勘察設(shè)計企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討

李靜

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入一個信息高速發(fā)展的階段。目前，檔案工作信息化管理開始在設(shè)計院檔案管理中普及，但是明顯存在信息資源開發(fā)不足，共享程度低等問題，有待于進(jìn)一步的普及與發(fā)展檔案管理的信息化水平。本文簡單分析了勘察設(shè)計企業(yè)檔案管理信息化的現(xiàn)狀，并提出了加強(qiáng)檔案管理信息化的對策。

關(guān)鍵詞：勘察設(shè)計企業(yè)；檔案；信息化；建設(shè)

1 勘探設(shè)計企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀

（1）檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

隨著電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探設(shè)計企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)相當(dāng)完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)，檔案管理網(wǎng)站系統(tǒng)可更好的實現(xiàn)檔案資源的服務(wù)工作。截止目前，我國已頒布了40多項與檔案信息化有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，但是這些標(biāo)準(zhǔn)過于陳舊，且標(biāo)準(zhǔn)間內(nèi)容不一，加之宣傳力度不夠，很難實現(xiàn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)執(zhí)行。

（2）檔案信息化建設(shè)的缺少資金投入。

檔案信息化建設(shè)是一項巨大資金投入的建設(shè)，目前，多數(shù)企業(yè)對檔案的管理不重視，導(dǎo)致資金投入不到位，難以有效的實現(xiàn)檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，但受到科技資金數(shù)額的限制，仍難以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（3）檔案信息化建設(shè)人才缺乏。

從信息產(chǎn)業(yè)部的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可知，我國產(chǎn)業(yè)信息化的發(fā)展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業(yè)忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業(yè)知識的需求，而忽略信息化人才的需求與培養(yǎng)，導(dǎo)致在檔案信息化的管理與維護(hù)中出現(xiàn)一系列的問題。針對勘探設(shè)計企業(yè)來講，人才缺乏主要表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，當(dāng)前檔案管理人員的信息化素質(zhì)過低，雖然可進(jìn)行基本技能操作，但缺乏專業(yè)的技能培訓(xùn)與教育；第二，缺乏具有信息化專業(yè)只是的檔案管理人員，在軟件系統(tǒng)的開發(fā)、使用與維護(hù)過程中，受專業(yè)信息知識的限制，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，只能尋求技術(shù)人員的幫助，不僅浪費時間，同時也制約了檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。

（4）檔案信息資源整合不完善。

目前，勘探設(shè)計企業(yè)檔案資源的質(zhì)量與數(shù)量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用的主要特點，檔案資源需求也呈現(xiàn)出全面化與豐富化。但是，多數(shù)勘探設(shè)計企業(yè)內(nèi)部部門間溝通不足，缺乏溝通與協(xié)調(diào)，無檔案信息化合作意識。由于各部門間軟件環(huán)境不同，導(dǎo)致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進(jìn)行轉(zhuǎn)換，這樣，必然會出現(xiàn)多次重復(fù)性勞動，嚴(yán)重影響了信息資源作用的發(fā)揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵點。

2 勘探設(shè)計企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析

（一）完善檔案信息化工作體系

只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系，才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來講，要明確管理體制，完善運行機(jī)制，貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定，同時，構(gòu)建電子文件管理機(jī)制，以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法，賦予檔案局相應(yīng)管理職能，在信息化建設(shè)中，檔案部門積極協(xié)調(diào)，對工作體系進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)。另外，在電子政務(wù)建設(shè)中，也需要適當(dāng)提升檔案信息化工作的比重，以便同步進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。要對法規(guī)制度等進(jìn)行完善，規(guī)范工作行為，編制檔案信息化建設(shè)專項規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等，明確目標(biāo)任務(wù)、完成時限以及責(zé)任單位等；在此基礎(chǔ)上，完善現(xiàn)有法律法規(guī)，強(qiáng)化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。

（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享

資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個中心開展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計劃，強(qiáng)化監(jiān)督檢查工作，以便順利開展檔案數(shù)字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機(jī)融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。

（三）創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段

檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段；可以提高檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力，結(jié)合我國相關(guān)規(guī)定，科學(xué)設(shè)定檔案公開級別，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開評估體系，主管部門以固定形式向指定網(wǎng)站上發(fā)布需要公開的信息，各級檔案部門借助鏈接方式整合相關(guān)資源，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢。對于部分無法公開于網(wǎng)絡(luò)上的檔案，可以應(yīng)用政府信息申請公開程序，對使用者身份信息確認(rèn)之后，提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù)，借助于網(wǎng)絡(luò)檢索，相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。安全建設(shè)也需要引起重視，要及時升級各種殺毒軟件，應(yīng)用先進(jìn)的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，同時強(qiáng)化訪問控制，對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建，明確規(guī)定備份機(jī)房和技術(shù)條件，保證檔案信息安全。

3 推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的幾點建議

（一）明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)在于提高檔案信息為企業(yè)各項建設(shè)服務(wù)的能力。建設(shè)以數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享為主要內(nèi)容的數(shù)字檔案館，加快基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理的需要，不斷充實、不斷完善；構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)、科技檔案管理信息系統(tǒng)和科技資料管理信息系統(tǒng)；建立企業(yè)檔案信息共享的安全保密機(jī)制；引進(jìn)和開發(fā)必要的數(shù)據(jù)庫，以滿足企業(yè)市政設(shè)計人員的研發(fā)工作需要。

（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和實現(xiàn)途徑

企業(yè)檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是要改變這一狀況，使海量紙質(zhì)檔案變革為膠片化、數(shù)字化檔案，將傳統(tǒng)檔案館變革為數(shù)字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計算機(jī)化方向發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進(jìn)手段，對數(shù)字檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

（三）檔案信息建設(shè)中應(yīng)注意的問題

一是建設(shè)跨企業(yè)的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化，建設(shè)企業(yè)電子文件中心；三是積極探索實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)政務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑，使檔案信息資源與企業(yè)公共信息平臺的信息實現(xiàn)對接。 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的普遍問題，也是電子檔案管理的難處。一方面，現(xiàn)有檔案工作人員要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，努力使自己成為復(fù)合型人才；另一方面，企業(yè)檔案部門也要加強(qiáng)人才結(jié)構(gòu)的調(diào)整，有計劃地引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才，加快實現(xiàn)計算機(jī)技術(shù)與檔案專業(yè)技術(shù)的融合。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)了文件管理，檔案管理模式的規(guī)范，文件、檔案的規(guī)范管理等，在一定程度上提高了管理效率，對企業(yè)管理高效運行有不同程度的促進(jìn)作用。同時企業(yè)檔案信息化建設(shè)也帶來了觀念更新，形象轉(zhuǎn)變，使檔案工作的內(nèi)容更加豐富，技術(shù)含量極大提高，檔案工作重心也轉(zhuǎn)移到與信息化相關(guān)的工作上。這些深刻變化，必將對今后檔案工作和企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。

參考文獻(xiàn)

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