高校檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新

鄧燕

摘 要：隨著知識和信息化的不斷推進(jìn)，現(xiàn)代的信息技術(shù)不斷地創(chuàng)新并且運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也逐漸被迅速的普及。這樣社會信息環(huán)境就隨之發(fā)生巨大的改變，給檔案工作者帶來了巨大的挑戰(zhàn)。本文主要分析了目前我國高校檔案信息服務(wù)機(jī)制的現(xiàn)狀和問題，指出新時(shí)期高校檔案信息服務(wù)工作的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢，在此基礎(chǔ)上提出了構(gòu)建新型高校檔案信息服務(wù)機(jī)制的建議和措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息服務(wù)；創(chuàng)新

1 職業(yè)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀

自國家教育部門頒發(fā)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以來，高校的檔案工作有了較快地發(fā)展，許多學(xué)校不斷創(chuàng)新，加大了檔案信息資源的開發(fā)力度，在開展檔案信息服務(wù)方面進(jìn)行大膽探索，做出了一些創(chuàng)造性的成績和貢獻(xiàn)。同時(shí)，對檔案信息化建設(shè)方面也進(jìn)行了有益的嘗試，取得較好的效果，開創(chuàng)了高校檔案信息服務(wù)工作的良好局面。

但是，當(dāng)前高校檔案信息服務(wù)工作中確實(shí)還存在著諸多的問題，高校檔案館的檔案管理手段與信息服務(wù)方式還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息社會的步伐，尚不能全面滿足師生及社會對檔案信息的需求。與科學(xué)、高效、優(yōu)質(zhì)地開展現(xiàn)代信息服務(wù)的要求相比，高校檔案部門在服務(wù)觀念、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和手段以及檔案工作人員素質(zhì)等方面仍然存在著一定的差距。尤其是檔案管理體制設(shè)置的局限性，傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)觀念的偏差，造成了現(xiàn)行高校檔案信息服務(wù)機(jī)制的嚴(yán)重滯后，從而制約了檔案工作者和檔案用戶的積極性，影響到檔案工作的建設(shè)和開展。

2 職業(yè)學(xué)院檔案管理服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的必要性

一是信息社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。全球經(jīng)濟(jì)一體化、文檔一體化、社會信息化已經(jīng)成為世界發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，隨著現(xiàn)代化信息的傳播，知識經(jīng)濟(jì)滲透到社會各個(gè)領(lǐng)域。檔案作為信息社會最基礎(chǔ)的部分，其數(shù)量急劇增加，檔案載體日益多樣化，與之相應(yīng)的檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、分類、保管、利用等信息服務(wù)技術(shù)也將產(chǎn)生巨大變革。這些使得檔案館傳統(tǒng)的服務(wù)體系和服務(wù)方式發(fā)生了巨大的變化，向著社會化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和個(gè)性化的方向邁進(jìn)。二是高等教育發(fā)展的必然產(chǎn)物。高等教育發(fā)展變革對高校檔案部門的崗位化管理、人才戰(zhàn)略、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、資源共享等提出了相應(yīng)要求，要求建設(shè)高速網(wǎng)絡(luò)、優(yōu)質(zhì)教育資源等公共服務(wù)體系，建立先進(jìn)的高等教育信息化平臺，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)教育和科技信息資源共享。在此背景下，高校檔案部門應(yīng)該不斷提升信息服務(wù)內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)檔案信息增值，服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作。在此基礎(chǔ)上提高和拓展檔案部門的服務(wù)功能，這樣才能更加主動(dòng)地服務(wù)于高校和社會，才能從根本上適應(yīng)高等教育改革發(fā)展的需要。三是高校發(fā)展的必然產(chǎn)物。高校檔案館將向著信息化檔案館的方向發(fā)展，將信息收集、傳播、管理和服務(wù)等諸項(xiàng)職能融為一體，以電子出版物館藏與應(yīng)用為主體，與傳統(tǒng)的印刷型檔案材料相結(jié)合，來適應(yīng)信息社會對高校檔案館的要求。但檔案服務(wù)工作基本上還是以面對面的手工借還方式為主，加上檔案本身具有保密等特性，用戶的限制條件過多，在主動(dòng)服務(wù)方面仍做得不夠，常常是一般性服務(wù)多、高層次服務(wù)少，常規(guī)性服務(wù)多、個(gè)性化服務(wù)少，無法滿足各類用戶的多方面需求。高校檔案工作現(xiàn)有的服務(wù)方式、手段同檔案信息發(fā)展?fàn)顩r以及服務(wù)對象多維化發(fā)展趨勢不相適應(yīng)的矛盾，促使高校檔案工作必須進(jìn)行變革，以實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展。因此，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高檔案自身價(jià)值，增強(qiáng)檔案信息的活力，進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案工作的有序發(fā)展，顯得十分必要。

