項目檔案過程控制管理策略

何聯(lián)妮

摘 要：論文從幾個方面對建設(shè)項目檔案過程控制管理工作進行了論述，希望通過幾項措施提高建設(shè)項目檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理

項目檔案是項目建設(shè)全過程的真實記錄和客觀反映，同時又是項目轉(zhuǎn)入生產(chǎn)后，管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據(jù)。如何做好建設(shè)項目檔案管理工作，更好地服務(wù)于建設(shè)項目和生產(chǎn)運行，是檔案管理者面臨的一項重要工作。因此，本著“對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的指導(dǎo)原則，必需高度重視項目檔案管理并認真做好項目檔案管理工作?，F(xiàn)結(jié)合多年從事項目檔案管理工作的實際，就如何做好項目檔案管理工作談幾點項目檔案過程控制管理策略。

1 設(shè)立檔案管理機構(gòu)，建立項目檔案管理體系

1、項目建設(shè)單位和參建單位要建立檔案管理機構(gòu)，要有專職、專業(yè)檔案管理人員，相關(guān)業(yè)務(wù)部門要有兼職檔案員。項目檔案管理要實行分級、專兼職人員相結(jié)合的項目檔案管理模式。

2、要成立項目檔案專項管理工作小組，加強項目檔案管理工作。一是成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)國家、行業(yè)和上級管理單位的有關(guān)規(guī)定和要求，安排部署公司檔案管理工作，確定檔案管理目標，審批項目檔案管理制度，監(jiān)督、檢查項目建設(shè)全過程檔案管理工作，審定檔案管理工作中的獎懲事宜。二是成立檔案管理工作實施小組，檔案管理工作實施小組根據(jù)國家、行業(yè)和集團公司的有關(guān)規(guī)定和要求制定公司工程項目檔案管理規(guī)章制度。負責(zé)項目建設(shè)全過程檔案、文件管理的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作；負責(zé)檔案管理階段性檢查工作；負責(zé)對施工、設(shè)計、調(diào)試、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理等參建單位竣工文件的編制、工程檔案的整理與移交工作進行檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)及驗收。

2 建立健全建設(shè)項目檔案管理制度，落實項目檔案管理責(zé)任制，明確項目建設(shè)單位和各參建單位項目檔案管理職責(zé)

1、制定適合本項目的檔案管理制度，規(guī)范項目建設(shè)檔案管理，加強項目文件收集、歸檔管理工作。一是工程剛開工，就督促、協(xié)助監(jiān)理公司制定本工程所有項目文件用表，并審核下發(fā)各參建單位，保證整個工程項目文件用表統(tǒng)一；二是制定《項目檔案收集、歸檔管理規(guī)定》，內(nèi)容必需涵蓋了基建期檔案、項目文件管理的全部內(nèi)容，保障項目檔案管理有章可詢，確保項目檔案收集齊全、完整、準確、系統(tǒng)。

2、將項目文件的形成、收集、整理要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的崗位責(zé)任制，明確檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員崗位職責(zé)，確保項目檔案管理各項工作的有效開展，實行全過程管理。

3 組建和培養(yǎng)高素質(zhì)的項目檔案管理人才隊伍

項目檔案管理具有一定的難度，因此，具有一定專業(yè)知識儲備以及較高業(yè)務(wù)水平的檔案管理人員才能管理好此工作。所以，要認真做好項目檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)工作，使其掌握檔案專業(yè)管理知識和管理技能，同時培養(yǎng)其工作責(zé)任心，確保檔案管理人才隊伍專業(yè)化。

4 加強項目檔案重要性的宣傳力度，提高項目檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識

在項目檔案管理中起到關(guān)鍵作用的是檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員，檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理意識是否達到較高水平將直接影響項目檔案管理工作，因此，項目建設(shè)時應(yīng)當(dāng)積極宣傳檔案資料在工程建設(shè)、生產(chǎn)運營、檢修、改建和擴建中的重大作用。同時加大檔案管理辦法、法規(guī)的宣傳力度，從而提高全員檔案管理意識和責(zé)任意識。

5 強化項目檔案控制措施，確保檔案材料處于可控

1、加強文件、資料前期控制力度。為了確保檔案收集齊全、完整、準確、系統(tǒng)，檔案管理人員應(yīng)采取多項檔案控制措施。一是工程在招投標及簽訂合同時就將檔案收集、整理、歸檔和移交列為專項條款，與工程建設(shè)程序一并執(zhí)行；二是每個單位工程開工前，明確各施工單位項目文件收集內(nèi)容和要求，每月根據(jù)工程進度來檢查項目文件是否與之同步；三是在設(shè)備開箱驗收時，檔案人員詳細登記隨機資料的數(shù)量和質(zhì)量，并及時收集、整理和歸檔；四是在每一個單位工程竣工驗收時，對工程文件的完整程度和整理質(zhì)量進行驗收，項目文件不齊全的不得進行工程交接。通過各項控制制度和措施的嚴格落實，確保項目文件齊全、完整、準確、系統(tǒng)。

