人口和計生系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化的實踐研究

紀(jì)晶

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的急速發(fā)展，人口和計生系統(tǒng)檔案管理逐漸加入現(xiàn)代化元素，使其逐漸融入信息時代的大環(huán)境。本篇論文針對人口和計生系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)代化實施進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：人口和計生系統(tǒng)；檔案管理；現(xiàn)代化管理

人口大國是我國主要標(biāo)簽之一，人口問題也是我國一直關(guān)注的社會問題之一，人口數(shù)量大和人口老齡化就是人口兩大問題。計劃生育一直調(diào)整人口問題的主要手段，人口和計生系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)代化水平是其手段有效性的關(guān)鍵之處。

1 人口和計生系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀以及問題

人口和計生系統(tǒng)檔案管理體系建立以來，具有龐大的數(shù)據(jù)庫，其檔案管理是一個復(fù)雜繁瑣的工作，尤其是改革開放以來，人流量波動過大，更加不利于人口管理，傳統(tǒng)的人工管理已經(jīng)不能完成這一沉重的管理任務(wù)，現(xiàn)代化管理是其發(fā)展的必然趨勢，但是目前我國人口和計生系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化管理仍處于發(fā)展摸索階段，存在很多問題。

1.網(wǎng)絡(luò)化不徹底

人口和計生系統(tǒng)檔案管理利用計算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的資源共享、遠(yuǎn)程控制等優(yōu)勢加快檔案管理工作的效率是其改革的主要內(nèi)容。目前我國大部分地區(qū)已經(jīng)實施網(wǎng)絡(luò)化管理，但是仍有部分落后地區(qū)引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，導(dǎo)致部分地區(qū)人口計生數(shù)據(jù)更新滯后，人口計生數(shù)據(jù)不精確，不利于我國人口計生系統(tǒng)檔案的統(tǒng)一化管理。

2.檔案管理作用的不充分利用

檔案管理工作的重要性并沒有被部分地區(qū)政府重視，科學(xué)的人口計生系統(tǒng)檔案管理是人口計生管理方向的重要依據(jù)，是對管理水平和成效的衡量憑據(jù)，是其科學(xué)研究的重要參考數(shù)據(jù)。但是在實際管理過程中，部分政府地區(qū)對于人口計生檔案管理并不重視，對其檔案數(shù)據(jù)背后所反映的信息并沒有深度挖掘。

3.工作人員職業(yè)素養(yǎng)不與時俱進(jìn)

部分地區(qū)人口計生系統(tǒng)檔案管理大部分工作人員具有年齡偏高，女性偏多的特點(diǎn)，并且該職位的流動性過大，其工作人員并不具備檔案管理的專業(yè)知識和現(xiàn)代化技術(shù)的操作能力。工作人員在其任職期間多數(shù)應(yīng)付了事，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而造成檔案數(shù)據(jù)失真、資料損失等問題，嚴(yán)重影響人口計生系統(tǒng)檔案管理水平。

2 人口和計生系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化的改進(jìn)措施

1.統(tǒng)一數(shù)字化的管理模式

實踐證明互數(shù)字化的管理模式具有很大的優(yōu)勢所在，該模式結(jié)合先進(jìn)的計算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，是信息時代的必然選擇。部分條件不允許的地區(qū)政府國家予以技術(shù)和經(jīng)濟(jì)和人才上的支持，使其從硬件到軟件都符合數(shù)字化管理模式的條件，扶持其逐漸實施數(shù)字化管理模式，最終實現(xiàn)統(tǒng)一數(shù)字化管理。

2.統(tǒng)一人口計生系統(tǒng)檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)和程序

為了便于統(tǒng)一化管理，人口計生系統(tǒng)檔案管理統(tǒng)一軟件標(biāo)準(zhǔn)和程序，自從人口計生系統(tǒng)建立以來，其數(shù)據(jù)信息資料十分龐大而復(fù)雜，并且其涉及的領(lǐng)域也十分廣泛，若是使用不同的管理軟禁對其進(jìn)行分類整理，則很難對其進(jìn)行統(tǒng)一化管理。統(tǒng)一管理軟件標(biāo)準(zhǔn)和程序的實施過程中主要包括兩個方面：一方面是對市級、省級、縣級和地區(qū)依次運(yùn)用統(tǒng)一管理軟件、統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一程序、統(tǒng)一口徑；另一方面是與之相匹配的人才現(xiàn)代化檔案管理人才。政府針對相關(guān)工作人員進(jìn)行計算機(jī)信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的培訓(xùn)，為了保證檔案管理工作人員具備計算機(jī)操作以及互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用能力，實施定崗培訓(xùn)、持證上崗、年度考評等政策，不斷激勵工作人員與時俱進(jìn)，使其充分融入現(xiàn)代化的檔案管理體系。

