公文處理與檔案管理的銜接處理

摘 要：公文是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中所形成的具有法定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書。公文處理是檔案工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，檔案資料大多來源于公文，因此要做好公文處理與檔案管理的銜接處理。本文分析了公文處理與檔案管理銜接中存在的問題，并對這些問題的解決提出了有效措施。

關(guān)鍵詞：公文處理；檔案管理；銜接處理

公文是一個(gè)單位對外聯(lián)系、溝通的媒介，檔案是信息材料的重要載體。雖然公文處理與檔案管理的工作任務(wù)不同，具有相對的獨(dú)立性，但是兩者之間也存在著重要的聯(lián)系，公文處理工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，對檔案管理工作質(zhì)量的提高起著舉足輕重的作用。當(dāng)前公文處理與檔案管理的銜接處理方面仍存在很多問題，影響著行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的工作效率與管理水平，成為目前行政管理工作中一個(gè)亟待解決的問題。

1 公文處理與檔案管理銜接中存在的問題

1.對公文處理與檔案管理的銜接意識(shí)不強(qiáng)

在實(shí)際對公文處理與檔案管理工作，實(shí)行的是分塊管理，檔案管理人員和文秘并不是由同一個(gè)人擔(dān)任的，公文的生成發(fā)布到歸檔管理，需要不同工作人員協(xié)同工作。雖然這種工作方式比較便捷、有效，但是由于公文處理人員缺乏檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化意識(shí)，檔案管理人員不了解公文處理工作，導(dǎo)致公文處理與檔案管理工作在銜接中出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，且工作人員對公文處理與檔案管理的銜接意識(shí)不強(qiáng)，影響工作進(jìn)程。

2.公文處理與檔案管理的銜接制度不完善

在公文處理工作中，國家制定了公文處理?xiàng)l例和辦法來規(guī)范公文處理工作；在檔案管理工作中，也制訂了檔案管理制度來保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。但是在公文處理與檔案管理的銜接中缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致公文處理人員和檔案管理人員之間溝通工作不到位，配合度不高，影響了公文處理與檔案管理的銜接。

3.公文處理和檔案管理缺乏規(guī)范質(zhì)量不高

雖然制定了公文處理?xiàng)l例和辦法，但是有些單位的公文處理并沒有嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公文與檔案格式的規(guī)范操作。例如，國家規(guī)定公文用紙型號(hào)為國際通用的A4 型，裝訂要求左側(cè)裝訂，但是仍有一些單位公文用紙不符合要求，裝訂不規(guī)范；公文文種多達(dá)十幾種，許多單位在使用時(shí)經(jīng)常錯(cuò)用文種，給公文受理機(jī)關(guān)帶來不便，影響公文效率，同時(shí)也給檔案管理帶來不便；公文打印、排版都有格式要求，不規(guī)范會(huì)影響檔案的整理，使得公文無法立卷歸檔；公文附件不規(guī)范等問題。因此，對公文處理和檔案管理工作要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

4.工作人員工作能力和素質(zhì)不高

在公文處理和檔案管理工作中，有的工作人員的工作能力和素質(zhì)不高，缺乏責(zé)任心。一些工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，對工作流程不熟悉，沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，對新的知識(shí)技能沒有掌握，導(dǎo)致工作能力不高，影響了公文處理和檔案管理工作。再加上工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，在進(jìn)行公文材料與檔案管理工作銜接時(shí)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的文件，導(dǎo)致檔案文件缺失，文件材料的來源不明確，文件材料的真實(shí)性難以辨別，使檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值降低，影響公文處理與檔案管理的銜接工作的順利進(jìn)行。

2 做好公文處理與檔案管理銜接的有效措施

1.增強(qiáng)公文處理與檔案管理的銜接意識(shí)

要想做好公文處理與檔案管理的銜接工作，首先要增強(qiáng)工作人員的銜接意識(shí)。在日常工作中，要提升工作人員對公文處理與檔案管理銜接的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變其工作理念，建立公文與檔案管理一體化模式，對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，讓其意識(shí)到公文處理與檔案管理銜接的重要性。加強(qiáng)公文處理人員和檔案管理人員的溝通聯(lián)系，端正他們的工作態(tài)度，轉(zhuǎn)變工作人員的管理理念，保證公文歸檔的準(zhǔn)確及時(shí)性。

