關(guān)于加強(qiáng)疾控中心檔案管理的措施和注意事項(xiàng)研究

董婧

摘 要：隨著我國(guó)醫(yī)療改革的不斷深入，當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案資源管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代的需求。為此，加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源建設(shè)與管理成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)前一項(xiàng)緊迫改革任務(wù)。本文主要以疾控中心為代表，分析其檔案管理過程中存在問題，并在此基礎(chǔ)上提出管理措施建議以及相關(guān)注意事項(xiàng)，目的是為了為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理提供有效參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；檔案資源；建設(shè)；管理

1 前言

在經(jīng)濟(jì)全球化、信息高速發(fā)展的時(shí)代背景下，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息自動(dòng)化已經(jīng)成為了醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)于疾控中心單位來說，還存在著很多弊端和漏洞，根本無法滿足日益增長(zhǎng)的現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)需求。為此，對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，采取各種科學(xué)合理的檔案管理措施，借此從根本上進(jìn)一步提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

2 當(dāng)前疾控中心檔案管理中存在問題

2.1 檔案信息化建設(shè)意識(shí)不高

很多疾控中心對(duì)于檔案信息化建設(shè)意識(shí)不足，只注重本單位的經(jīng)濟(jì)效益和業(yè)務(wù)的發(fā)展，忽略對(duì)檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當(dāng)成管理中一個(gè)重要的組成部分，導(dǎo)致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展和大力普及，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)步伐也得到加快。很多疾控中心都已經(jīng)從過去手動(dòng)管理轉(zhuǎn)型逐步轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)管理，并開始創(chuàng)建醫(yī)院局域網(wǎng)，應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及醫(yī)院信息系統(tǒng)等等來對(duì)檔案進(jìn)行管理。但是由于部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不夠深入， 檔案信息化建設(shè)的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理信息化水平還較為落后。在2015年某份醫(yī)療行業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)報(bào)告中指出，僅有53%的疾控中心檔案部門擁有完善的基礎(chǔ)設(shè)施配置，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化管理。百分之42%的疾控中心檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施依然得到不完善，5%的疾控中心依然使用傳統(tǒng)手工檔案管理方式。

2.2 缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理是否規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個(gè)決定性因素。但從實(shí)際的檔案管理工作來看，還缺乏一套嚴(yán)格的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，導(dǎo)致在開展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷以及保管和利用這些工作環(huán)節(jié)的時(shí)候無法可依，無據(jù)可循，整體管理工作毫無秩序，混亂不堪。在很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中，人事管理系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)等等層次與所屬的部門實(shí)際要求不符，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象[1]。例如：檔案管理的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的方式與接口存在著技術(shù)問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息沒有得到有效的轉(zhuǎn)換、對(duì)接以及共享，這些都給疾控中心工作實(shí)現(xiàn)信息化管理產(chǎn)生了不同程度的阻礙。

2.3 缺乏統(tǒng)一的軟件應(yīng)用系統(tǒng)

很多疾控中心在檔案管理工作中采取的管理模式主要為多部門、分散式共同管理。例如：文書檔案、基礎(chǔ)檔案等都是由檔案部門來進(jìn)行保管和儲(chǔ)存，健康檔案以及財(cái)務(wù)檔案等等都是有保健科與財(cái)務(wù)科來進(jìn)行保管，這種分散式、多部門的管理方式促使整個(gè)管理工作沒有統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)作為指導(dǎo)，在操作過程中形式不一，大大的降低了檔案的信息化水平，最終導(dǎo)致很多文檔的缺失[2]。同時(shí)，很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)所應(yīng)用的管理軟件還較為落后，部分還依然應(yīng)用單機(jī)版系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致系統(tǒng)難以順利的實(shí)現(xiàn)兼容、對(duì)接，升級(jí)以及更新，給系統(tǒng)維護(hù)增加了難度，以至于無法滿足現(xiàn)代化管理的需求。

2.4 檔案管理人員專業(yè)技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)偏低

很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案的管理工作沒有形成一個(gè)全面正確的認(rèn)識(shí)，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)還采用兼職人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，導(dǎo)致管理人員的素質(zhì)水平參差不齊。很多管理人員的知識(shí)文化水平和技能水平都較低，沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，加之年齡較大，導(dǎo)致他們無法正常使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案管理，這些因素都給檔案的信息化的建設(shè)與發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。此外，部分管理人員怎責(zé)任心缺失，缺乏創(chuàng)新精神，不符合現(xiàn)代檔案管理工作人員的規(guī)定與要求。相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在從事檔案管理人員工作中，僅有44%人員為檔案相關(guān)管理專業(yè)畢業(yè)，56%均為中途臨時(shí)接替檔案管理工作或者身兼多職人員頂替。