2、嚴格做好基建期項目文件收集、管理工作。一是要定期組織召開檔案工作專題會議，學(xué)習(xí)國家和行業(yè)檔案管理有關(guān)規(guī)定、規(guī)范等；二是有計劃的部署各階段項目文件收集、整理和移交管理工作；三是檔案管理人員深入各部門、各施工單位現(xiàn)場指導(dǎo)檔案收集、整理、組卷工作，確保歸檔項目文件的齊全、完整、準確和系統(tǒng)。

3、嚴格執(zhí)行檔案監(jiān)督機制，確保檔案收集完整、準確、系統(tǒng)。一是前期文件、合同、招投標文件移交時，移交清單無經(jīng)辦人和部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，不得進行移交；二是施工圖、設(shè)備文件、現(xiàn)場流轉(zhuǎn)資料無專業(yè)工程師簽發(fā)，不得下發(fā)。三是設(shè)備文件移交無專業(yè)工程師審核簽字不得移交；四是竣工資料移交無移交單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位主管技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員簽字，不得移交。工程結(jié)算時無項目文件移交清單，不予結(jié)算。設(shè)備材料付款時，無設(shè)備文件移交清單，不予結(jié)算、付款。

6 完善檔案檢索目錄，認真做好檔案、文件的提供利用

1、做好施工圖紙、設(shè)備文件、項目過程文件的收發(fā)管理工作。施工圖紙、設(shè)備文件、項目過程文件經(jīng)過檔案人員的整理和分類，及時下發(fā)到公司相關(guān)部門、施工單位、監(jiān)理單位，方便各單位及時利用。

2、及時、準確的做好各種項目文件檢索目錄并發(fā)給專業(yè)人員，以便專業(yè)人員查找利用。

3、堅持利用、借閱登記制度，對每一份借閱、查閱的檔案、文件進行詳細登記。并隨時提供可復(fù)制的檔案、文件。

4、積極開展檔案編研工作。對經(jīng)常查閱的檔案、文件進行專項匯編，以便于專業(yè)人員頻繁利用。

5、在提供利用的同時，檔案管理人員嚴格執(zhí)行檔案管理保密制度。

7 積極主動開展檔案活動，提高檔案管理水平

1、督促各參建單位定期進行項目文件自查，對查出問題的項目文件及時整改，確保項目文件內(nèi)容真實、可靠，與工程實際相符合。

2、組織建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員對各參建單位項目文件進行聯(lián)合檢查、對各參建單位項目文件質(zhì)量進行評比，對項目文件做的好的單位、檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員進行獎勵，激發(fā)參建單位檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員檔案工作的積極性，以提高項目檔案管理水平。

3、定期組織檔案管理工作小組和現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)督站聯(lián)合檢查建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位項目文件，保證項目文件齊全、完整、準確、系統(tǒng)并與工程建設(shè)同步。同時，通過聯(lián)合檢查提高檔案管理人員的檔案管理專業(yè)水平。

4、組織檔案管理人員積極配合省質(zhì)量監(jiān)督站階段性檢查工作，并在檢查中向?qū)＜艺埥虒W(xué)習(xí)項目文件專業(yè)技術(shù)知識，以提高檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平。

5、組織現(xiàn)場參建單位進行項目文件展覽、給項目檔案管理人員提供互相交流、學(xué)習(xí)的平臺、并對各參建單位項目文件質(zhì)量進行評比、獎勵，以提高全員項目檔案管理水平。

項目檔案是直接反映項目建設(shè)規(guī)范程度的一項重要指標，也是規(guī)范項目建設(shè)的一個有效措施，對于項目的建設(shè)及日后的生產(chǎn)、運營發(fā)揮著重要的作用。所以，加強項目檔案管理，提升項目檔案管理水平，是確保項目檔案更好地服務(wù)于項目建設(shè)和促進基本建設(shè)項目發(fā)展的一個有力抓手。

參考文獻

[1]張向輝：地勘單位鉆井資料收集管理中存在的問題及對策.陜西檔案，2015，（1）

[2]段潔：加強建設(shè)工程項目檔案管理的有效途徑.陜西檔案，2015，（5）endprint