2.完善公文處理與檔案管理的銜接制度

為做好公文處理與檔案管理的銜接工作，要完善公文處理與檔案管理的銜接制度。任何工作都離不開制度的約束，完善的制度使各項(xiàng)工作的進(jìn)行都有據(jù)可依。因此，要構(gòu)建合理的公文處理與檔案管理的銜接制度，保證公文及檔案配合的規(guī)范性及密切性，實(shí)現(xiàn)公文與檔案管理一體化模式。建立完善獎(jiǎng)懲制度，對工作到位、辦事得力的工作人員，給以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于工作消極，出現(xiàn)較大失誤的工作人員，根據(jù)相關(guān)規(guī)定給予懲罰，獎(jiǎng)賞分明才能提高工作人員的積極性。

3.實(shí)現(xiàn)公文處理與檔案管理銜接的規(guī)范化

為確保公文處理與檔案管理之間的有效銜接，實(shí)現(xiàn)公文處理與檔案管理銜接的規(guī)范化。首先，在公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，必須按照國家規(guī)范的公文格式和標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范操作。從公文用紙、公文裝訂、公文格式、公文附件、公文文種等細(xì)節(jié)入手，確保公文的信息準(zhǔn)確、完整，公文格式規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。其次，在檔案管理中要嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，對檔案的收集、整理、歸檔、保管的環(huán)節(jié)規(guī)范化和科學(xué)化管理，把公文處理和檔案管理有機(jī)結(jié)合，做好公文處理與檔案管理的銜接處理。

4.提高工作人員的素質(zhì)和工作能力

工作人員素質(zhì)和工作能力的高低直接影響工作的質(zhì)量。因此首先要注重人才的選拔，選擇具有較高的政治素養(yǎng)、責(zé)任心強(qiáng)、工作嚴(yán)謹(jǐn)、態(tài)度積極并且具有較高的專業(yè)知識(shí)和技能的工作人員。其次，要注重在職員工的思想政治素養(yǎng)、職業(yè)道德以及專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)。提高工作人員對工作流程的熟悉程度，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

5.完善公文處理和檔案管理信息化建設(shè)

隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被普遍應(yīng)用到各行各業(yè)。傳統(tǒng)的工作方式需要大量的人力，工作過程中需要浪費(fèi)時(shí)間和精力，同時(shí)也不利于資料的長期儲(chǔ)存和保管。利用電子信息技術(shù)，可以使工作更加方便快捷，節(jié)約人力、物力和財(cái)力，減少不必要的浪費(fèi)。其次，電子信息技術(shù)在資料的保存上更具有優(yōu)勢。利用網(wǎng)絡(luò)保存資料，占用的空間小，儲(chǔ)存的資料多，而且能夠長久的保存資料，資料不易丟失。完善公文處理和檔案管理信息化建設(shè)，可以降低工作人員的工作強(qiáng)度，提高其工作效率。但需要注意網(wǎng)絡(luò)安全，防止資料泄露，造成不必要的損失。

3 結(jié)束語

在檔案管理工作中，公文處理是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，公文處理和檔案管理是相互影響、相輔相成的系統(tǒng)工作。公文是檔案的前身，檔案材料主要來源于公文，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，研究公文處理與檔案管理在銜接工作中存在的問題，可以有效提升公文處理的效率，提高檔案管理能力，為不同的行政管理工作帶來更優(yōu)質(zhì)、更高效的服務(wù)。我們應(yīng)該積極完善相關(guān)制度，改進(jìn)工作模式，強(qiáng)化公文與檔案一體化的管理意識(shí)，提高工作質(zhì)量，不斷優(yōu)化公文處理與檔案管理的銜接處理。

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作者簡介

鄒靈潔（1990-），女，本科，助理館員，深圳市慢性病防治中心，研究方向：檔案管理。