談檔案編研工作的基本功能

王春英

摘 要：檔案編研工作的基本功能是開發(fā)檔案信息資源，傳遞檔案信息，主動(dòng)提供檔案利用。信息流動(dòng)有兩種類型，一種是消極的流動(dòng)，即不改變信息形態(tài)，而只是傳遞信息，如日常的借閱，復(fù)制件的對外供應(yīng)等，相對地說。這是一種單純的、被動(dòng)的提供信息，另一種是積極的流動(dòng)，即將檔案材料進(jìn)行處理加工，使原始信息材料濃縮或系統(tǒng)化，使檔案信息不失存真性，增加集聚性和選擇性，這是積極的流動(dòng)方式。它在結(jié)構(gòu)形態(tài)上也發(fā)生了變化。檔案編研工作屬于積極流動(dòng)的類型，它對開發(fā)檔案信息資源，傳遞檔案信息顯示出重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案編研工作；基本功能；分析

檔案編研工作通過對檔案資料的研究、探討和整理、加工，以形成系統(tǒng)的編研成果材料，這些成果材料不但具有開發(fā)檔案信息的價(jià)值，同時(shí)比直接利用檔案的原件要系統(tǒng)，也更方便，能滿足利用者對檔案信息完整、系統(tǒng)的要求，能推動(dòng)檔案進(jìn)入技術(shù)市場，有利于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要。對完善檔案基礎(chǔ)管理工作、保護(hù)檔案材料原件，同時(shí)對提高檔案工作者的水平亦為有益?？梢詮囊韵聨追矫嫒ダ斫猓?/p>

1 有利于完整、系統(tǒng)地提供檔案利用

提供利用是檔案存在的目的。開展利用有多種形式，如閱覽、借出原件、內(nèi)容摘抄、原件復(fù)制等。這些方式都是當(dāng)前常規(guī)工作的條件下提供利用的有效方法，但它已經(jīng)不能完全適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新形勢的需要。檔案種類繁多，數(shù)量巨大，內(nèi)容復(fù)雜，形式多樣，同一類內(nèi)容在本單位就能見于許多保管單位，至于相同或相近的檔案內(nèi)容的材料分散保存在不同的單位、部門、系統(tǒng)、地區(qū)，也是常見的現(xiàn)象。而新形勢下利用檔案的人次和數(shù)量明顯增加，在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營改革、科技決策、編史修志等方面都要求更系統(tǒng)、更準(zhǔn)確、更及時(shí)地提供所需檔案，出現(xiàn)了由原來單件地、零散地、少量地利用檔案轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)地、完整地、大量地利用檔案的新特點(diǎn)。這就使企事業(yè)單位檔案目前的管理現(xiàn)狀與當(dāng)前工作的需要發(fā)生了矛盾，開展檔案的編研工作，就能夠妥善地解決這一矛盾。

2 有利于全面進(jìn)入信息系統(tǒng)工程

檔案工作者的職責(zé)不僅應(yīng)管好檔案，而且更重要的是要想方設(shè)法使檔案得到廣泛的社會(huì)應(yīng)用，產(chǎn)生更大范圍的直接的或間接的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。為達(dá)到此目的，檔案工作者必須積極做好檔案的信息開發(fā)工作，使檔案進(jìn)入信息系統(tǒng)工程，并顯示檔案所具有各種特點(diǎn)，發(fā)揮檔案的長處。

3 有利于推動(dòng)檔案進(jìn)入技術(shù)市場

檔案是人類智力勞動(dòng)的產(chǎn)物，是管理工作者和專職科技工作者的辛勤勞動(dòng)結(jié)晶，是信息載體的物質(zhì)形態(tài)的社會(huì)財(cái)富。當(dāng)技術(shù)是商品時(shí)，它的載體物和附著物，也必然相隨具有商品屬性。就是說，當(dāng)檔案進(jìn)行有償轉(zhuǎn)讓時(shí)，它就成了技術(shù)商品。從檔案學(xué)的觀點(diǎn)來看，檔案作用的發(fā)揮，主要表現(xiàn)在：第一，檔案是進(jìn)行工作和生產(chǎn)活動(dòng)的重要依據(jù)；第二，檔案是研究工作和設(shè)計(jì)工作的必要條件；第三，檔案是進(jìn)行交流的有力工具。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，主要表現(xiàn)在：第一，因?yàn)闄n案具有使用價(jià)值，因此它才具有保存價(jià)值，保存的目的是為了重復(fù)利用發(fā)揮其使用價(jià)值；第二，因?yàn)闄n案對人類的科技活動(dòng)或政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是有用的，能滿足人們?yōu)檫_(dá)到某種目的的需要，檔案的這種有用性，就是它的使用價(jià)值；第三，因?yàn)闄n案具有使用價(jià)值，又是勞動(dòng)產(chǎn)品，因此才可以在社會(huì)上進(jìn)行交換（不是全部，是大多數(shù)），這種交換可以是無償?shù)模部梢允怯袃數(shù)?。有償交換就是買賣關(guān)系，這就是檔案商品屬性的表現(xiàn)形式。檔案編研工作可以根據(jù)市場（利用者）的需求，通過各種形式介紹檔案信息，使利用者從自己的技術(shù)力量、物質(zhì)條件和經(jīng)濟(jì)能力出發(fā)，選購自己可以使用的檔案，因而，檔案編研工作在主觀上起到了推動(dòng)檔案進(jìn)入技術(shù)市場的作用。

