閆超
摘 要:在社會主義市場經濟的發(fā)展環(huán)境中,事業(yè)單位是國家發(fā)展建設的核心部門。因此具有重要的作用。在對事業(yè)單位進行管理的過程中,逐漸發(fā)現檔案管理工作中存在一些問題,直接影響著事業(yè)單位檔案管理水平的提高。針對這一情況的出現,必須要加強對檔案管理工作的具體落實。本文將以住房公積金中心這一部門的檔案管理工作為例,探究在市場經濟發(fā)展的過程中是如何開展內部檔案管理的,希望可以在今后的工作中實現檔案管理水平的進一步提升。
關鍵詞:市場經濟;檔案管理;事業(yè)單位
在國家行政機關以及社會發(fā)展的過程中,離不開對內部檔案的管理,在其中涉及了國家發(fā)展與建設的方方面面,這是事業(yè)單位得到和諧穩(wěn)定發(fā)展的重要工作。本文中所提及的住房公積金中心是社會保障體系中的重要組成部分,也是國家重要的事業(yè)單位之一。在對檔案進行管理的過程中,發(fā)現檔案在查閱以及利用方面還存在不少的問題,這在其他事業(yè)單位中也是十分普遍的問題。因此本文重點討論了如何有效的開展檔案管理工作,針對典型的問題嘗試找出解決對策,希望在今后的工作中能夠令檔案管理水平得到穩(wěn)步的提升。
1 事業(yè)單位檔案管理的重要性
在當前的事業(yè)單位檔案管理中,首先對這一工作的認識并不深刻,因此才會造成檔案管理存在大量的問題,嚴重影響了事業(yè)單位管理水平的提升。因此,相關管理人員應該明確的認識到,檔案管理是事業(yè)單位解決與應對問題的有效依據,同時也是指明今后出路的基本前提。在檔案管理中,不僅包含了對行政工作的詳細記錄,同時也包含了對財務檔案的管理以及對人事檔案的管理等內容,這些都是檔案管理中的組成部分,并且每一部分所側重的問題均有所不同,檔案管理的內容絕大部分都與事業(yè)單位的發(fā)展具有密切的聯系。因此要想促進事業(yè)單位的發(fā)展,就要從檔案管理的有序進行入手,將檔案管理予以應有的重視,這樣才能適應新時期發(fā)展的要求,滿足市場經濟的需求。在具體實踐的過程中,檔案管理的水平還有待進一步的提升,這也是當前工作中的重點任務之一,因為筆者發(fā)現當下事業(yè)單位的檔案管理工作還存在不少弊端,有待進一步解決。
2 事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題
首先,檔案的利用率與檔案管理的投入不成正比。檔案管理的最終目的就是能夠對檔案進行有效的利用,如果不利用它,那么也就失去了管理檔案的價值。以住房公積金中心為例,在該事業(yè)單位中,檔案管理的主要內容就是對其存繳情況進行詳細的記錄,以便用戶進行查找,對繳存業(yè)務進行詳細的分析。但是在實際工作中,相關工作人員很少利用之前的檔案,這些檔案實際上已經對過去的工作情況進行了充分的研究,所以這些數據是可以直接利用的。重新研究與分析必然會浪費大量的人力、物力,所以造成檔案使用的效率不高,因此,檔案管理水平的提升也就變得遙遙無期。
其次,檔案管理制度欠完善。建立健全的檔案管理細則、規(guī)范是保障檔案管理工作有序開展的前提條件,但是就目前的內部檔案管理現狀來看,很多住房公積金中心仍未制定完善的檔案管理制度,對于“誰來管”“怎樣管”“如何應對檔案管理中的失誤”等問題尚無明確的指引。例如,單位內部由于缺乏對檔案管理的約束,相關責任歸屬與分工不明確,以致出現問題之時各個部門相互推諉責任。此外制度規(guī)范不嚴謹,也讓檔案管理人員存在忽視檔案管理保密的風險,導致機密檔案泄露,而這種失誤給單位整體形象損害是難以估量的。
第三,管理人員專業(yè)素養(yǎng)待加強。檔案管理信息化的水平不斷提高,在為檔案管理工作提供了先進的科技手段之余,也向檔案管理人員提出了新的要求。一直以來,單位工作的重點通常都是擺在行政與經濟效益之上,檔案管理工作常被視作可有可無的存在。由于對這一工作的重視度缺失,很多檔案管理人員多由各個部門抽調就職,并未接受過專業(yè)的檔案管理職業(yè)技能培訓。而且,目前內部檔案管理中采用紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理方法,電子檔案的發(fā)展要求檔案管理人員除了具有傳統(tǒng)的檔案管理技能外,還應掌握相應的信息庫處理技術,而目前多數檔案管理人員明顯對信息技術的掌握程度不夠,不能滿足內部電子檔案管理的需求。
3 發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作實效的方法
增加對事業(yè)單位檔案信息化建設投入力度。若要發(fā)揮檔案管理工作應有實效,首要增強事業(yè)單位領導層對檔案管理的認識,只有當領導深刻了解到檔案管理的重要性,才會大力對該工作的支持力度,成為檔案管理體系建設的堅強后盾。再者,加大對資金的投入力度,完善檔案管理工作中的硬件、軟件設施需求,以此提高檔案管理系統(tǒng)的安全性和完整性,維護檔案系統(tǒng)在日常工作中的高效運轉。此外,還要實時追蹤與檔案相關各種信息的處理進度,及時更新數據資料,保證各項數據的可靠性和完整性,提高檔案管理的信息化水平。
積極做好檔案的保密管理工作。身處于信息大爆炸的時代,信息的傳播速度以及傳播范圍都比之前更快、更廣。如果各種檔案信息都在互聯網上進行交流傳播,將會嚴重威脅到單位的信息安全,為部分檔案的保密性管理埋下了隱患。因此,在進行檔案管理中必須嚴格開展檔案保密工作,定期維護檔案信息安全。例如,可以建立相關的檔案保密管理機制,對檔案的各種數據信息設立實時動態(tài)安全預警報備;或是讓單位員工,尤其是檔案管理人員提高對檔案信息化管理安全性的重視,長期強化對檔案管理人員素質培養(yǎng),防止信息的從內部丟失。
要想進一步完善事業(yè)檔案的管理工作,就要重視對檔案進行信息化的管理。在市場經濟發(fā)展的過程中,信息化技術已經滲透在各行各業(yè)的工作中。所以加強在檔案管理中信息化的投入,是符合市場經濟發(fā)展要求的一項舉措。也是從現實角度出發(fā)開展的一項工作。采用人工的方式進行檔案整理,在記錄的過程中會比較復雜與繁瑣,并且要想實現檔案的更新,往往需要一段較長的時間,這些詬病的解決需要以信息化的檔案管理為前提,這樣才能滿足檔案信息管理的需要。這對于住房公積金中心以及與人們生活息息相關的事業(yè)單位來說,是十分迫切的一項要求。在具體的措施方面,可以建立信息化的檔案管理平臺,實現資源共享,令人民大眾充分的利用這一平臺隨時進行信息的查詢,避免時間的浪費。
4 結語
綜上所述,在今后事業(yè)單位檔案管理的過程中,應該重視對檔案的有效利用,充分利用現代化的技術手段,實現信息化的管理。同時也要注重對檔案的保密化管理,這樣才能對事業(yè)單位的發(fā)展起到積極的促進作用,希望通過本文的論述能夠為事業(yè)單位在今后的檔案管理工作起到一定的幫助。
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