淺談檔案信息化建設(shè)的意義及重要性

王玲玲

信息化是當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，人類(lèi)正在向著信息化時(shí)代過(guò)渡，信息化無(wú)形產(chǎn)業(yè)將成為關(guān)鍵的重要資源，信息時(shí)代的若干發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的歷史潮流而改變著當(dāng)今世界的面貌和格局。隨時(shí)信息化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)都已向信息化方向加速發(fā)展，為適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展需求，加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展至關(guān)重要，檔案信息化建設(shè)將是今后一段時(shí)期內(nèi)檔案事業(yè)的發(fā)展方向。

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理中，長(zhǎng)期的、固有的紙質(zhì)、實(shí)物檔案管理模式已形成，雖然檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)日漸引起各單位、各部門(mén)的重視，但檔案信息化建設(shè)當(dāng)前受各種因素的制約發(fā)展速度仍然較慢，較不成熟，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）重視程度不夠

檔案管理工作決定著我們將為黨和國(guó)家、為當(dāng)前和今后、為歷史和子孫留下多少文化財(cái)富和留下什么樣的文化財(cái)富。通過(guò)多次檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)班的交流，了解到現(xiàn)在大多數(shù)單位的檔案管理員仍是兼職崗位，每天被大量的繁雜工作纏身，外加對(duì)檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理只是把收集的資料保存好即可，偏重于“收”的過(guò)程，從而忽視了“用”的目的。檔案信息化建設(shè)的另一個(gè)原因是需要前期投入資金，資金短缺是制約檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是一個(gè)重要的因素，尤其是檔案信息化建設(shè)是一個(gè)高投資、見(jiàn)效遲緩和長(zhǎng)周期的系統(tǒng)性工程，不是一個(gè)時(shí)間段就能建立和完成的，多種因素的制約，導(dǎo)致檔案信息化工作發(fā)展較慢。

（二）信息化、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

當(dāng)前促進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)對(duì)檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)及其重要，應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的文檔集成文件綜合管理系統(tǒng)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息管理難以全面推廣。檔案信息化建設(shè)水平參差不齊、無(wú)法統(tǒng)一形式，共享較差，不能適應(yīng)新的檔案信息資源的共享。

（三）缺乏復(fù)合型人才，缺乏檔案信息化建設(shè)相關(guān)知識(shí)

在基層單位，存在檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)豐富的檔案管理員，也存在很多年輕人懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)，也能夠很快的熟練使用檔案管理軟件，但在檔案部門(mén)缺少既熟悉檔案業(yè)務(wù)工作又懂得使用計(jì)算機(jī)操作的管理員，而且檔案部門(mén)普遍待遇不高，存在優(yōu)秀人才流失的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案管理崗位年齡偏大職工較多，長(zhǎng)期整理冗長(zhǎng)繁瑣的檔案資料，對(duì)檔案工作缺乏工作激情，工作效率低。

2 對(duì)做好檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

（一）針對(duì)性培訓(xùn)，層層培訓(xùn)，以小范圍帶動(dòng)大范圍

檔案信息化建設(shè)逐步發(fā)展后，各單位應(yīng)該更加重視檔案管理員的工作崗位，加大對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)力度，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，多安排參加一些專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、實(shí)用性強(qiáng)的檔案培訓(xùn)班。把專(zhuān)業(yè)扎實(shí)、有干勁、有激情，樂(lè)于接受新知識(shí)，專(zhuān)注于檔案研究的人員調(diào)整檔案信息化建設(shè)的位置，多為檔案管理人員提供交流培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，擴(kuò)大檔案管理員視野，創(chuàng)新工作思維，爭(zhēng)取將檔案信息化建設(shè)做得更好更出色。

（二）整合資源，擇優(yōu)選擇

檔案信息化工作量較大，作為檔案的管理者和檔案價(jià)值的鑒定者，也不能毫無(wú)選擇的將所有需要?dú)w檔的資料都進(jìn)行數(shù)字化管理。我們應(yīng)該根據(jù)一定的原則和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確定哪些檔案原件可以數(shù)字化，哪些原件不需要數(shù)字化，哪些資料可以?xún)?yōu)先數(shù)字化，比如“利用價(jià)值高、重復(fù)利用次數(shù)多、珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案”進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化。例如文書(shū)檔案，文書(shū)檔案作為一個(gè)單位或者一個(gè)部門(mén)最簡(jiǎn)單、最直接記錄工作內(nèi)容和工作進(jìn)展的文字材料，作為檔案管理員可以根據(jù)文書(shū)檔案的保管期限或者文書(shū)檔案的發(fā)文機(jī)關(guān)來(lái)衡量哪些檔案優(yōu)先數(shù)據(jù)化，對(duì)于重要的文書(shū)檔案進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化尤其必要。

