如何提高企業(yè)檔案管理工作的效率

尹曉桐

摘 要：現(xiàn)在現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展的過程中，加強企業(yè)管理的重要途徑之一就是令企業(yè)檔案管理工作更加井然有序的進行。企業(yè)檔案管理是企業(yè)中一項基礎性的工作內(nèi)容，但是隨著企業(yè)的不斷進步，檔案管理的工作方式等方面也應該得到不斷的完善與創(chuàng)新，這樣才能實現(xiàn)飛躍式的發(fā)展。提升企業(yè)檔案管理的工作效率，首要前提就是要進行創(chuàng)新發(fā)展，創(chuàng)新是一個企業(yè)的不竭動力，是一個企業(yè)的靈魂，創(chuàng)新手段所包含的內(nèi)容眾多，例如管理方式方面的創(chuàng)新，服務商的創(chuàng)新，檔案管理人員的綜合素質(zhì)等，都需要予以一定的重視，這樣才能真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

在企業(yè)經(jīng)營管理中，對于檔案的管理是相當有必要的，檔案可以為企業(yè)的經(jīng)營決策提供重要的支持，為不同崗位上選擇合適的員工提供必要的依據(jù)。因此扎實的做好檔案管理工作是每一名檔案管理人員的責任。在科學發(fā)展觀的推動下，企業(yè)的檔案管理正在朝著高效化、創(chuàng)新化的方向發(fā)展，因此本文針對這方面的問題展開了論述，希望可以為今后的工作打下良好的基礎。

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中的不足之處

首先，從思想意識方面來看，企業(yè)檔案管理的水平普遍偏低，對于檔案管理這一工作的認識不到位。檔案管理如果能夠得到順利的開展與落實，那么企業(yè)的經(jīng)濟效益也會得到一定的提升。但是長期以來，檔案管理人員只注重檔案的管理，卻并沒有重視其應用。在社會上，缺少對經(jīng)濟效益與社會效益的廣泛宣傳作用，所以在這種輕視檔案資源利用率的前提下，檔案資源面臨著開發(fā)不足的現(xiàn)象。

其次，在管理制度方面沒有得到有效的落實。檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在以下幾點。一是對檔號以及案卷標題的管理不規(guī)范；二是在檔案中存在較多的案卷缺失現(xiàn)象；三是管理上出現(xiàn)組卷混亂的現(xiàn)象。一些單位雖然建立起了相應的檔案管理制度的，但是制度的不健全一樣會影響到檔案的使用價值，不能得到有效的利用。

第三，檔案在檢索方面普遍面臨著檢索效率不高的狀況。從當前企業(yè)中檔案管理的實際情況來講，一般都采用手工的方式對檔案進行檢索，這種檢索方式不但浪費了大量的時間以及精力，同時對于企業(yè)檔案管理的工作效率來說也會帶來不利的影響。在這種情況下，更加需要編制出相應的檔案檢索工具，檢索工具需要滿足精而不多的要求，但是面對當下的檔案管理工作來說，這依然是企業(yè)需要進一步提升之處。

2 檔案管理工作效率提升的措施

2.1 檔案管理工作要進行轉(zhuǎn)變

首先，檔案管理工作要想得到轉(zhuǎn)變，需要體現(xiàn)在幾個方面的轉(zhuǎn)變上。一是對檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)的檔案管理活動中，電子文件的出現(xiàn)已經(jīng)基本取代了紙質(zhì)檔案。同時電子圖紙因其具有獨特的優(yōu)勢而大規(guī)模的出現(xiàn)。在這一發(fā)展趨勢下，運用計算機技術幫助企業(yè)進行檔案管理是具有十分重要意義的。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理而言，具有省時、省力的特點。二是在檔案分類上的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案分類不但復雜，而且容易混淆，所以在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的過程中，運用信息集成系統(tǒng)設置成各個管理模塊，根據(jù)工作目標的不同運用計算機技術進行檔案的進一步細分，這樣可以令檔案管理變得更加規(guī)范。三是要加強對檔案接收以及保管方面的轉(zhuǎn)變。令檔案管理人員重視起檔案的保管工作，降低文件可能出現(xiàn)的損失，以避免出現(xiàn)難以掌握檔案核心的問題。

2.2 電子檔案管理中面臨的一些問題

首先是原件真實性的問題。因為電子檔案的不足在于稍有不慎就會被刪除，并且可以不留任何痕跡，一旦出現(xiàn)這種問題，便不能對文件的真實性作出有效的保證，在一定程度上也會影響到檔案的高效利用。其次是電子檔案的保密性方面有待進一步加強。運用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術雖然加快了檔案的傳輸速度，但是在傳輸?shù)倪^程中也極容易引發(fā)檔案保密性的問題，安全受到一定的威脅。第三是對電子檔案的保留方面存在的問題。雖然電子檔案簡化了檔案的保留程序，但是一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡故障，所有文件就會在瞬間消失，因此這方面是需要重點考慮的問題。

3 提高企業(yè)檔案管理工作效率的建議

3.1 廣開收集渠道，努力把好收集關

（1）健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡作用。要結合單位自身的管理體制、組織機構的設置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡，這是做好檔案收集工作的基礎。專職檔案管理人員應與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

（2）文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責。

3.2 拓寬知識層面，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

（1）加強管理意識。企業(yè)檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

（2）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。企業(yè)檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網(wǎng)絡技術的綜合型檔案管理人才。

（3）利用現(xiàn)代化技術，整理企業(yè)檔案利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

4 結語

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中獲得主動權，就要規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理，加強對檔案的管理，一方面這是現(xiàn)代化發(fā)展的需要，另外一方面為企業(yè)的經(jīng)營決策也提供了重要的幫助?；谶@一前提，本文重點對目前企業(yè)檔案管理中無法高效利用檔案的現(xiàn)象進行了闡述，并且提出了幾點有效措施，希望對實際工作有所幫助。

參考文獻

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