信息化建設(shè)推動(dòng)檔案管理工作新格局

張洋

摘 要：科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，本世紀(jì)科技已經(jīng)成為各行業(yè)的發(fā)展主流，信息技術(shù)已經(jīng)由紙張載體發(fā)展為多種方式的載體方式，涉及到社會(huì)大眾的方方面面。醫(yī)院檔案管理部門(mén)是醫(yī)院發(fā)展中、衛(wèi)生系統(tǒng)中保留價(jià)值材料的重要部門(mén)，隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也應(yīng)跟隨時(shí)代的腳步，加大改革，建立以信息化為中心，全面發(fā)展的新格局，對(duì)于前醫(yī)院檔案管理信息化的重要性以及優(yōu)勢(shì)，文章會(huì)進(jìn)行一些探討和說(shuō)明，對(duì)于提出的一些問(wèn)題也給出合理化建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；信息化

1 醫(yī)院檔案管理信息化管理的重要性

1.1 信息技術(shù)的飛速發(fā)展、信息傳播媒體的廣泛應(yīng)用使得對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作提出的新的要求

信息作為活動(dòng)、事件的文字載體與記錄被應(yīng)用于更加廣泛的信息技術(shù)傳播方式中，給大家的生活帶來(lái)了極大的方便，給眾人的生活帶來(lái)的實(shí)惠，節(jié)省了大家的時(shí)間，開(kāi)闊了大家的視野，正因?yàn)槿绱?，信息技術(shù)的發(fā)展才被越來(lái)越加重視，檔案管理中的信息來(lái)源越來(lái)越大，傳統(tǒng)的紙張檔案不管作為保存方式、查閱方式、歸檔方式，都有了一定的挑戰(zhàn)與壓力。為了順應(yīng)時(shí)代的步伐，醫(yī)院檔案管理工作必須進(jìn)行信息工作改革，實(shí)現(xiàn)信息化管理，為檔案的管理與查詢提供更加方便的查詢與利用。

1.2 為醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)方便

關(guān)于醫(yī)院檔案管理所存在的問(wèn)題，比如查詢舊檔案等工作，必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化來(lái)解決，這不僅是促進(jìn)其他管理工作得到提升的關(guān)鍵，也是對(duì)醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)方便的有效捷徑。醫(yī)院信息化建設(shè)一直處于不溫不火的形式，大部分醫(yī)院都在進(jìn)行檔案信息改革，可是就目前的形式來(lái)看并不是很樂(lè)觀，根本原因在于相關(guān)責(zé)任人意識(shí)并未跟上時(shí)代的發(fā)展腳步，設(shè)備和技術(shù)沿用之前的形式與方式，阻礙了檔案信息化的建設(shè)步伐，這些新問(wèn)題，老問(wèn)題，都需要通過(guò)變革，通過(guò)發(fā)展，通過(guò)新管理方式與技術(shù)的應(yīng)用來(lái)解決，讓傳統(tǒng)的工作方式變化為信息化流程處理，能大大縮短了工作時(shí)間，提高工作效率，為醫(yī)院各方面的工作匯總帶來(lái)方便。

1.3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是保證醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和快速發(fā)展的有效途徑

醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展是綜合方方面面來(lái)看的，并不是單純的一面，其中人才是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，只有檔案信息中才詳細(xì)的記載了相關(guān)人事的資料，所以利用好檔案才可以找到人才、發(fā)現(xiàn)人才，對(duì)人才進(jìn)行合理規(guī)劃與布局，發(fā)揮人才的各自優(yōu)勢(shì)。檔案信息化可以更好的對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行管理和利用，極大的保障了醫(yī)院的可持續(xù)化發(fā)展，而且檔案信息化后，資源利用更加的豐富，對(duì)這些資源的使用渠道也更廣泛，可以延長(zhǎng)檔案使用周期。

2 醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

2.1 對(duì)原始檔案的記載起到保護(hù)作用

信息化處理可以有效的避免檔案存檔過(guò)程中出現(xiàn)的損耗，因?yàn)橹暗奈募９艽蟛糠植捎眉垙埿问剑^(guò)多的重復(fù)使用勢(shì)必會(huì)引起各種損耗，在文件的使用過(guò)程中也容易丟失文件，信息化管理可以有效的避開(kāi)這方面的弊端。尤其是醫(yī)療行業(yè)，在自身的發(fā)展過(guò)程中會(huì)有許多珍貴的資料必須保存，這些文件、會(huì)議、照片、活動(dòng)等被轉(zhuǎn)化為電信號(hào)儲(chǔ)蓄可以大大的延長(zhǎng)信息壽命，，不僅方便使用，方便查詢，更也不會(huì)擔(dān)心珍貴文件被損害。