4 有利于促進(jìn)檔案基礎(chǔ)管理工作趨于完善

檔案編研工作，是在檔案的收集、整理、保管等基礎(chǔ)管理工作具備一定條件的情況下進(jìn)行的。在進(jìn)行檔案編研工作的過程中，從使用的角度出發(fā)，對這些基礎(chǔ)管理工作又一次全面檢驗(yàn)，通過查閱大量檔案材料，能夠發(fā)現(xiàn)這些工作的薄弱環(huán)節(jié)和實(shí)際問題并及時(shí)加以解決。在收集方面，能夠發(fā)現(xiàn)有的文件材料已經(jīng)形成，但在檔案材料中沒有收集歸檔，仍保存在有關(guān)業(yè)務(wù)部門或個(gè)人手里。有的應(yīng)形成文件材料而沒有形成，造成檔案中材料不齊全完整，有的歸檔材料內(nèi)容上有不一致的地方，甚至有誤差，還能夠發(fā)現(xiàn)檔案載體材料是否符合規(guī)定格式；字體線型是否清晰，圖面是否整潔；圖樣繪制是否符合機(jī)械制圖國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定；名詞、術(shù)語、計(jì)量單位和符號是否待合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的規(guī)定，在全文內(nèi)是否統(tǒng)一。在整理方面，能夠發(fā)現(xiàn)組卷不當(dāng)、保管期限劃得不準(zhǔn)的問題；有關(guān)同一課題、同一項(xiàng)目的文件材料沒有組裝在同一卷內(nèi)；有的保管期限劃的不準(zhǔn)；有的本應(yīng)屬于同一個(gè)保管期限的文件材料，卻組裝在不同保管期限的卷內(nèi)；有的案卷裝訂的不牢固，個(gè)別的案卷掉頁、松扣等等。在保管方面，能夠發(fā)現(xiàn)霉變蟲蛀，以及案卷紙張變質(zhì)、字跡退色和模糊不清等問題。上述問題的及時(shí)發(fā)現(xiàn)，便于針對具體情況，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

5 有利于提高檔案干部的業(yè)務(wù)水平和工作能力

通過檔案的編研工作，可以使檔案人員加深體會(huì)檔案編研工作的重要性。在編研的過程中、檔案人員通過大量地、系統(tǒng)地查閱檔案材料，可以進(jìn)—步熟悉庫藏，熟悉檔案的內(nèi)容和成分，了解檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的質(zhì)量狀況，豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高對檔案的科學(xué)管理水平，及時(shí)改進(jìn)管理工作中存在的問題；不斷改進(jìn)管理方法，還有利于檔案人員開闊視野，激勵(lì)檔案工作人員努力學(xué)習(xí)，向檔案工作的深度和廣度進(jìn)行研究，進(jìn)而提高檔案編研方面的知識和文字水平。

通過研究檔案材料的內(nèi)容，還能提高自然科學(xué)技術(shù)知識水平，掌握本單位從事的有關(guān)專門知識，在全面了解檔案材料的詳細(xì)內(nèi)容后，以及編研成果問世之后，可以就編研的內(nèi)容撰寫學(xué)術(shù)論文、訂正史料、參加學(xué)術(shù)討論等；通過這些活動(dòng)，還能起宣傳檔案工作的重要性、提高檔案工作者的社會(huì)地位的作用。

6 有利于保存檔案材料原件，防止因故失傳

當(dāng)將檔案材料分錄或摘錄復(fù)印出版之后，利用者均可通過查看編研材料來作為工作參考或憑據(jù)引證，一般無須再使用檔案原件。檔案原件一般是孤本，長期而頻繁地直接查找使用，必然增加原件的磨損，影響其壽命和安全。將檔案原件，進(jìn)行提煉、濃縮、編輯出版，使檔案原件大大減少借出量，從而減少磨損、光照、接觸霉蟲的可能，達(dá)到保護(hù)延壽的目的，有利于長期保存。當(dāng)檔案材料遭到天災(zāi)人禍毀于一旦時(shí)，由于有編研材料廣為流傳，也能此失彼存。歷史上許多檔案早被淹沒，但由當(dāng)時(shí)的科學(xué)家、檔案工作者和史學(xué)家根據(jù)檔案編寫的史料卻長遠(yuǎn)流傳，并為廣大讀者所信賴，就是很好的例證。

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