3 職業(yè)學(xué)院檔案管理創(chuàng)新的主要措施

（一）建立科學(xué)合理的高校檔案工作管理體制。一是要突出科學(xué)文化事業(yè)性質(zhì)，進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革與重組。目前很多高校雖然建立了檔案館，但并沒有真正作為科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)來設(shè)置，在體制上仍隸屬于學(xué)校黨政機(jī)關(guān)，這樣一來管理工作者就很難身處其位將檔案工作視為科學(xué)文化事業(yè)思考問題和開展工作。目前，就高校檔案工作管理體制改革與機(jī)構(gòu)重組這一問題，高校檔案工作者及檔案學(xué)界進(jìn)行了大量的研究與探討，提出了一些有建設(shè)性的、可行的設(shè)想和方案。首先，改革方案是走高校檔案館與圖書館的合作共建之路，建立高校信息服務(wù)中心。建立高校信息服務(wù)中心，是當(dāng)前高校信息服務(wù)機(jī)構(gòu)開展橫向聯(lián)合、進(jìn)行合作共建的積極的探索和有益的嘗試。高校信息服務(wù)中心不是一個(gè)行政機(jī)構(gòu)，而是一個(gè)從事信息資源的開發(fā)、利用、提供信息服務(wù)的工作機(jī)構(gòu)，中心的負(fù)責(zé)人由圖書館、檔案館的館長兼任，實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制。其次，走各高校檔案部門集中管理之路，建立高校檔案文件中心。對于一些相似性質(zhì)的，且規(guī)模較小的大學(xué)或?qū)W院可聯(lián)合建立高校文件中心，對各校的檔案進(jìn)行集中管理。這樣，高校的檔案室就可以不再設(shè)立，只要定期向文件中心移送就行。這樣一來可以實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益，能節(jié)省出很多經(jīng)費(fèi)來辦其它事情，同時(shí)還可以集中人力，提高檔案管理質(zhì)量。二是建立集體決策式的檔案工作管理模式。網(wǎng)式的集體決策管理模式是一種一種雙向的、實(shí)質(zhì)性的管理模式，能解決高校檔案管理的有效方式。同時(shí)，這種模式能使檔案工作組織結(jié)構(gòu)井然有序，高效有序地運(yùn)轉(zhuǎn)。這樣一來，從本質(zhì)上改變了學(xué)校對檔案工作的管理模式即由單一的管理模式變?yōu)橐环N共同管理、集體決策的模式，能更好的推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行。

（二）形成良好的高校檔案信息服務(wù)運(yùn)行機(jī)制。檔案信息服務(wù)工作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅需要科學(xué)合理的檔案工作管理體制作為保證，同時(shí)也需要有一個(gè)良好的運(yùn)行機(jī)制加以配合，以保證各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，高校檔案部門創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，就必須正視自己的社會信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的地位，按照信息服務(wù)的要求，遵守市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律，構(gòu)建以用戶為中心的信息服務(wù)運(yùn)行機(jī)制，合理運(yùn)用市場營銷中的有關(guān)原理和策略，組建隊(duì)伍，理順關(guān)系，并建立服務(wù)評估與反饋調(diào)控機(jī)制，以指導(dǎo)信息服務(wù)系統(tǒng)科學(xué)、高效地運(yùn)行。

（三）采用優(yōu)化的高校檔案信息服務(wù)模式。創(chuàng)新高校檔案信息服務(wù)機(jī)制，要適應(yīng)高科技日新月異、信息服務(wù)猛增的時(shí)代發(fā)展趨勢，同時(shí)，還要適應(yīng)高等教育改革和社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的要求，改變高校檔案館傳統(tǒng)的封閉、落后、被動(dòng)的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息服務(wù)模式的優(yōu)化。首先，轉(zhuǎn)變高校檔案工作的服務(wù)觀念。只有將檔案工作與高校特點(diǎn)緊密結(jié)合，才能使高校檔案工作更具有科學(xué)性和開放性，才能應(yīng)對現(xiàn)代化大學(xué)對檔案工作的要求。其次，強(qiáng)化高校檔案人員的服務(wù)意識。作為高校檔案工作者，應(yīng)當(dāng)樹立高度的社會責(zé)任感，強(qiáng)化社會意識，以檔案的社會意識喚起社會的檔案意識。

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