3.樹立人口計生系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化管理理念

地方政府首先要樹立正確的人口計生系統(tǒng)檔案管理的正確理念，意識到其科學(xué)管理的重要性。首先是對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行培訓(xùn)，宣傳人口計生系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化管理理念，使其充分認(rèn)識到現(xiàn)代化管理的便捷，以及人口計生系統(tǒng)檔案管理的各項功能，在下達(dá)指令過程中深刻貫徹現(xiàn)代化管理理念；其次是對其工作人員進(jìn)行培訓(xùn)過程也應(yīng)加入現(xiàn)代化的管理理念，從而使相關(guān)部門以及員工充分認(rèn)識到現(xiàn)代化管理理念的重要性，并且認(rèn)識到其多項功能，上下級共同協(xié)作實現(xiàn)其各項功能。

4.增加投入

人口計生系統(tǒng)檔案管理想要徹底實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理需要政府投入大量的財力、物力和人力。首先是是對各個地方政府配置現(xiàn)代化的設(shè)備，其包括計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、投影儀、掃描儀以及統(tǒng)一的管理軟件和程序；其次是從各個方面支持培育地方政府獨(dú)立管理的綜合型人才?，F(xiàn)代化管理并不是簡單停留在理念的層次上，其需要實際運(yùn)用于人口計生系統(tǒng)檔案管理，因此需要培育綜合性人才，其比僅僅具備管理能力，還需具備現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)，充分發(fā)揮人口計生系統(tǒng)檔案管理的各項職能。

5.實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)代化管理

檔案管理從根本上說就是保證檔案資料的完整性以及安全性，使其更好的為其它相關(guān)部門服務(wù)。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展趨勢是現(xiàn)代化管理的體現(xiàn)之一。檔案管理工作嚴(yán)格按照政府規(guī)定執(zhí)行，從檔案管理資料的搜集、整理、鑒定、著錄、保管等每一個環(huán)節(jié)都需對其進(jìn)行規(guī)范化的操作；除此之外還需對之間遺留的檔案資料重新進(jìn)行歸納整理，對于可公開、利用率高和價值高的檔案優(yōu)先加工整理，設(shè)置關(guān)鍵詞，分類分層次著錄等去除糟粕取其精華，使其符合案卷整合的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步推動數(shù)字化、信息化的實施。

6.提高工作人員的綜合素質(zhì)

人口計生系統(tǒng)檔案管理的工作人員應(yīng)該具有一定穩(wěn)定性和鮮活性。其應(yīng)該設(shè)有固定的崗位，明確崗位的職責(zé)以及權(quán)限，該崗位工作人員，應(yīng)該增加與其它部門的工作人員之間的交流，使其工作人員意識大自身工作的重要性，流動在整個工作環(huán)節(jié)中。

政府應(yīng)該重視檔案工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，在其具備檔案管理的同時，還需具備計算機(jī)信息處理能力，自身具備管理、創(chuàng)新和整合的綜合能力。政府對人才的培育分為崗前培訓(xùn)以及繼續(xù)教育兩類，前者更加重視培育其工作人員的基本技能，后者則更加重視創(chuàng)新和新技術(shù)能力的培育，兩者需要根據(jù)其自身的特點(diǎn)以及學(xué)習(xí)能力進(jìn)行針對性的培訓(xùn)。

3 結(jié)束語

綜上所述，人口計生系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化管理使其必然的發(fā)展趨勢，其利用現(xiàn)代化技術(shù)，為人口計生工作提供更好的服務(wù)，提高人口計生檔案系統(tǒng)的利綜合利用率。

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