3 加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源管理的有效措施

3.1 努力完善檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

為了要充分發(fā)揮出檔案部門的管理作用，應(yīng)該要努力完善檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施的配置。例如：掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)一級(jí)數(shù)碼相機(jī)等等這些設(shè)備都應(yīng)該缺一不可，實(shí)現(xiàn)檔案部門數(shù)字化管理，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)處理的能力，確保檔案部門具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能[3]。同時(shí)，還要努力完善影像存貯系統(tǒng)、通訊系統(tǒng)、財(cái)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)等等現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，配置完善各種子系統(tǒng)，應(yīng)用各種現(xiàn)代化新型軟件，進(jìn)一步滿足現(xiàn)代化管理的需求。在收集、分類、歸檔、查閱、存儲(chǔ)等工作環(huán)節(jié)上充分利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行管理，從根本上來提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)同時(shí)保留傳統(tǒng)保管方式

充分借助計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作。在檔案查詢以及存儲(chǔ)方面，應(yīng)該要努力提高檔案的信息化和數(shù)字化水平。由于當(dāng)前的電子文檔依然不具備法律作用和憑證作用，為此還無法完全替代實(shí)物文檔。所以，在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，除了要努力加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)水平之外，還應(yīng)該要適當(dāng)保留傳統(tǒng)檔案保管工作方式，把重要的實(shí)物檔案保管好，確保電子文檔和紙質(zhì)文件同時(shí)進(jìn)行歸檔保存，方便日后的查找和閱讀，充分保證紙質(zhì)文件自身所具備的憑證以及法律作用。

3.3 提高檔案信息安全管理性

在檔案管理信息化建設(shè)過程當(dāng)中，還應(yīng)該要重視信息的安全管理工作，保證檔案在網(wǎng)絡(luò)保管中具有高效的安全性。檔案屬于一種原始性的文件，應(yīng)要保證文員的完整性，防止文件在涂中被惡意篡改。為此，檔案管理部門的工作人員一定要努力提高自身的管理技術(shù)水平，采用利用防火墻、網(wǎng)關(guān)等技術(shù)來提高檔案的安全性，防止檔案受到網(wǎng)絡(luò)的攻擊以及黑客的不法侵入。在整個(gè)檔案的網(wǎng)絡(luò)中心系統(tǒng)當(dāng)中，設(shè)置出難以破解的密碼權(quán)限，采用數(shù)字簽名、實(shí)臉認(rèn)證等高級(jí)機(jī)密技術(shù)，對(duì)電子文檔實(shí)行嚴(yán)密的防護(hù)[4]。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件以及實(shí)物檔案的保管，把其放置在保險(xiǎn)箱內(nèi)，保險(xiǎn)箱設(shè)置好密碼，防止密碼的外泄。任何人想要得到查詢文件，需要經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字，方可由檔案部門管理工作人員提供。此外，對(duì)于各種檔案數(shù)據(jù)需進(jìn)行備份，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的監(jiān)測(cè)以及維護(hù)工作，保證檔案的安全性。

3.4 提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)

聘用具有一定知識(shí)文化的人員專門負(fù)責(zé)檔案的管理工作。同時(shí)，醫(yī)院相關(guān)管理部門應(yīng)努力為他們構(gòu)建各種學(xué)習(xí)的平臺(tái)和深造的機(jī)會(huì)，定期的對(duì)他們進(jìn)行檔案管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，促使他們與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，促使他們掌握最先進(jìn)的檔案管理模式和技術(shù)并在實(shí)際管理工作中得以應(yīng)用。此外，醫(yī)院管理部門還應(yīng)該要采取獎(jiǎng)勵(lì)的機(jī)制，激發(fā)他們工作的積極性，促使他們追求更高的職業(yè)理想，在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，要求他們秉持高度責(zé)任心，在工作崗位中做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。提高他們的信息化意識(shí)和管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)新人才的培養(yǎng)力度，為醫(yī)院的檔案管理工作提供充足的人才支持，確保醫(yī)院檔案各項(xiàng)管理工作得以順利開展與實(shí)施。

4 結(jié)束語

綜合上述我們可知道，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案資源管理工作中，還存在著信息化建設(shè)重視度不高、缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限、檔案管理人員素質(zhì)偏低等等問題。為此，只有在針對(duì)這些問題上，努力完善管理制度，積極采取各種有效的措施，加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，提高檔案保管的安全性，才能夠促使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源管理工作順利實(shí)現(xiàn)信息化，才能夠從根本上來提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作水平。

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