。所以，在改革開(kāi)放新形式下，檔案的保密工作更應(yīng)加強(qiáng)。如墨守成規(guī)，按常規(guī)辦事，繼續(xù)按你交我收，你查我找，你要我供的辦法來(lái)管理的話，肯定要碰壁，固步自封的做法將被淘汰。檔案管理不改革開(kāi)放就沒(méi)有出路。檔案管理應(yīng)不斷創(chuàng)新，不斷開(kāi)拓，用《檔案法》、《保密法》來(lái)武裝頭腦，更新知識(shí)，提高檔案人員自身素質(zhì)，明確檔案保密與開(kāi)放的關(guān)系，把握好檔案工作保密與開(kāi)放之間的“度”是檔案工作開(kāi)展的出發(fā)點(diǎn)，檔案的開(kāi)放是趨勢(shì)，而適當(dāng)?shù)谋Ｃ軇t是檔案開(kāi)放工作的基礎(chǔ)。因此，要充分認(rèn)識(shí)到保與放是對(duì)立的統(tǒng)一體。了解保管檔案的目的不是收藏而是利用，檔案實(shí)體如不能不加以開(kāi)發(fā)利用就會(huì)變成廢紙，只有將檔案實(shí)體加工開(kāi)發(fā)成信息，得到充分利用，檔案的價(jià)值才能實(shí)現(xiàn)。

1、在檔案管理實(shí)際中，充分認(rèn)識(shí)保與放并處理恰當(dāng)。檔案工作者要時(shí)刻關(guān)注檔案的保密，爭(zhēng)取在適當(dāng)?shù)谋Ｃ芮疤嵯路e極合理地推進(jìn)檔案的進(jìn)一步開(kāi)放，就會(huì)提高檔案的價(jià)值。反之，如處理不妥就會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的“絆腳石”，使檔案僵化，成為倉(cāng)庫(kù)死物。因此，認(rèn)清保密與開(kāi)放的辯證關(guān)系，做到保放結(jié)合并處理適度，就能提高檔案價(jià)值，提高服務(wù)實(shí)效性。要做到該放的放足，該保的不松，既提高了檔案的價(jià)值，又保守了國(guó)家的秘密，使檔案工作在改革開(kāi)放的形勢(shì)下，顯示出更強(qiáng)大的生命。