電子信息在檔案建設(shè)中的應(yīng)用策略

張宇

摘 要：檔案信息在眾多的信息中有著它獨特的地位，實施電子化檔案管理有利于實現(xiàn)檔案信息的高效性。在檔案信息管理中，計算機(jī)信息技術(shù)有著存儲量大、可靠性高、有效性長等優(yōu)點，這些優(yōu)點讓檔案得到了更為科學(xué)的管理。檔案信息技術(shù)要更好的為企業(yè)服務(wù)，就必須不斷提高檔案信息的應(yīng)用水平。本文分析了電子信息在檔案建設(shè)中的重要作用，闡述了電子信息在檔案建設(shè)中的應(yīng)用措施

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案；建設(shè)；應(yīng)用

隨著電子信息的快速發(fā)展，電子信息與計算機(jī)技術(shù)得到了快速的普及。以信息技術(shù)作為基礎(chǔ)的檔案管理已成為企事業(yè)現(xiàn)代化管理的一種先進(jìn)的方式。電子信息技術(shù)的出現(xiàn)更是大大地提高了人們獲取信息的效率及信息資源的利用率，實現(xiàn)了檔案信息資源的共享。

1 電子信息在檔案建設(shè)中的重要作用

1.1 提高工作效率

電子信息便于檢索，檔案將信息存儲在上面使用起來更方面。因計算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力，解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息不完整、漏抄等問題，使得人們在進(jìn)行檔案管理的時候按照資料的分類進(jìn)行統(tǒng)計和查閱。檔案管理員工便可不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地進(jìn)行檔案的編研工作，從而提高職能部門的工作效率。

1.2 提高技術(shù)水平

實現(xiàn)檔案工作的信息化能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境，檔案的收集需要管理人員進(jìn)行分類，如果沒有一個好的管理平臺檔案的收集和整編只能不完整的，實現(xiàn)了檔案管理信息化，技術(shù)人員可以在自己的計算機(jī)上查閱檔案資料，同時也便于技術(shù)人員的二次利用和開發(fā)，提高了工作競爭力。

1.3 利于節(jié)省資源

電子信息易于保管，與紙質(zhì)載體相比，電子檔案能夠防止蟲蛀、防潮，而且還解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案占用的空間小且操作簡單，具有存儲時間長，不易受損和易于保管等優(yōu)點。

1.4 實現(xiàn)了資源共享

過去的手工操作使各個單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時的交流和共享，檔案的閑置和在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來方便人們通過計算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，并擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。 檔案管理實現(xiàn)了交流共享，促使同級部門之間增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

1.5 提高了檔案傳輸?shù)陌踩?/p>

檔案傳輸靠人力難免出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且也不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

2 電子信息在檔案建設(shè)中的應(yīng)用措施

2.1 改進(jìn)管理方式

檔案信息化建設(shè)需要科學(xué)高效的檔案管理為前提。制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度有利于提高工程檔案管理水平，首先要拓寬檔案信息管理思路，管理人員要堅持檔案為社會大眾服務(wù)的思想，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要實現(xiàn)從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；其次是提高檔案信息管理水平，隨著計算機(jī)管理軟件的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化轉(zhuǎn)變，檔案電子文件要實現(xiàn)安全可靠地管理是一個不可回避的現(xiàn)實。

2.2 實現(xiàn)安全控制

安全管理是強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案信息的安全風(fēng)險降至可接受的程度，從而保證系統(tǒng)的安全運行和使用。首先是要定期進(jìn)行風(fēng)險評估，通過定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險評估來綜合考慮信息系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險、威脅造成的潛在影響和發(fā)生的可能性等因素，利用信息安全的信任體系有效預(yù)防、最大限度地消除各類突發(fā)事件的危害和影響。其次是制定安全保密策略，通過有效的信息安全技術(shù)增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力， 確保數(shù)字檔案達(dá)到數(shù)字檔案安全級別。其次是開展數(shù)字檔案信息安全培訓(xùn)工作，數(shù)字檔案信息安全管理對數(shù)字檔案信息的安全起著重要作用。一是要加強(qiáng)檔案人員的安全意識，強(qiáng)化對檔案人員信息技術(shù)的應(yīng)用能力培訓(xùn)， 提高檔案工作者運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。二是對檔案人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)， 尤其是安全策略修改以加強(qiáng)安全策略的有效性。

2.3 重視人才培養(yǎng)

實現(xiàn)檔案信息化關(guān)鍵在人才，必須充分利用人才為數(shù)字檔案信息建設(shè)服務(wù)。建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)貯備機(jī)制， 完善人才建設(shè)的工作機(jī)制，加快創(chuàng)造有利于培養(yǎng)人才成長的工作環(huán)境，有計劃有步驟地組織在職檔案人員學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，盡快使檔案人員逐步成為既熟悉計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識。在信息系統(tǒng)運行的任何狀態(tài)下都有失泄密的可能，所以，電子檔案信息必須運用多種手段， 不斷建立起完善的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)安全保障體系， 從而保障檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.4 建立數(shù)字檔案信息存取制度

數(shù)字檔案信息要保持?jǐn)?shù)據(jù)的不可更改性。首先要確保載體的安全性，數(shù)字化檔案存儲載體對外界環(huán)境很敏感，技術(shù)壽命越短的存儲介質(zhì)其數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險也越大。數(shù)字化檔案的存儲介質(zhì)達(dá)到相關(guān)工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的存儲介質(zhì)；其次是轉(zhuǎn)換策略，轉(zhuǎn)換的目的是實現(xiàn)不同介質(zhì)之間信息內(nèi)容的保存。但是轉(zhuǎn)換有可能在內(nèi)容等方面出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，從而使用戶對數(shù)字信息的可靠性產(chǎn)生質(zhì)疑；再次是遷移策略，遷移是數(shù)字信息長期保存中的主要技術(shù)手段，從計算機(jī)發(fā)展趨勢來看，數(shù)字信息的可獲得性與可用性能夠要使用不同的硬件環(huán)境，在數(shù)字信息的長期保存過程中，有效的遷移將避免信息的嚴(yán)重丟失。為了防止數(shù)字信息的丟失，在存貯過程中要尋找能保證數(shù)字檔案館長期運行的數(shù)字信息歸檔系統(tǒng)的模式。數(shù)字信息的長期保存在數(shù)字檔案信息的形成、積累、保管和利用等各個環(huán)節(jié)上制定管理制度，并對保證數(shù)字記錄真實性、完整性與有效性提出強(qiáng)制性要求。

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