2.2 檔案信息化有便于檔案資源的共享和利用

醫(yī)院檔案管理的目的在于共享和利用，檔案信息化的發(fā)展可以擴(kuò)大檔案信息的使用范圍，為檔案的使用、利用提供更加廣泛的渠道，操作方便，共享簡(jiǎn)單、方便，這也是信息化的最大優(yōu)勢(shì)。電子文件比起原始紙張檔案更加容易傳遞和使用，不同科室之間方便共享，大大的促進(jìn)了各部門(mén)的工作效率，隨時(shí)共享，隨時(shí)翻閱，讓檔案的利用率獲得了很大的提升，最大化的保障了檔案的利用率。

2.3 檔案信息化發(fā)展大大方便了檔案信息的查閱和檢索

過(guò)去的紙質(zhì)檔案檢索方式比較麻煩，需要一個(gè)字一個(gè)字的找尋，浪費(fèi)人力物力，往往尋找一點(diǎn)信息要花費(fèi)很多很多功夫，而檔案信息化之后，檔案的檢索變得十分簡(jiǎn)便，使用電子歸檔和電子目錄查詢的方式進(jìn)行羅列，用電子信息查詢系統(tǒng)可以方便的查閱檢索，只要輸入幾個(gè)正確的關(guān)鍵字即可，免去了復(fù)雜的檢索工作。

2.4 方便了檔案管理

傳統(tǒng)的紙張檔案需要大量的空間和材料來(lái)進(jìn)行檔案資料的存放，而且隨著時(shí)間的推移，不僅空間的占用增加，檔案的紙張質(zhì)量也開(kāi)始降低，紙質(zhì)檔案對(duì)存放環(huán)境要求比較嚴(yán)格。而檔案信息化之后的電子檔案方便使用各種存儲(chǔ)媒介來(lái)進(jìn)行存放，極大的節(jié)約了空間，而且對(duì)保存環(huán)境也沒(méi)有那么嚴(yán)苛的要求。這樣的信息化管理起來(lái)更加方便和簡(jiǎn)單。

3 醫(yī)院檔案管理的信息化要求

3.1 紙張類歸檔超信息化建設(shè)發(fā)展

檔案管理工作的基礎(chǔ)是紙質(zhì)工作，這項(xiàng)工作的對(duì)于檔案信息質(zhì)量有著決定作用。因?yàn)闄n案信息化的發(fā)展，就需要將每天收到的文件轉(zhuǎn)化成電子文件，輸入計(jì)算機(jī)，之后根據(jù)批辦次序傳遞到電腦上去。發(fā)文過(guò)程也可以使用網(wǎng)絡(luò)來(lái)監(jiān)督，一目了然，使得文書(shū)工作得到簡(jiǎn)化，讓檔案工作者的勞動(dòng)量也大大減少了。

3.2 病歷檔案全面實(shí)現(xiàn)信息化管理

隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開(kāi)展，應(yīng)將不同手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入電腦，使用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過(guò)局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動(dòng)和撰寫(xiě)論文時(shí)能及時(shí)查閱。同時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。

3.3 職工檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案信息化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，把日常工作中遇到的問(wèn)題分門(mén)別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。

4 醫(yī)院檔案管理信息化的合理建議

4.1 加大領(lǐng)導(dǎo)重視，信息化建設(shè)合理化布局

盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻屬于醫(yī)院了解各方面信息的“眼睛”。在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式在很多方面已經(jīng)不能符合當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，使檔案管理模式從簡(jiǎn)單的紙質(zhì)搜集、整理、使用的管理，逐步過(guò)渡到電腦網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來(lái)，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持，通過(guò)檔案人員的學(xué)習(xí)與努力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展指日可待。

4.2 加快檔案信息化過(guò)程，搭建先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

目前，醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn)，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來(lái)方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門(mén)在基礎(chǔ)設(shè)施完善的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書(shū)、病案、人事和圖書(shū)檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套文書(shū)、病案、人事和圖書(shū)檔案管理的自動(dòng)化軟件，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便使用者，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線使用。

4.3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，加大相關(guān)工作者培訓(xùn)

信息化技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就需要檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了應(yīng)該有檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具有良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也顯得十分重要。只有通過(guò)不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能符合信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化必須要解決的問(wèn)題。

5 總結(jié)

醫(yī)院檔案管理信息化不僅是新時(shí)代的發(fā)展需要，更是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的需秋，為了能夠滿足檔案工作的方便簡(jiǎn)潔等需求，必須要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，加快信息化建設(shè)流程，完成檔案信息化建設(shè)能可以使得檔案工作更具有活力和成長(zhǎng)空間，讓檔案資源的使用范圍更大，利用范圍更廣。

參考文獻(xiàn)

[1]李瑾.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新分析. 管理學(xué)家. 2014

[2]楊永挺 .醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析和未來(lái)展望.卷宗 2013

[3]葉茲禮，歐霞.關(guān)于如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的分析.中國(guó)醫(yī)藥指南. 2012