淺談政府公共就業(yè)與人才服務機構(gòu)對高校畢業(yè)生人事檔案的管理與思考

馬玉祥

摘 要：加強高校畢業(yè)生人事檔案管理是政府所屬公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)的重要職責。當前，政府所提供的公共社檔服務能力水平較低，并產(chǎn)生了很多不良社會后果，在綜合分析產(chǎn)生原因基礎(chǔ)上，進而提出了解決的具體措施建議。

關(guān)鍵詞：公共就業(yè)服務機構(gòu)；高校畢業(yè)生；人事檔案；管理

高校畢業(yè)生檔案是國家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄。當前，在高校畢業(yè)生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無用論”的觀點和現(xiàn)象，表現(xiàn)在高校畢業(yè)生自身對檔案不重視，政府公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)對檔案管理和提供相關(guān)涉檔服務不到位，給高校畢業(yè)生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面，帶來了負面隱患和障礙。因此，在當前就業(yè)創(chuàng)業(yè)新常態(tài)下，無論從開展高校畢業(yè)生就業(yè)服務角度，還是加強人事檔案管理的角度，都應是公共就業(yè)服務機構(gòu)的重要內(nèi)容和工作職責。

1 人事檔案對高校畢業(yè)生的社會生活仍然起到不可或缺的作用

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。當前，在人們?nèi)粘Ｉ钪?，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務員、工資提升、職稱評定以及出國手續(xù)等，都起到最原始的依據(jù)作用，相關(guān)部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業(yè)生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業(yè)生立足社會、謀求發(fā)展的基礎(chǔ)。

自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)，市場調(diào)節(jié)就業(yè)，政府促進就業(yè)”的積極就業(yè)政策。高校畢業(yè)生就業(yè)也由國家統(tǒng)包統(tǒng)分，相應調(diào)整為推薦就業(yè)、自謀職業(yè)和市場就業(yè)的就業(yè)政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業(yè)創(chuàng)業(yè)、敢于自謀職業(yè)、敢于自主創(chuàng)業(yè)的高校畢業(yè)生提供了配套服務，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實積極就業(yè)政策，做好公共就業(yè)服務工作、踐行“政府促進就業(yè)”的重要手段，必須抓緊抓實。

2 當前高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

當前，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作存在問題如下：。

一是個別地方對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作不重視。

主要表現(xiàn)為，在原人事部門所屬人才交流服務機構(gòu)和原勞動保障部門所屬公共就業(yè)服務機構(gòu)的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構(gòu)力量，不單獨建立專門的檔案管理機構(gòu)，不配備專職的工作人員。檔案管理設(shè)施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設(shè)施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設(shè)備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規(guī)范、不完善，或者有制度不堅持、不執(zhí)行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導思想僵化，計劃經(jīng)濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。

二是部分民營企業(yè)對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。

檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為領(lǐng)導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據(jù)。

三是部分高校畢業(yè)生對人事檔案的作用也缺乏應有重視。

某學院04年畢業(yè)生張先生大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的張學生又進入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查他的檔案，了解他以往的學習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業(yè)后未及時辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態(tài)的高校畢業(yè)生大有人在。以某市近年接檔、轉(zhuǎn)檔和發(fā)檔為例，該市每年共接納各類畢業(yè)生檔案1.8萬份，實際每年發(fā)檔、轉(zhuǎn)檔約1萬份，現(xiàn)存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業(yè)生對自己人事檔案的淡漠心態(tài)。

以上情況的存在，導致了高校畢業(yè)生人事檔案管理工作產(chǎn)生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯(lián)系。二是“人質(zhì)檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關(guān)手續(xù)而扣留人事檔案。2015年5月，某企業(yè)醫(yī)院因13名高校畢業(yè)生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導致這13名畢業(yè)生聯(lián)名狀告公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)不作為，沒有及時提供檔案托管服務項目，使他們的人事檔案成為了“人質(zhì)檔案”。三是“檔案克隆”引發(fā)人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優(yōu)惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰(zhàn)”的焦點，引發(fā)人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關(guān)系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現(xiàn)了“學歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現(xiàn)象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質(zhì)就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。

3 公共就業(yè)服務對人事檔案加強管理的措施建議

1、加強公共社檔服務的立法建設(shè)。一是從國家層面出臺高校畢業(yè)生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統(tǒng)一的高校畢業(yè)生人事檔案管理制度、轉(zhuǎn)遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產(chǎn)權(quán)歸屬制度及相關(guān)的服務收費標準制度。二是從立法的角度，規(guī)范政府應提供的涉檔服務機構(gòu)、服務內(nèi)容、服務項目和服務標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務列為政府所屬公共人力資源服務機構(gòu)的服務內(nèi)容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務進行立法規(guī)范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。

2、加強檔案管理機構(gòu)建設(shè)。在新一輪的事業(yè)單位改革中，著重加強社會化檔案管理機構(gòu)建設(shè)，在行政隸屬上可以屬于各級人力資源管理機構(gòu)，按照可按每管理萬冊檔案數(shù)額，科學確定專兼職工作人員編制。加強檔案庫房建設(shè)投入，確保正常業(yè)務開展所需經(jīng)費需要。

3、加強檔案管理制度建設(shè)。根據(jù)檔案管理和使用要求，加強檔案管理制度建設(shè)。規(guī)范的檔案管理必須建立完善的保管制度，包括材料歸檔、檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密和統(tǒng)計等方面的內(nèi)容 ，建立人事檔案利用制度 ，包括人事檔案利用的方式、人事檔案利用的手續(xù)、出具證明材料的手續(xù)等內(nèi)容。

4、實現(xiàn)“分類管理、配套服務”。根據(jù)目前檔案管理實際，建議將歷年高校畢業(yè)生檔案分成三類進行管理，分別提供不同的服務內(nèi)容。一是把當年從院校轉(zhuǎn)來檔案，列為“過渡類”，僅提供兩年的免費保管責任。二是把超過兩年擇業(yè)期、但未辦理檔案接轉(zhuǎn)手續(xù)的，列為“托管類”，由專業(yè)人員進行整理、清理，納入人事檔案業(yè)務管理。三是把自主從業(yè)、靈活就業(yè)等非正規(guī)就業(yè)人員的檔案，列為“代理類”，加強檔案管理，并配套提供社會保險代理、職稱評聘、年度考核、黨團管理、戶口承接等相關(guān)社會事務的配套服務。