（三）建立有效的檔案信息安全保障體系

檔案信息化建設(shè)有一定優(yōu)勢(shì)的同時(shí)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，在保管、傳遞、利用的過(guò)程中避免不了出現(xiàn)信息安全的隱患，當(dāng)前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播信息保密性較差，因?yàn)楫?dāng)今時(shí)代信息傳播途徑多、載體豐富，傳播速度極快，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)也存在安全隱患。所以安全保障體系是檔案信息化建設(shè)的前提，只有在一個(gè)安全的信息環(huán)境中，檔案才能最大化的發(fā)揮自身價(jià)值。同時(shí)，電子檔案雖然存儲(chǔ)方便，但是如果存儲(chǔ)載體出現(xiàn)問(wèn)題，那么有可能導(dǎo)致電腦、硬盤(pán)、光盤(pán)等載體中存儲(chǔ)的檔案全部消失，這對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)是極大的錯(cuò)誤。所以，在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該注重電子檔案的多處備份保存，以防因?yàn)閱我淮鎯?chǔ)而導(dǎo)致重要資料或檔案資源的丟失。

3 做好檔案信息化的重要性

（一）檔案管理不再耗費(fèi)人力、物力。

檔案管理員手工收集、整編、管理著檔案資料，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入并可以多次使用，內(nèi)部數(shù)據(jù)可以進(jìn)行多個(gè)部門(mén)共享，將人力從繁重的紙質(zhì)檔案整理中解脫出來(lái)，將檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大化。檔案建設(shè)不僅僅是收集、保管、使用的過(guò)程，如何將檔案價(jià)值最大化，如何增加檔案資源的利用率才是至關(guān)重要的。將管理員從繁雜的工作中解脫出來(lái)，從而將工作重心轉(zhuǎn)移至如何發(fā)揮檔案價(jià)值最大化上來(lái)。

（二）電子檔案更易存儲(chǔ)

檔案一般存儲(chǔ)時(shí)間是幾年或者幾十年甚至是永久保存，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)，避免不了受腐蝕、潮氣和自然災(zāi)害的破壞，并且占用空間較大，通過(guò)長(zhǎng)期的查詢(xún)借閱，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的損害較大。但利用信息化手段管理檔案，避免了因環(huán)境等因素影響檔案存儲(chǔ)的問(wèn)題，這為檔案信息化管理提供了很大的空間。

（三）檢索查詢(xún)方便

隨著檔案資料越來(lái)越多，檔案信息資源越來(lái)越龐大，針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在檢索查詢(xún)時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作量大，工作效率低。但建設(shè)檔案信息化后，建立電子檔案目錄時(shí)，例如文書(shū)檔案，可直接將檔案正文鏈接至文件目錄，檢索重要文字時(shí)，可直接還原至正文內(nèi)容。大大提高了檔案檢索查詢(xún)的時(shí)間。

（四）開(kāi)放性和易用性

傳統(tǒng)方式下，檔案的開(kāi)放范圍比較狹窄，易用性較低，任何文件保管的最終目的都是為了發(fā)揮其最大價(jià)值，得到利用，通過(guò)信息化手段存儲(chǔ)檔案，需要查詢(xún)使用檔案的人無(wú)需親自到檔案室查詢(xún)檔案，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，即可得到自己所需的檔案資料，既節(jié)省了使用者等待的時(shí)間，也節(jié)省了檔案管理員查找的時(shí)間，大大的提高了檔案的利用率，同時(shí)也提高了檔案部門(mén)和使用部門(mén)的工作效率。

（五）有一定的靈活性和可擴(kuò)充性

電子檔案載體形式多樣，載體豐富，磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)均可作為存儲(chǔ)檔案的載體，打破了紙文件的傳統(tǒng)形式。與紙質(zhì)文件做比較，電子文件容量大，體積小，可以大大節(jié)省存儲(chǔ)空間，存儲(chǔ)和使用更加靈活。文件存儲(chǔ)的目的是使檔案使用價(jià)值最大化，如果在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件中添加內(nèi)容，則需要更改文件目錄、內(nèi)容、頁(yè)碼等許多內(nèi)容，但如果是電子文件，則存儲(chǔ)方式更加靈活，更容易擴(kuò)充文件信息。

路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，也是當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)應(yīng)該遵循以下原則：符合國(guó)家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策；符合國(guó)情并適合國(guó)家和不同地區(qū)之間的標(biāo)準(zhǔn)銜接；嚴(yán)格采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)；具有綜合性和可操作性；具有導(dǎo)向性數(shù)字檔案館建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)是信息記錄載體轉(zhuǎn)換，形式轉(zhuǎn)換。所以，不管檔案的信息化建設(shè)，或傳統(tǒng)檔案建設(shè)，要真正做到認(rèn)識(shí)到位、組織到位、措施到位。以信息化建設(shè)帶動(dòng)檔案工作的規(guī)范化。促進(jìn)檔案工作水平的進(jìn)一步提高。

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