淺議電子文件檔案化管理重要性

王家恒

摘 要：本文主要論述電子文件檔案化管理的重要性特點(diǎn)以及意義，對(duì)電子文件檔案化管理的模式進(jìn)行初步的分析，并通過提高檔案管理人員的素質(zhì)來改進(jìn)檔案管理單位方式，轉(zhuǎn)換檔案管理工作等方面給出具體的措施。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案化管理；重要意義

在當(dāng)今社會(huì)，電子檔案文件數(shù)量急劇增加，因此利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案文件進(jìn)行處理是人們簡(jiǎn)化程序的重要手段，檔案部門應(yīng)該在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等方面多做文章，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，如何改進(jìn)檔案管理工作是檔案部門要考慮的問題，根據(jù)許多檔案專家的建議和多年的經(jīng)驗(yàn)得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，將檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總方針中，以檔案建設(shè)作為基礎(chǔ)，以建設(shè)檔案資源建設(shè)為核心任務(wù)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，在一定程度上促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

1 加強(qiáng)檔案工作建設(shè)的基本方針

1.1 加快對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)前，檔案部門內(nèi)部要建設(shè)數(shù)字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設(shè)、相關(guān)制度的建設(shè)、檔案館庫(kù)房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、以及專兼職檔案干部的隊(duì)伍建設(shè)等等。利用網(wǎng)絡(luò)化資源，推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案部門的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，提高檔案部門信息化建設(shè)的程度。

1.2 促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

要建設(shè)數(shù)字化檔案館，利用信息化技術(shù)對(duì)之前檔案館的主要資料進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，這些內(nèi)容主要包括紙質(zhì)檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時(shí)將這些內(nèi)容進(jìn)行分類并進(jìn)行整理，將這些資料錄入數(shù)字化館藏建設(shè)當(dāng)中。

1.3 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

加強(qiáng)檔案館的數(shù)字建設(shè)最重要的任務(wù)就是加強(qiáng)對(duì)信息資源庫(kù)的數(shù)據(jù)資源庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)資源庫(kù)是整個(gè)檔案部門存儲(chǔ)中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快對(duì)數(shù)字館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高檔案管理中檢索服務(wù)質(zhì)量，是檔案部門進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的重要任務(wù)。

1.4 加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸納管理

檔案部門要根據(jù)檔案管理的基本要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術(shù)方法，制定電子文件的管理方法，實(shí)現(xiàn)電子文件處理計(jì)算機(jī)化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。

1.5 加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案化管理

電子文件是利用計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會(huì)生活中形成的，它的內(nèi)容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，它主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：電子文件的閱讀必須要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時(shí)間和空間的限制。

2 加強(qiáng)電子文件檔案化管理的基本措施

電子文件檔案化的管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)上的不同，電子文件檔案化是基于傳統(tǒng)文件檔案化之上的，因此結(jié)合電子文件的本身特點(diǎn)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)的做好對(duì)電子文件的歸檔工作是十分重要的。

2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術(shù)型人才

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將已經(jīng)處理好的文件，在獲取這些文件中有價(jià)值的部分，然后對(duì)其進(jìn)行收集，按照文件產(chǎn)生的時(shí)間和內(nèi)容形式等方面對(duì)其進(jìn)行分類管理，待處理完畢之后進(jìn)行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其分類、組合，因此這就需要檔案部門內(nèi)部有專門的計(jì)算機(jī)人才對(duì)其進(jìn)行專門的方案歸類，并且要保證相關(guān)技術(shù)達(dá)到一定的水平[1]。

2.2 加強(qiáng)對(duì)原有檔案工作人員的管理

在檔案部門內(nèi)部，首先對(duì)一些學(xué)歷較低的工作人員需要進(jìn)行知識(shí)的補(bǔ)充，以此來提高相應(yīng)的管理水平，再者，要及時(shí)很據(jù)知識(shí)的更新，來增強(qiáng)其對(duì)應(yīng)的工作能力，在具體的工作中要結(jié)合實(shí)際情況和未來發(fā)展趨勢(shì)，與實(shí)際工作相結(jié)合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內(nèi)部相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力、提高其綜合素養(yǎng)，保證檔案工作的高效運(yùn)行[2]。

3 以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，推動(dòng)檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展

3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作

首先，對(duì)于大多數(shù)檔案部門來說，檔案內(nèi)部中的有價(jià)值的資料只有齊全完整的進(jìn)行歸檔和存檔，這項(xiàng)工作才算真正的完成，如果沒有對(duì)這些有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔和存檔，這就說明這些文件中的相關(guān)事項(xiàng)還沒有完成，是檔案工作的不完善性，這對(duì)于檔案部門來說是非常危險(xiǎn)的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個(gè)高校中，需要對(duì)學(xué)校的一個(gè)活動(dòng)或重大事件進(jìn)行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會(huì)導(dǎo)致此所高校失去相關(guān)的歷史。

3.2 充分利用檔案工作的功能

例如對(duì)一個(gè)相關(guān)部門的中心任務(wù)進(jìn)行檔案工作的服務(wù)，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態(tài)轉(zhuǎn)化為顯性狀態(tài)，圍繞高校的中心任務(wù)做好服務(wù)[4]。

3.3 加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

以人為本是新時(shí)期下科學(xué)發(fā)展觀的基本要求，對(duì)于檔案部門來說也是一樣，對(duì)于檔案工作的改革質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案部門專業(yè)隊(duì)伍的狀況，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案部門內(nèi)部專業(yè)人才的建設(shè)，為之后的檔案工作的提高奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5]。

3.4 推進(jìn)檔案化信息建設(shè)是檔案部門的必要措施

檔案部門要利用當(dāng)前信息化技術(shù)，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動(dòng)檔案工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

4 結(jié)束語

綜上所述，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)可以推動(dòng)檔案工作的建設(shè)，他們之間的關(guān)系是相輔相成，檔案部門在新時(shí)期下如何利用便捷高效的工作方式來簡(jiǎn)化工作量，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展是檔案部門不容忽視的問題，完善和推動(dòng)信息化建設(shè)是檔案部門保證工作高效的重要途徑。

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